Teleseminar: Usability Engineering Groupware Anforderungen an CSCW – Arbeitsplätze Christiane Klein, Steffen Kasper, Thorsten Hub, Philipp Bittner

Agenda Einleitung CSCW Groupware Mensch – Maschine – Interaktion ! Einleitung CSCW Groupware Mensch – Maschine – Interaktion Vorteil und Probleme von Groupware Ausblick Diskussion

Einleitung !

CSCW – Der Begriff CSCW „Computer Supported Cooperative Work“ technologienunabhängig stark von sozialen Einflüssen beeinflusst

CSCW – Dimensionen von CSCW Zwei Dimensionen von CSCW Ort: zentral oder dezentral Zeit: synchron oder asynchron

CSCW – Technologien I Koordination Interaktion allgemein „die Verwaltung von Abhängigkeiten zwischen zielgerichteten Aktivitäten“. Interaktion „das aufeinander bezogene Handeln zweier oder mehrerer Personen [...] unter Benutzung vernetzter Computer als Medien“.

CSCW – Technologien II Verteilung Technologie beschreibt die unterstützte räumliche Verteilung der kooperierenden Teammitglieder“. Technologie Einteilung der CSCW - Systeme in Technologieklassen, je nach Grad der gestellten Anforderungen an Bandbreiten und Technik.

Groupware – Definition und Kontext nicht eindeutig zu definieren, denn er umfasst ein breit gefächertes Spektrum „System aus Software und eventuell benötigter Hardware zur Unterstützung und Realisierung von Telearbeitsplätzen“

Groupware – Anforderungen I Partitionierung Aufteilung eines Projektes Koordination Abstimmung der Zusammenarbeit

Groupware – Anforderungen II Kooperation Gemeinsame Oberfläche Zugriff auf gleiche Informationen Kommunikation Existenz von Informationskanäle

Groupware – Anforderungen III Effizienz Geringere Kommunikationswege Offene Systemarchitektur Unabhängigkeit vom Betriebssystem Anpassung an zukünftige Systeme und Upgrades vereinfacht Transparenz User dürfen Überblick nicht verlieren

Groupware – Funktionen I Elektronische Post Zeit- und Aufgabenmanagement (Groupscheduler) Terminkalender aller Mitarbeiter Verwaltung von Ressourcen Datenbanken Gemeinsame Informationsquelle aller Benutzer

Groupware – Funktionen II Hypertext – Systeme bestehen aus Knoten und Verbindungen (sogenannte Links) Knoten entsprechen den Informationen Gruppeneditoren Screen Sharing oder Coautorensysteme Darunter versteht man zum Beispiel „Splitscreen“

Groupware – Funktionen III Konferenzsysteme Text-, Audio- und Videokonferenzen, hier wird die Raum- und Zeitgrenze überwunden Informationsverteilung Datenbanken oder andere elektronische archive Arbeitsfluss – Automatisierung Workflow - Management

Groupware - Komponenten Drei wichtige Komponenten: Kollaborationsfähige Software Hardware - Plattform Netzwerkverbindung zwischen den Benutzern

Groupware – Komponenten I Software - Komponenten Videokonferenz erlaubt mehreren Benutzern sich über Echtzeit-Video zu sehen Vorteil: Gestik und Mimik des Gegenübers beobachtbar Videokonferenzsysteme oft mit eigener Systemsoftware in Konferenzräumen installiert Systeme am Arbeitsplatz mit Webcam und Mikrofonen

Groupware – Komponenten II Software - Komponenten Audiokonferenz erlaubt Benutzern in Echtzeit miteinander zu sprechen Kombination aus Audiokonferenz per Telefon und Präsentation über entsprechende Software möglich Mittel: Headset/ Mikrofon-Kombinationen oder Konferenztelefone ohne Hörer

Groupware – Komponenten III Software - Komponenten Shared Whiteboard stellt Benutzern gemeinsame Fläche zur Verfügung kann als Chatroom „missbraucht“ werden Application sharing dieselbe Anwendung kann zeitgleich von mehreren Benutzern verwendet werden die zur Anzeige benötigte Software muss nicht von allen Benutzern besessen werden

Groupware – Komponenten IV Software - Komponenten Product Library Application Speicherung aller für eine Groupware-Sitzung benötigten Informationen Zugriff mittels Webbrowser Strenge Zugriffskontrollen E-mail Multimediamail

Groupware – Komponenten I Hardware - Komponenten Plattformunabhängigkeit Netzwerkverbindung zur Datenübertragung zwischen PCs und Workstations über LAN (Local Area Network) oder WAN (Wide Area Network) Router verteilen und steuern Datenpakete im Netzwerk Bündelung der Arbeitskanäle

