Potenzialanalyse E-Government mps Anwendertagung 14. November 2006

Agenda Kurzvorstellung IEB Potenzialanalyse E-Government des IEB IEB - 2 -

Das Institute of Electronic Business (IEB) Hochschule An-Institut Unternehmen - 3 -

Das Institute of Electronic Business (IEB) Erkenntnisse der Grundlagenforschung Forschungsergebnisse für die praktische Nutzung Hochschule An-Institut Unternehmen Impulse für die Grundlagenforschung Anforderungen aus der Wirtschaft FuE-Funktion des IEB: angewandte Forschung, Auftragsforschung, Wissenstransfer - 4 -

Das Institute of Electronic Business (IEB) Fördermitglieder Stifter des Studiengangs - 5 -

Leistungsprofil des IEB Forschung Events Lehre - 6 -

Potenzialanalyse E-Government des IEB Agenda Kurzvorstellung IEB Potenzialanalyse E-Government des IEB Potenzialanalyse E-Government - 7 -

Projekte seit 2001 für Fortschritt im E-Government E-Government am IEB 2001-2006 Projekte seit 2001 für Fortschritt im E-Government Potenzialanalyse E-Government - 8 -

Potenzialanalyse E-Government Kernfragen bei der Suche nach dem „richtigen“ Ansatzpunkt für… Was bedeutet Produktivität in der Verwaltung? Wo liegen Produktivitätsreserven? Wie können sie erschlossen werden? Was kostet die Erschließung der Produktivität? Wo hat die Kommune direkten Nutzen? Haushalt Standortqualität - 9 -

„Quo Vadis“ Kommunen! Die Finanzierung der Haushalte ist gefährdet! Potenzialanalyse E-Government Folgende extern bestimmte Zwänge wirken auf den Handlungsrahmen: 1 2 3 Zunehmende Digitalisierung Neue Aufgaben für Kommunen Leere Kassen der Kommunen Wie gelingt es mir, mein internes „Geschäftsmodell“ der digitalen Welt anzupassen? Wie kann meine Kommune flexibler werden und schneller auf Veränderungen reagieren? Wie werde ich dieser Herausforderung mit einem knappen Investitionsbudget gerecht? Die Finanzmisere erfordert einen Paradigmenwechsel! Unser Lösungsansatz für diese Kernfragen ist „Die Effektive und Effiziente Kommune“! - 10 -

Die „Effiziente Kommune“: Thesen und Fragen! These 1: Effektivität These 2: Effizienz Potenzialanalyse E-Government Kundensicht: Machen wir die richtigen Sachen? Aufgabenkritik Controllersicht: Machen wir die Sachen richtig? KLR Produkte Prozesse Kunden Systeme eGovernment und IT können einen positiven Beitrag zur effektiven und effizienten Kommune leisten! These 3: eGovernment und IT Wo liegen konkrete Potenziale zur Kostenreduzierung / Leistungsverbesserung? Wie sind meine Kosten/Leistungen im Vergleich mit anderen? Fragen: - 11 -

Kriterien der Potenzialanalyse: Leistungsverbesserungen für Standort/ Haushalt Potenzialanalyse E-Government Standort Haushalt Kriterien Quantität der Nachfrage: Fallzahl Kundengruppe Nutzenpotenzial Nutzungsvoraussetzungen Einnahmepotenziale: Erlöse Gebühren Steuern Abgaben Kunde Qualität des Angebots: E-Government Eignung Angebot, Leistungs-Typ (IKT) Leistungstiefe Reichweite Kosten der Leistungserstellung: Personalkosten Sachkosten Transaktionskosten Investitionen Produkt Qualität der Nachfrage Service Niveau Gewählter Zugang Reichweite - 12 -

Zweck der Potenzialanalyse Feststellung der E-Government-Fähigkeiten von Dienstleistungen Neues Kommunales Finanzmanagement Ermittlung von Kostentreibern bei Haushaltsknappheit Ermittlung der Berechnungsbasis für leistungsbezogene Entlohnung im Rahmen der neuen Tarifverträge für den öffentlichen Dienst Transparenz für den Produktkatalog Input für Aufgabenkritik Begründung für Leistungstiefenplanung (Make or Buy) Potenzialanalyse E-Government - 13 -

