Ihr Support auf dem Weg zur Exzellenz

Qualität in der Organisation Steigende Forderungen nach Qualitätsnachweisen an kommerzielle Organisationen, öffentliche Verwaltungen und Bildungseinrichtungen ISO 9000 Standard ist eher Mindestanforderung und sollte übertroffen werden. Exzellenz verlangt regelmäßige Selbstbewertungen Ableitung: Hinweise auf Verbesserungsschritte auf dem Weg zur Exzellenz Herausforderung: Verbesserung in angemessenen und leicht verständlichen Schritten

Wozu EFQM? Hilft, die “Temperatur” in der Organisation zu fühlen. z.B.: Wo klemmt es? Wie sehen es die Interessengruppen? (Schüler/Teilnehmer/Auftraggeber/Mitarbeiter/...) Wo können wir am schnellsten etwas bewegen? Von wem können wir etwas lernen (Benchmarking)?

Grundlagen des EFQM Modells Der Nutzen, den eine Organisation aus der Selbstbewertung nach dem EFQM-Modell zieht, hängt davon ab, wie gut die Führung mit den Grundkonzepten der Exzellenz umgeht. Diese Grundkonzepte werden laufend angepasst und verbessert.

Grundlagen des EFQM-Modells Das Modell setzt die Grundkonzepte in ein strukturiertes Management-System um. Dieses besteht aus 9 Kriterien mit 32 Teilkriterien und zahlreichen Ansatzpunkten, verteilt auf 2 Bereiche: Befähiger und Ergebnisse. Dabei stehen die Resultate der 4 Ergebnis-Kriterien in engem Zusammenhang mit Anstrengungen der Organisation in den 5 Befähiger-Kriterien. Was die Organisation TUT Was die Organisation ERREICHT © EFQM

Grundlagen des EFQM-Modells Das EFQM-Modell für Exzellenz ist ein Total Quality Management-Modell, das alle Managementbereiche abdeckt und zum Ziel hat, den Anwender zu exzellentem Management und exzellenten Geschäftsergebnissen zu führen. Ein wichtiges Hilfswerkzeug ist dabei kontinuierliche Verbesserung unter Verwendung des RADAR-Ansatzes. Selbstbewertung nach EFQM Ergebnis: Stärken und Verbesserungspotentiale Umsetzung der Verbesserungs-maßnahmen Entwurf eines Verbesserungsplans Integration mit dem Geschäftsplan Priorisierung der Verbesserungs-vorschläge

Was bringt mir die Selbstbewertung? Gründe Ermittlung eines Ist-Zustands Vergleichszwecke Identifikation von Stärken/Schwächen Verbesserungsaktivitäten in der Organisation auf Fakten basierende Bewertung Vergleichbarkeit mit Ergebnissen Anderer auf alle Unternehmensbereiche anwendbar Vorteile Einbindung der obersten Leitung aktive Beteiligung aller Kernbereiche Information aller Mitarbeiter dem Gefühl der Kontrolle von oben entgegenwirken Schaffen eines TQM-Verständnisses Voraussetzungen

Voraussetzungen Einbindung der obersten Leitung aktive Beteiligung aller Kernbereiche Information aller Mitarbeiter dem Gefühl der Kontrolle von oben entgegenwirken Schaffen eines TQM-Verständnisses

Wozu eine Selbstbewertungs-Software? Software “erklärt” das EFQM Modell Ich brauche kein EFQM-Buch zu lesen, sondern werde “an die Hand genommen”. Selber programmieren kostet mehr und ist nicht so leistungsfähig Eine standardisierte Software: verringert den Personal- und Zeitaufwand erleichtert die Reproduzierbarkeit der Ergebnisse führt durch das Modell minimiert den Schulungsaufwand Abgefragte von Stärken/Schwächen „automatisch“ mit KVP gelinkt

Wozu eine Umfrage-Software? Selbstbewertung verlangt nach systematisch und regelmäßig erhobenen Ergebnissen - elektronische Umfragen sind schnell und kostengünstig durchführbar. Erhebungen können bei Bedarf als anonymer Webservice durchgeführt werden. Zufriedenheitsumfragen bieten wertvollen Input für den KVP, schnelle Reaktionen auf gefühlte „kleinere“ Übel fördern die Motivation zu Veränderungen. Die in GOA angebotenen Wissensbasen bieten eine ausgereifte und praxiserprobte Grundlage, auf der organisationsspezifische Inhalte und Formulierungen aufbauen können.

