Vision, Migration, Integration Realisierung der Mehrwerte von Unified Communications in der Praxis unter Berücksichtigung üblicher Vorurteile Lars Riehn infoWAN Datenkommunikation GmbH

Übersicht infoWAN Gründung 1996 Firmensitz in Unterschleißheim, Microsoft Campus Niederlassungen in Regensburg und Frankfurt

Ausschnitt Leistungsspektrum Unified Communications (Exchange, OCS, Office RoundTable, Mail-Archivierung, SharePoint, etc.) Optimierung der IT-Basisinfrastruktur (Windows Server, Active Directory, File+Print, Virtualisierung) Migrationen, Konsolidierung, M+A Security und Systems Management Identity Lifecycle Management

Agenda Vision Unified Communications Migration Investitionsschutz durch Integration Mehrwert von Unified Communications Typische Vorurteile

Sprache im Mittelpunkt Voice Video Voicebox ACD CTI Conference IVR SMS Fax Presence Click to Dial

Der Mensch im Mittelpunkt Geschäftsprozesse Web Conferencing, Collaboration, Workflow Personen (Identities) Voice, Video, Instant Message Synchrone Kommunikation E-Mail, SMS, Fax, Kalender, Voicemail Asynchrone Kommunikation Korrespondenz, Zeichnungen, CAD, FEM, LOB Anwendungen Dokumente CRM, ERP. PPS Daten und Informationen

Der Mensch im Mittelpunkt Geschäftsprozesse Web Conferencing, Collaboration, Workflow OCS, LiveMeeting, Exchange, SharePoint Personen (Identities) Office Communications Server Synchrone Kommunikation Asynchrone Kommunikation Outlook Exchange Word, Excel, Access, PowerPoint, Visio, Project, OneNote Dokumente Dynamics, SQL, InfoPath, SharePoint Daten und Informationen

Klassische Infrastruktur Internal phones LCS Servers Communicator IM Phone company’s Central Office Voice Mail LCS 2005 - IM Active Directory Traditional PBX Exchange 2003 - Email/Cal/Contacts “Classic” ISDN-based Videoconference System External phone Exchange Servers ActiveSync/Outlook/OWA Internal phones

UC komplett OCS 2007 Servers - FE Servers - BE Servers - MCU OC SIP-Trunk für OCS und UM Tanjay Phones OCS 2007 - IM - VoIP – MCU - Conferencing Active Directory Advanced VoIP Exchange 2007 Unified Messaging Server(s) Exchange 2007 - Email/Cal/Contacts - Voicemail/Fax/ Speech Access External phone Exchange 2007 Servers - Mailbox - CAS - Hub Transport ActiveSync/Outlook/OWA HD Video Conference System SIP Integration with OCS 2007

Investitionsschutz TK Bestehende Anlagen und Telefone lassen sich integrieren Handys und andere mobile Geräte ebenfalls Sanfte Migration statt Austausch Nutzbarkeit von Funktionen wie Konferenz oder Rufumleitung wird erhöht

Investitionsschutz Videosysteme Vorhandene Videokonferenzsysteme können integriert werden Erweiterung des Anwenderkreises und unkomplizierte Nutzung Hochwertige (und teure) Raumsysteme haben eine andere Zielgruppe Office RoundTable positioniert sich zwischen Desktop Conferencing und Raumsystemen

Typische „Argumente“ gegen UC Das ist alles Spielerei ohne Mehrwert Wir vermissen nichts beim Telefonieren und ein Bild bei der Telco brauche ich nicht Eine Produktivitätssteigerung von einer Minute pro Tag und Mitarbeiter reduziert meine Kosten nicht! Ferngespräche, auch ins Ausland, sind dank Wettbewerb und Flatrates eh schon sehr billig! …

Die Welt in der wir leben Dss Geschäft wird immer globaler, schneller, 7x24 Viele Angebote müssen heute quasi sofort erstellt werden Es sind zahlreiche Mitarbeiter involviert, die schwer physisch an einem Ort zu versammeln sind (virtuelle Teams) Die richtigen Kompetenzen müssen auch ohne Teamstruktur gefunden werden

