Präsentation des Moduls „Zahlungsantrag“ in EurekaPlus für die Nutzung durch die ZGS

Zahlungsantrag Der Zahlungsantrag (ZA) wird von der VB mit einem Abschlussdatum erstellt Über das Abschlussdatum wird gesteuert, welche Bestandteile der Projektabrechnungen in den Zahlungsantrag aufgenommen werden. © www.ecg.eu GmbH

Zahlungsantrag Ein ZA wird immer kumulativ für die Förderperiode erstellt d.h. jeder ZA enthält auch wieder die gemeldeten Bestandteile aus bereits eingereichten ZA der Vergangenheit Auf diese Weise ist es möglich, bereits gemeldete Bestandteile älterer ZA wieder aus der Abrechnung gegenüber der EU zurückzuziehen und nicht gemeldeten Bestandteile aus bereits zurückliegenden ZA nachzumelden. ZA 4 ZA 3 ZA 2 ZA 1 © www.ecg.eu GmbH

Zahlungsantrag Bestandteile Jeder ZA besteht aus den Ausgabenerklärungen (AE) aller Aktionen ZA AE Aktion 1.1.1 AE Aktion 1.1.2 AE Aktion 1.1.3 AE Aktion 1.2.1 AE Aktion … AE Aktion 2.1.1 AE Aktion 2.1.2 AE Aktion 2.1.3 AE Aktion … AE Aktion … AE Aktion … © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung Bestandteile Jede Ausgabenerklärung pro Aktion besteht aus: Mittelabrufen im Status 50 Ausgleiche im Status 50 ( Rückzahlungen) Ausgleiche im Status 51 (Aufrechnungen) Ausgleiche im Status 55 (Streichungen) Streichungen im Status 50 zum Zeitpunkt des Abschlussdatums des ZA © www.ecg.eu GmbH

Wenn ein Zahlungsantrag erstellt wird Abschluss-datum ZA AE Aktion 1.1.1. Abrechnung in EurekaPlus Ausgleich 51 MA 50 Streichung 50 Ausgleich 10 AE Aktion 1.2.1. MA 50 MA 20 MA 50 Ausgleich 55 Streichung 50 MA 30 AE Aktion … MA 10 Ausgleich 50 MA 10 © www.ecg.eu GmbH

Wenn ein Zahlungsantrag erstellt wird Wird ein ZA von der VB erstellt, erhält jede zuständige Kontaktperson bei der ZGS pro Aktion eine Information in EurekaPlus Die Ausgabenerklärung zur Aktion XYZ ist für den Zahlungsantrag X bis zum … abschließend zu bearbeiten. Ist die Ausgabenerklärung zum genannten Termin nicht im Status 11 "Ausgabenerklärung durch ZGS bestätigt", wird diese Ausgabenerklärung nicht in den Zahlungsantrag aufgenommen.“ © www.ecg.eu GmbH

