BUNDESVERWALTUNGSAMT

Zentral-stelle für den Zivilschutz Aufgabenschwerpunkte Dr. Jürgen Hensen Präsident Giso Schütz Vizepräsident Mitarbeiter: 2.500 Abteilung I Herr Flätgen Abteilung II Herr Bönders Abteilung III Herr Maßolle Abteilung IV Frau Bechtold- Bönders Abteilung V Herr Weber Abteilung VI Herr Lauer Abteilung VII Herr Peikert Abteilung VIII Herr Hübenthal Zentrale Steuerungs- aufgaben Informations- technik Ausbildung Berufsbildung Zuwendungen Entschädigung Wieder- gutmachung Jugendsekten Informations- stelle für Aus- wanderer Durchsetzung von Unterhalts- ansprüchen Ausländer- zentral- register, SIS Visaan- gelegen- heiten Staats- angehörig- keitsange- legenheiten jüdische Emigranten Verwaltung und Einziehung von Ausbildungs- darlehen Zentral-stelle für den Zivilschutz Zentralstelle für das Auslands- schulwesen Zentra- lisierung von Querschnitts- aufgaben Beratung und Prüfung von Behörden und ZE Renten- und Vermögens- abwicklung Aufnahme und Verteilung von Spät- aussiedlern Integration und Ausländern

Bürger Dienstleistungszentrum Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister Oberste Bundesbehörden, z.B. Auswärtiges Amt Bundesministerium des Innern Bundesministerium für Bildung und Forschung Partner im öffentlichen Bereich z.B. Ausländerbehörden BKA, BGS, BAFl Partner außerhalb des öffentlichen Bereichs z.B. Reisebüro, Bank Dienstleistungszentrum Bundesverwaltungsamt AZR / VISA online Bürger Haushaltsvolumen BVA rund 235 Mio € bewirtschafte Mittel rund 2 Mrd. € rund 120 Aufgaben an 11 Standorten

Leitbild Zielsystem des BVA " Marketingziele " moderner Dienstleister der Bundesregierung Strategisch Leitbild wirtschaftliche Aufgabenerledigung mit leistungsfähigen Strukturen " Marketingziele " Interessanter Partner, Wettbewerbsfähigkeit Qualitätsmanagementziele Zufriedenheit der "Kunden" Schaffung/Pflege eines Qualitätsimages rechtlich zutreffendes Handeln Effizienzsteigerung der Prozesse Senkung der Kosten Schaffung eines internen Qualitätsbewußtseins qualitätsorientierte Personalentwicklung Operativ hieraus ergeben sich folgende Aufgaben: extern (Bürger, Behörden, Partner) intern Feststellung und Messung der Anforderungen an die Dienstleistungsqualität Umsetzung der Anforderungen in konkrete Dienstleistungsstandards Aufnahme der Qualitätsphilosophie in die Behördenkultur Schaffung sachlicher, organisatorischer und personeller Voraussetzungen für den Einstieg in das Qualitätsmanagment

Binnenmodernisierung eGovernment Binnenmodernisierung Verbindung Behörde-Partner (Bürger, Behörden, Wirtschaft) Außenverhältnis Internet Innenverhältnis Binnenmodernisierung BVA OfficeNet (Intranet) Qualitätsmanagement Geschäftsprozessoptimierung - Dokumentenmanagement und Workflow IT-Strategie Personalentwicklung Controlling

„Informationen und Wissen erfolgreich kommunizieren.“

Kabinetts-informations-server Informations- und Wissensmanagement Informations- und Wissensmanage-ment Veröffentlichung Fach- informations- systeme Intranet Extranet Internet Informations- arbeit Redaktions- Systeme Web-Content-Management- FAVORIT OfficeFlow Elektronische Akte, Geschäftsprozesse Steuert den Arbeitsworkflow ordnet und erschließt die Arbeitsdokumente und -informationen Fachanwendungen Beispiele Kabinetts-informations-server VISA Bildungskredit EPOS ISAS online Evaluiert Informationen, Kommunikation und Wissen im BVA Definiert Prozesse, Informationsstruktur Informationswork-flow, Rahmen-bedingungen und Grundlagen Definiert Standards für Organisation, Personal und technische Umsetzung Publiziert und positioniert Information und Wissen

Informations- und Wissensmanagement Geschäftsprozess Dienstleistung Produkt Mehrwert Auftraggeber Auftraggeber Informations- und Wissensmanagement Information Kommunikation Transaktion W e r t s c h ö p f u n g s k e t t e

Informations- und Wissensarbeit Informations- und Wissensmanagement Bausteine des Informations- und Wissensmanagements Vernetzung der Daten Informations- und Wissensarbeit Bisher Suche und Verknüpfung nach/ von Informationen und Daten in unterschiedlichen Systemen / Plattformen. ISAS online Bildungskredit VISA ... Ziel des Informations- und Wissensmanagements: Vernetzung der Daten, damit der Nutzer ausschließlich über eine Oberfläche die Informationen erhält. BAföG EPOS