GOA-Tools im Überblick GOA bietet zahlreiche, skalierbare Selbstbewertungs- und Umfrage-Module zur Umsetzung des Exzellenzgedankens und unterstützt Sie bei der Erstellung, Durchführung und Auswertung von Umfragen aller Art. Dabei besteht die Möglichkeit, verschiedene Sprachen zu kombinieren und so z.B. mit der deutschen Version eine Umfrage für englischsprachige Kunden zu entwerfen. Beispiele für typische Umfragemodule sind: - Analyse der Lernenden Organisation - Firmenzielerhebungen - Innovationskulturbewertung - Kunden- & Mitarbeiter-Zufriedenheitsanalysen - Teameffektivitätsanalysen Zu den “normalen” Umfragen kommen noch Erhebungen mit der 360° Feedback Methode zum Einsatz, wie zum Beispiel bei der Analyse der Führungseffizienz.

Selbstbewertungs-Module GOA unterstützt ein breites Spektrum an Selbstbewertungsmodulen für internationale Standards wie CAF, CQAF, EFQM Excellence, ISO 9004 oder Project Excellence. Dabei gibt es für die einzelnen Ansätze sowohl skalierbare Varianten (für Einsteiger bis professionelle Assessoren-Teams) als auch branchenspezifische Anpassungen (Industrie, Bildungswesen, öffentliche Verwaltung, etc.)

Unterstützung für ISO 9000 und EFQM GOA Workbench bietet nicht nur eine Übersetzung des EFQM-Modells in eine einfach verständliche Frageform, sondern gibt zu jedem Ansatzpunkt zugleich an, bei welchem ISO-Kapitel die jeweilige Entsprechung zu finden ist. Verbesserungsvorschläge, Projektergebnisse, Vereinbarungen und Arbeitsanweisungen, die der jeweiligen Frage entsprechen, können so auf die ISO-Norm 9000 bezogen und formuliert werden. Es kann zu jeder Frage geprüft werden, ob das vorhandene Qualitätsmanagement-Handbuch den Anforderungen dieser Norm genügt. Neue Festlegungen können in eine ISO-9000-gerechte Struktur gebracht werden. Im Ergebnis erhält man ohne zusätzlichen Analyseaufwand ein Qualitäts-management-Handbuch, das bei der ISO-Zertifizierung benötigt wird.

Links zwischen ISO 9000 und EFQM * - *** = Intensität der EFQM–Erhebung zum jeweiligen ISO-Kapitel

Messungen: Basis der kontinuierlichen Verbesserung Selbstbewertung muss nach und nach auf reproduzierbaren Ergebnissen basieren! „Was ich nicht messen kann, kann ich nicht verbessern“ (Peter Drucker)

Messungen liefern Information Messungen geben uns mindestens 3 Hauptinformationen: Habe ich mein Ziel erreicht? Wie ist der Trend des Indikators? Wird er besser oder schlechter? Bin ich besser als mein Benchmark oder Mitbewerber? 50 40 TREND INDIKATOR 30 ZIEL 20 ISTWERT 10 ZEIT

Was nützen uns Messungen? zeigen uns wie gut der Prozess ist sind Qualitätsindikatoren zeigen uns ob wir das Ziel erreicht haben helfen uns den Prozess zu verbessern sind eine Basis für Benchmarking unterstützen uns in der Steuerung des Prozesses führen zu Wissen über den Prozess sind eine Basis um Ziele zu setzen lassen uns den Prozess besser verstehen verifizieren die Qualität – für Behörden oder Investoren oft nötig

GOA-Umfragen zum EFQM Exzellenz-Modell Team Effectiveness LOP Inventory Objectives InnoMan Kultur Mitarbeiterzufriedenheit Organisationsklima Kundenzufriedenheit Balanced Q-Card Project Excellence InnoMan Process & Project Objectives 360° Management Feedback Lieferantenaudits (Inq. Prof) Basell II Inquiry Prof.

