Das elektronische Vorgangs-bearbeitungssystem Vision oder ‚ready to use‘ R. Häcker

alltägliche Probleme And this is a really existing situation Ungezielte Suche nach Informationen bei Kollegen oder im Fileserver / Intranet Ausdruck von Anfragen, e-mails handschriftliche Informationen And this is a really existing situation Dezentrale Ablage von wichtigen Dokumenten oder Prozessen, die Richtlinien oder Regularien unterliegen Liste mit Adressen von Kontaktpersonen und Telefonnummern “Spiral Notebook” mit der Beschreibung aller noch zu erledigenden Aufgaben Revisionssichere Archivierung und Verwaltung von aufbewahrungspflichti-gen Dokumenten krz Minden-Ravensberg/Lippe

Annahme: Der Zugang zu den Verwaltungsleistungen wird auf mehreren Wegen verlangt Service elektronisch persönlich telefonisch schriftlich krz Minden-Ravensberg/Lippe

Welche Anforderungen ergeben sich daraus? Das Zusammenspiel der Vertriebskanäle muss ermöglicht werden Eine durchgängige, parallele Bearbeitung ist nur elektronisch denkbar Digitalisieren aller Informationen Bildung elektronischer Vorgänge, Akten Steuerung, Beschleunigung und Überwachung der Abläufe (Workflow) Elektronischer Zugang muss geschaffen werden Sicherheitseinrichtungen (Signatur) Benutzerverwaltung öffentlicher Zugang (selbst) registrierte Benutzer registrierte und ausgewiesene Benutzer Elektronische Formulare als ‚verlängerter Arm nach außen‘ Web-Interfaces krz Minden-Ravensberg/Lippe

Probleme konventioneller Arbeit Akte nicht am Arbeitsplatz ortsgebunden nur eine Ordnung verschiedene Medien Arbeit mit der Ablage steigender Raumbedarf Informationen abschreiben Kopien anfertigen krz Minden-Ravensberg/Lippe

Umfassende Unterstützung Unterstützungsfunktionen für den ganzen Lebenszyklus eines Dokuments erstellen erfassen verarbeiten ablegen finden krz Minden-Ravensberg/Lippe

Vorgangsbearbeitung / Workflow Ein Vorgangsbearbeitungssystem erlaubt die Steuerung der Sachbearbeitung und die Protokollierung des Geschäftsgangs. Ein Workflowsystem entspricht einem Vorgangsbearbeitungssystem. krz Minden-Ravensberg/Lippe

Funktionen der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung Im Zentrum der informationstechnischen Unterstützung des Geschäftsgangs steht nach dem DOMEA®-Konzept die Realisierung von Funktionen zur Schriftgutverwaltung (Metadaten für Papier- u. elektronische Dokumente), zur elektronischen Aktenablage und zur gemeinsamen Bearbeitung von Vorgängen und Dokumenten (elektronische Vorgangsbearbeitung). Laufwegs- bzw. Bearbeitungssteuerung (Verfügungen, Geschäftsgangvermerke) Bearbeitungsprotokollierung krz Minden-Ravensberg/Lippe

Das erfordert die Integration mit Basisfunktionen der IT Ziel ist eine durchgängige, medienbruchfreie Unterstützung des Geschäftsgangs Das erfordert die Integration mit Basisfunktionen der IT elektronischen Übermittlung Dokumentenbearbeitung Textverarbeitungssysteme Viewer und Browser für das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten Imaging, Erkennungsmethoden Archivierung Dies führt zum Aufbau einer informationstechnischen Infrastruktur mit zahlreichen Komponenten und Schnittstellen. krz Minden-Ravensberg/Lippe

Geschäftsfunktionen Vorgang auslösen Sachverhalte prüfen Intern Extern Sachverhalte prüfen Hilfen bereitstellen Informationen bereitstellen Dokumente bereitstellen Entscheidungen treffen Stellungnahmen einholen Regeln beachten Vorgänge überwachen Termine Zuständigkeiten Nachbearbeitung Ausgangspost Aufbewahrung krz Minden-Ravensberg/Lippe

Funktionaler Überblick I Erfassung eingehender Dokumente und Informationen Papierbasierte Dokumente elektronische Dokumente E-Mails Registrierung basierend auf Aktenplan Ordner-/Aktenverwaltung Vorgangsverwaltung Vorgangskennzeichnung (Geschäftszeichen) Grafische Darstellung der Aktenstruktur Grafische Darstellung der Abläufe der Vorgangsbearbeitung Weiterleitung von Dokumenten und Daten an Bearbeiter und Fachverfahren krz Minden-Ravensberg/Lippe

Funktionaler Überblick II Dokumenten-Management Automatische Sperrung von Dokumenten bei Aufruf zur Vermeidung von Mehrfach-Bearbeitung Möglicher Medienbruch wird durch Check-In/Out-Funktionalität abgebildet Mitzeichnung und Schlusszeichnung Metadaten-Verwaltung Dokumenten Portal und Suche Workflow-Management Strukturierte Vorgänge Unstrukturierte Vorgänge Grafische Darstellung des Workflows Revisionssichere Archivierung Ablage von erledigten zu archivierenden Vorgängen krz Minden-Ravensberg/Lippe

