29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Geregelter Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Richard Lehner, Fachlicher Leiter Competence Cluster EIM Records Management & Compliance Fachtag 2011 Frankfurt / Main, 29.11.2011 Begrüssung Danke für die Einladung an PC Thema aus der Beraterbrille näher bringen Vorbereitung / Sichtung Material / praktische Erfahrungen = Erkenntnisse + mind. 2 Fragen 1. Erfolgreiche Einführung ECM als Plattform für RM ist primär nicht Technologie > sondern überwiegend Herangehen an Thema / Projekt und organisatorische Implementierung und Verankerung 2. RM als Werkzeug für Ordnung > ausgerechnet in D sowenig etabliert? D + ÖV + Wirtschaft ist Paradebeispiel für Ordnung und Genauigkeit => Österreicher 3. RM als zentraler Kern von ECM > Dienste + Serives? Andere Subset von RM wie bekanntere ILM?

29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen „Records Management projects are mandated by legal compliance issues - if you are not maintaining vital records that support business transactions your organization is open to major liability issues.“ „5 reasons why Content Managers need to care about Records Management „ By Seth Earley, Earley & Associates, Inc. Erkenntnis > wie dazu kam > was dahinter verbirgt, als auch beiden Fragen im Folgenden eingehen. unsere, meine Erfahrungen über Hürden und Bedenken bei den Unternehmen vorstellen genauso wie unser Herangehen an Projekte + Ganze abrunden mit kurzen Projektbericht.

Aufmerksame Leser/Hörer von Nachrichten entgegen deren Beteuerung 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Aufmerksame Leser/Hörer von Nachrichten entgegen deren Beteuerung Probleme Recht und Rechtfertigung in Wirtschaft und Öffentlichkeit Umfrage AIIM unter 396 Mitgliederunternehmen 30% mind. 1 x pro Jahr Legal Case 14% sogar 10 x und öfter pro Monat Leider keine Vergleichszahlen in D Persönliche Gespräche Kunden Automobil / Finanzsektor = Rd. 5 x pro Jahr Momentan Hochzeit lt. Presse Warum für ECM Branchen interessant? Legal Case kostet Geld, u. U. eine Menge Nicht nur Schadenersatz und Strafe Vor allem für die Beweismittelbeschaffung, Sicherung, Bewertung, Herausgabe eDiscovery bis zu 1 Milliarde US-$ Deswegen RM – strukturierte, geordnete, sichere und für jeden transparente Umgang mit Geschäftsunterlagen = MUSS / Wäre

Relevanz von RM in den Unternehmen 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Quelle: E-Discovery and ERM, AIIM Industry Watch 2010 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Realität in Unternehmen > Schnelldurchlauf ein paar Statistiken = diverse Studien der AIIM und von Forrester / Analysen & Berater USA Scheinbare Einsicht > befragten AIIM Mitgliedsunternehmen Immerhin Wichtigkeit des Themas in vergangenen 2 – 3 Jahren signifikant verbessert Mehrheit der Befragten Budgets für RM Projekte erhöhen bzw. zumindest nicht zurück fahren

Positionierung von RM in den Unternehmen 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Quelle: E-Discovery and ERM, AIIM Industry Watch 2010 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Auch Positionierung des Themas / Themenverantwortlichen macht Hoffnung Mehr und mehr werden Records Manager nicht nur in Unternehmen etabliert => verantwortlich lt. Visitenkarte Sondern in Projekte einbezogen Gemeinsam mit Kollegen aus Rechtswesen und Compliance = Ausrichtung und Triebfeder für RM Projekte Für mich nicht nachvollziehbar IT ausgerechnet bei Erstellung der Retention Policies nach wie vor so intensiv eingebunden Geht um Klassifizierung der Geschäftsunterlagen Klarstellung deren Lösch- bzw. Aufbewahrungsfristen / Kontext zu + in den Prozessen

Erwartungen und Treiber von RM in den Unternehmen 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Quelle: E-Discovery and ERM, AIIM Industry Watch 2010 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Gesichtete Ergebnisse = Kohärenz von Compliance und Records Management Treiber = Probleme rechtskonformer Umgang mit Geschäftsunterlagen + Auswirkungen + davon abgeleitet Erwartungshaltung an Problemlöser Erstaunlich = Financial Audits keine so wichtige Rolle als Treiber Obwohl häufig Argument pro RM als eAkte auf Websites der ECM Hersteller / Anbieter Erfreulich = RM als Teil und Treiber des generellen IM Vor noch nicht allzu langer Zeit noch ganz anders Auditorium = Wer kennt in D Unternehmen beschäftigen mit unternehmensweiten IM inkl. Information Governance?