Methodik und Vorgehensweise: Produktplan/-bewertung ICT Infrastrukturbewertung Potenzialanalyse E-Government Katalog relevanter Produkte Netzwerke, (HW,SW,GW...) Produktbewertung Basiskomp./Anwendungen E-Government Potenzial der Produkte und ICT Infrastruktur Analyse und Optimierungskonzept der Leistungsprozesse Kosten-Nutzen Analyse Definition von Vorhaben und Leitprojekten Masterplan (Leitprojekte, Finanzen, Umsetzung) - 14 -

Fachliche Basis der Potenzialanalyse der Produkte: Erfassung aller Produkte und Leistungen der jeweiligen Ämter Methode: Onlineerfassung/ -pflege Ergebnis: webbasierter Produktkatalog Potenzialanalyse E-Government 2. Ranking und Bewertung der Produkte je Amt Methode: Onlineerfassung und -bewertung Ergebnis: Potenzialscore je Produkt 3. Auswahl der Produkte mit dem höchsten Umsetzungspotenzial für die Prozessanalyse Methode: Onlineauswertung/ Workshop Ergebnis: priorisiertes Leistungsportfolio - 15 -

Die Analyse erfolgt dialogisch und interaktiv Durchführung mehrerer Workshops mit Führungspersonal wie auch mit Mitarbeitern Erstellung von Aktivitätskontextdiagrammen zwischen allen Beteiligten Potenzialanalyse E-Government Gemeinsame Swot-Analysen für alle Teilprozesse - 16 -

Potenzialanalyse der Produkte: Produktbereiche Potenzialanalyse E-Government 1 zentrale Verwaltung 2 Schule und Kultur 3 Soziales und Jugend 11 innere Verwaltung 12 Sicherheit und Ordnung 21-24 Schulträgeraufgaben 25-29 Kultur und Wissenschaft 31-35 Soziale Hilfen 36 Kinder-, Jugend- und Familienhilfe 4 Gesundheit und Sport 5 Gestaltung der Umwelt 6 zentrale Finanzleistungen 41 Gesundheitsdienste 42 Sportförderung 51 räumliche Planung u. Entwicklung 52 Bauen und Wohnen 53 Ver- und Entsorgung 54 Verkehrsflächen u. Anlagen, ÖPNV 55 Natur- und Landschaftspflege 56 Umweltschutz 57 Wirtschaft und Tourismus 61 allgemeine Finanzwirtschaft Quelle: Produktkatalog der KGSt - 17 -

Erfassung aller Produkte und Leistungen der Ämter: Potenzialanalyse E-Government - 18 -

Auswahl der Produkte mit dem höchsten Umsetzungspotenzial für die Prozessanalyse Potenzialanalyse E-Government - 19 -

E-Government-Potenzial Auswahl der Produkte mit dem höchsten Umsetzungspotenzial für die Prozessanalyse (Portfolio) geringes Potenzial hohes Potenzial „Langläufer“ „Goldgruben“ Potenzialanalyse E-Government Projekt- management Schriftl. Stellung- Nahmen (LiFo) Beratung Unternehmens- konzept Gewerbe- auskünfte Gewerbe- meldungen Gaststätten- erlaubnis E-Government-Potenzial „Arme Hunde“ Gestattung Gaststättenbetrieb „Rosinen“ Verträge über Vermietung und Verpachtung Beratung vor Ort Verwaltung Erbbaurechte Erbbaurecht bzw. Änderungsvertrag Konzipierung von Projekten Stellungnahmen für Unternehmen Veräuße- rungsvertrag komplexe Umsetzung einfache Umsetzung Machbarkeit - 20 -

Potenzialanalyse der ICT Infrastruktur und Netze Ist Analyse der ICT Infrastruktur und Netze Methode: Onlineerfassung/ -pflege Ergebnis: Stand der ICT Infrastruktur nach Produkt, Standort oder SG Potenzialanalyse E-Government 2. Spiegelung der ICT Infrastruktur gegen die Anforderungen der Potenzialanalyse Methode: Onlineerfassung und -bewertung Ergebnis: Migrations-, Integrationskonzept für ICT 3. Ableitung von Handlungsempfehlungen Methode: Workshop Ergebnis: ICT Leitprojekte - 21 -

