Daten für den Einsatz von QIS vorbereiten Vorstellung der Referenten

Daten für QIS Einsatz vorbereiten StudentIn: Prüfungsanmeldung Änderungen/Ergänzungen abgebildeten Ordnungen sonstige Änderungen in den Daten PrüferIn: Ergebnisverbuchung Die Erläuterungen werden sich auf die QIS-Funktionen Prüfungsanmeldung (Student) und Ergebnisverbuchung (Prüfer) beziehen. Prüfungsanmeldung: Anmeldung, Rücktritt, Auskunftsfunktion (Prüfungsstand – Soll/IST) Ergebnisverbuchung: Verbuchung Noten/Punkte von angemeldeten Prüfungen, Verbuchen von nicht anmeldepflichtigen Leistungen, unbenotete Leistungen Was muss/kann an den bisher abgebildeten Prüfungsordnungen noch geändert werden, um das Aussehen des Anmeldebaumes optimal zu gestalten Was ist an Änderungen in den bisherigen Daten sonst noch notwendig, um die QIS Funktionen in Betrieb zu nehmen  parallel dazu wird Herr Safa an einigen Stellen passende Beispiele aus der QIS-Anwendung (Beispiel einer Hochschule) zeigen. Generell zu dieser Veranstaltung: Kenntnisse der Verarbeitungsvorgänge in POS werden vorausgesetzt!!! Herr Safa: kurze Vorstellung der Prüfungsanmeldung und Ergebnisverbuchung (Student 12, eine Anmeldung, Prüfer 15010 eine Notenverbuchung) aus WIWI

Kennzeichnung der Elemente, die angezeigt werden sollen Prüfungsanmeldung Kennzeichnung der Elemente, die angezeigt werden sollen Konto A Konto B Prüfung 1 Konto A angeboten im Semester 20031 Prüfung 2 Konto A angeboten im Semester 20031 Prüfung 3 Konto A angeboten im Semester 20031 Prüfung 1 Konto B angeboten im Semester 20031 Prüfung 2 Konto B angeboten im Semester 20031 Dummy X Konto C Konto D Prüfung 1 Konto C angeboten im Semester 20031 Prüfung 2 Konto C angeboten im Semester 20031 Prüfung 1 Konto D angeboten im Semester 20031 q Variante 1: Alle Elemente (Sätze in Tabelle pord), die im QIS-Anmeldebaum angezeigt werden sollen, müssen mit dem Auswahlkennzeichen q (für QIS) im Merkmal pord.pausw1/2/3 gekennzeichnet werden. Wird eine Prüfung mal bei einem Termin nicht angeboten (z.B. in einem Wiederholungstermin), so wird nicht die Kennzeichnung q entfernt, sondern nur der Prüfungsorganisationssatz nicht angelegt. Wird eine Prüfung zwar angeboten, soll aber über QIS nicht angemeldet werden, sondern nur über das Prüfungsamt, so wird keine Kennzeichnung q gesetzt, aber ein Organisationssatz muss vorhanden sein. Variante 2: Nur die obere Ebene kennzeichnen (Beispiel Nürnberg). Ein gekennzeichnetes Konto bedeutet  alle zugeordneten Prüfungen, die angeboten werden, werden angezeigt. Eine Differenzierung wie oben ist dann allerdings nicht mehr möglich. Die Konfigurationsdateien müssen entsprechend aufgebaut sein. Die Selects zum Lesen der Daten des Baumes für Variante 1 sehen anders aus als die Selects für Variante 2.

Kennzeichnung der Elemente, die angezeigt werden sollen Prüfungsanmeldung Kennzeichnung der Elemente, die angezeigt werden sollen Standardmässig wird in den QIS Konfigurationsdateien mit Auswahlkennzeichen 1 gearbeitet (pord.pausw1). Falls das schon belegt ist, gehen natürlich auch die Auswahlkennzeichen 2 und 3

