Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten ?

kommunale Inventarisierungslösung: Allgemeine Eigenschaften Umfeld, Positionierung, Begrifflichkeiten … Werkzeug der Fachbereiche „Verlängerung“ der Anlagenbuchführung Inventargüter vs. Anlagegüter Technische Eigenschaften Client-Server-Lösung Inventuren mittels „Laptop“ oder „Mobile“ Browser-Fähigkeit Betrieb unter WTS Einfache und leichte Handhabung Stabilität Revisions-Aspekte Ordnungsmäßigkeit Nachvollziehbarkeit Benutzerschutz, Rollenkonzept

kommunale Inventarisierungslösung: Führen von Inventargütern Inventarnummer z.B. 10-stellig mit Prüfziffer – z.B. vorhandene Seriennummern Barcode-Etiketten: lesen – schreiben Ggf. Automatische Vergabe Welche Inventare sollen / können geführt werden? Klassifizierung nach Inventartypen (Möbel – Fahrzeuge – Maschinen und Geräte - …) wie werden Inventar-Typen eingerichtet? Typen und Untertypen (PKW – LKW - Rettungsfahrzeuge - …) Welche Datenfelder werden immer benötigt? Feste Datenfelder: Bezeichnung, Standort, Org. Zuordnung, … Können weitere Datenfelder (auf einfache Weise) zusätzlich eingerichtet werden ? (pol. KZ – Druckleistung des Kopierers – EN-Norm des Geräts …) Können Inventar-Vorlagen als Muster eingerichtet werden ?

kommunale Inventarisierungslösung: Führen von Inventargütern (2) Erfassen von Inventaren Laufende Erfassungen (Neubeschaffungen) Im Rahmen von Inventuren Ändern von Inventargütern Laufende Änderungen Änderungen als Ergebnis einer Inventurzählung Wie können Änderungen nachvollzogen werden ? („Historien-Funktion“) Finden von Inventargütern Suche nach Bezeichnung, Standort, … Finden nach den selbst eingerichteten Zusatzfeldern Welche Inventargüter sind wann erfasst worden? (oder abgegangen?) Welche Inventargüter haben sich seit dem 2.3.2006 verändert? (nur Änderungen, „die mich interessieren“)

kommunale Inventarisierungslösung: Die Stammdatenstruktur Mandanten und Buchungskreise „Abschottung“ der einzelnen Fachämter Benutzerzugriff je Buchungskreis Eigene Standorte, Inv.-Typen, Datenfelder je Buchungskreis Zentrale Vorgabe durch die Kämmerei möglich? Typen und Untertypen Org.-Einheiten und Inventurbereiche Benutzer Berechtigungsprofile generell – je Mandant – je Buchungskreis Dezentrale Administration der Benutzerrechte Freie Datenfelder Art (Text, Zahl, Datum, URL, …) Herkunft: manuelle Eingabe, Werteliste, Formel

kommunale Inventarisierungslösung: Inventuren Einrichten der Inventur Sachplan Zeit- und Personalplan Zählen: Raum für Raum … … mit Listen, mit „Mobile“, mit Laptop Wie funktioniert der Datenabgleich? Soll und Ist sichtbar? Abweichender Standort, „Neufunde“ Nachbearbeiten Sichtung, Bearbeitung und Verifizierung Verbuchen der Differenzen Änderungen (z.B. Standort), Abgänge, Neuzugänge

kommunale Inventarisierungslösung: Auswertungen und Listen Inventar-Übersichten im Dialog Auswahlkriterien (nach Bestand, nach Veränderung) Bearbeitungsmöglichkeiten Aufbau von Inventar-Listen Selektion der darzustellenden Inventargüter Gliederung der Liste (nach Standorten, nach Org.-Einheiten …) Mit/ohne Historie Mit welchen Datenfeldern Wie kann ich Listen abrufen? Einrichtung von „Standard-Listen“

kommunale Inventarisierungslösung: Verbindung zum Anlagenbuch Berücksichtigung des organisatorischen Modells Inventarnachweis als „Verlängerung des Anlagebuchs“ Folge: Direktanbindung im Dialog erforderlich („Welche Inventargüter gehören zum Festwert „EDV-Geräte Rathaus“) Informationsfluss bei Änderungen und Abgängen Erfassung durch das FACHAMT KEINE automatische Buchung im Anlagenbuch Erforderlich: Buchungsunterlage aus der Inventarisierungslösung „was hat sich seit 1.1.2006 verändert?“ Informationsfluss bei Neuanschaffungen Erfassung duch das FACHAMT Kein Kontierungsbeleg, stattdessen Aufnahme in der Inventarverwaltung

kommunale Inventarisierungslösung: Umfeld Barcode-Etiketten Einlesen Drucken Im- und Export von Daten Inventare Standorte Sonstige Stammdaten Administrationsfunktionen Einrichtung von Stammdaten Reorganisationsaufgaben