Reifegrad von RM in den Unternehmen 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Ernüchternde Diagramme Delta „wir wollen haben“ = RM Lösung für Compliance, bzw. „wir haben“ = verantwortlicher Recordsmanager und Aussage 2011 = weniger 20% Befragte sicher dass digitale Geschäftsunterlagen sicher + zugänglich abgelegt Zeigt wahren Reifegrad von RM in Unternehmen Grund designierter Recordsmanager weniger oft in strateg. IT-Planungen involviert noch bei Anforderungsspezifikationen + Auswahlverfahren Vergleich: Aufkommen Image-Enabled Volltextdatenbanken – Einbeziehung Archivare + Dokumentare in Archivierungsprojekte = vergessen

Die Realität in den Unternehmen 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Quelle: E-Discovery and ERM, AIIM Industry Watch 2010 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Wenn Recordsmanager mehr in IT-strategische Planungen einbezogen Kurve Frage nach Sicherheit und Zugänglichkeit digitale Geschäftsunterlagen nicht nur steiler nach oben befragte Unternehmen auch sicherer sein können / Unterlagen nicht unerwünscht manipuliert + gesichtet Woher Unsicherheit – hier rechte Tabelle: Nur 8% von 629 Befragten – wichtige E-Mails in RM bzw. Archivsystemen Bei meisten ungeschützt, für jeden zugänglich aber schwer auffindbar in Fileshares Oder mangels Regelung irgendwo Auditorium: Kommt bekannt vor?

Die Realität in den Unternehmen 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Quelle: E-Discovery and ERM, AIIM Industry Watch 2010 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Unglaublich – verfügbare Lösungen – beide Ergebnisse Vieles zu Thema rechtskonformer und sicherer Umgang mit Geschäftsunterlagen Mit der Hand am Arm / oder auf Zuruf zu Mitarbeitern Kein Wunder Geschäftsführer + Manager bei Hinterfragung verunsichert + manche schlecht schlafen Schließlich per Gesetz haften sie im Schadensfall Oder verursachen Schaden für Unternehmen = unnötig hoher Risiken und Prozesskosten

Die Realität in den Unternehmen 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Quelle: E-Discovery and ERM, AIIM Industry Watch 2010 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Unternehmen gefordert ein-/ausgang Informationen > traditionelle Informationskanäle Neue Web 2.0-Anwendungen noch schneller und noch weniger kontrollierbar U-/geschäftskritische Informationen über diese Kanäle ein-/ausgehen = sowohl aus technischer wie organisatorischer Sicht – größte Herausforderung für Compliance Unter Kontrolle bringen = Kraftakt für viele U. > Change Management, Richtlinien, Anweisungen + Integration Kontrollmechanismen Ohne Vorteile für Kommunikation + Verkauf, aber auch Collaboration zu unterbinden Vielleicht Status Quo = Chance für ganzheitliches / nachhaltiges Herangehen digitale Unterlagen in den Kontext mit analogen stellen + aufbewahren = runde + prozesskostengünstige Compliancekonformität

Enthaltung kann teuer werden 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Unternehmenführung dringend Aufgaben nachkommen Zeigt nicht nur Presse > Grafik mit Kostenverteilung am Beispiel eD = nicht Strafgelder und Schadenersatzansprüche machen Case teuer = vor allem Prozesskosten für die Beweismittelbereitstellung Mapping mit vorhin genannter Summe bis zu 1 Mia. US-$ = wahren Kosten für eD Zugegeben > eD teuer im Vergleich „normalen“ Audits, Prüfungen, Rechtskonflikten aber Kostenverteilungsverhältnis – und damit die Einsparungspotenziale - bleibt mindestens vergleichbar

