„Vernetzte Verwaltung“ Organisationskonzept für ein föderales E-Government Schweiz „eCH-White Paper“ von K. Lenk, T. Schuppan und M. Schaffroth Die Präsentation (teilweise animiert) kann unter Quellenangabe (Autoren eCH/ISB) frei verwendet werden 10. Juni 2010 / M. Schaffroth

(Abb. 1) Vier-Phasen-Modell des Verwaltungsverfahrens Kundensicht Leistung entgegen- nehmen abschlies- sen / rekur- rieren Information beschaffen Absicht bilden Verfahren anstossen mitwirken L e i s t u n g s z u g a n g L e i s t u n g s b e z u g ( „B e h ö r d e n g a n g“ ) P h a s e n d e s V e r w a l t u n g s v e r f a h r e n s 1. Vorbereitung 2. Anstoss 3. Bearbeitung 4. Nachsorge Informationen bereit- stellen & vermitteln formal prüfen inhaltlich prüfen mitbe- teiligen entschei- den Leistung abgeben nach- sorgen Behördensicht Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 2) Gesetzlich formalisierte Ablaufelemente des Verwaltungsverfahrens Zahlungsdienst Verwaltungsverfahren Behördenschalter, Portal Kommunikations- dienste Formular- dienst Identifikationsdienst (etc.) Geschäftsverwaltung (Geschäftskontrolle, Prozessführung, Records Management) Office-Funktionen (Unterlagen erstellen, bearbeiten, ablegen, Versenden etc.) = organisationsübergreifend nutzbare Bausteine = prozessübergreifend nutzbare Bausteine Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 3) Interaktionslasten entstehen bei siloartigen Produktions- und Vertriebsstrukturen. Die Steuerung und Koordination im Verfahren ist oftmals dem Kunden aufgebürdet K u n d e administrative Lasten 1 2 3 4 5 B a u g e s u c h L e i s t u n g V e r w a l t u n g (Prüfung von diversen Voraussetzungen) „Insel- Government“ Entscheid ! Bauamt Bauamt Grundbuch- amt Denkmal- pflege Umweltamt Leistung ! Leistung ! Leistung ! vermeidbare Aktivitäten = Interaktionslasten Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 4) Zuständigkeitsfixierte Vertriebsstrukturen: „Zuständigkeit vor Leistungen vor Anliegen“ ? „Welche Behörde ist zuständig?“ „Welche Leistung benötige ich?“ usw. Information beschaffen / Absicht bilden „Zuständigkeits- dschungel“ ? ? ? f r a g m e n t i e r t e s Le i s t u n g s a n g e b o t Amt A Amt B Amt C Leistungs- angebot A Leistungs- Angebot B Leistungs- angebot C Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 5) Organisationsbezogene Sicht auf Leistungen und Prozesse Grundbuchamt ist zuständig Leistung ID-2345 Grundbuchamt „lokaler“, hoheitlicher Prozess Umweltamt ist zuständig Leistung ID-8852 Umweltamt „lokaler“, hoheitlicher Prozess Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 6) Der „öffentliche“ Prozess beschreibt aus einer Steuerungsperspektive das Zusammenspiel der „lokalen“ Akteure bei der übergreifenden Leistungserstellung G e s u c h L e i s t u n g Steuerungssicht Bauamt („öffentlicher Prozess“) koordinierte Über- gabe von Leistungen Entscheid ! Leistung Leistung Grundbuchamt Umweltamt Grundbuchamt Bauamt lokale Ausführungsebene Umweltamt „lokalen“ Prozesse „black boxes“ Erstellung der Leistung(en) Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

