ECM & Wirtschaftlichkeit

Präsentation zum Thema: "ECM & Wirtschaftlichkeit"—  Präsentation transkript:

1 ECM & Wirtschaftlichkeit
Dr. Ulrich Kampffmeyer Computerwoche ECM Initiative Stuttgart, 09. Februar 2010 Neuss, 23. Februar 2010 München, 24. Februar 2010 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Download: Handoutversion: Computerwoche_ECM&Wirtschaftlichkeit_Kff_Handout.pdf Präsentationsversion: Computerwoche_ECM&Wirtschaftlichkeit_Kff_Show.pps

2 ECM ist wirtschaftlich! ECM ist notwendige Infrastruktur!
Agenda Was ist überhaupt ECM? ECM ist wirtschaftlich! ECM ist notwendige Infrastruktur!

3 Was ist überhaupt ECM? Die Abkürzung ECM ist nicht eindeutig.

4 Die Abkürzung ECM ist nicht eindeutig.
Edition of Contemporary Music Electrochemical Machining Enterprise Chaos Management Electronic Counter Measures Enterprise Content Management Engine Control Module Entitlement Control Message Die Abkürzung ECM ist nicht eindeutig. Espresso Coffee Machines Erythema Chronicum Migrans Energiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 % Engineering Change Management Exceptional Case Marking Enterprise Change Management Error Correction Mode Extra Cellulare Matrix European Corporate Management Equity Capital Management Elliptic Curve Method Experiment Container Modules Equity Capital Markets

5 ECM besteht aus einer Reihe definierter Komponenten
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE ECM besteht aus einer Reihe definierter Komponenten ECM gibt es seit mehr als 10 Jahren! WCM WF/BPM RM PRESERVE

6 MANAGE CAPTURE DELIVER STORE PRESERVE
Collaboration & Web 2.0 Document Management & Management CAPTURE DELIVER Collab DM STORE Output Management & COLD WCM Input Management, Categorisation & Scanning Storage & ILM Information Lifecycle Management Web Content Management & Digital Asset Management WF/BPM RM Business Process Management & Workflow Records Management PRESERVE Long Term Digital Preservation

7 Es geht eigentlich um … Der amerikanische Begriff muss erst ins Deutsche übersetzt werden!

8 Elektronische Rechnung Sicherheit für Dokumente
Sichere Archivierung Posteingang Prozessautomation Elektronische Rechnung Sicherheit für Dokumente Vorgangsbearbeitung Zusammen-arbeit Elektronische Akte Erfüllung rechtlicher Vorgaben Dokumentenmanagement Schnelles Finden Wissens-erschließung -Management

9

10 Beispielaussagen Sucess Stories
ECM ist wirtschaftlich! Beispielaussagen Sucess Stories 25% Zeitersparnis im Case Management € jährlich durch die Ablösung de Papierarchives gespart ROI bei Electronic Invoice Capturing in nur drei Monaten Workflow beschleunigt Costumer Response von 2 Tagen auf eine Stunde

11 Beispielaussagen Nur Milchmädchenrechnungen?
25% Zeitersparnis im Case Management € jährlich durch die Ablösung de Papierarchives gespart ROI bei Electronic Invoice Capturing in nur drei Monaten Workflow beschleunigt Costumer Response von 2 Tagen auf eine Stunde