ECM krz Minden-Ravensberg/Lippe

Capture Scannen Papierdokumente Bereitstellen und Annehmen elektronischer Formulare Inhaltliche Erschließung krz Minden-Ravensberg/Lippe

Scann-Prozess Die Dokument- und Datenerfassung läuft als systematischer (Teil-) Prozess ab krz Minden-Ravensberg/Lippe

Scann-Szenarien Für den jeweiligen Einsatzfall ist ein geeignetes Scan-Szenario zu wählen Frühes / spätes Archivieren Zentrale / dezentrale Erfassung Dieses hat entscheidenden Einfluss auf die dafür geeignete HW-/SW- Konfiguration Scanner (Formatgröße, Geschwindigkeit, Durchzug/Einzelblatt, Qualität) Stapelverarbeitung / Einzelverarbeitung Scanapplikation Die Arbeitsschritte sollten je nach Aufgabe eingerichtet und zentral administriert werden können krz Minden-Ravensberg/Lippe

Automatische Erkennung reduziert manuelle Dateneingaben Dokumenten-erfassung Datenerfassung Eingabe vom Image OCR-Unterstützung (gedruckt) ICR-Unterstützung (handgeschrieben) OMR-Unterstützung (Markierung) Manuelles Indizieren OCR-unterstütztes Indizieren Barcodeerkennung Volltextindizierung Automatische Erkennung reduziert manuelle Dateneingaben krz Minden-Ravensberg/Lippe

Erkennungsmethode: OMR Codiert (Barcode / Strichcode) Erkennungsmethoden Markierung Erkennungsmethode: OMR X Codiert (Barcode / Strichcode) Erkennungsmethode: Barcodeerkennung Handschrift Erkennungsmethode: ICR Gedruckt Erkennungsmethode: OCR krz Minden-Ravensberg/Lippe

Nutzung Formularsystem Liefert strukturierte, geprüfte Informationen Koexistenz von Papierform und elektronische Form Nettodaten stehen zur Weiterverarbeitung bereit Austauschbare Formate PDF, HTML, XML krz Minden-Ravensberg/Lippe

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Formularbereitstellung Elektronische Formularsammlung an zentraler Stelle Parallele, alternative Nutzung (Papier / elektronisch) interaktive Schaltflächen krz Minden-Ravensberg/Lippe

Formularbereitstellung Benutzerführung - anstatt ‚wenn nicht zutreffend, bitte streichen‘ oder ‚nur ausfüllen wenn ...‘ Strasse und Hausnummer des Bauherrn krz Minden-Ravensberg/Lippe

Formularverarbeitung Gültigkeitsprüfung formal und inhaltlich Datenbankabgleich krz Minden-Ravensberg/Lippe

Manage and Store – Processes (BPM) Exkurs: Geschäftsprozessmanagement Workflow, - Arten krz Minden-Ravensberg/Lippe

Exkurs: Systematisches Verwaltungsprozessmanagement GPM betrachtet die Abläufe unter Einbeziehung aller Prozessbeteiligten end- to-end, z.B. von der Antragstellung bis zum Empfang des Bescheides Bürger Wirtschaft Politik Behörden Dienstleister Produkt-(gruppen-)orientiert GPM liefert Vorgaben zur Entwicklung von Workflowanwendungen krz Minden-Ravensberg/Lippe

GPM und IT Optimierte Verwaltungsprozesse sind Grundlage für IT-Struktur um Elektrifizierung ineffizienter, unflexibler, bürokratischer Abläufe zu verhindern Tooleinsatz für Aufnahme, Modellierung, Analyse, Simulation Tools liefern betriebswirtschaftliche Zahlen Bearbeitungszeiten Liegezeiten Transportzeiten Auslastung krz Minden-Ravensberg/Lippe

Workflow Regelt und steuert aktiv definierte Geschäftsprozesse Zuweisung und Überwachung der Ausführung der Arbeit durch definierte Stellen Steuerung von Anwendungen Überwachung der Einhaltung von Regeln Parallelisierung, Lastverteilung Terminüberwachung, Erinnerung, Eskalation Stellt Dokumente und Informationen bereit Sichert die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit von Geschäftsprozessen Nutzt Technologien des Dok.-Managements und der Archivierung krz Minden-Ravensberg/Lippe

Workflow-Arten Production-Workflow Administrativer Workflow strukturierbare Vorgänge hochwertige, zeitkritische Abläufe hohes Aufkommen, schnelle Bearbeitung Administrativer Workflow Ersatz für formularbasierende Abläufe weniger zeitkritisch Adhoc-Workflow Einmalvorgänge viele Varianten krz Minden-Ravensberg/Lippe

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Manage and Store – Documents (EDM) Akten, Vorgänge, Dokumente Systematik der Ablage krz Minden-Ravensberg/Lippe