Weitere Stufen in die Abbildung der Prüfungsordnung einziehen Prüfungsanmeldung Weitere Stufen in die Abbildung der Prüfungsordnung einziehen Grundlagenphase Modul 1 Modul 2 Veranstaltung 1 Veranstaltung 2 Veranstaltung 3 Veranstaltung 4 Modul 3 Modul 4 Veranstaltung 10 Veranstaltung 11 Veranstaltung 12 Modul 5 Veranstaltung 15 Veranstaltung 16 Vertiefungsphase Sie haben über das (Bachelor-) Studium mehrere Module (die als Konten angelegt sind) Diesen Modulen sind Veranstaltungen zugeordnet. So weit so gut – alles, was Sie zur Handhabung im Prüfungsamt brauchen, um Summen und Zwischennoten zu bilden, ist vorhanden Das Studium ist in Phasen unterteilt (Grundlagen-, Vertiefung-, Abschluss). Jedem dieser Phasen sind bestimmte Module zugeordnet. Diese Phasen sind bei der PO-Abbildung nicht mit abgebildet worden, weil sie nicht relevant waren (nicht für Auswertungen bzw. die Darstellung am Bildschirm LESB benötigt wurden). Bei der QIS-Anmeldefunktion sollen jetzt aber (wegen einer übersichtlicheren Darstellung der angebotenen Module) diesen Phasen mit angezeigt werden.  Diese Elemente müssen nachträglich in die Prüfungsordnungsabbildung noch mit aufgenommen werden – als Konten (Unterscheidung zwischen Zuordnungen Fn (mit labzuord) und q (ohne labzuord) )  Diese Elemente können auch als Prüfungsabschnitte bei den einzelnen PO-Elementen eingetragen werden (bei den Modulen und den zugeordneten Leistungen). Herr Safa: Beispiel Anmeldebaum mit eingezogenen Zwischenstufen! Aus Bauing Abschlussphase

Prüfungsanmeldung gleiche Prüfungen in verschiedenen Studiengängen Studiengang BWL 11/021 Prüfung 1 Studiengang VWL 11/021 Prüfung 2 11/021 Prüfung 3 11/175 Prüfung 1 11/175 Prüfung 2 11/175 Prüfung 3 Äquivalenz-zuordnungen Es gibt Prüfungen (z. B. des Grundstudiums) in 2 Studiengängen BWL und VWL Die Prüfungen sind studiengangspezifisch (also 2-mal) angelegt worden – jeweils für den Studiengang BWL einmal und noch einmal für den Studiengang VWL Zwischen gleichen Prüfungen dieser beiden Studiengänge sind Äquivalenzzuordnungen angelegt werden, damit Versuchszählungen etc. studiengangübergreifend laufen – bei Wechsel von einem Studiengang in den anderen und wenn die Prüfung in mehreren Versuchen abgelegt wird QIS läuft, was den Aufbau des Anmeldebaumes angeht, strikt bezogen auf einen Studiengang (den aktuellen Studiengang des Studenten oder , wenn 2 parallel studiert werden, den vom Studenten ausgewählten Studiengang). Deshalb werden Informationen zu älteren Versuchen einer Prüfung (zur zeit zumindest), die in einem Studiengang begonnen (1. Versuch NB) und in einem anderen Studiengang neu angemeldet werden sollen (2. Versuch) , nicht angezeigt.  deshalb sollte in solchen Fällen auf einen allgemein angelegten Veranstaltungspool übergangen werden. Die Veranstaltungen sind dann den jeweiligen studiengangbezogenen Konten zugeordnet. besser: Veranstaltungspool anlegen 11/xxx Prüfung 1 11/xxx Prüfung 2 11/xxx Prüfung 3