Nutzen und Mehrwerte von RM 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Nutzen Mehrwerte Sicherstellung der Rechtskonformität im Umgang mit Geschäftsunterlagen. Reduzierung von Risiken und Kosten bei der Beweismittelbereitstellung. Reduzierte Aufwände und Kosten bei finanz- und wirtschaftsrechtlichen Prüfungen und Auditierungen. Generelle Senkung der Kosten für Prozesse, Storage und Betrieb. eAkte: Alle fall- und vorgangsbezogenen Informationen sind im Überblick und stehen im Kontext zu den Geschäftsprozessen. eAkte: Ständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsfällen und –vorgängen. eAkte: Deutliche Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit, ggf. auch über die Grenzen des Unternehmens hinweg durch kontrollierte Einbindung von Lieferanten und Kunden. Kontrolliertes Ablegen und schnelles Finden. De-Personalisierung der Ablage und Archive. Ende des Chaos im Informationsmanagement – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Betrachtung RM aus amerikan. Sicht + zusammenfassend bisher gehörten Nutzenpotenziale = Sicherung der Rechtskonformität, Reduzierung von Prozess- u. Betriebskosten, Sicherung der Informationsobjekte Einsparungspotenziale bei Prozesskosten sichtbar > unsere erweiterte Sicht + Definition auf RM inkl. eAktenmanagement = eine Reihe von Mehrwerten = Eingespartes in den Büchern Wahrscheinlich AIIM ECM Industry Study 2011 gelesen : Challange für ECM = Beenden Informationschaos

29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen “RM can pay for Content Management projects - at one client, we found overt $1 Million in cost savings by eliminating over retained information. This included physical files that were past their retention periods as well as an enormous amount of electronic documents that no one every looked at, cared about, or needed for anything.  By freeing up all that drive space and eliminating fees for physical records, the organization was able to justify staff to manage content, new applications and consulting services.”  „5 reasons why Content Managers need to care about Records Management „ By Seth Earley, Earley & Associates, Inc. Sie diese Folie Geldgeber vorlegen = Budget nicht nur genehmigt = Sie Mitarbeiter des Jahres Nur Aufräumen = merklich spürbare Entlastung des Geldbeutels der CIOs

Ist RM deswegen ein Boom-Thema? 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Nach Vorgestelltem, Nutzen, Mehrwerten + enorme Einsparungspotenziale RM sollte Boom-Thema – wie wir wissen nicht – warum? Umfrage Forrester Mitte 2010 > Befragten scheuen Komplexität + Laufzeit als auch verbundene Kosten Chart zeigt aber auch – Möglichkeiten RM von Herstellern nicht / nicht verständlich + nachvollziehbar genug kommuniziert = Verunsicherung bei den Unternehmen Genauso wie nicht gemachte Hausaufgaben