KVP-Unterstützung Weiterverarbeitung von Verbesserungsvorschlägen Planung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen und -Projekten. Balanced Q-Card (BQC) hilft bei: Filterung und Auswahl von Ideen aus Befragungen und Selbstbewertungen Ideengenerierung Priorisierung von Verbesserungsaktionen, wahlweise unter Einbezug der gesamten Belegschaft. Beschreibung von Verbesserungsaktionen Projektvorbereitung und -management Übersicht des Status verschiedener Projekte

Das Deming- oder PDCA-Rad Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) KVP funktioniert in einem (endlosem) 4-Schritt-Zyklus: Plan: die Verbesserung planen Do: die Verbesserung umsetzen Check: die Ergebnisse der Verbesserung prüfen Act: Korrekturmaßnahme / weitere Verbesserung KVP ist ein kontinuierlicher Zyklus von P-D-C-A DO ACT PLAN CHECK Für alle 4 Schritte werden Messungen benötigt um zu entscheiden: Wie ist die Situation? Was ist der aktuelle Status? Was hat sich verändert? Ist der Plan erfolgreich?

Systemstandards stützen KVP Systemstandards wie ISO9001 und EFQM helfen das erreichte Fortschrittsniveau, das Organisationen mit KVP und Innovation erzielt haben, zu sichern KVP DO ACT PLAN CHECK Fortschritt Standards sichern das Niveau (z.B. ISO 9001) Zeit

Beziehung zwischen KVP und EFQM Ergebnisse der Schlüssel- leistungen Gesellsch. Ergebnisse Mitarbeiter Ergebnisse Kunden Ergebnisse Führung Prozesse Partner- schaft & Ressourcen Mitarbeiter Politik & Strategie Befähiger Erebnisse Innovation und Lernen Bewertung & Überprüfung Messung Die Wirksamkeit des Vorgehens und der Umsetzung werden regelmäßig gemessen Lernen, dient zur Identifikation Bester Praktiken und von Verbesserungspotenzialen Verbesserung Erkenntnisse aus Messung und Lernen werden analysiert und dienen zur Identifikation, Priorisierung, Planung und Einführung von Verbesserungen KVP ist ein Kernelement von EFQM: Selbstbewertung lernen KVP-Zyklus

Beispiele von Vorteilen durch KVP Ein Studie von Agamus Consult über den KVP in 113 deutschen Unternehmen hob die folgenden positiven Resultate hervor: Quelle: Agamus Consult, 1996

Mit GOA-Assessment auf dem Weg zur Exzellenz Excellence-Niveau Phase 5 Umsetzung des Maßnahmen- katalogs (Easy Assessment) Bewerbung um „Committed to Excellence“ Phase 4 Volles Assessment (EFQM Prof. Assessment) Bewerbung zum nationalen oder europäischen Qualitätspreis Vereinfachter Fragenkatalog (Basic Assessment) Auswahl von Verbesserungs-projekten Phase 3 Umstieg auf Radar-Logik (EFQM Check-Up) Einführung regelmäßiger Umfragen Bewerbung „Recognised for Excellence“ Phase 2 Wiederholung der Selbst-bewertung Einführung eines KVP basierend auf den Ergebnissen Phase 1 3 Monate 6 Monate 2. Jahr 3. Jahr Ab 4. Jahr t Einführung Optimierung

Kostenlose Einstiegs-Software Zur Unterstützung der Verbreitung des Exzellenzgedankens bietet GOA ein kostenloses Selbstbewertungsmodul zur vereinfachten EFQM Umsetzungen. Ziel: Selbstbewertung an nur einem Tag Eine Kopie dieser Version finden Sie in dem beiliegenden Zip-File mit dem Namen „GOA Basic Assessment“

GOA-Workbench in der Literatur GOA-WorkBench wurde seit Ende 1999 in über 60 Fachartikeln besprochen. Die wichtigsten Veröffentlichungen sind unter www.ibk.eu / Pressepiegel hinterlegt. Hinzu kommt ein Buchveröffentlichung beim Bertelsmann-Verlag mit dem Titel „Integriertes Qualitätsmanagement in der Aus- und Weiterbildung“.

GOA-Workbench Anwender (Auszug) Fachinformation und Bibliothek Weitere Informationen: www.ibk.eu

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit