Mag. Christa Bradler FA4B – Landesbuchhaltung, Ref. 2 Prüfungsstelle Workshop für Projektträger im bilateralen ETZ-Programm SI-AT Personalkosten, Reisekosten, Betriebskosten Mag. Christa Bradler FA4B – Landesbuchhaltung, Ref. 2 Prüfungsstelle

1. Personalkosten

Allgemein: PERSONALKOSTEN (1) ProjektmitarbeiterInnen müssen beim Projektträger angestellt sein Angemessene Einstufung Projektarbeit zur Gänze oder stundenweise

FÖRDERFÄHIGE KOSTEN: PERSONALKOSTEN (2) Pauschalierungen (Standardeinheitskosten) zur Zeit nicht möglich Tatsächliche Gehaltskosten inkl. Lohnnebenkosten Bei stundenweiser Projektarbeit: letztlich förderfähig ist der Jahresstundensatz Jahresstundensatz = Kosten für einen Dienstnehmer in einem Kalenderjahr dividiert durch die Gesamtarbeitszeit im Kalenderjahr

KOSTEN FÜR DIENSTNEHMER: PERSONALKOSTEN (3) KOSTEN FÜR DIENSTNEHMER: Bruttogehalt ohne Prämien, Sachbezüge etc. Sozialversicherung Dienstgeber Mitarbeitervorsorgekasse Dienstgeberbeitrag/Dienstgeberzuschlag Kommunalsteuer - wenn tatsächlich bezahlt!

GESAMTARBEITSZEIT: PERSONALKOSTEN (4) Tatsächliche Anwesenheitsstunden abzgl. Urlaub, Krankenstand, Sonderurlaub ACHTUNG: nicht Produktivstunden und nicht Sollstunden ACHTUNG: Programmhandbücher teilweise nicht zutreffend! ACHTUNG: keine monatlichen Stundensätze errechnen – auch wenn vom slowenischen Lead Partner gewünscht!

Formular zur Personalkostenberechnung der FA4B:

PROBLEM JAHRESSTUNDENSATZ – unterjährige Abrechnung: PERSONALKOSTEN (6) PROBLEM JAHRESSTUNDENSATZ – unterjährige Abrechnung: Unterjährig abgerechnete Personalkosten = vorläufig anerkannte Kosten Bsp. 1: Berichtszeitraum Jänner-Juni 2011: Stundensatz auf Basis 1. Halbjahr mit Formular berechnen und einreichen

PROBLEM JAHRESSTUNDENSATZ – unterjährige Abrechnung: PERSONALKOSTEN (7) PROBLEM JAHRESSTUNDENSATZ – unterjährige Abrechnung: Bsp. 2: Berichtszeitraum September 2010-Februar 2011: Ein Stundensatz für die Projektstunden von Sept. bis Dez. basierend auf den Jahreskosten 2010 und ein weiterer (vorläufiger) Stundensatz für die Kosten Jänner und Februar basierend auf den Kosten dieser beiden Monate (also 2 Formulare pro Person). Bsp. 1 und 2: Bei einer späteren Abrechnung wird von der FLC ein Jahresstundensatz für 2011 errechnet (Aufrollung).

Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung: PERSONALKOSTEN (8) Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung: Dienstvertrag und Dienstzuweisung (Kopien) bei 1. Abrechnung Zu jeder Abrechnung: Auszug Beitragskonto GKK, Finanzamt, Gemeinde Jahreslohnkontoblatt (DG-Beiträge müssen ersichtlich sein!) Monatliche Lohnkontoblätter/Lohnzettel sämtliche Original-Zahlungsnachweise für Lohn- und Lohnnebenkosten; sollte Vorlage von Original-Kontoauszügen nicht möglich sein (z.B. Uni) bitte Rücksprache mit A16 und FA4B Gesamtarbeitszeit- und Projektarbeitszeitaufzeichnungen (GAZ und PAZ)

Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung: PERSONALKOSTEN (9) Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung: Bsp. 1: Berichtszeitraum Jänner-Juni 2011: Jahreslohnkontoblatt monatliche Lohnzettel und Zahlungsnachweise Stundenlisten für diese 6 Monate (GAZ und PAZ)

Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung: PERSONALKOSTEN (10) Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung: Bsp. 2: Berichtszeitraum September 2010-Februar 2011: Jahreslohnkontoblatt 2010 (ganzes Jahr) GAZ 2010 (ganzes Jahr) Jahreslohnkontoblatt 2011 (Jänner – Februar) GAZ Jänner bis Februar 2011 PAZ September 2010 bis Februar 2011 Monatliche Lohnzettel und Zahlungsnachweise September 2010 bis Februar 2011