Was sind die Herausforderungen und „Hindernisse“? 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Organisation Kontinuierlich stark anwachsende Anzahl eingehender und produzierter multimedialer Informationsobjekten. Stetig wachsende Anforderungen aus Gesetzen, Richtlinien, Verordnungen und Best Practices. Fehlende/mangelhafte Grundlagen: Information Governance, Policies, Standards, Rolle „Owner“, Prozesstransparenz. Fehlende Integration der Richtlinien in das IKS der Unternehmen. Ziel- und Interessenskonflikte zwischen den bereichsspezifischen Stakeholdern. Fehlende/mangelnde (Management) Awarness/Attention, Ressourcen und bereichsübergreifende (Prozess)Sicht. Zunehmend hoher Druck aus Wettbewerb und bei den Kosten. Keine Business Case-Betrachtung: Aufwände und Kosten werden gesehen, nicht aber Nutzen und Mehrwerte. Globalisiertes, internationales Business erfordert internationale Rechtskonformität. IT Fehlende Einsicht in die fachbereichs- und compliancespezifischen Anforderungen. Blick auf das große Ganze fehlt: Keine/gering ausgeprägte ECM- und IM-Strategie. Keine/geringe Verankerung/Awarness im C-Level-Management (kein CIO Chef Information Officer, Recordsmanager) Zumeist techniklastige Herangehensweise (Thema „Enterprise Search“ oder auf CMIS basierte Client-Ansätze) Fehlende/mangelhafte Grundlagen wie „Information Map“ und IT-Inventarisierung. „Inkompatible“ Technologien und – zumeist von den Fachbereichen getriebene - Insellösungen. Hersteller Fehlende, stagnierende Innovationen. Fehlende Interoperabilität zwischen den Technologien. Rudimentäre Kenntnis über die brachenspezifischen Anforderungen. Angebote zumeist „siloorientiert“ und auf schnellen OE aus. Unverständliches, intransparentes Lizenzmanagement oder/und Pricingmodell. – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Gespräche mit Beratungskunden bzw. Herstellern / Anbietern + eigene Erfahrungen > warum RM schwierig zu verkaufen > was sind die Hürden = Vielseitig Zusammenfassend Entscheidungsträger und Geldgeber a), rechtlichen Verpflichtungen + damit verbundenen Aufgaben / Risiken > Umgang mit digit. Unterlagen nicht bewusst, b) wertschöpfende Tagesgeschäft – keine Zeit, c) geringe Information techn. Machbare, d) mangels Business Case – nur Kosten – nicht Mehrwerte IT A) Kein/wenig Überblick Anforderungen Fachbereiche oder verstehen nicht B) Schlechte Verankerung im Unternehmen > strateg. aber teures Projekt unverkaufbar C) Hausaufgaben nicht gemacht (Auditorium: Wieviele CIOs bekannt, die zumind. mittelfristige ECM-Strategie in Schublade) Hersteller Mangel an Kommunikation oder Mitteilungsfähigkeit Fehlender langer Atem > lieber heute schnellen OE mit Insel > als übermorgen langlaufendes / umsatzstarkes Projekt als wahrer Problemlöser Fehlendes Branchen Know-how = Sprache des Kunden Projekt verkauft! – Herausforderung = verantwortliche Manager bei der Stange zu halten Langfristige RM-Projekte werden von tagesaktuellen Zwängen in Hintergrund gedrängt

29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen “But most importantly, a records management project can help with the development of taxonomies, metadata and information architecture.  File plans are the equivalent of Information Architecture in RM and can be developed with multiple purposes in mind. One can develop a file plan for legal compliance that can also be used for retrieval of information assets in the context of a work task.  So RM programs can be knowledge management programs.”  „5 reasons why Content Managers need to care about Records Management „ By Seth Earley, Earley & Associates, Inc. Noch ein Mehrwert konsequent umgesetzter RM-Projekte. Nachdem bisher hergezogen über leidtragende Unternehmen als auch Hersteller und Anbieter Vorstellung, wie wir an solche komplexe Projekte heran gehen + Erfahrung gemacht Wir = CC-EIM > paar Sätze später dazu

Kontinuierliche Verbesserung Die Lösung: Pragmatismus und standardisiertes Vorgehen MEC Methodik für strategisches ECM Consulting 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Initiierung Assessment Ist-Analysen Delta-Analyse nach ECM Maturity Modell Planung ECM Blueprint Lösungskonzept (Grobkonzept) Change Management Plan Vergabe Vorauswahl möglicher Anbieter (max. 7) Request for Information (incl. Kostenschätzung) Präsentationen der Anbieter Short List (max. 3 Anbieter) Request for Proposal & Interview Referenzen Design Test-Szenarien & Vergleichstests (PoC) Implementierung Feinspezifikation / Pflichtenheft Spezifikation der Abnahmetests Fortwährend Überprüfung der Qualität Projekt Management (PMBoK) Erstellen einer Verfahrens- dokumentation Konzept, Planung, Coaching Rollout Vorstellung ECM Präsentation Vergleichsprojekte Identifizierung Anforderungen Kick-Off Validierung Delta-Analyse Soll / Ist Identifikation Optimierungs- und Nachfolgeprojekte Initiierung Assessment Planung Validierung Implemen-tierung Vergabe Kontinuierliche Verbesserung Projektmanagement Qualitätsmanagement Risikomanagement Change Management – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Grundlagen – neben gesunden Pragmatismus – Vorgehensmodell MEC (u.a. Mike2 + Erfahrungen) Mit Set hochstandardisierter Werkzeuge Motivation= ganzheitliche Betrachtung ausgerichtet auf Nachhaltigkeit und Regelkreis kontinuierlicher Verbesserung erzielter Ergebnisse

