Zeitmanagment Tipps und Tricks Birgit Gerstorfer 10.11.2009

Wer nicht hart genug ist, dem Leben seine Bedingungen aufzuprägen, der muss die Bedingungen hinnehmen, die es ihm bietet. (Thomas Stearns Eliot, 1888-1965)

Zeit hat man nie! Zeit muss man sich nehmen!

Zum Nachdenken..... Zeit ist für die meisten Menschen zumindest in den Industrienationen ein mit starken Gefühlen besetzter Begriff. Zeit weckt Sehnsüchte und schürt auch Ängste. Zeitnot ist ein allgegenwärtiges Problem, sodass kaum nach den Ursachen gefragt wird. Die Antworten sind klar: Überlastung, zu viel zu tun! Zeit wird als Belastung empfunden, die Beziehung dazu ist gestört, sie vergeht – manchmal sinnvoll genutzt, manchmal ungenutzt Wie „nützt“ man Zeit?

Zeit ... … kann man weder speichern noch vermehren, Zeit verrinnt … ist ein uns anvertrautes Kapital, mit der man eigenverantwortlich gut oder schlecht umgehen kann … hat verschiedene Qualitäten, gut empfundene Zeit vergeht schnell, schlecht empfundene oft quälend langsam … wird vergeudet indem man Unnützes, Unnötiges oder Falsches tut … ist nicht gleich Zeit. 2 Stunden in einem Block ohne Unterbrechung ist deutlich produktiver als mit Störungen durchsetzte Zeitschnipsel

Häufigste Erscheinungsformen von Zeitproblemen Hektik und Stress (außen orientiert) Schlechtes Gewissen (innen orientiert) Wechselbäder (z.B. geplante Zeiteinteilung, nicht eingehalten, verpatzte Prüfung, neue Vorsätze, ....) Belastung durch zu viel Zeit (z.B. plötzlich eintretende Arbeitslosigkeit)

Ursachen für Zeitprobleme Gesellschaftliche Normen Angst vor der Leere (Streben nach Mangel an Zeit) Zeit haben –wofür? (ist es chic keine Zeit zu haben ?) Sehnsucht nach Freiheit (Alltag: lineares Zeitbewusstsein – Termine jagen sich) – Vorbild östliche Philosophen (z.B.: freiwillige Exerzizien) Trügerisches Zeitgefühl: z.B. Überseereisen mit Zeitverschiebungen und dazugehörigen Anpassungsproblemen Mangelnde Übung in der Zeitplanung Nicht NEIN sagen können (zu viele Ansinnen der anderen bringen persönlich zu wenig Zeit)

Prioritäten setzen: Das Eisenhower-Prinzip B-Aufgaben Warten Eventuell delegieren A-Aufgaben Sofort und in der Regel selbst tun Nicht tun In den Papierkorb C-Aufgaben rechtzeitig delegieren Notfalls selbst tun Sehr wichtig Wichtigkeit Nicht wichtig Dringlichkeit Nicht dringend Sehr dringend

Wie gewinne ich Zeit? Perfektionismus: nur so gut wie nötig, nicht so gut wie möglich arbeiten! Vergleiche: was fordert und honoriert der Abnehmer der Leistung? Alles selber tun: - delegieren (siehe Eisenhower-Prinzip) Vieles gleichzeitig tun: eins ums andere tun – Prioritäten setzen (siehe Eisenhower-Prinzip) Alles wissen wollen: auf Mitarbeiter vertrauen, Kurzberichte fordern, Zielerreichung/Kennziffern kontrollieren, Details macht und weiß der/die MAIn MAInnen und KollegInnen halten Termine nicht ein: Termine vereinbaren, Bringschuld-Prinzip einführen, Termine selbst einhalten und mahnen Häufige Telefonstörungen: Gesprächspartner auf zuständige MAInnen verweisen, Telefon ausschalten, mehr delegieren, Gespräche analysieren, Regeln für Privatanrufe einführen

Wie gewinne ich Zeit? Unangenehmes aufschieben: Unangenehmes gleich erledigen (sonst belastend), dabei Störungen vermeiden Planloses Arbeiten: Tagesziele setzen, Wichtiges vor Dringendem tun Störungen durch unangemeldete Besucher/Termine: nur mit Terminen arbeiten, Gruppengespräche (z.B. bei MAInnen) wenn möglich den Vorzug geben, Planlose Konferenzen: Gesprächsziele festlegen, Tagesordnungen vorher festlegen inkl. Zeitrahmen, Unterlagen vorbereiten

Tipps und Tricks: Ich formuliere Ziele richtig Was ist zu erreichen? Beschreibung des Endzustandes, der mess-/beobachtbar ist! Bis wann? Endtermin und notwendige Zwischentermine! Wer? Verantwortliche benennen, wer arbeitet mit? Rahmenbedingungen? Kapazitäten, Finanzen … Warum? Begründung geben! Neutrale Zielsetzung formulieren!