Eingabe der Personalkosten im ISARR: Bsp. 1: Berichtszeitraum Jänner-Juni 2011: Ein Betrag pro Person und Berichtszeitraum (Feld „Ergebnis der Berechnung“ im FA4B-Formular) in einer Zeile Bsp. 2: Berichtszeitraum September 2010-Februar 2011: Ein Betrag pro Person für 2010 in einer Zeile (Feld „Ergebnis der Berechnung“ im FA4B-Formular) Ein Betrag pro Person für 2011 in einer Zeile (Feld „ Ergebnis der Berechnung“ im FA4B-Formular) Aufsplittung auf Monate oder gar auf Gehalt und Lohnnebenkosten nicht notwendig Als „Document type“ ist „Salaries“ auszuwählen

STUNDENAUFZEICHNUNGEN: PERSONALKOSTEN (12) STUNDENAUFZEICHNUNGEN: Kein verpflichtendes Formular für steirische PT. Gesamtstundenaufzeichnung müssen enthalten: Name, Monat, Tag, Kommen/Gehen pro Tag (ev. Mittagspause), Urlaub/Krankenstand/ZA, die monatliche GAZ (Minuten in Dezimalstellen), 2 Unterschriften Projektstundenaufzeichnungen können in die GAZ integriert oder extra sein und müssen enthalten: Projektzuordnung, Stunden, nachvollziehbare aussagekräftige Tätigkeitsbeschreibung (deutsch); „Viertelstunden-Einheiten“

2. Reisekosten

REISEKOSTEN (1) ALLGEMEIN: Reisekosten nur von ProjektmitarbeiterInnen, die beim PT angestellt sind (sonst unter externe Kosten) Wirtschaftlichste Art der Reise Reisen müssen klar im Zusammenhang mit dem Antrag stehen – sonst vorherige Genehmigung durch JTS einholen! Reisen müssen im Projektgebiet sein – sonst vorherige Genehmigung durch JTS einholen! Abrechnung nach EStG bzw. Betriebsvereinbarung oder Stmk. Reisegebührengesetz (bzw. nach Bundesregelung bei Förderung durch Ministerium) Amtliches Kilometergeld kann abgerechnet werden – damit sind Mautkosten etc. abgedeckt!

Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung: REISEKOSTEN (2) Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung: Reiseantrag/-genehmigung Unterschriebene Reiserechnung (Name, Ort, Zweck, Datum, Uhrzeit – auch Zeitpunkt des Grenzübertritts, Beträge) inkl. Beilagen (Zugkarte, Hotelrechnung etc.) Original-Zahlungsnachweis (ev. mit Aufsplittung) Zusatzbelege: Einladung, Protokoll, Teilnehmerliste, ev. Fotos von Veranstaltung Eingabe im ISARR: Als „Document type“ ist „travel order clearance“ auszuwählen

3. Betriebskosten/ Gemeinkosten

GEMEINKOSTEN (1) ALLGEMEIN: 2 Arten – direkte und indirekte Gemeinkosten: Direkte Gemeinkosten: Ausschließlich und eindeutig für Projekt, z.B. Porto für Versenden von Unterlagen nach Slowenien Indirekte Gemeinkosten: Anteilige Zurechnung zum Projekt, z.B. Miete, Strom

GEMEINKOSTEN (2) ALLGEMEIN: Gemeinkosten müssen auf Basis Einzelbeleg vorgelegt und geprüft werden. Derzeit gibt es keine Pauschalierungsmöglichkeit! ACHTUNG: Programmhandbücher teilweise nicht zutreffend! Gemeinkosten können nur jährlich (Kalenderjahr) abgerechnet werden!

GEMEINKOSTEN (3) Berechnungsmethode indirekte Gemeinkosten: Jährliche Kosten dividiert durch Jahresgesamtstunden aller MitarbeiterInnen = Gemeinkostenzuschlag (GK) GK multipliziert mit den Projektstunden = förderfähige Gemeinkosten Auf Grund des großen Berichts- und Prüfaufwandes sollen GK mit möglichst wenigen Belegen abgerechnet werden (ev. Miete, Strom etc.) Dies wird im Einzelfall von der FLC mit dem Projektträger besprochen.

Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung: GEMEINKOSTEN (4) Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung: Darstellung der Berechnungsmethode (Excel) Originalrechnungen und –zahlungsnachweise Zusatzunterlagen (z.B. Mietvorschreibung etc.) Gesamtstundenaufzeichnungen aller MitarbeiterInnen (Summenübersicht)

Eingabe der Gemeinkosten im ISARR: Direkte Gemeinkosten: Jeder Beleg einzeln Als „Document type“ ist „invoice“ auszuwählen Indirekte Gemeinkosten: Ein Betrag für Gemeinkosten pro Jahr (nicht aufgeteilt auf die Monate oder auf Kosten) Als „Document type“ ist „other appropriate type of document“ auszuwählen

FA4B – Landesbuchhaltung Ref. 2 Prüfungsstelle Ansprechpersonen : Mag. Christa BRADLER, Tel. +316 877-3243, e-mail: christa.bradler@stmk.gv.at Heidi HAMMER, Tel. +316 877-3232, e-mail: heidi.hammer@stmk.gv.at Sieglinde KUTTNER, Tel. +316 877-3245, e-mail: sieglinde.kuttner@stmk.gv.at

Danke für Ihre Aufmerksamkeit!