1 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 ECM & Wirtschaftlichkeit Dr. Ulrich Kampffmeyer Computerwoche ECM Initiative Stuttgart, 09. Februar 2010 Neuss, 23. Februar 2010 München, 24. Februar 2010 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Download: Handoutversion:Computerwoche_ECM&Wirtschaftlichkeit_Kff_Handout.pdf Präsentationsversion: Computerwoche_ECM&Wirtschaftlichkeit_Kff_Show.pps

2 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Agenda Was ist überhaupt ECM? ECM ist wirtschaftlich! ECM ist notwendige Infrastruktur!

3 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Was ist überhaupt ECM? Die Abkürzung ECM ist nicht eindeutig.

4 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Edition of Contemporary Music Electrochemical Machining Enterprise Chaos Management Electronic Counter Measures Enterprise Content Management Engine Control Module Die Abkürzung ECM ist nicht eindeutig. Erythema Chronicum Migrans Entitlement Control Message Espresso Coffee Machines Energiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 % Engineering Change Management Exceptional Case Marking Enterprise Change Management Error Correction Mode Extra Cellulare Matrix European Corporate Management Equity Capital Management Elliptic Curve Method Experiment Container Modules Equity Capital Markets

5 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 CAPTURE PRESERVE DELIVER MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab ECM gibt es seit mehr als 10 Jahren! ECM besteht aus einer Reihe definierter Komponenten

6 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 CAPTURE PRESERVE DELIVER MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Document Management & Management Web Content Management & Digital Asset Management Collaboration & Web 2.0 Records Management Business Process Management & Workflow Input Management, Categorisation & Scanning Output Management & COLD Storage & ILM Information Lifecycle Management Long Term Digital Preservation

7 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Der amerikanische Begriff muss erst ins Deutsche übersetzt werden! Es geht eigentlich um …

8 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Sichere Archivierung PosteingangProzessautomation Elektronische RechnungSicherheit für Dokumente Vorgangsbearbeitung Zusammen- arbeit Elektronische Akte Erfüllung rechtlicher Vorgaben Dokumentenmanagement -Management Wissens- erschließung Schnelles Finden

9 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010

10 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 ECM ist wirtschaftlich! Sucess Stories Workflow beschleunigt Costumer Response von 2 Tagen auf eine Stunde ROI bei Electronic Invoice Capturing in nur drei Monaten jährlich durch die Ablösung de Papierarchives gespart 25% Zeitersparnis im Case Management Beispielaussagen

11 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Workflow beschleunigt Costumer Response von 2 Tagen auf eine Stunde ROI bei Electronic Invoice Capturing in nur drei Monaten jährlich durch die Ablösung de Papierarchives gespart 25% Zeitersparnis im Case Management Beispielaussagen Nur Milchmädchenrechnungen?

12 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Milchmädchenrechnungen helfen nicht weiter Nehmen wir an, ein Versicherungsunternehmen hat 1000 Mitarbeiter und arbeitet mit Papier, Fachanwendung und Mitarbeiter arbeiten 8 Stunden an 240 Tagen im Jahr, macht Stunden 1000 Mitarbeiter kosten bei Vollkostenrechnung, sagen wir, im Mittel, macht (50 Millionen) im Jahr Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart nur 20 Minuten am Tag (1/24 der Arbeitszeit) durch die elektronische Akte und das elektronische Archiv, macht im Jahr Arbeitsstunden oder (2 Millionen) sowie durch Abschaffung des Papierarchivs Ersparnis. Das ECM kostet mit Lizenzen, Hardware und Einführung, sagen wir einmal, (3 Millionen), … bringt also den ROI nach 1,4 Jahren … Die Kostenersparnis beträgt nur 4%. Diese 4% der Kosten werden nur dann gespart, wenn 40 Mitarbeiter entlassen werden und die Kosten für den Betrieb nicht höher als die übrigen Einsparungen (Papier, Raum,…) sind, von den Einführungs- und Übergangsbetriebs- kosten in einer Organisation mit 1000 Mitarbeitern einmal ganz zu schweigen.

13 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Nutzenpotentiale Nur den ROI im Sinn? Es geht um die nachhaltige Verbesserung der Leistungen des Unter- nehmens und nicht um Geld zurück!

14 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Bei einer Wirtschaftlichkeits- oder Kosten-/Nutzenbetrachtung ist besonders für den Einsatz von ECM zwischen quantitativen und qualitativen Faktoren zu unterscheiden. Quantifizierbare Faktoren: Größen, die messbar sind und konkret in Zahlen gefasst werden können Qualitative Faktoren: Größen, die nicht direkt messbar sind, sondern sich durch die Bewertung von Verbesserungspotenzialen oder Eröffnung neuer Möglichkeiten für effizienteres Arbeiten ergeben Quantitativ & Qualitativ

15 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Nutzenpotentiale Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport Reduktion Raumkosten kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung breitere Informationsbasis höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer höhere Sicherheit mehr Transparenz, bessere Steuerung keine Fehlablagen erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitarchivierung das weitaus höhere Potenzial Eher gering

16 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Beispiele für hohe Nutzenpotentiale Ganzheitlicher Posteingang Rechnungserfassung mit Verarbeitung Ortsunabhängiges Arbeiten Vollständige elektronische Akten Integration in alle Anwendungen