Prüfungsorganisationsdaten Prüfungsanmeldung Prüfungsorganisationsdaten Satz vorhanden  Prfg angeboten Satz nicht vorhanden  Prfg nicht angeboten Angebotskennzeichen (porg.angeboten) Prüfungsdatum (porg.pdatum) Prüfer (porg.ppruefer) Hilfsmittel (porg.phimi) usw. Anmeldezeitraum von (porg.datpananf) bis (porg.datpan) Rücknahme (Storno) möglich bis (porg.datrueck) Voraussetzung: Kennzeichnung q in pord.pausw1/3 muss vorhanden sein Das Kennzeichen angeboten J/N im Organisationssatz wird ausgewertet: Durchgestrichene Darstellung der nicht angebotenen Prüfungen (dazu wird das Angebotskennzeichen ausgewertet). Der Student sieht dann, aha, die Prüfung gibt es, aber nicht zu diesem Termin. porg.angeboten J  angeboten/N  nicht angeboten/1  nur Sommersemester/2  nur Wintersemester Prüfer, Hilfsmittel usw. werden in einem kleinen Zusatzdialog zur zusätzlichen Auswahl dem Studenten angeboten Storno ist zur Zeit noch prueck=2 und muss vor dem nächsten Termin aus dem Datenbestand gelöscht werden! Herr Safa: Beispiel Anmeldung mit Prüferauswahl und Prüfungsdatum! Herr Safa: Beispiel durchgestrichene (weil nicht angebotene) Prüfung! Bauing 24021

Eintragen von Anmeldezeitraum und Rücktrittsfristen Objekt PO Prüfungsanmeldung Eintragen von Anmeldezeitraum und Rücktrittsfristen Objekt PO Im PO-Objekt lassen sich diese Daten prüfungs- und prüfungsterminbezogen eintragen (Button Sonst)

Prüfungsanmeldung Eintragen von Anmeldezeitraum und Rücktritts-fristen Objekt Prüfungsorganisation Im Prüfungsorganisationsobjekt (Button weitere Kriterien) lassen sich diese Daten systematisch für mehrere Prüfungen in einem Schritt setzen (wenn möglich) Herr Safa: Beispiel verstrichene Anmeldefrist Bauing 24021

Prüfungsanmeldung mehrere Prüfungstermine – der Student kann bei der Anmeldung zwischen 2 Terminen auswählen Einige Prüfungen werden für 2 Termine angeboten Einige Prüfungen nur für den einen oder den anderen Termin Der Student soll bei der Anmeldung wählen können, für welchen Termin er sich anmelden will Die Prüfungsorganisationssätze werden mit der PO-Erfassungsfunktion oder mit den entsprechenden Kopierfunktionen angelegt QIS wertet das entsprechend aus Herr Safa: Beispiel für eine Prüfung mit 2 Terminen, gleicher Prüfer, gleiches Semester, unterschiedliches Datum Bauing 24011

Was wird von der anzumeldenden Prüfung angezeigt (Tabelle pord) Prüfungsanmeldung Was wird von der anzumeldenden Prüfung angezeigt (Tabelle pord) Prüfungsnummer Bezeichnung der Prüfung Art der Prüfung, Form der Prüfung Credits, Semesterwochenstunden usw. Beliebige Merkmale sind anzeigbar Reihenfolge der angezeigten Merkmale aus dem Prüfungssatz ist beliebig mindestens sollte die Prüfungsbezeichnung angezeigt werden, die aber auch nicht in Kurzform (möglichst o h n e Abkürzungen) Kommen immer wieder gleiche Merkmalsausprägungen vor, sollten diese nicht ausgegeben oder überarbeitet werden (z. B. PF für Pflicht)

Prüfungsanmeldung Was wird von einem bereits vorhandenen Prüfungsversuch des Studenten angezeigt (Tabelle lab) gar nichts Status und Note/Punkte Bonus- und Maluspunkte (auch Summen) Prüfungsdatum, Semester, Termin usw. Beliebige Merkmale sind anzeigbar Reihenfolge der angezeigten Merkmale aus dem Prüfungssatz ist beliebig Im Minimalfall wird über vorher vorhandene Versuche gar nichts angezeigt: Der Student erkennt an den Symbolen vor der Prüfung, ob er dort bereits schon ml einen Versuch abgelegt hat oder nicht und mit welchen Status das geendet hat (Bestanden, nicht bestanden) ACHTUNG: Außer im Fall der vorne beschriebenen Prüfungen, die in verschiedenen Studiengängen mit Äquivalenzzuordnungen angelegt sind. ACHTUNG: Das Ganze darf nicht zu breit werden!! Möglichst horizontales Scrollen vermeiden!!! Herr Safa: Beispiel Merkmale pord-Satz im Anmeldebaum! Herr Safa: klassisches Beispiel Merkmale lab_Satz im Anmeldebaum! (Felder Note, Status, Datum) WiWi 70109