Informations- und Wissensarbeit Informations- und Wissensmanagement Bausteine des Informations- und Wissensmanagements Vernetzung der Daten Informations- und Wissensarbeit Bisher wurden Informationen und Wissen nicht automatisch gestreut und für an den erforderlichen Stellen verfügbar gemacht. ISAS online Bildungskredit VISA ... Ziel des Informations- und Wissensmanagements: Informations- und Wissensverantwortung an die Stelle, die über die Informationen und das Wissen verfügt = möglichst breiter dezentraler Ansatz. BAföG EPOS

IWM Nachfrage Gesamtangebot Informations-bedarf Informations- und Wissensmanagement Definition und Position des Informations- und Wissensmanagements Nachfrage analysieren, evaluieren und bewerten Informations- und Wissensmanagement Informations-bedarf bewerten und definieren Das Informations- und Wissensmanagement wird als eine wichtige Grundlage für die Entwicklung der Organisation, der Technik und des Personals im Bundesverwaltungsamt verstanden: IWM Gesamtangebot Informations-angebot realisieren und evaluieren Informations- und Wissensmanagement analysieren und aufbereiten

zur und in der richtigen Zeit Informations- und Wissensmanagement Informations- und Wissensmanagement Wissen und Information erfolgreich kommunizieren Eindeutige Definitionen von Zielen, Sachverhalten und Begriffen erforderlich. Beispiel: Die Informationen müssen z.B. verfügbar sein (Informationsgrundkriterien). zur und in der richtigen Zeit gesichert und geschützt zielgenau an jedem Ort

Mitarbeiter Organisation Technik Informations- und Wissensmanagement Medienkompetenz und -verantwortung aller Mitarbeiter fördern Mitarbeiter Organisation Technik Herstellen des organisatorischen Umfeldes (u.a. dezentrale Informationsarbeit) Herstellen des technischen Umfeldes (u.a. Angebot einfacher Instrumente für die Informationsarbeit) Herstellen eines Mitarbeiterprofils für das Informations- und Wissensmanagement (Fähigkeit Informationen zu bewerten, etc.)

Organisationsumfeld Informations- und Wissensmanagement z.B. Geschäftsprozessmodellierung für die dezentrale Informationsarbeit Freischaltung Qualitäts- sicherung Redakteure (SB I A 2, Fachspezialisten) Abt. I Abt.II Abt. III Abt.IV Abt. V Abt.VI Abt. VII Abt.VIII Chefredakteur EXTRAnet INTERnet Webmaster Behörden- leitung Pressesprecher AL I, RGL I Freigabe Delegation Informations- erstellung Freigabeverantwortlicher Inhalt AL, RGL, RL Sachbearbeiter/ Bürosachbearbeiter/ Fachabteilungsredakteur Interessegruppen Personalvertretungen Beauftragte Abteilungs- leitung Autor RL RGL Abstimmungsprozess Inhalt Fachredakteur/ INTRAnet redakteur Abt.II Abt. III Abt.IV Abt. V Abt.VI Abt. VII Abt.VIII Abstimmungsprozess Verfahren Verfahren (Termine, Umsetzung, etc..) Delegation Freigabe Inhalt

Organisationsumfeld Informations- und Wissensmanagement z.B. Geschäftsprozessmodellierung für die dezentrale Informationsarbeit

Mitarbeiterprofil Medienkompetenz Informationen aufbereiten Informations- und Wissensmanagement Mitarbeiterprofil Sach- und Facharbeit Informationen verarbeiten Medienkompetenz Informationen aufbereiten Informations- wert erkennen Sach- und Facharbeit Informationen verarbeiten Neue Kultur der Zusammenarbeit, z.B. Wissenstresore müssen aufgeschlossen werden, Teamarbeit.

Technikumfeld

Beispiele

Elektronischer Bescheid Workflow- und Dokumenten-Server www.bundesverwaltungsamt.de Internet Elektronische Bearbeitung Elektronischer Bescheid Web-Server BVA Online-Anträge (verschlüsselte Übertragung) Kontrolle Import-Server Workflow- und Dokumenten-Server Firewall

Online-Bürgerservice Online-Information Verfahren Gesetzen Verordnungen Online-Antrag / Formulare

Travel-Management-System

InformationsSystem AuslandsSchulwesen ISAS online ZfA 110 Mitarbeiter Benutzer ISAS Bewerbersystem Grunddaten ZfA 110 Mitarbeiter InformationsSystem Sprachdiplom 45 Fachberater/Koordinatoren Schulbeihilfe Kultusministerien der Länder Sekretariat der KMK Zuwendungen an LK 70 Fachschaftsberater Projektmittel AuslandsSchulwesen Auslandsvertretungen Haushalt ZfA 250 ausl. Bildungseinrichtungen UV / LV AA Ref. 605

Informations- und Wissensrecherche: Fach- und Erfahrungsberichte Beispiel Information Informations- und Wissensrecherche: Fach- und Erfahrungsberichte Hinweise auf Publikationen Online-Broschüren interessante Links Newsletter

Benutzerfreundlicher Datenaustausch Behörde - Behörde Benutzerfreundlicher Datenaustausch einheitlich und universell weit verbreiteter Standard zukunftssicher Verringern der Aufwände Verbesserung der Datenqualität

Elektronisches Personal-, Organisations und Stellensystem Binnen-modernisierung