MEC Phasenmodell Change Management 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Projekt-Initiatoren, Entscheidungsträger, Prozess- und Data Owner, Stakeholder, IT, Information-Officers Prozess- u. Data Owner, Fachbereichsleiter, Sachbearbeiter, Organisatoren, Compliance und Qualitätsmanager, IT, Information-Officers, Prozess- und Data Owner, Fachbereichsleiter, Sachbearbeiter, Organisatoren, Compliance und Qualitätsmanager, Legal, IT, Information-Officers, Entscheidungsträger und Sachbearbeiter pilotierter Fachbereiche, IT, Prozess- und Data-Owner, Entscheidungsträger, Stakeholder, Sachbearbeiter, Fachbereichsleiter, Compliance- und Qualitätsmanager, Legal, IT, Information Officer Workshops, Einstiegsfolien Projektideen und ECM-Portfolio, Brainstorming, Maturity Modell ECM/RM, Fragebögen, Checklisten, Interviewleitfäden, Assessment-Matrix, SWOT, Dokumentationen Best Practises DB, IDEF-Prozesstemplate, Szenarien-Labor, Digital Mock-Up Unterlagen für Betriebseinführung und Schulungen, ITIL, Templates für Planung und Projektdokumentation, Best Practices, Templates für Durchführung und Bewertung Abnahmetests, Template für Cost-Benefit Analysis der Nachfolgeprojekte Vorstellung ECM und Leistungsportfolio, Präsentation Projektidee, Identifizierung betroffene Fachbereiche, Bildung Projektteam, Kick-Off IST- Analyse von Organisation, Prozessen, Fachbereichsanforder-ungen, Compliance und Informations-management Delta-Analyse Assessmentergebnis und Projektziele, Erstellung ECM-Blueprint, Ableitung Strategie und Konzepte, Zielpriorisierung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Projekt- und Teilprojektplanung Erstellen Pflichtenhefte und Detailpläne mit Lieferanten, Definition erster Piloten, Validierungstests und Rollout-Planung und Durchführung Erstellung von Testszenarien für die Abnahme und Erfolgskontrolle, Deltaanalyse IST/SOLL, Identifizierung Verbesserungspotenziale, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Gemeinsame Projektzielfindung IST-Beschreibung Organisation, Prozesse, Fachbereiche, Compliance, Informationsmanagement, Handlungsempfehlungen und Vorgehensmodell Nachhaltiger ECM-Bebauungsplan, Grobkonzept mit alternativen Lösungsansätzen, Bewertungsgrundlagen, Meilensteinplanung Pflichtenhefte, Gesamtkonzepte Organisation und Prozesse, Verfahrens-dokumentation, Implementierung Abnahme-Testprotokolle, Abweichungsalyse IST/SOLL, Grobkonzept kontinuierliche Verbesserung, Entscheidungsvorlagen und Beschreibung Nachfolgeprojekte Wer Tools Was Ergebnisse Initiierung Assessment Planung Vergabe Implementierung Validierung Prozess- und Data-Owner, Fachbereichsleiter, Sachbearbeiter, Templates für Requests for Information, Lastenhefte, Bewertungskataloge Benchmarks, Interviewleitfäden Referenzbesichtigungen Detailkonzept, Gewichteter Kriterienkatalog, Testszenarien, Besichtigung und Interview von Referenzen, Ausschreibungen, PoC, Benchmark Grobkonzept für Vorauswahl, Feinkonzept für Shortlistbildung und nachvollziehbare Lieferanten-Entscheidung Change Management – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Jedes Projekt wird vordefiniertem Phasenmodell unterworfen Phasen aufgebaut – als einzelne oder gruppe Leistungsbausteine herausgeschnitten – beauftragt und umgesetzt Jeder Phase – exakte Zuordnung Arbeitspakete, Rollen, Werkzeuge und Ergebnisse + wichtigster Task als phasenübergreifender Prozess > Change Management = Mensch im Mittelpunkt

