Telearbeit - eine neue Arbeitskultur Flexible Arbeitsplätze der Zukunft am Beispiel der IBM Deutschland Informationssysteme GmbH Learning Services Ralf Essigke

Übersicht Telearbeit: Begriffserklärungen Formen Ausgangspunkte Voraussetzungen für die erfolgreiche Einführung Nutzen für Arbeitgeber und -nehmer Telearbeit bei IBM in Zahlen Komplettservice der IBM für Beratung und Einführung Weiterbildungsangebote für “Tele”

Telearbeit - Begriffserklärung definiert, dass nicht der Arbeitsort, sondern das Arbeitsmittel ausschlaggebend ist, d.h. Informations- und Kommunikationstechniken werden zur Arbeitserbringung genutzt die Arbeit wird zur Hälfte oder überwiegend nicht am Ort des Arbeitgebers geleistet bedeutet, dass flexible Arbeitszeiten durch flexible Arbeitsorte ergänzt werden nicht Ersatz, sondern Ergänzung der Büroarbeit bei unangetasteten Rechten der Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen

Telearbeit-Formen 1) Mobile Telearbeit: die Arbeit wird losgelöst von festen Orten, dort wo es zweckmässig erscheint verrichtet (z.B. Kunde, Büro, Reise) 2) Teleheimarbeit (Home Office): der alleinige Arbeitsort ist die Wohnung des Mitarbeiters 3) Alternierende Telearbeit: der Mitarbeiter arbeitet abwechselnd zuhause oder an seinem Arbeitsplatz im Büro 4) Virtuelles Unternehmen: mehrere rechtlich unabhängige und räumlich getrennt arbeitende Personen und KMUs 5) Tele-Sevice-Center: marktorientierte Dienstleistungen, Datenaustausch mittels Kommunikationssysteme 6) Satellitenbüro: Telearbeit in einem wohnortnahen Büro, das von nur einem Unter-nehmen genutzt wird

TELEARBEIT - AUSGANGSPUNKTE Kundenorientierung: schnelle Hilfe bei Problemen bessere Verfügbarkeit (auch ausser- halb der Regelarbeitszeit) Wertewandel: Empowerment persönliche Freiräume und Zeit- souveränität bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Korrektur der räumlichen Trennung von Leben und Arbeit) Produktivität / Kosten: flexible Arbeitszeitmodelle Liegenschaftsmanagement Kreativität Umweltschutz: (Datenstrom statt Verkehrsstrom) Entzerrung der Verkehrsbelastung Energieverbrauch und Luftreinhaltung

Voraussetzungen für erfolgreiche Einführung Telearbeit Voraussetzungen für erfolgreiche Einführung gute Unternehmenskommunikation ( Lotus Notes, Intranet/Internet) Eignung der Tätigkeiten Auswahl geeigneter Mitarbeiter Eigenschaften und Fähigkeiten der Führungskraft ergebnisorientierte Führung (Management by Objectives) “soziale” Durchführbarkeit (soziale Gründe) technische Durchführbarkeit (HW, SW, ISDN, Performance, Datensicherheit) rechtliche Grundlagen (Betriebsvereinbarung) Wirtschaftlichkeit

Unternehmenskommunikation (IBM): 1986 Einführung des Bürpkommunikationssystems `Office Vision´ weltweite elektronische Kommunikaton von über 200.000 Mitarbeitern Online-Zugriff auf Daten, Unterlagen und Literatur in aller Welt Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs Kalenderführung elektronisch abrufbare Telefonverzeichnisse, Organisationspläne und Infos Lotus Notes 1997/1998 wurde `Office Vision´ durch die Groupware `Notes´ ersetzt mit deren Anwendung man sich Zugang zum Internet verschaffte erschliesst auch Firmen zusätzliche Resourcen, wenn kein eigenes deutschland- oder weltweites DV-Netz vorhanden ist d.h. ORSTUNABHÄNGIGKEIT

Auswahl geeigneter Mitarbeiter: Persönlichkeit Flexibilität Anpassungsfähigkeit Zuverlässigkeit Vertrauenswürdigkeit Selbstdisziplin Selbständigkeit Selbstmotivation Teamfähigkeit Zielorientierung Fähigkeiten Fähigkeit, unkontrolliert und ohne Gruppenzwang zu arbeiten effiziente Kommunikation gute Selbstorganisation gutes Zeitmanagement gut in Problemlösungen Berufserfahrung Termintreue Technikveständnis Lebensumstände ausreichend Raum zu- hause geeignetes häusliches Umfeld (z.B. Kinder) Akzeptanz der Familie Freiwilligkeit

Geeignete Tätigkeiten: ausreichender Autonomiegrad geringer Bedarf an nicht-elektronischen Ressourcen (Information und Aus- stattung geringe Notwendigkeit für häufige, ad hoc Face to Face Kommunikation persönliche Flexibilität und Kontrolle bezgl. der zeitlichen Gestaltung der Auf- gabenerfüllung klar definierte, messbare Ergebnisse eindeutige, identifizierbare Meilensteine und Ziele Aufgaben, die von längeren Konzentrationszeiten profitieren Arbeitsfluss, der bereits durch elektronische Medien unterstützt wird