Dokumenterfassung Registrierung Indizierung (systematische Ablage) Welche Art von Dokument Von wem, für wen, wann eingegangen etc. Indizierung (systematische Ablage) Einordnung nach Aktenplan Zuordnung zu Akte, Vorgang, Fall, Buchung etc. Inhalt erschließen Text Daten zur Verarbeitung bereitstellen krz Minden-Ravensberg/Lippe

Systematische Ablage Ablagehierarchien der klassischen Behördenarbeit werden in Form von elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten abgebildet. krz Minden-Ravensberg/Lippe

Aufgaben- / Aktengliederung krz Minden-Ravensberg/Lippe

Produktplan krz Minden-Ravensberg/Lippe

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Ablage Dokument in Ablagestruktur / Fallakte krz Minden-Ravensberg/Lippe

Standard-Indizierung nach XAkte krz Minden-Ravensberg/Lippe

Dokumentenmanagement Ablage dynamischer Dokumente Erfassung zu Beginn der Bearbeitung Unterstützung bei der Bearbeitung Versionsverwaltung Parallele Bearbeitung im Team (check-out / check-in) Kopie senden an.. Wiedervorlage Notizfunktion Überblick über den Bearbeitungsstand Stellvertretung Vorgang abschließen, archivieren krz Minden-Ravensberg/Lippe

Nutzung während der Sachbearbeitung (DMS) z.B. Eingänge im Postkorb Wiedervorlage To do .... krz Minden-Ravensberg/Lippe

Manage and Store - Knowlegde Recherche Direktzugriff krz Minden-Ravensberg/Lippe

Informationen und Dokumente bereitstellen ... So geht es wohl nicht! krz Minden-Ravensberg/Lippe

Welche Anforderungen ergeben sich daraus? Informationsrecherche Im Kontext zu konkreten Themen zielgruppenorientiert, vom Benutzer auswählbar Bereitstellung Vorgänge Dokumente zum Einzelfall strukturiert – leicht auffindbar krz Minden-Ravensberg/Lippe

Suchmöglichkeiten Informationsquellen Ablagestruktur Attribute Dateien im Filesystem Dokumente im Archiv eMails mit Anhängen  Internet und Intranet Ablagestruktur verwaltungsspezifisch Aktenplan, Org.-Struktur, ... Attribute anwendungsspezifisch Boolean, Wildcard Volltext Dokumenteninhalt Worte, Phrasen, ... Synonyme, Nachbarschaft, intuitiv, ... krz Minden-Ravensberg/Lippe

Ordner Attribute Volltext krz Minden-Ravensberg/Lippe

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Archive - Inhalte Eingangsbelege Ausgangsbelege Drucklisten Anwendungsdaten krz Minden-Ravensberg/Lippe

Archivsystem Verwaltung von beliebig strukturierten Festplatten- und Langzeitarchiven Gekapselte Dokumentenverwaltung Eindeutige DocID krz Minden-Ravensberg/Lippe

Objektablage Peripheral Services Index Datenbank ok.Verfahren BBG2000 Integration ok.Verfahren BBG2000 KRZ-Clients FINANZ-Archiv Office Microsoft Office Open Office Star Office Clients Desktop Desktop Web Imaging Application Layer Advanced Connect http/WebDAV + XML Storage Layer Base Connect TCP/IP - RPC Interfaces Pipeliner for SAP for Microsoft Exchange Ascent Capture Services Mirror Distributed Cache Recovery Objektablage Storage Services Peripheral Services Rendition, Signature LDAP, Host-Gateway Index Datenbank Index Services Oracle, MS SQL-Server, DB2, MAXDB krz Minden-Ravensberg/Lippe

Integration in Fachverfahren (OK-Verfahren) krz Minden-Ravensberg/Lippe

Zugriff über Browser z.B. Suche in Ordnerstruktur (Aktenplan) z.B. Suche nach Buchungen und Belegen krz Minden-Ravensberg/Lippe

Nutzung außerhalb einer Fachanwendung z.B. Suche nach Vorgängen und Dokumenten über Fachdaten krz Minden-Ravensberg/Lippe

Handlungsbedarf Abläufe müssen sowohl elektronische Form wie auch Papierform berücksichtigen Auf Signatur vorbereiten Papier digitalisieren Sofortige Auskunftsbereitschaft Zentrale Speicherung und Verwaltung realisieren Suchaufwand vermeiden ‚Selbstbedienung‘ ermöglichen gleichzeitiger, paralleler Zugriff, für Berechtigte realisieren Bearbeitungszeiten und –Kosten Informationen strukturieren Übertragungsaufwand vermeiden / reduzieren Ablage systematisieren Abläufe automatisieren Raumbedarf reduzieren krz Minden-Ravensberg/Lippe

Schriftgutverwaltung (Papierform) Dokumenterfassung Erkennungsmethoden Status Schriftgutverwaltung (Papierform) Dokumenterfassung Erkennungsmethoden Formularsystem Geschäftsprozessmanagement EP 2006 Workflow IV 2005 Ablagestruktur Dokumentenmanagement Archivsystem Browser-Applikation Office-Integration Integration OK-Verfahren Volltextsuche Wissensmanagement EP 2006 Dienste-Portal Signaturverfahren krz Minden-Ravensberg/Lippe