Online-Erfassung und Bewertung der Netzwerkinfrastruktur Potenzialanalyse E-Government - 22 -

Bewertung der E-Government-Fitness der IT Potenzialanalyse E-Government - 23 -

Die Potenzialanalyse der Leistungsprozesse Analyse der priorisierten Leistungsprozesse Methode: Prozessmodellierung (SEMTALK for E-Government )* Ergebnis: auf der Potenzialanalyse beruhendes Produkt- und Prozessmodell Potenzialanalyse E-Government 2. Bewertung der Prozesszeiten, -kosten sowie der Medien- und Systembrüche Methode: Prozessmodellierung (SEMTALK for E-Government )* Ergebnis: Zeit, Kosten und Integrationspotenziale 3. Ergebnis: Optimierungs- und Integrationskonzepte für die Organisation und den IT Support der Prozesse * - 24 -

Analyse der priorisierten Leistungsprozesse …mit einem auf der Potenzialanalyse beruhenden Produkt- und Prozessmodell und dem speziell für die Verwaltung entwickelten Werkzeug SEMTALK for E-Government* Potenzialanalyse E-Government * - 25 -

Erfassung der Prozesse, der organisatorischen Einheiten, der Medien und Systeme Potenzialanalyse E-Government - 26 -

Bewertung der System- und Medienbrüche Potenzialanalyse E-Government - 27 -

Bewertung der Prozesszeiten/ Prozesskosten Potenzialanalyse E-Government - 28 -

Prozessanalyse: IST-Prozess „Gewerbemeldung“ Kosten-Treiber Postweg 20% Postweg Überweisung Postweg Postweg Potenzialanalyse E-Government Persönlich 80% OUT IN OUT OUT IN GW Meldung annehmen Empfang Bestätigen, Prüfen GW- Meldung erstellen Kunden- Akte anlegen Zahlungs- Eingang prüfen GW- Meldung weiter- leiten Kunden- Akte aktuali- sieren GW- Meldung versenden Kasse GZR OUT Postweg Kosten- Struktur 39% 25% 5% 11% 4% 10% 5% 1% 100% = IST-Kosten Postweg Kosten/Antrag: 13.- bis 17.- € Pers.Kosten: 93 % Sachkosten: 4 % Transaktionskosten: 3 % Persönliche Vorsprache Kosten/Antrag: 24.- bis 29.- € Pers.Kosten: 97 % Sachkosten: 2 % Transaktionskosten: 1 % - 29 -

IST-Prozess „Gewerbemeldung“ Leistungs-Treiber Postweg 20% Postweg Überweisung Postweg Postweg Potenzialanalyse E-Government 80% Persönlich OUT IN OUT OUT IN GW Meldung annehmen Empfang bestätigen GW- Meldung erstellen Kunden- Akte anlegen Zahlungs- Eingang prüfen GW- Meldung weiter- leiten Kunden- Akte aktuali- sieren GW- Meldung versenden Kasse GZR OUT Postweg Zeit- Anteile 5% 4% 2% 1% 15% 68% 1% 4% 100% = IST-Zeiten Postweg 1. Kundenprozess: 8,5 T 2. Verwaltungsprozess: 24,5 T Bearbeitungszeit (1): 25 Min Liege- und Transportzeit (1): 7,5 T Liege- und Transportzeit (2): 16 T Persönliche Vorsprache 1. Kundenprozess: 6,5 T 2. Verwaltungsprozess: 22,5 T Bearbeitungszeit (1): 45 Min Liege- und Transportzeit (1): 5,5 T Liege- und Transportzeit (2): 16 T - 30 -

Optimierungspotenziale „Gewerbemeldung“ Optimierungsansätze durch verbesserten ICT-Support Einführung eines Kartenzahlungssystems (eCash) am Arbeitsplatz der Sachbearbeiter in der Verwaltung 1 Potenzialanalyse E-Government Einführung eines Workflowmanagements und Realisierung des elektronischen Datenaustauschs zwischen den Beteiligten in der Verwaltung 2 Realisierung eines transaktionsfähigen E-Government-Service über Portal 3 Postweg 20% Postweg Überweisung Postweg Postweg Persönlich 80% OUT IN OUT OUT IN GW Meldung annehmen Empfang bestätigen GW- Meldung erstellen Kunden- Akte anlegen Zahlungs- Eingang prüfen GW- Meldung weiter- leiten Kunden- Akte aktuali- sieren GW- Meldung versenden Kasse GZR OUT Postweg - 31 -