MEC Toolbox: RM Maturity Model 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Headline Categories The extent to which records management is integrated with the organisation’s policies and processes Business Integration The extent to which records management is aligned with the organisation’s applications Application and Information Alignment The extent to which records management policies are reflected in the organisation’s content management practices Content Management The extent to which records management policies are implemented in the organisation’s storage infrastructure Infrastructure and Service Management Initial (ad hoc) Repeatable (Documented) Defined & Measured Managed (Automated) Optimized (continuous improvement) Levels Of Category Maturity 4 5 3 2 1 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Entscheidender Grundstein für Erfolg oder Misserfolg im Projekt = umfängliche Erhebung und Einschätzung der Ausgangslage: Wo steht Kunden bei Kick-Off Welchen ECM-Reifegrad nehmen sie ein Organisatorisch wie informationstechnologisch

MEC Toolbox: RM Maturity Model - Methodik 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Maturity Level of XY as of MM/YYYY Headline Initial (ad hoc) Repeatable (Documented) Defined & Measured Managed (Automated) Optimized (continuous improvement) Business Integration Processes Policies Governance Process Value Requirements Application Alignment Process Policies Governance Alignment Value Access Data Management Metadata Processes Data Protection Metrics Infrastructure and Service Management Storage Services Storage Connectivity Security Movement – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Jeder vom Projekt betroffene Aspekt – untersucht – nach Reifegrad eingestuft Z.B. Richtlinien > auf Zuruf > dokumentiert damit nachvollziehbar > definiert und überprüfbar > eingebunden in Kontrollsystem > unterliegen regelmäßigen Überprüfungs- / Anpassungsprozess

MEC Toolbox: IDEF Integrated Definition Modelling 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Identifizierung, Bewertung und Priorisierung von Handlungsbedarfen die zu Erreichung der Projektziele führen und als Grundlage für die Konzeption, Ausschreibung und Auswahl von Lieferant und Produkt dienen. Durchführung nach dem T-Systems Vorgehensmodell MEC zur Durchführung strategischer ECM Projekte mit Nachhaltigkeit und auf Basis des ECM Maturity Models. Unternehmen & Organisation GRC Management, Fachbereiche, Stakeholders Personal & Arbeitsplätze Geschäftsprozesse & Arbeitsabläufe IT-Infrastruktur und Bebauungsplan ECM-Infrastruktur Klassen- und Metadatenmodelle Ablage und Archivierung Input Output Tools, Ausführung Control Data MEC Vorgehensmodell: Begehungen, Workshops, Interviews, Brainstorming; Leitfäden, Checklisten, Fragebögen, SWOT, IDEF, etc. Unterstützung durch Prozess- und Data-Owner, Fachbereichsleiter, Sachbearbeiter, IT, Compliance- und Information Manager Branchenspezifische Gesetze und Regularien die z.B. den Umgang mit Geschäftsunterlagen und -daten regeln. Interne Vorgaben und Arbeits-anweisungen, z.B. zur Bearbeitung und zum Umgang mit jeglicher Art von Geschäftskorrespondenz Analyse- und Ergebnisprotokolle IST-Beschreibungen (Modifizierter) ECM Blueprint Assessment Matrix Beschreibung Handlungsbedarfe und Handlungsempfehlungen Ergebnisdokumentationen Ergebnispräsentationen Entscheidungsgrundlagen Protokolle, Beschreibungen, Dokumentationen und Präsentationen in MS Officeformaten und als PDF/A Bereitstellung Prozessdokumentation nach IST und SOLL; Einstiegspräsentationen ECM, – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Für Erhebung und Analysen > Steuerungselement für Interviews, Workshops, Checklistenerhebungen = IDEF-Modell Ursprünglich entwickelt von US-Luftwaffe Heute offene Modellierungssprache In verschiedenen Ausprägungen für Prozessanalysen und –modellierungen Für Datenmodellierungen Für Aufbau von Metadatenmodellen

