Einführung in SAP R/3 Di 12.10.04 13.00 – 15.00 Mag. Iris Weiskopf, Stabsstelle für Controlling, Universität Innsbruck

Inhalt 1) Theorieteil 3) Fortsetzung Theorieteil 2) Arbeiten in SAP Was ist SAP? Fakten zur SAP AG Zur Software SAP R/3 Technisches Modulübersicht 3) Fortsetzung Theorieteil Stammdaten vs. Bewegungsdaten Unternehmensstruktur und SAP Vorteile des Systems Bsp. Integration 2) Arbeiten in SAP Bildschirmaufbau Navigieren im System SAP Menü 4) Beispiele im System Falls Zeit bleibt: Einführung SAP an der Uni Ibk, Modul CO

Was ist SAP? ... steht für Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung (Applications and Products in Data Processing) ... ist die weltweit meist verbreitete betriebswirtschaftliche Standardsoftware … ist ein umfassendes, riesiges System Bedeutung: 1998 war bei 98 der 100 größten deutschen Konzerne SAP implementiert.

Fakten zur SAP AG Gründung: von fünf IBM-Mitarbeitern 1972 gegründet Sitz des Unternehmens: Walldorf/Baden in Deutschland Jahresumsatz 2003: 7,0 Mrd. Euro Mitarbeiterzahl: 30.166 davon in Software-Entwicklung 8.200 Mitarbeiter Kunden: 22.600 Anwender: 12 Mio. in über 120 Ländern SAP Entwicklungslabors unter anderem in Palo Alto (USA), Tokio, Bangalore (Indien) und Sophia Antipolis (Frankreich)… Börse: die SAP AG ist an verschiedenen Börsen gelistet (Quelle: http://www50.sap.com/germany/) Andere Anbieter von Standardsoftware sind z.b Oracle und Peoplesoft.

Zur Software SAP R/3 SAP R/3 stellt den Anspruch alle betriebswirtschaftlichen Bereiche (Logistik, Personalwirtschaft…) abzudecken und zu integrieren. Die Softwarelösung ist nicht für einzelne Kunden entwickelt, sondern “neutral“. Durch „Customizing“ wird die Software der Situation und den Anforderungen des Unternehmens angepasst. => Implementierung meist langwierig (Customizing, ev. Schnittstellen, neue Prozesse)

Technisches R/3 steht für Realtime-System, Version 3 SAP R/3 läuft auf verschiedenen Betriebssystemen Die Unternehmensdaten (Kunden, Materialien etc.) werden in einigen tausend Tabellen einer Datenbank gespeichert Die Programmiersprache von SAP R/3 ist ABAP 3-stufige Client-Server-Architektur: Präsentationsschicht Anwendungsschicht Datenbankserver Den Benutzern werden Rollen zugeordnet. Verschiedene Rollen haben unterschiedliche Berechtigungen. (z.b. Stammdatenverwaltung CO)

Wenn SAP Toaster herstellen würde… …wäre das Bedienungshandbuch ca. 10.000 Seiten dick, der Toaster hätte 2.500 Schalter, die alle nach exaktem Muster eingeschaltet werden müssten. Ein Team von Basis- und Funktionsunternehmern würde ungefähr ein Jahr brauchen, um den Toaster bestmöglich zu konfigurieren, und dann nochmals sechs Monate, um ihn zu testen. In der Zwischenzeit müsste Ihre gesamte Familie ausgedehnte Ausbildungskurse besuchen, um zu lernen, wie der Toaster zu bedienen ist. Und wenn einmal alles läuft, so werden sie sagen, dann haben Sie den besten Toast der Welt bekommen...

Aufbau SAP R/3: Modulübersicht

An der Universität Innsbruck im Einsatz: R/3-Module: FI-AA Asset Accounting Anlagenbuchhaltung CO Controlling FI Finance Finanzwesen FM Funds Management Haushaltsmanagement MM Material Management Materialwirtschaft PS Project System Projektsystem SD Sales & Distribution Vertrieb BW HR Business Information Warehouse Human Ressources Personalwirtschaft (ab 01.01.2005)

Einstieg in SAP Schritte: Aufruf der Seite: www.portal.at Benutzer und Passwort eingeben und auf „Sign On“ klicken „SAP-Client“ auswählen Im Kästchen unter VPN einen Hacken setzen und auf „Verbinden“ klicken

SAP R/3 Bildschirmaufbau

Navigieren im System I In SAP werden durch Transaktionscodes (= Zeichenfolge, die eine Transaktion benennt) verschiedene Transaktionen (Tätigkeiten, Arbeitsschritte) aufgerufen. Eine Transaktion ist z.b. das Anlegen einer Kostenstelle, Durchführung einer Buchung etc. Aufruf einzelner Transaktionen durch: Eingabe des Transaktionscodes in der Kommandoleiste Pflege der Favoriten Klick auf gelbe Ordner im Transaktionsbaum

Navigieren im System II Eine Transaktion wird durch Klick auf eines der folgenden Symbole beendet bzw. abgebrochen: Grünes Symbol: einen Schritt zurück Gelbes Symbol: Beenden Rotes Symbol: Abbrechen Ein neuer Modus („Bildschirm“) kann mit folgendem Symbol geöffnet werden: Zwischen dem Benutzermenü (z.b. Stammdatenverwalter CO) und dem SAP Standardmenü kann durch Klick auf diese Symbole gewechselt werden:

SAP Menü: Durch „Stöbern“ im SAP Menü (Klick auf die Ordner, Unterordner etc.) erhält man einen kleinen Einblick in die Dimension der Software. Bitte nur in die Ordner schauen und keine Transaktion (Symbol ) aufrufen!!