Eigenschaften und Fähigkeiten der Führungskraft Vertrauen in Mitarbeiter Fähigkeit zur Vorgabe klarer Ziele und zur Delegation Projektmanagement-Fähigkeiten gute Kommunikationsfähigkeit (in-/formell, mündlich,/schriftlich) gute Motivationsfähigkeit ist in der Lage gutes Feedback zu geben Flexibilität kann Leistungen gut bewerten Fähigkeit zur ergebnisorientireten Führung IT-und Telekommunikationskenntnisse

Ergebnisorientierte Führung Regelmässige Gespräche (bei IBM Beratungs- und Förderungsgespräch) zwischen Mitarbeiter und Führungskraft Mitarbeiterbeurteilung Besprechung des Leistungsverhaltens gemeinsames Festlegen der Arbeitsziele Planung der Fortbildung Erörterung der Laufbahnvorstellung des/der MitarbeiterIn Diskussion der Zusammenarbeit Vorgabe der Ziele/Ergebnisse aber nicht der Schrite zur Zielerreichung

Rechtliche Grundlagen: (Auszug aus der IBM-Betriebsvereinbarung) Prinzip der Freiwilligkeit alternierende Telearbeit Arbeitnehmerstatus bleibt erhalten, alle bestehenden betrieblichen Regelungen gelten weiter bei Mehrarbeit gelten die gesetzlichen, tarifvertraglichen und betrieblichen Regelungen; Arbeitszeiterfassung erfolgt durch Arbeitstagebuch die Arbeitsmittel werden kostenlos zur Verfügung gestellt und dürfen nur zu betrieblichen Zwecken benutzt werden Help desk ist verfügbar, Wartung erfolgt bei IBM Haftung ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt (auch Familie) eine elektronische personenbezogene Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist nicht zulässig Telearbeit kann beiderseits gekündigt werden, Rückkehr ist garantiert

Telearbeit - Nutzen Unternehmen Produktivitäts- und Effizienzstei- gerung; höhere Arbeitsqualität Steigerung der Kreativität, Arbeits- motivation, Verringerung von Fehl- zeiten Steigerung der Flexibilität und Mobili- tät, mehr Kundennähe Einsparung an Büroflächen (shared desk) Reduzierung der Verwaltungskosten Attraktivität und Image des Unternehmens steigen Mitarbeiter Privat: bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, freiere Zeitein- teilung, höhere Zufriedenheit und Motivation Finanziell: Wegfall unbezahlter Fahrzeiten, geringere Fahrtkosten, günstigere Wohnortswahl möglich Arbeitstechnisch: Individuelle Arbeitseinteilung, Ideen können jederzeit aufgegriffen werden, Arbeit läuft “ungestörter”

Telearbeit bei IBM 1988/89: Rechenzentrum Rufbereitschaft (von wissenschaftlichen Studien begleitet) 1988/89: Rechenzentrum Rufbereitschaft 1990/91: Entwicklungs- und Forschungslabor Entwicklung neuer Systemkomponenten, Systemtest 1992/93: Nationales Programmentwicklungszentrum Entwicklung von Anwendungssoftware seit 1992/93: Einrichtung flexibler, mobiler Arbeitsplätze Vertrieb, technischer Aussendienst Ausrüstung Laptop mit Modem, spezielle Benutzeroberfläche Desk-Sharing 1:.2, Trend 1:3 und mehr 1991 Innovationspreis der Deutschen Wirtschaft

Telearbeit in Zahlen ca. 1.500 Mitarbeiter im Technischen Aussendienst ca. 1.200 Mitarbeiter im Vertrieb ca. 400 Mitarbeiter im kaufmännischen Bereich ca. 400 sonstige (RZ-Betrieb, Beratung, Übersetzung, Entwicklung, Program- mierung, Kommunikation/Presse) d.h. 3.500 Telearbeiter heute 4.000 bis Ende 1998 (davon 1.700 alternierend) neue Bereiche: kleinere Lokationen werden zusammengelegt in den Bereichen Verwaltung, Personal, Finanzen

Komplettservice der IBM für Beratung und Einführung Zur Unterstützung der reibungslosen Ein- und Durchführung von Telearbeit in Unternehmen, Behörden, etc. Beratung bei der organisatorischen und technischen Gestaltung und Ein- führung innovativer Arbeitsformen, wie Telearbeit, Telekooperation, Telelernen Technische Ausstattung eines Telearbeitsplatzes Implementierung der Telearbeit in die vorhandenen Datennetze Training der Führungskräfte und Mitarbeiter in den für Telearbeit spezi- fischen Kompetenzen Coaching des Transformationsprozesses Endbenutzerschulung

Weiterbildungsangebot zum Thema “Tele” für den Kunden IBM (interne Ausbildung) Begleitung/Coaching der Einführung von Telearbeit für spezielleZielgruppen z.B. Berufswiedereinsteigerinnen, Behinderte, Arbeitslose für Mitarbeiter in Unternehmen (berufsbegleitend) zur Weiterqualifizierung zur Einführung von Telearbeit Durch Telelernen zu Telearbeit 60% Telelernen zuhause am PC für die Fachinhalte mit tutorieller Betreuung 40% Präsenzschulung für die für Telearbeit spezifischen Kompetenzen