12 Milchmädchenrechnungen helfen nicht weiter
Die Kostenersparnis beträgt nur 4%. Diese 4% der Kosten werden nur dann gespart, wenn 40 Mitarbeiter entlassen werden und die Kosten für den Betrieb nicht höher als die übrigen Einsparungen (Papier, Raum,…) sind, von den Einführungs- und Übergangsbetriebs- kosten in einer Organisation mit Mitarbeitern einmal ganz zu schweigen. Nehmen wir an, ein Versicherungsunternehmen hat 1000 Mitarbeiter und arbeitet mit Papier, Fachanwendung und 1000 Mitarbeiter arbeiten 8 Stunden an 240 Tagen im Jahr, macht Stunden 1000 Mitarbeiter kosten bei Vollkostenrechnung, sagen wir, € im Mittel, macht € (50 Millionen) im Jahr Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart nur 20 Minuten am Tag (1/24 der Arbeitszeit) durch die elektronische Akte und das elektronische Archiv, macht im Jahr Arbeitsstunden oder € (2 Millionen) sowie durch Abschaffung des Papierarchivs Ersparnis. Das ECM kostet mit Lizenzen, Hardware und Einführung, sagen wir einmal, € (3 Millionen), … bringt also den ROI nach 1,4 Jahren …

13 Nutzenpotentiale Es geht um die nachhaltige Verbesserung der Leistungen des Unter- nehmens und nicht um „Geld zurück“! Nur den ROI im Sinn?

14 Quantitativ & Qualitativ
Bei einer Wirtschaftlichkeits- oder Kosten-/Nutzenbetrachtung ist besonders für den Einsatz von ECM zwischen quantitativen und qualitativen Faktoren zu unterscheiden. Quantifizierbare Faktoren: Größen, die messbar sind und konkret in Zahlen gefasst werden können Qualitative Faktoren: Größen, die nicht direkt messbar sind, sondern sich durch die Bewertung von Verbesserungspotenzialen oder Eröffnung neuer Möglichkeiten für effizienteres Arbeiten ergeben

15 Nutzenpotentiale das weitaus höhere Eher gering Potenzial
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport Reduktion Raumkosten kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung breitere Informationsbasis höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer höhere Sicherheit mehr Transparenz, bessere Steuerung keine Fehlablagen erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitarchivierung das weitaus höhere Potenzial Eher gering

16 Beispiele für hohe Nutzenpotentiale
Ganzheitlicher Posteingang Rechnungserfassung mit Verarbeitung Ortsunabhängiges Arbeiten Vollständige elektronische Akten Integration in alle Anwendungen

17 Ganzheitlicher Posteingang
Kontrolle (+ Elektro- nische Signatur) Workflow CRM Post-eingang Erkennung Vali-dierung DM Scannen Büro-kommu- kation Archiv

18 Rechnungserfassung mit Verarbeitung
Papier Barcode Verbuchung Automat. Indizierung Scanning © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Archiv R/3 Client / Server ABAP/4 FI CO AM PS WF IS MM HR SD PP QM PM

19 Rechnungserfassung mit Verarbeitung
Papier Verbuchung Automatische Indizierung Scanning © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Archiv R/3 Client / Server ABAP/4 FI CO AM PS WF IS MM HR SD PP QM PM Automatische Klassifikation

20 Elektronische Akte Ziel: Vordefinierte Struktur Einordnung der Objekte nach Inhalt und / oder Dokumentenklassen. Register @akte Objekte

21 Virtuelle Akte Sicht A Sicht B Sicht C Sicht D
Ziel: Durch Klassen, Berechtigungen und Objekteigenschaften erzeugte Sichten von Strukturen und Objekten.

22 Ortsunabhängiges Arbeiten
Office-PC Server Zentral Mobile Heim-PC Browser Notebook Extern Heim-PC Cloud PC Notebook Mit dem Cloud-Computing und SaaS Software as a Service kommt eine neue Dimension Ziel: Alle Dokumente und Daten stehen allen autorisierten Mitarbeitern überall vollständig und aktuell zur Verfügung.