Stammdaten vs. Bewegungsdaten Generell werden zwei Arten von Daten unterschieden: Stammdaten (z.b. Kostenstelle, Konto, Kostenart, Lieferantendaten, Kundendaten etc.) Stammdaten (engl.: master data) werden auch als feste Daten bezeichnet. Sie werden einmal im System angelegt und stehen unverändert über einen längeren Zeitraum hinweg zur Verfügung stehen. Die Stammdaten stellen eine Art „Gerüst“ dar. Bewegungsdaten (Buchungen, Verrechnungen etc.) Bewegungsdaten (engl.: transaction data) entstehen immer wieder neu durch betriebliche Prozesse. Bei Buchungen etc. wird auf die Stammdaten zurückgegriffen.

Unternehmensstruktur und SAP Mandant Buchungskreis Firma Tochtergesellschaft Werk Werk Vertriebsgesellschaft Verkaufsorganisation Sparte Abteilung Sparte Geschäfts- bereich Das Modul Materialwirtschaft wird mit MM für Material Management abgekürzt. MM unterstützt neben dem Beschaffungsprozess von Materialen und Dienstleistungen auch Lagerhaltung, Disposition und finanzielle Bewertung des Lagerbestands. Darüber hinaus können die eingehenden Rechnungen mit Bezug zum einem Wareneingang oder einer Bestellungen geprüft werden. Im uni.verse Projekt besitzt jede Universität für die Erfordernisse des Einkaufs eine eigenständige Einkaufsorganisation, die in verschiedene zentrale und dezentrale Einkäufergruppen unterteilt ist. Unabhängig davon stellt jede Universität aus Sicht der Lagerhaltung ein eigenes Werk dar, dass in mehrere Lagerorte unterteilt ist. Lagerhalle Lagerort

Bsp. Unternehmensstruktur und SAP Universität Innsbruck Universität Innsbruck 103 Mandant Buchungskreis 1: Universitätsgebarung Buchungskreis 2: Projekte nach §26 UG 2002 Uni Innsbruck IBK1 Uni Innsbruck IBK2 Verkaufsorg./ Einkaufsorg./Werk Institute, Dienstleistungseinricht. Das Modul Materialwirtschaft wird mit MM für Material Management abgekürzt. MM unterstützt neben dem Beschaffungsprozess von Materialen und Dienstleistungen auch Lagerhaltung, Disposition und finanzielle Bewertung des Lagerbestands. Darüber hinaus können die eingehenden Rechnungen mit Bezug zum einem Wareneingang oder einer Bestellungen geprüft werden. Im uni.verse Projekt besitzt jede Universität für die Erfordernisse des Einkaufs eine eigenständige Einkaufsorganisation, die in verschiedene zentrale und dezentrale Einkäufergruppen unterteilt ist. Unabhängig davon stellt jede Universität aus Sicht der Lagerhaltung ein eigenes Werk dar, dass in mehrere Lagerorte unterteilt ist. Keine Logistik MM/SD SD Verkaufsbüro, MM Einkäufergruppe

Organisationsstrukturen in Controlling Organisationseinheiten Mandant CO Kostenrechnungskreis KOKRS 2 (möglich) OM FI Buchungskreis 1 Buchungskreis 2 Buchungskreis 3 LO Werk Werk Werk Werk

Vorteile von SAP Individuelle Anpassung an Bedürfnisse eines Unternehmens möglich Realtime Integration: Eine Kostenstelle wird im CO-Modul angelegt => die anderen Module können sofort auf diese Kostenstelle zugreifen. Eine Buchung in der Finanzbuchhaltung ist sofort in den verschiedenen Berichten ersichtlich Integration zu MM Bestellungen => Obligo Fortschreibung Flexibles Gestalten der Organisationsstrukturen durch Kostestellenhierarchie Kostenartenhierarchie etc. Durch die Komplexität und der Größe des Systems ergeben sich auch Nachteile (aufwendig, hoher Abstimmungsbedarf zwischen den Modulen etc.) sowohl in der Einführung als auch im laufende Betrieb.

Bsp. zur Integration des Systems CO FI Finanzbuchhaltung Controlling Rechnungen Buchungen Eigenleistungen Umbuchungen Kostenstelle Mittelreservierungen n Wartung Materialwirtschaft n Investitionen Statist. Kennzahlen n Reparaturen Statist. Kennzahlen Warenbewegungen n usw. MM Bestellanforderungen Bestellungen

Bsp. im System Gemeinsam: Kostenstelle anzeigen Kostenart anzeigen Berichte Nur Vorzeigbar: Bestellung anzeigen Beleg anzeigen Kostenstellengruppen Kostenartengruppen Umlagen, Verrechnungen etc.

Einführung von SAP an den Universitäten Hintergrund: Universitätsgesetz 2002 Universitäten wurden mit 1.1.2004 aus der Haushaltsverrechnung des Bundes ausgegliedert und arbeiten nach HGB (vorher: Kameralistik) Universitäten können individuell eine neue Organisationsstruktur gestalten Großes Projekt zur Einführung von SAP R/3 an allen österreichischen Universitäten – Projekt uni.verse „go live“ (Produktivstart) am 01.01.2004 Ablauf: Mastererstellung (Prototyp) in Wien, Anpassung an einzelnen Universitäten

Ausschnitt eines Projektplans

Links SAP-Homepage der Uni Innsbruck http://www2.uibk.ac.at/fakten/leitung/rektor/sap/ (Begriffserläuterungen, Hilfen, Links etc.) SAP Deutschland http://www50.sap.com/germany/ „SAP Kochbuch“ http://wwwai.wu-wien.ac.at/~koch/forschung/bpr/sap/kochbuch/kochbuch.pdf Institut für Wirtschaftsinformatik, Saarbrücken http://www.iwi.uni-sb.de/lehre/vorlesung/SAP/