Facts & Figures: Praktische Umsetzung im Projekt 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Projektleitung Koordination, operative Vorgaben Projektteam Sammlung, Spezifikation, Abstimmung und Konsolidierung der Anfroderungen Geschäftsführung IT (Dienstleister) Fachabteilungen Qualitäts- u. Prozessmanagement Prozessüberwachung und –verbesserung Richtlinien, Aufgabeninhalte Zielvorgaben Regelmäßige Kontrolle, Projektlenkung Neutrale externe Unterstützung Spätere technische Administratoren Technische Anforderungen Spätere Anwender Fachliche Anforderungen – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Mindestens genauso entscheidend > Zusammenstellung und Etablierung adäquates Projektteam Begriff TEAM hier im weiteren Sinne Kernteam, arbeitet permanent an dem Projekt > Mitglieder = vom Projekt direkt betroffene U-Bereiche Darum rankende Instanzen wie Experten- und Lenkungskreise sowie ein Eskalations-Gremium = nur im Bedarfsfall Als externe Mitarbeiter sehen wir uns i.e.L als Unterstützer Coache Mentoren + notfalls „Übersetzer“ > Fachbereiche und IT bzw. Fachbereiche untereinander verstehen sich nicht

Facts & Figures: Praktische Umsetzung im Projekt 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Beispiel konkretes Projekt Neben Co-Gesamtprojektleitung gemeinsam mit Kunden Zeitweise bis zu 7köpfiges Beraterteam hat an verschiedenen Arbeitspakete gearbeitet Z.B. Erhebung und Analyse konzernweiter Daten- und Dokumentenwirtschaft Ziel: Dokumentenklassenmodell inkl. Definition von Sicherheitsstufen und Aufbewahrungs- bzw. Löschfristen Aufwand: > 100 Interviews für Erhebung und Validierung Bestandteil neuer konzernweit gültiger Unternehmensrichtlinie => regelt generellen Umgang mit dig. / anal. Geschäftsunterlagen + E-Mail im Speziellen, inkl. Ethik-Richtlinien Mitarbeit bei Erstellung der Richtlinie Ausarbeitung u.a. Empfehlungen Umgang externen Devices (Handhelds, Blueberries, ext. Festplatten und USB-Sticks) Ziel: alle Informationsobjekte – dem Klassenmodell + durchgängiger Ablagestruktur + zentralem Metadatenmodell zu unterwerfen Richtlinie zukünftige Beschaffung IT > Anforderungskatalog für „Informationsverarbeitende Systeme“ = Überprüfung muss jedes zu beschaffende System standhalten Last but not least > ECM Blueprint auf Basis des erfolgten Assessments und Lösungskonzept Erster konkreter Schritt = Einführung E-Mailmanagement => wir = Anforderungsanalyse, Spezifikation, Auswahl, Abnahme bis Rollout-Planung

29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen “In summary, a records management perspective will add value to your content management initiative.  Take a records management perspective in throwing away the things that are not needed.  If a piece of content is not needed for a business purpose, and is not needed for a legal purpose, then eliminate it.  More importantly, an RM perspective helps identify what is important from one very valuable perspective - the legal and regulatory compliance perspective. This can save your company a boatload of time, trouble and money.”  „5 reasons why Content Managers need to care about Records Management „ By Seth Earley, Earley & Associates, Inc. Zugegeben, nicht nur eines der bisher am längsten laufenden Projekte, sondern auch eines der spannendsten mit ganzheitlichem + nachhaltigen Charakter bei dem ich als Gesamtprojektleiter und Management Berater mitarbeiten durfte.