17 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Ganzheitlicher Posteingang CRM Büro- kommu- kation ERP Post- eingang Scannen Erkennung Vali- dierung Workflow Archiv DM Kontrolle (+ Elektro- nische Signatur)

18 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Rechnungserfassung mit Verarbeitung Papier Barcode Verbuchung Automat. Indizierung Scanning © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Archiv R/3 Client / Server ABAP/4 FI CO AM PS WF IS MM HR SD PP QM PM

19 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Rechnungserfassung mit Verarbeitung Papier Verbuchung Automatische Indizierung Scanning © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Archiv R/3 Client / Server ABAP/4 FI CO AM PS WF IS MM HR SD PP QM PM Automatische Klassifikation

20 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Elektronische Akte Ziel: Vordefinierte Struktur Einordnung der Objekte nach Inhalt und / oder Objekte Register

21 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Virtuelle Akte Ziel: Durch Klassen, Berechtigungen und Objekteigenschaften erzeugte Sichten von Strukturen und Objekten. Sicht A Sicht B Sicht C Sicht D

22 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Ortsunabhängiges Arbeiten Ziel: Alle Dokumente und Daten stehen allen autorisierten Mitarbeitern überall vollständig und aktuell zur Verfügung. Notebook Heim-PC Office-PC PC Server Zentral Mobile Heim-PC Browser Notebook Extern Server Mit dem Cloud-Computing und SaaS Software as a Service kommt eine neue Dimension

23 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Integration in alle Anwendungen Einheitlicher, übergreifend nutzbarer Speicherort ECM- PlugIn ECM- PlugIn File- system ECM- PlugIn ERP ECM- PlugIn CRM ECM- PlugIn Fach- anwen- dung ECM- PlugIn Portal ECM- PlugIn Share- point ECM Infrastruktur mit Diensten Middleware Services (SOA) Federated Repository

24 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 ECM EIM ECM ist notwendige Infrastruktur!

25 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Drei Argumente Unkontrolliertes Informations- wachstum Übergreifendes Informations- management Compliance- Anforderungen wirtschaftlich nutzen

26 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Informationsüberflutung Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen. Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden: ECM! Explosion der Unterneh- mensinfor- mationen: In 5 Jahren das 10-fache an Information! Ist dies für Unternehmen relevant?

27 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Informationsüberflutung Das digitale Universum: Compliance Sicherheit Langfrist

28 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisations- mitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Compliance Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben. Governance Compliance Risk Management GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanage- ment und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell

29 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Compliance Governance Compliance Risk Management GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanage- ment und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell BDSGHGBZPO BetrVerfGProdHaftG GAUFZ GoBSAO GDPdUVerfahrensdokumentation SigÄndGVwVfGEHUG

30 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 BDSGHGBZPO BetrVerfGProdHaftG GAUFZ GoBSAO GDPdUVerfahrensdokumentation SigÄndGVwVfGEHUG

31 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Nicht jede Verordnung und nicht jedes Gesetz trifft jeden gleicher- maßen. Es ist im Einzelfall abzuwägen:

32 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Nicht jede Verordnung und nicht jedes Gesetz trifft jeden gleicher- maßen. Es ist im Einzelfall abzuwägen:

33 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Es ist im Einzelfall abzuwägen: Wie kaufmännische Daten und Belege zu sichern sind Wie s zu verwalten und zu archivieren sind Wie steuerrelevante Daten erschließbar gehalten werden Welcher wirtschaftliche Nutzen der reinen Archivierung gegenüber steht Welchen Beweiswert elektronische Informationen haben müssen In jedem Fall gilt: ECM-Lösungen nur aus Gründen der Compliance einzuführen, ist unwirtschaftlich. Die Informationen müssen in Prozessen und als Wissen nutzbar sein!

34 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 ECM EIM Übergreifendes Informationsmanagement

35 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 ECM EIM Die Unterschiede zwischen Daten, Content, Dokumenten, Records etc. verschwinden. Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet und erschlossen werden! Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und alte Medien wie , Portale, RSS, Twitter, Instant Messaging, Papier … Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer Software für die Handhabung von Dokumenten wie auch von Prozessen und Workflows. Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und Nutzung wieder zu gewinnen.

36 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 ECM EIM Die Unterschiede zwischen Daten, Content, Dokumenten, Records etc. verschwinden. Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet und erschlossen werden! Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und alte Medien wie , Portale, RSS, Twitter, Instant Messaging, Papier … Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer Software für die Handhabung von Dokumenten wie auch von Prozessen und Workflows. Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und Nutzung wieder zu gewinnen. ECM Enterprise Content Management bietet die notwendige Infrastruktur und Funktionalität zur Bewältigung der Informationsflut. Die Einführung von Enterprise Content Management ist heute nicht mehr eine desOb, sondern nur des Wie undWann.

37 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 ECM EIM ECM hilft, aber die organisatorische Herausforderung bleibt! Enterprise Change Management ECM steht auch für: Die menschliche Herausforderung wächst! Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer. Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel. Die Herausforderung für den Menschen in der Informationsgesellschaft

38 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer. Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel. (Frank Schirrmacher, , SpiegelOnline; Herausforderungen für die Informationsgesellschaft

39 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2010 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer Präsentation, Newsletter, weiterführende Informationen...