Die Auswirkungen der Optimierungsoptionen wirtschaftliche Bewertung der Umsetzungsstufen: Nutzenpotenzial Wirkung auf: Bearbeitungs- zeit Prozess- Kosten Potenzialanalyse E-Government Optimierung von: Prozess- Elemente ICT- Komponenten Bezahlverfahren Persönlich Quote: 80% Zahlung Zahlungseingang prüfen Kundenakte Pe anlegen Kundenakte Pe aktualisieren Versand Gw-Meldung eCash - 20 % - 20 % 1 Workflow Quote: 100% Kundenakte Po anlegen Kundenakte Po aktualisieren Zahlungseingang prüfen Meldedaten weiterleiten eWorkflow - 47 % - 28 % 2 eKunden-Akte eData-exchange Optimierung des IT-Supports am SB-Arbeitsplatz - 67 % - 48 % E-Government Service Gw-Meldung annehmen Gw-Meldung Prüfen Empfang bestätigen Kundenakte anlegen Gw-Meldung erfassen Gw-Meldung versenden Portal: Information und Hilfe Post: - 86% Pers.: - 80% Vw: - 93% Post: - 63 % Pers.: - 80 % Vw.: - 80 % eFormularservice 3 Virtuelle Poststelle ePayment eSignatur Kosten-Optimierung durch E-Government-Service Quote 60 % - 50 % Quote 100 % - 80 % - 32 -

Technische Integrationsaufwände Identifikation der Handlungsfelder und Umsetzungsstufen Potenzialanalyse E-Government Stufe 1: Integration eCash Stufe 2: Workflow Integration Stufe 3: E-Government Service Internet- Zugang Intranet Gewerberegister (DB + Anwendung) Kasse, Abrechnungssystem Fremdsysteme eCash ePayment Firewall / DMZ Applikations- Server Web-Server Formularsever Virtuelle Poststelle Workflowserver Datenbank- Server Signatur Verschlüsselung Web.Form eMail Browser PDF-Formular Groupware/eMail Fach- Anwendungen Basis- Komponenten Kommuni- kations- Infrastruktur In Abhängigkeit von: Ausgangslage: Infrastruktur-Gaps ? Zielsetzung: Kunden oder Kosten ? - 33 -

Resümee 1 Analyse der standort- und zielgruppenspezifischen Produktpotenziale dringend notwendig („copy & paste“ funktioniert nicht) Neben Prozess-Kosten und Prozess-Qualität müssen Investitionsrisiken (erreichbare „Online Quote“) bedacht werden Realisierungs-Aufwand muss durch eine modellgestützte GAP-Analyse individuell bestimmt werden besonderes Augenmerk liegt auf der Interoperabilität und Integrationsfähigkeit der Basiskomponenten für E-Government online- und ad-hoc-Transaktionsfähigkeit (eSignatur/ePayment / „One Stop“) bringen erhebliche Zeitgewinne aber nur geringe Kostenvorteile Potenzialanalyse E-Government - 34 -

Resümee 2 (Methodik) Schnelle Identifizierung der Potenziale für E-Government im Leistungsportfolio der Verwaltung, der Organisation und IT Infrastruktur Schaffung einer wieder verwendbaren und flexiblen Wissensbasis webbasierter Produktkatalog der Verwaltung webbasierte Potenzialbewertung des Aufgaben/Leistungsportfolios webbasierte Erfassung und Bewertung der IT Infrastruktur wieder verwendbare Produkt-Prozessmodelle Zeit- und Kostenersparnis auf Basis der Potenzialanalyse und der Prozessanalyse beträgt mehr als 30 Prozent Potenzialanalyse E-Government - 35 -

Kontakt Univ.-Prof. Dr. Dr. Thomas Schildhauer Leitender Direktor des Institute of Electronic Business e.V. schildhauer@ieb.net Das IEB wird unterstützt durch: Fördermitglieder Stifter des Studiengangs - 36 -