Bauabteilung der Gemeinde (Abb. 7) Verflechtung von Leistungen, Prozessen und Behörden am Beispiel eines Baugesuchs Leistung ID-2308 Bauabteilung der Gemeinde Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 8) BPM-Dokumentationselemente (gemäss eCH-0073) zur Beschreibung von „öffentlichen“ sowie „lokalen“ Prozessen Leistungsinventar CH Leistungs- und Prozess- dokumentation Leistungsinventar Merkmale Leistung Leistungen Prozess Kunde Pensionskasse Antrag stellen Verfahren er ö ffnen Dossier aktualisieren Antrag bewilligen pr ü fen + Amt f r Sozial - versicherungen Entscheid eröffnet Prozesse Landkarten (CH, Gemeinden,Kantone,Bund) Subprozesse Subprozess aufgabenorientierte Ordnungsstruktur, z.B. BPMN Zugriffsrechte prüfen Vertraulich - keitserklärung nötig einfordern Rechte erteilen Führungsaufgaben F1 Amtspolitik F1 Amtspolitik Strategie Planung Fn ….. Fn Gruppe Gruppe Kernaufgaben BPM-Dokumentationsvorgaben (B1.03) Leistungsarchitekturen K1 Produktion Arbeit K1 Produktion K2 Zahlungen Bauen K2 Zahlungen Kn Gruppe Bildung Kn Gruppe K1 Produktion K1 Produktion Steuern K2 Zahlungen K2 Zahlungen Umwelt Kn Gruppe ….. Kn Gruppe Supportaufgaben S1 Finanzen S1 Finanzen Finanzen Personal S2 Personal S2 Personal Sn Gruppe ….. Sn Gruppe BPM-Dokumentation Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 9) Neugestaltung und Vereinfachung eines lokalen Geschäfts-prozesses durch die Modularisierung des Bearbeitungsablaufes Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 10) Organisationsübergreifende Nutzung von Diensten („Shared Services“) Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 11) Das Verwaltungsverfahren als Gestaltungsvorlage für vernetzte Vertriebs- und Produktionsstrukturen: Wiederverwendbare Prozessressourcen, -bausteine und -infra-strukturen können einfach identifiziert und zugeordnet werden V e r w a l t u n g s v e r f a h r e n Kunde kann Leistungs-angebot auffinden Antrag- stellung Mitwirkung Bezahlung Behördenschalter Government-Portale Kunde kann Verfahren anstossen Formulardienst formelle Prüfung materielle Prüfung Verfügung (Entscheid) Kunde kann sich ausweisen; Amt kann Identitätsnachweis prüfen Identifikationsdienst Amt kann Antrag prüfen + bearbeiten Amt kann mitbeteiligte Stellen einbeziehen etc. Geschäftsverwaltung Kommunikationsdienste Standardschnittstellen bei den Prozessteilnehmenden vorausgesetzte Fähigkeiten benötigte Prozessbausteine, -ressourcen und -infrastrukturen Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 12) „Easy Government“ – Gestaltung der Vertriebsoberfläche gemäss dem kundenfreundlichen Prinzip „Anliegen vor Leistung vor Zuständigkeit“ A n l i e g e n Lebenslage Geschäftssituation Leistung beziehen situationsgerecht, einfach benutzbar Multikanal V e r t r i e b s w e g e aufbereitet nach Anliegen, Branchen und Zielgruppen L e i s t u n g e n einfach auffindbar V e r f a h r e n einfach, zuverlässig und sicher ausführbar K o n t a k t s t e l l e n Vertriebsnetzwerk einfach kontaktierbar „Kundenanliegen vor Zuständigkeit vor Leistung“ (Kunde bzw. Vernetzung als Vertriebsprinzip) Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

verwaltungsübergreifende Kooperation (Abb. 13) Abbau von Interaktionslasten durch Umgestaltung der Steuerungsstrukturen 1 Interaktionen entfallen 2 Kunde X X X G e s u c h L e i s t u n g ( Leistung B ) ( Leistung C ) ( Leistung D ) Bauamt Grundbuchamt Denkmalpflege Umweltamt verwaltungsübergreifende Kooperation X auf der Kundenseite abbaubare Aktivitäten (Interaktionen) Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 14) Einheitliche Notationsweisen in der Musik und der Geschäftswelt erleichtern das mehrstimmige Zusammenspiel Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 15) Leistungsarchitektur am Beispiel eines Baubewilligungsverfahrens Kunde stellt Baugesuch V e r w a l t u n g s – v e r f a h r e n Leistung ID-2308 Bauabteilung der Gemeinde Entscheid ! L e i s t u n g s a r c h i t e k t u r „ID 2308 – Entscheid Baugesuch“ Leistung ID-2345 Kt. Grundbuchamt Leistung ID-8852 Kt. Umweltamt Leistung ID-0609 Kt. Denkmalpflege Prüfen von Voraussetzungen ! Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 16) Verschachtelung von Leistungsarchitekturen Leistung ID-2308 Bauabteilung der Gemeinde Leistungsarchitektur „ID 2308 –Baugesuch“ Leistung ID-0609 Kt. Denkmalpflege Leistung ID-2345 Kt. Grundbuchamt Leistung ID-8852 Kt. Umweltamt Leistungsarchitektur „ID 8852 –Umweltverträglichkeit“ Leistung ID-nnnn Amt YZ Leistung ID-nnnn Amt XY Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 17) Verflechtung von Leistungsarchitekturen bei der Bereitstellung von Leistungspaketen Lebenslage „Heirat“ Zivilstands-, Niederlassungs- und Adressenänderungsmeldungen Kunde Behördengang L e i s t u n g s p a k e t Eintrag Pass zivilrechtlicher Akt Leistung ID-1610 Passbüro Leistung ID-2099 Zivilstandsamt Leistung ID-0390 Fahrausweis Fahrzeugausweis Leistung ID-2750 Strassenverkehrsamt Meldung Leistung ID-1002 Strassenverkehrsamt Einwohnerkontrolle Leistung ID-0600 Leistung ID-nnnn Amt A Leistung ID-nnnn Amt C Meldung Steuerbehörde Leistung ID-0476 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 18) BPM-Dokumentationsframework für E-Government Schweiz Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. 19) Portfoliostruktur für priorisierte Vorhaben (Vorschlag) Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

(Abb. A) Struktur der öffentlichen Leistungserstellung Souverän erlässt Gesetz definiert öffentliche Aufgabe hoheitlich Privatperson, Unternehmen hat Lebenslage / Geschäftssituation bezieht Behörde erbringt entspricht öffentliche Leistung hoheitlich wird erstellt durch Prozess(e) nutzen Ressourcen, Funktionen, Infrastrukturen nach M. Wimmer, R. Traunmüller (2005) Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010