Prüfungsabschnitte anzeigen Prüfungsanmeldung Prüfungsabschnitte anzeigen Grundstudium ……………………… Bei Studenten des GS sollen nur Prüfungen des GS angezeigt werden Bei Studenten des HS sollen nur Prüfungen des HS angezeigt werden Bei Studenten im GS mit Zulassung zu Prüfungen des HS sollen Prüfungen des GS + HS angezeigt werden  stg.vdkenn und stg.hdkenn müssen gesetzt sein und können von QIS ausgewertet werden Hauptstudium ……………………… Aufbau der Baumes sollen optimiert werden (zur zeit wird alles aufgebaut und dann auf unsichtbar gesetzt) Passiert über Kennzeichnung stg.vdkenn = ZU  Prüfungen GS stg.vdkenn = BE  Prüfungen HS  gegebenenfalls doch zur Information über Prüfungsergebnisse anzeigen!!! stg.vdkenn = ZU + stg.hdkenn = ZU  Prüfungen GS + HS stg.hdkenn = BE  keine Prüfungen Eine feinere Gliederung ist hier nicht möglich (z. B. bezogen auf 3 Phasen/Abschnitte) !!!!! Eine weitere Möglichkeit ist die Auswertung der Tabelle k_pabschn. Alle dort eingetragenen Abschnitte, die als Kennzeichnung bei den Prüfungen natürlich auch vorkommen müssen, werden im Anmeldebaum automatisch angezeigt (aber nicht weggeblendet). Herr Safa: Beispiel WiWi Fall mit abgeschlossenem GS, wo nur das HS angezeigt wird. Matrikel 10 WiWi VD ist bestanden

Nicht Prüfungsberechtigte Prüfungsanmeldung Nicht Prüfungsberechtigte Exmatrikulierte Beurlaubte Prüfungsanspruch verloren p_var wie in POS für Exmatrikulierte und Beurlaubte oder generell unterdrücken, das überhaupt ein Anmeldebaum angezeigt wird stg.pruefan = „N“ setzen, wenn wie auch immer der Prüfungsanspruch verloren wurde (durch Generierungsbedingungen, wenn EN oder Frist überschritten) Herr Safa: Ein Beispiel für einen Fall mit verlorenem Prüfungsanspruch Matrikel 11

Funktion und Berechtigung einstellen Prüfungsanmeldung Funktion und Berechtigung einstellen Tabelle k_pausw pausw dtxt fctn bedingung bedingung_g grpbearbkz QT QIS Anmeldung A1 J N Q Tabelle acc_view login fctn viewname where_part KUNZ POS.XT.AUS K k_pausw.grpbearbkz = „Q“ Muss pausw = QT sein? Nein, ist aber Standard. Wird QT nicht verwendet, müssen die Konfigurationsdateien angepasst werden. Das verwendete Login ist das Login, mit dem die POS-Anwendung gestartet wurde. Die Tabellen acc_view und acc_ctrl werden automatisch gefüllt durch das Programm view-Eintargen.exe Tabelle acc_ctrl login fctn KUNZ POS.QS.OK

Voraussetzungsbedingungen Prüfungsanmeldung Voraussetzungsbedingungen Voraussetzungsüberprüfungen JA Voraussetzungsüberprüfung NEIN Bei Voraussetzungsfehler wird die Anmeldung abgeblockt  Student meldet sich im PA Bei ungeprüfter Speicherung laufen die Anmeldungen unter Vorbehalt in das System  die Voraussetzungen (sofern überhaupt vorhanden) können später geprüft werden. Verschiedene k_pausw-Sätze mit unterschiedlichen Konfigurationsdateien  unterschiedliche Einstellungen hinsichtlich Voraussetzungen u. ä. Herr Safa: Beispiel Anmeldung mit Voraussetzungsfehlern (mit spezifischem Text!!)! Prüfung Mathe 2 (WiWi) hat als Voraussetzung die bestandene Prüfung Mathe 1!!! Matrikel 15 HINWEIS: Bei Voraussetzungen an Konten werden nur globale Fehlermeldungen übergeben (Zuordnung kann nicht durchgeführt werden)