Erinnern Sie sich noch ? “Ein Handy ist doch nur Spielerei und Statussymbol?” “Wer braucht schon E-Mail?” (ca. 1996–1999), “Wozu brauche ich bitte mobile E-Mail auf dem PDA?” (ca. 2001–2003)

Produktivität 1 Es geht hier nicht um Peanuts 59 % der befragten Nutzer würden pro Tag 15 Minuten durch bessere Erreichbarkeit sparen 60 % sparen 1–5 Stunden pro Woche durch Live Meeting Fachkräftemangel zwingt zum effizienten Einsatz von Information-Worker Weniger „tote Zeit“ in Meetings und durch überflüssige Reisen

Produktivität 2 Sprachfunktionen werden ein Teil von Visual Studio und SharePoint Designer, das vereinfacht die Integration in Workflows Zeitliche Flexibilität erhöht den Arbeitseinsatz der Mitarbeiter

Kostenreduzierung Reduzierung Roamingkosten Senkung der Reisekosten Integrierter Betrieb Vermeidung von 500+1 Directory (Beispiel Microsoft: 1 Active Directory, 500 TK-Anlagen) Durchgängige Administration und Überwachung Erweiterung durch Standard Server Hardware Wettbewerb reduziert Preise für Telefone Nicht jeder braucht ein Telefon

Mehrwert Video 90 % der Kommunikation sind nonverbal Und Emoticons sind nur eine Krücke Video schafft Vertrauen Aufmerksamkeit in Videokonferenzen höher als bei Telcos Aus “den Chinesen” werden die kompetenten Kollegen in Asien

Sprach- und Zeitbarrieren 1 E-Mail-Formulierungen sind häufig komplex und asynchron Telco oft schwer verständlich (selbst in der Muttersprache) Alternative: Instant Messaging oder Video (Lippenlesen) und hochwertige Breitband-Headsets

Sprach- und Zeitbarrieren 2 Erreichbarkeit über Zeitzonen hinweg stark verbessert, denn wer weiß schon, ob der Kollege in Japan Frühaufsteher oder Langarbeiter ist und wann man ihn überhaupt erreichen könnte

Andere Faktoren Umweltschutz (CO2) Präsentation als modernes Unternehmen Home Office erhöht Mitarbeiterzufriedenheit Wichtige Voicemails bleiben nicht mehr liegen, obwohl die Arbeit auf PDA und Notebook fokussiert ist Integration von Präsenz und Kommunikation auch in CRM, ERP etc.

Typische Vorurteile Unified Communications… …ist unsicher …ist komplex und teuer …bietet keine ausreichenden Leistungsmerkmale …mangelt es an Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit

UC… ist unsicher VoIP an sich ist nicht unsicherer als klassische Sprachkommunikation Microsoft legt großen Wert auf Verschlüsselung im Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinweg Unkontrollierte Nutzung (Skype, Live Messenger, etc.) birgt Risiken SPIM unterscheidet sich nicht von anderen unerwünschten Werbeanrufen

UC… ist zu komplex und teuer Einführung kann schrittweise erfolgen Es ist nicht notwendig, das komplette Netzwerk auszutauschen Wie komplex und teuer ist Ihre TK-Anlage? Auch nicht multimediafähige Endgeräte können leicht erweitert werden Einsatz und Nutzung werden ständig einfacher

UC… bietet zu wenig Merkmale Viele Leistungsmerkmale werden nicht genutzt Wichtige Dinge werden zugänglich Funktionen wie „Rückruf bei besetzt“ werden durch präsenzbasierte Kommunikation unnötig Neue, sinnvolle Funktionen wie Betreff und Priorität bei Telefonaten Erweiterungen durch Microsoft und Partner

UC… ist nicht zuverlässig Aktuelle Microsoft Produkte sind Weiter- und kein Neuentwicklungen Zahlreiche Case Studies zeigen, dass auch große Unternehmen auf die Technologie setzen Testen Sie die Technologie und machen Sie sich selbst ein Bild

Kontaktdaten Lars Riehn Geschäftsführer infoWAN Datenkommunikation GmbH lars.riehn@infowan.de 089/3247560

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