Groupware – Komponenten I Das World Wide Web Das WWW setzt auf dem vorhanden Internet und seinen Tools auf Ablage von Dokumenten in bestimmten Format auf Servern Zugriff auf Dokumente mittels Client-Software (Browsern) Verständigung zwischen Client und Server meist mittels HTTP- Protokoll Verwendung der TCP/IP-Technologie

Groupware – Komponenten II Das World Wide Web Vorteile Verfügbarkeit für alle Systemplattformen Klartextablage der Informationen Nutzung existierender Anwendungen und Datenbanken Leichter Zugriff auf dezentral verteilte Informationen

Groupware - Komponenten III Client - Server - Architektur Server stellt Dienste zur Verfügung auf zentralem Server werden Daten und Dokumente für eine Konferenz gehalten bildet als Konferenzserver virtuellen Konferenzraum für Teilnehmer Client ruft Dienste des Servers (ereignisgesteuert) ab und nutzt diese Browser der Konferenzteilnehmer stellen Client-Software

Groupware - Komponenten IV BSCW Basic Support for Cooperative Work Web basiertes asynchrones CSCW-System ermöglicht gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten Dokumentenverwaltungssystem, bestehend aus Web-Server und Datenbank Zugriff mittels Standard-WWW-Clients Arbeitsbereich kann unterschiedliche Objekte enthalten Versionenverwaltung Mitgliederverwaltung

Groupware - Komponenten V Lotus Notes Lotus Notes verbreitete CSCW-Anwendung für asynchrone Zusammenarbeit dient zur Entwicklung von CSCW-Werkzeugen wurde als Client-Server-Lösung eines verteilten Datenbanksystems konzipiert wesentliches Merkmal ist der Replikationsmechanismus beinhaltet Funktionen wie Terminmanagement, Gruppen- und Teilnehmerverwaltung interaktive Eingabemasken ermöglichen Realisierung von Groupwarefunktionen

Mensch - Maschine – Interaktion I Konkurrenzproblematik Problematik konkurrierender Aktionen kooperierender Benutzer Zugriffskonflikte müssen bei CSCW anders behandelt werden, da Mensch UND Maschine beteiligt sind Echzeitfähigkeit von elektronischen Konferenzen kaum erreichbar Laufzeitverzögerungen können Inkonsistenzen bei den Replikationen erzeugen

Mensch - Maschine – Interaktion II Modellwahl für Konfliktsituationen Zugriffskontrollmechanismen sinnvoll, da wahlloser Zugriff mehrer Benutzer zu Irritationen und Konfusionen führen können Hauptziel ist, ein Benutzerinterface zur Verfügung zu stellen, mit dem die Konferenzteilnemer Konflikte erkennen, verstehen und lösen können unterschiedliche Verfahren für die Verwaltung und Weitergabe von Zugriffsrechten vorhanden (z.B. pre-emptiv, Round Robin)

Vorteile von Groupware I Verbesserte Verfügbarkeit und gemeinsame Nutzung von Informationen Aufhebung von räumlichen und zeitlichen Beschränkungen Verbesserung des Aufgaben – und Zeitmanagement Steuerung von Arbeitsabläufen: Workflow-Management

Vorteile von Groupware II Fazit der Vorteile: Verbesserung von gruppendynamischen Prozessen Resultierende Nutzen: Kundenzufriedenheit, Konkurrenzfähigkeit und Motivation unter den Mitarbeitern

Probleme von Groupware I Kommunikationsprobleme Zwischenmenschliche Ausdrucksformen gehen verloren Akzeptanzproblem Bewusstsein und Motivation der Mitarbeiter muss nicht immer positiv sein Heterogenität der Netzwerkumgebung „Dort wo die Kompabilität der Netze endet, endet Groupware!“

Probleme von Groupware II Integration der Groupwaresysteme Sicherheitsaspekt Illegaler Datenzugriff Intern: Passwort, User-ID Extern: Firewalls

Ausblick I Theoretisch beste Strategie für Unternehmen Jedoch nur theoretisch. Menge von Problemen zu beheben (Siehe Kapitel „Probleme von Groupware“) Ein neuer Begriff ist jedoch am Firmament der computerunterstützten Gruppenarbeit aufgetaucht – Intranet

Ausblick II Intranet: Gleiche Möglichkeiten wie Internet Geschlossenes, unternehmensinternes Informationssystem Anbindung des Intranets an das Internet Groupware – Anwendungen werden über „Intranet – Browser“ verfügbar gemacht