Zahlungsantrag & Ausgabenerklärung/ Workflow 10 Ausgabenerklärung VB ZGS 10 70 11 20 VB 20 71 VB Jede Ausgabenerklärung kann von der für die Aktion zuständigen ZGS bearbeitet werden d.h. die ZGS kann entscheiden, ob die entsprechend dem Abschlussdatum formell dazugehörenden Bestandteile tatsächlich gemeldet oder gesperrt werden Jede fertig bearbeitete AE sollte von der ZGS fristgemäß freigegeben werden, dann fließt diese AE mit in den ZA ein Wird eine AE von der ZGS nicht freigegeben, wird die AE durch das System automatisch verworfen und die AE fließt nicht mit in den ZA ein Jede automatisch verworfene AE (Status 70) wird bei einem nächsten ZA wieder aktiviert und kann dann in einen zukünftigen ZA einfließen 30 BB 30 71 BB 50 50 © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ ZGS Status 10 Nutzer ZGS bearbeitet seine Ausgabenerklärung Ausgaben sperren Ausgaben aufnehmen Ausgabenerklärung freigeben Nutzer ZGS Ausgabenerklärung wieder öffnen Status 11 Die ZGS kann ihre Ausgabenerklärung bearbeiten und freigeben. Solange das Abschlussdatum nicht in der Vergangenheit liegt, kann sie die Ausgabenerklärung auch wieder öffnen und weiter bearbeiten. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Grundlagen Nach dem einloggen und dem Klick auf das Modul Zahlungsantrag wird eine Liste der im System vorhandenen Ausgabenerklärungen je Aktion angezeigt. Filtermöglichkeiten nach: Zahlungsantragsnummer, Aktion, ZGS, Status Nur Ausgabenerklärungen im Status 10 (in Bearbeitung bei ZGS) können durch einen Nutzer der Rolle ZGS bearbeitet werden. Nach Klick auf Bearbeiten öffnet sich die Ausgabenerklärung. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Summendarstellung Die Ansicht enthält zwei Tabellen.   Die obere Tabelle gibt einen Überblick über die aggregierten Summen (bei bestätigten Ausgabenerklärungen den bestätigten Summen) der Ausgabenerklärung. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Summendarstellung Unter Finanzierungsquellen werden hier die abgerechneten Finanzierungsmittel entsprechend den Angaben unter 4.3. in den Mittelabrufen, Ausgleichen und Streichungen aufgeführt. Die zuschussfähigen Gesamtausgaben ergeben sich aus der Summe der Berechnungsgrundlage und der Weiteren privaten Mittel. Die Berechnungsgrundlage ist die Summe aus der Summe der öffentlichen Ausgaben und der Privaten Kofinanzierung. Die Summe der öffentlichen Ausgaben setzt sich hierbei aus der Summe der EFRE-Mittel und den Nationalen öffentlichen Mittel zusammen. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Summendarstellung In der Spalte Manuelle Korrektur werden die manuellen Korrekturen der Bescheinigungsbehörde zur Ausgabenerklärung angezeigt. Mit manuellen Korrekturen kann die EFRE BB eine (pauschale) bestandteilunabhängige Korrektur der Ausgabenerklärung je Aktion vornehmen (nur im Status 30 bei Bescheinigungsbehörde). Mit manuellen Korrekturen kann die EFRE BB eine (pauschale) bestandteilunabhängige Korrektur der Ausgabenerklärung je Aktion vornehmen. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Summendarstellung In der Spalte Delta aus Bestandteilen wird die Differenz zur vorherigen bestätigten Ausgabenerklärung angezeigt. Hierbei werden bereits die aktuellen Änderungen (Sperrungen, Zurücknahmen) an der aktuellen Ausgabenerklärung berücksichtigt. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Summendarstellung Die Spalte Delta zum letzten Zahlungsantrag ist die Summe aus den Spalten Delta aus Bestandteilen und Manuelle Korrekturen. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Summendarstellung Die Spalte Kumulativ ist die Summe aller Delta zum letzten Zahlungsantrag aus allen im System vorhandenen Ausgabenerklärungen für die zugrunde liegende Aktion. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Funktionen Zwischen den beiden Tabellen befinden sich die Funktionsbuttons <Zurück zur Liste>, <Summen aktualisieren>, <Freigeben> und <Drucken>. Mit Zurück zur Liste wird wieder in die Übersicht der Ausgabenerklärungen gewechselt. Mit Summen aktualisieren wird die Ausgabenerklärung nach Änderungen aktualisiert. Nach vorgenommen Sperrungen, Aufnahmen und Zurücknahmen werden hiermit die Summen entsprechend angepasst. Mit Freigeben wird die Ausgabenerklärung akzeptiert und für die Aufnahme in den Zahlungsantrag freigegeben. *Steht der Button im Status 10 der Ausgabenerklärung nicht zur Verfügung ist die Ausgabenerklärung bitte mit <Summen aktualisieren> zu aktualisieren. Danach sollte der Button <Freigeben> eingeblendet werden. Dies wurde aus Sicherheitsgründen so programmiert, damit nur aktualisierte Daten freigegeben werden können. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Funktionen Mit Drucken kann die Druckansicht der Bildschirmanzeige aufgerufen werden. Mit Ausgabenbescheinigung wird eine pdf der Ausgabenbescheinigung und – erklärung erstellt und angezeigt © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Übersicht der Bestandteile In der Übersicht Bestandteile werden alle relevanten Ausgaben einer Ausgabenerklärung aufgelistet. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Übersicht der Bestandteile Filter- und Sortierfunktion Für eine bessere Übersichtlichkeit und Recherche können alle Spalten der Übersicht mit Hilfe der Filterfunktion durchsucht werden. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Übersicht der Bestandteile Unter Prioritätsachse und Aktion wird angezeigt, für welche Aktion die vorliegende Ausgabenerklärung erstellt worden ist. Die Bestandteile einer Ausgabeerklärung werden nach der EDV-Nummer des Projektes geordnet. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Übersicht der Bestandteile Für jedes Projekt werden die Bestandteile, die in die Ausgabenerklärung einfließen bzw. eingeflossen sind, einzeln aufgeführt. d.h. jeder Mittelabruf, jeder Ausgleich und jede Streichung innerhalb eines Projektes macht einen Bestandteil aus und damit eine Zeile in der Übersicht der Bestandteile einer Ausgabenerklärung Um welchen Bestandteil es sich jeweils handelt, kann den Spalten vom und Typ entnommen werden. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Übersicht der Bestandteile In der Spalte Ausgaben gesamt werden die mit diesem Mittelabruf, diesem Ausgleich oder dieser Streichung gemeldete Summe der Finanzierungsquellen angezeigt. Die Spalte Aufnahme dokumentiert, die Art und den Zeitpunkt der Aufnahme des Bestandteils in der Zeile. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung/ Übersicht der Bestandteile In der Spalte Sperrung wird angezeigt, ob dieser Bestandteil gesperrt wurde oder nicht. Liegt eine Sperrung vor, kann der Spalte Begründung entnommen werden, weshalb die Sperrung veranlasst wurde. In der Spalte Funktionen stehen die möglichen Funktionsbutton zu dem jeweiligen Bestandteil in der Zeile zur Verfügung. (Die Funktionen stehen nur im Status 10 der Ausgabenerklärung zur Verfügung.) © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung bearbeiten Welche Bearbeitungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung? Einen Bestandteil für die aktuelle Ausgabenerklärung sperren Einen mit einem vergangenen ZA bereits gemeldeten Bestandteil (wieder) zurücknehmen Einen gesperrten oder zurückgenommenen Bestandteil (wieder) aufnehmen (Sperrung rückgängig machen) © www.ecg.eu GmbH