Prüfungsorganisationsdaten Ergebnisverbuchung Prüfungsorganisationsdaten Prüfer muss eingetragen sein (porg.ppruefer und lab.ppruef1) Satz vorhanden  Prüfung wird dem Prüfer angeboten Satz nicht vorhanden  Prüfung wird dem Prüfer nicht angeboten Noteneingabe bis spätestens (porg.datnotend) Noteneingabe abgeschlossen (porg.noteab) Prüfer  2-stufig: angezeigte Prüfungen im Baum (Tabelle porg)  angezeigte Kandidaten (Tabelle lab)  porg.ppruefer, porg.zweitpruefer, lab.ppruef1, lab.ppruef2, Prüfergruppen Noteneingabefrist  Prüfung verschwindet vom Prüfungsbaum des Prüfers???? Noteneingabe abgeschlossen  Prüfer setzt es selber; Prüfung verschwindet vom Prüfungsbaum des Prüfers; PAmt kann es abfragen und Notenaushänge etc. produzieren. Herr Safa: Beispiel Prüfung mit Noteneingabe, Prüfung mit Punkteeingabe, unbenotete Prüfungen (Bestanden, nicht bestanden) Herr Safa: Notenverbuchung  Ergänzung der Anmeldungen mit Ergebnis (Prüfer 160515 Sommer) Leistungsverbuchung  weitere Kandidaten mit Ergebnis hinzufügen Notenansicht  nur bstandene und nicht bestandene aus Notenverbuchung und Leistungsverbuchung in Planung: Notenverbuchung und Leistungsverbuchung werden zu einer Funktion zusammengefasst

Eintragen von Noteneingabefrist im Objekt PO Ergebnisverbuchung Eintragen von Noteneingabefrist im Objekt PO Im PO-Objekt lassen sich diese Daten prüfungs- und prüfungsterminbezogen eintragen (Button Sonst)

Funktion und Berechtigung einstellen Ergebnisverbuchung Funktion und Berechtigung einstellen Tabelle k_pausw pausw dtxt fctn bedingung bedingung_g grpbearbkz QT QP QIS Anmeldung QIS Leistungsverbuchung A1 N1 J Q Tabelle acc_view login fctn viewname where_part KUNZ POS.XT.AUS K k_pausw.grpbearbkz = „Q“ QT/A1 gilt auch für Funktion Notenverbuchung (vorhandene Sätze mit Ergebnis versehen) – gleicher Satz von der Anmeldefunktion QP/N1 gilt für Funktion Leistungsverbuchung (neue Sätze anlegen) Tabelle acc_ctrl login fctn KUNZ POS.QS.OK

Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit! Daten für QIS Einsatz vorbereiten Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit! Verweis auf andere Veranstaltungen Neuerungen POS und QIS (ausführlich QIS-Prüferfunktionen) Veranstaltung zur Authentifizierung

Organisatorisches – Vorbereitung der Einführung Softwarebestellung – Softwareinstallation Server und Clients Festlegen: wer kümmert sich Festlegen: Zugang des Studenten zur Anwendung Informieren Datenschutzbeauftragen HIS Software mit allen notwendigen Zusatzkomponenten muss installiert und mit der Testkonfigurationsdatei und Testdatenbank lauffähig sein. Die Rechner (SB-Stationen oder normale PCs) müssen vorhanden und bezüglich der QIS-Software betriebsbereit sein. Eventuell muss noch zusätzliches Software beschafft werden, um die PCs sicher zu machen (KIOSK-Software, die verhindert, das unerwünschte Seiten aufgerufen werden können). Zuständigkeiten definieren . Es muss immer jemand da sein, der sich um die Betriebsbereitschaft der Anwendung und Technik kümmern kann. Konfigurationsdateien einspielen und zur Verfügung stellen Testumgebung einrichten Überhaupt die Software installieren und zum Laufen bringen wenn während der Anmeldephase mal was schief läuft. Es muss geklärt werden, wie für den Studenten der Zugang zur Anwendung geregelt wird (Sache der Hochschule). Martin: Unterstützung zu den obigen Punkten!