Enthaltung fördert Chaos und Risiko, Aufschub die Kosten Schlussfolgerungen 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen RM Projekte erfordern Management Awarness und Attention RM Projekte sind 20% Technologie, aber 80% Organisation RM Projekte erfordern frühzeitiges und konsequentes (Human) Change-Management RM Projekte erfordern Ganzheitlichkeit und Nachhaltigkeit Enthaltung fördert Chaos und Risiko, Aufschub die Kosten – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Was haben wir aus unseren Projekten gelernt? Auf Grund ihrer Laufzeit und Kosten - konsequente RM-Projekte mit der Absicht der Nachhaltigkeit anzugehen. Es macht wenig Sinn, dabei halbe Schritte zu gehen. RM-Projekte nur erfolgreich abgeschlossen > von vorneherein als Chefsache gesehen und initiiert – bis Schluss in deren Fokus bleibt. Und, … frühzeitig und umfänglich Change Management – insbesondere Human Change Management betrieben Dabei zu sparen wäre die falsche Stelle. erster Blick - RM wie eine Versicherung, die nur Kosten verursacht, wird bei vielen Unternehmen mit einem Satz abgetan „Wofür brauchen wir das? Es wird schon nichts passieren“. Dastdies eine der berühmten Milchmädchenrechnungen = zeigt die Realität kostentreibenden Rechtsfällen in Unternehmen + führt spätestens beim nächsten zum bösen und teuren Erwachen. Unternehmen die Mühe machen > nur einmal öfter und genauer hinzusehen > wenigsten einmal einen Business Case dafür zu erstellen = würden das wahre Potenzial von RM- und eAkten-Projekten erkennen und nachrechnen können.

T-Systems und ECM/EIM auf einen Blick !"§==Online= !"§==Mobile= DeTeFleet 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen CC-EIM Competence Cluster EIM Als eigene Stabsstelle im Geschäftsbereich EIM organisiert Produktneutrales und herstellerunabhängiges strategisches ECM Consulting De-Mail Consulting als eigenes Portfolio-Element Internationale Beratungsprojekte Entwicklung eines eigenen Vorgehensmodelles Richard Lehner Leitung des CC-EIM Im ECM-Sektor aktiv seit 1987 14 Jahre selbständiger Managementberater und Business Development Coach Mitarbeit in ECM-Projekten verschiedenster Ausprägungen in nahezu allen Branchen Beratungstätigkeiten in 2 Projekten der EU www.richardlehner.com T-Systems EIM, als eigener Geschäftsbereich in der SI von T-Systems verankert, umfasst ECM, BI und CRM. Mit ECM seit > 20 Jahren als Hersteller von ImageMaster und Integrator von Documentum, Opentext, FileNet und MS Sharepoint auf dem Markt. 28 Mio. Anwender von ImageMaster greifen mit täglich 1.5 Mio. Suchanfragen auf 17 Mrd. Dokumente zu. Plan-Build-Run Implementierungen von der Planung über die Implementierung bis hin zu ECM Cloud-Services 29.11.2011 Kurze Werbeeinblendung ein eigener Sache Was meiste nicht wissen > T-Systems einer der ECM Dinosauriere = seit mehr als 25 Jahre im ECM-Business Was die meisten auch nicht wissen = ImageMaster – TSI eigene ECM Plattform = nachweislich eine der leistungsfähigsten und stabilsten Archivsystem Am Beispiel EADS => Maßstab 1:1 Aufbewahrung Bau-/Betriebsdokumentation Airbusentwicklung + Produktion > garantierte Reproduktionsfähigkeit über 99 Jahre > 30 m Bauzeichnungen Airbusflügel Anderes Beispiel Bundesagentur für Arbeit => IMA als Archiv für eAkten-Anwendung => Nachweispflicht = 10.000 gleichzeitiges Zugriffe pro Sekunde Neues Betätigungsfeld Bereich EIM = Managementberatung Strategisches ECM im CC-EIM Ausschl. Strategieberatung zu Einführung, Harmonisierung, Konsolidierung, Migration und Optimierung von ECM-Landschaften Schwerpunkte Compliance und content-centric Prozesse Weder eigenem noch Produkten der TSI Integrationspartner verpflichtet = Beratung herstellerunabhängig und produktneutral Ausführungen zu meiner Person erspare ich Ihnen Nachzulesen unter www.richardlehner.com

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. 29.11.2011 – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Geregeltere Umgang, Transparenz und konsequentes Management (digitaler) Geschäftsunterlagen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. T-Systems International GmbH Competence Cluster EIM richard.lehner@t-systems.com Richard Lehner Senior Consultant ECM – öffentlich– Richard Lehner, CC-EIM / Records Management & Compliance 29.11.2011 Vielen Dank bis hierher. Sollten Sie noch Fragen haben, stehe ich Ihnen jetzt oder anschließend gerne zur Verfügung.