Bestandteil sperren © www.ecg.eu GmbH

Bestandteil sperren Begründung für die Sperrung ist ein Pflichtfeld Test Begründung für die Sperrung ist ein Pflichtfeld © www.ecg.eu GmbH

Bestandteil sperren © www.ecg.eu GmbH

Bestandteil (wieder) aufnehmen Violett = war schon in einem Zahlungsantrag und ist im aktuellen Zahlungsantrag / Ausgabenerklärung gesperrt dies kann manuell erfolgt sein oder automatisch durch das System, wenn ein Projekt das bereits gemeldet wurde, widerrufen wurde © www.ecg.eu GmbH

Bestandteil (wieder) aufnehmen © www.ecg.eu GmbH

gemeldeten Bestandteil zurücknehmen Jede Ausgabenerklärung wird jeweils kumulativ gestellt. D. h, alle Bestandteile, die bereits mit älteren Ausgabenerklärungen gemeldet und gegenüber der EU-Kommission abgerechnet worden sind, sind wieder Bestandteil der aktuellen Ausgabenerklärung und können daher von der ZGS bei Bedarf auch wieder zurückgenommen werden. © www.ecg.eu GmbH

gemeldeten Bestandteil zurücknehmen Test Begründung für die Sperrung ist ein Pflichtfeld © www.ecg.eu GmbH

gemeldeten Bestandteil zurücknehmen © www.ecg.eu GmbH

Summen aktualisieren WICHTIG! Nach Bearbeitung der Bestandteile einer Ausgabenerklärung ist die Ausgabenerklärung mit zu aktualisieren. Nur eine aktualisierte Ausgabenerklärung kann von der ZGS freigegeben werden. Nur eine aktualisierte Ausgabenerklärung stellt den Button zur Verfügung. © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung freigeben Eine Ausgabenerklärung wird von der ZGS freigegeben, wenn alle Angaben der Ausgabenerklärung korrekt sind und die Bearbeitung abgeschlossen ist. Wird eine Ausgabenerklärung im Status 10 durch die ZGS freigegeben, wechselt die Ausgabenerklärung in den Status 11 und kann nicht mehr durch die ZGS bearbeitet werden. Ausgabenerklärungen im Status 11 fließen in den Zahlungsantrag ein Status 10 Nutzer ZGS Ausgabenerklärung wieder öffnen Nutzer ZGS bearbeitet seine Ausgabenerklärung Ausgaben sperren Ausgaben aufnehmen Ausgabenerklärung freigeben Status 11 © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung freigeben © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung freigeben xxxxxxx © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung wieder öffnen Eine Ausgabenerklärung kann im Status 11 von der ZGS wieder geöffnet werden, wenn der Zahlungsantrag noch im Status 10 (offen) und das Abschlussdatum noch nicht verstrichen ist. Status 10 Nutzer ZGS Ausgabenerklärung wieder öffnen Nutzer ZGS bearbeitet seine Ausgabenerklärung Ausgaben sperren Ausgaben aufnehmen Ausgabenerklärung freigeben Status 11 © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung wieder öffnen © www.ecg.eu GmbH

Ausgabenerklärung wieder öffnen Mit dem Statuswechsel wird geprüft, ob es noch relevante Mittelabrufe, Ausgleiche und Streichungen gibt, die der Ausgabenerklärung noch nicht zugeordnet sind. Ist dies der Fall, werden diese automatisch der wieder geöffneten Ausgabenerklärung hinzugefügt und in Folge nach erneuter Freigabe der Ausgabenerklärung noch in den Zahlungsantrag mit aufgenommen. © www.ecg.eu GmbH

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