Tipps und Tricks: Ich kürze Gespräche Übergeordnetes Ziel: Mein Gesprächsziel soll erreicht werden, der Gesprächspartner nicht verärgert werden Gesprächsdauer bei Beginn des Gesprächs nennen Nicht auf neue Themen eingehen, selbst keine neuen Themen anschneiden Zusammenfassen Eigene Situation offen sagen – rasch Klarheit schaffen Vereinbarungen treffen Körpersprache verwenden (z.B. auf Uhr sehen…) Für das Gespräch danken

Tipps und Tricks: Ich plane Den nächsten Tag am Vorabend (mit Terminkalender) Die nächste Woche am Freitag Vormittag Den nächsten Monat am 25. des Vormonats Das nächste Jahr im Dezember Planung bringt Zeitgewinn und REDUZIERT Stress.

Tipps und Tricks: Ich pflege eine gute Konferenztechnik Ich formuliere das Konferenzziel Ich lade die richtigen (und nicht zu viele) Teilnehmer ein Auf der Einladung findet man Ort, Zeit (inkl. Ende), Konferenzziel, Teilnehmer, notwendige Unterlagen, vorzubereitende Informationen Ich bremse Vielredner ein und aktiviere Schweiger Ich minimiere Abschweifungen vom Thema Ich formuliere Aufgaben schriftlich, die in der Konferenz nicht gelöst werden können Ich sorge für die Verfassung eines Ergebnisprotokolls Ich sorge für Zeitdisziplin höre pünktlich auf

Tipps und Tricks: Ich erteile Aufträge richtig Ich bereite die Auftragserteilung vor: wer soll was, wo, wie, warum, bis wann, mit wem erledigen? Ich motiviere den/die AuftragnehmerIn Ich informiere den/die AuftragnehmerIn Ich stelle die Ressourcen zur Verfügung Ich vereinbare Zwischentermine Ich fasse gemeinsam mit dem/der AuftragnehmerIn den Auftrag zusammen Ich kontrolliere die Zielerreichung (aber nicht jedes Detail)

Tipps und Tricks: Ich nehme Aufträge richtig an Ich nehme nur Aufträge an, die ich gut und termingerecht erledigen kann Was ist wo, wie, warum, bis wann, mit wem zu erreichen? Ich frage bis alles klar ist. Ich hole alle wesentlichen Informationen ein. Ich stelle sicher, dass ich ausreichend Ressourcen zur Verfügung habe Ich weiß über Zwischen- und Endtermine Bescheid Ich fasse den Auftrag zusammen und wiederhole mit eigenen Worten

Tipps und Tricks: Ich kontrolliere richtig Ich kontrolliere Resultate und nicht Verhalten Ich kontrolliere die erreichten Ziele, aber nicht jedes Detail Ich ziehe Stichproben anstelle von Vollkontrollen, wenn Detailprüfungen erforderlich sind Ich vereinbare Kontrollen vor dem Kontrollieren

Tipps und Tricks: Ich delegiere richtig Ich delegiere rechtzeitig Ich delegiere Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung Ich toleriere Anfangsfehler und verzichte auf Perfektion, unterstütze aber den Verbesserungsprozess. Ich schule und entwickle die Person, an welche ich delegiere Ich akzeptiere keine Rückdelegation

Tipps und Tricks: Selbstkontrolle Ich frage mich vor jeder Aktivität: Ist diese Tätigkeit nötig? Wenn nein: einstellen Muss ich es selbst tun? Wenn nein: delegieren Muss ich sie JETZT fortsetzen? Wichtiges vor Dringendem tun! Tu ich sie optimal? Methoden, Techniken und Hilfsmittel richtig nutzen!

Danke für eure Aufmerksamkeit!