Organisatorisches – Vorbereitung der Einführung Funktionen gestuft in Betrieb nehmen Anmeldung Grundstudium Anmeldung Hauptstudium nur bestimmte Studiengänge auswählen Druck Anmeldebestätigung Änderung Anschriftendaten Druck Notenspiegel/Leistungsübersicht/Kontoauszug …………… Welche Teile des Studiums sollen über der Anmeldebaum zur Verfügung gestellt werden (Empfehlung: im ersten Schritt nur das Grundstudium nehmen) – im nächsten Schritt das Hauptstudium oder eine Leistungsübersicht Erst mal gucken, wie es läuft!!!!!  KLEIN anfangen!!!! Weitere Funktionen wie Anschriftenänderung Druck Notenspiegel/Kontoauszug erst später mit dazunehmen. Das Ganze stückweise aufbauen: Wenn eine Anmeldeperiode gut gelaufen ist, für die nächste einen weiteren Teil mit dazunehmen!!! Immer mehr nachgefragt: Parallele Inbetriebnahme von POS-GX und QIS aus Zeitgründen. Hier muss sehr gut getestet werden!!

Organisatorisches – Vorbereitung der Einführung Hilfeseiten für Online-Hilfe Anleitung auf Papier Vorgeschaltete Infoseiten vor der Anmeldevorgang – allgemeine Geschäfts-bedingungen Informationen für den Studenten (Accounts und Passworte mitteilen …) Die Online-Hilfe muss aufrufbar sein, bevor die Anwendung gestartet wird (der Student muss sich, bevor er in die Anwendung einsteigt, über die Handhabung informieren können) Zusätzlich zur Online-Hilfe: Anleitung auf Papier erstellen – eventuell eine Kurz- und eine Langform erstellen – Kurzform soll auf eine Seite (Vorder- und Rückseite) passen. Langform kann so ähnlich wie die Online-Hilfe aufgebaut sein. Auch an fremdsprachliche Anleitungen denken, wenn das vorkommt (englischsprachig, russisch). Die Anwendung selber lässt sich nicht auf eine andere Sprache einstellen (Button-Beschriftung, Feldbezeichnungen etc.) Nach Anmeldung des Studenten im System QIS und bevor die Prüfungsanmeldungen erfasst werden können, kann wahlweise eine HTML-Seite zwischengeschaltet werden, die allgemeine Geschäftsbedingungen/ Hinweise/Organisationsregeln enthalten kann (die Anmeldungen zur Prüfung sind nur gültig, wenn sich Ihre Anmeldung nach Ende der Anmeldezeit auf den Aushanglisten vor dem Prüfungsamt befindet…….). Diese sind im System nach dem Login vor die Anmeldung geschaltet, zusätzlich auf Papier, Aushang am Bildschirm, Ausgabe mit Ausgabe des Passwortes verbinden Herr Safa: Beispiel Geschäftsbedingungen Hannover

Organisatorisches – Vorbereitung der Einführung Konfigurationsdateien einrichten und testen Test mit mehreren Plätzen parallel durchführen Testen, ob Anleitungen/Hilfen verständlich sind QIS-Funktionen für Prüfungsamtsmitarbeiter einrichten (Betreuung) parallele Testumgebung schaffen Die QIS-Konfigurationsdateien müssen getestet werden: Möglichst für jeden Abschluss/Studiengang/ Vertiefung Fallbeispiele durchprobieren (werden die Bäume richtig dargestellt, stimmt die Menge der angebotenen Prüfungen etc.) Ist alles richtig eingestellt, sollte auch von mehreren Arbeitsplätzen probeweise erfasst werden. Es muss überprüft werden, ob die Anleitungen/Hilfeseiten verständlich verfasst sind und auch alle Eventualitäten enthalten. Die PA müssen selbst auch die QIS Funktionen nutzen können, z. B. um Studenten, die sich nicht anmelden können, kontrollieren zu können Während des Echtbetriebes müssen auch mal neue Konfigurationsdateien getestet werden können, ohne den Echtbetrieb zu stören (Testumgebung) Martin: Informationen zum Aufbau paralleler Testumgebung geben!