23 Einheitlicher, übergreifend nutzbarer Speicherort
Middleware Integration in alle Anwendungen File-system ERP CRM Fach-anwen-dung Portal Share-point Services (SOA) ECM- PlugIn ECM- PlugIn ECM- PlugIn ECM- PlugIn ECM- PlugIn ECM- PlugIn ECM- PlugIn ECM Infrastruktur mit Diensten Federated Repository Einheitlicher, übergreifend nutzbarer Speicherort

24 ECM ist notwendige Infrastruktur!
EIM ECM ist notwendige Infrastruktur!

25 Drei Argumente Unkontrolliertes Informations-wachstum
Übergreifendes Informations-management Compliance-Anforderungen wirtschaftlich nutzen

26 Informationsüberflutung
Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen. Explosion der Unterneh-mensinfor-mationen: In 5 Jahren das 10-fache an Information! Ist dies für Unternehmen relevant? Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden: ECM!

27 Das digitale Universum:
Informationsüberflutung Das digitale Universum: Compliance Sicherheit Langfrist

28 Compliance Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren GRC
Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisations- mitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanage-ment und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell Governance Compliance Risk Management Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

29 Verfahrensdokumentation
BDSG Compliance HGB ZPO GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanage-ment und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell BetrVerfG ProdHaftG Governance Compliance Risk Management GAUFZ GoBS AO GDPdU Verfahrensdokumentation EHUG VwVfG SigÄndG

30 Verfahrensdokumentation
BDSG HGB ZPO BetrVerfG ProdHaftG GAUFZ GoBS AO GDPdU Verfahrensdokumentation EHUG VwVfG SigÄndG

31 Nicht jede Verordnung und nicht jedes Gesetz trifft jeden gleicher-maßen.
Es ist im Einzelfall abzuwägen:

32 Nicht jede Verordnung und nicht jedes Gesetz trifft jeden gleicher-maßen.
Es ist im Einzelfall abzuwägen:

33 Es ist im Einzelfall abzuwägen:
In jedem Fall gilt: ECM-Lösungen nur aus Gründen der „Compliance“ einzuführen, ist unwirtschaftlich. Die Informationen müssen in Prozessen und als Wissen nutzbar sein! Welcher wirtschaftliche Nutzen der reinen Archivierung gegenüber steht Welchen Beweiswert elektronische Informationen haben müssen Wie steuerrelevante Daten erschließbar gehalten werden Wie s zu verwalten und zu archivieren sind Wie kaufmännische Daten und Belege zu sichern sind

34 Übergreifendes Informationsmanagement
ECM EIM Übergreifendes Informationsmanagement

35 Die Unterschiede zwischen Daten, Content, Dokumenten, Records etc
Die Unterschiede zwischen Daten, Content, Dokumenten, Records etc. verschwinden. ECM EIM Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und alte Medien wie , Portale, RSS, Twitter, Instant Messaging, Papier … Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer Software für die Handhabung von Dokumenten wie auch von Prozessen und Workflows. Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und Nutzung wieder zu gewinnen. Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet und erschlossen werden!

36 Die Einführung von Enterprise Content Management ist heute nicht mehr eine des „Ob“, sondern nur des „Wie“ und „Wann“. Die Unterschiede zwischen Daten, Content, Dokumenten, Records etc. verschwinden. ECM Enterprise Content Management bietet die notwendige Infrastruktur und Funktionalität zur Bewältigung der Informationsflut. ECM EIM Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und alte Medien wie , Portale, RSS, Twitter, Instant Messaging, Papier … Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer Software für die Handhabung von Dokumenten wie auch von Prozessen und Workflows. Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und Nutzung wieder zu gewinnen. Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet und erschlossen werden!

37 Herausforderung bleibt!
Die Herausforderung für den Menschen in der Informationsgesellschaft ECM steht auch für: ECM EIM Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer. „Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“ ECM hilft, aber die organisatorische Herausforderung bleibt! Die menschliche Herausforderung wächst! Enterprise Change Management

38 Herausforderungen für die Informationsgesellschaft
Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer. „Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“ (Frank Schirrmacher, , SpiegelOnline;

39 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Dr. Ulrich Kampffmeyer Präsentation, Newsletter, weiterführende Informationen ...