Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege Lindau Methodik der Umsetzungsstrategie in 2 Stufen Erläuterung der Methodik für eine Stabilisierung und inhaltsgesteuerten Struktur der Schulpflege Lindau Lindau, August 2012 Version 1.0 Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Schulpräsidium kurt.portmann@lindau.ch

Inhalt Ausgangslage Auf dem Weg zur strategischen Führung Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage Inhalt Ausgangslage Auf dem Weg zur strategischen Führung Das 2-Stufen-Verfahren Lieferergebnisse Stufe 1 Vorgehen Stufe 1 Aufträge zur Stufe 1: Situationsanalyse (I + II) Sofortmassnahmen Terminplan 2

Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage Der Schulpflege ist seit längerem bewusst, dass sich mit der Einführung und Etablierung der Schulleitungen der Auftrag der Schulpflege und damit auch das Aufgabenportfolio ändert. Dies ist auch so im VSG (Art 42 & 44) festgelegt. Anlässlich der Strategieklausur vom Juni 12 im Strickhof wurde dies letztmals diskutiert. Alle Mitglieder der Schulpflege haben sich auch zu dieser Aussage bekannt und sind bereit, die Arbeit der Schulbehörde neu auszurichten. Diese Neuausrichtung wurde gemäss Aussagen einzelner Schulpflegemitglieder bereits mehrere Male angegangen, konnte aber aus verschiedenen Gründen bisher nicht konsequent umgesetzt werden. Die Situation eines neuen Präsidiums soll nun genutzt werden, um diesen Prozess neu zu starten und zu einem nachhaltigen Ergebnis zu bringen. Im Folgenden wird eine Methodik erläutert, wie die Schulpflege Lindau diesen Wandel bewältigen kann. 3

Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage Begriffe Schlagworte wie «Operativer Hektik hat noch nie geistige Windstille ersetzt» oder «structure follows strategie» geben uns Hinweise und Handlungsempfehlungen. Diese müssen aber in ein strategisches und methodisches Vorgehen umgesetzt werden, welches auf die betroffene Organisationseinheit abgestimmt ist. Strategie ist in diesem Sinne das systematische Verfahren, inhaltliche Veränderungen für die eigene Organisation, für und mit den eigenen Mitarbeitenden und für bedarfsorientierte Dienstleistungsangebote an die Kunden/Stakeholder zu gestalten: „Strategieentwicklung ist ein aktiver Managementprozess mit dem Ziel der Zukunftsgestaltung.“ Methodik ist in diesem Sinne das systematische Verfahren, die einzelnen erforderlichen Arbeitsschritte in einer sachlogischen und geplanten Abordnung nacheinander und aufeinander abgestimmt zu erledigen: „Methodik ist ein Führungsinstrument zur Unterstützung des Managementprozesses.“

Führungslandschaft Schule Lindau – Ebenen Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage Führungslandschaft Schule Lindau – Ebenen Führungsebene Strategische Ebene Operative Ebene Prozesslandkarte Themenlandkarte Führungslandkarte to do, Stufe 2 to do, Stufe 1

Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Führungslandkarte der Schule Lindau

Das 2-Stufen-Verfahren Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Modell der Umsetzungsstrategie Das 2-Stufen-Verfahren Juli 14 Juli 13 heute Neue strategische Ausrichtung ORGANISATION Stufe  WIE Schärfung & Klärung aktuelle organisatorische Aufstellung Umsetzung organisatorische Massnahmen Inhalt & Struktur 2. Stufe  WAS  WIE Konzeption neue Strategie Schaffung Voraussetzungen für Umsetzung Neue strategische Ausrichtung umsetzen

Das 2-Stufen-Verfahren Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Modell der Umsetzungsstrategie Das 2-Stufen-Verfahren Zielsetzungen Stufe  WIE Klarheit (AKV), Transparenz & Effizienzsteigerung in der aktuellen Aufstellung Rahmenbedingung: nur organisatorische Verbesserungen 2. Stufe  WAS  WIE Neue zukunfsorientierte und inhaltsgetriebene Führung der schule Lindau auf strategischer und operativer Ebene Rahmenbedingung: structure follows strategie, es gibt keine Tabus beim Denken, inhaltliche und strukturelle Veränderungen Stufe 1: nur organisatorische Verbesserungen Stufe 2: inhaltliche und strukturelle und organisatorische Veränderungen 8

Beispiellandkarte 5 Planung & Entwicklung Controlling Ressourcen- Mgmt Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Prozesslandkarte Beispiellandkarte Planung & Entwicklung Controlling Ressourcen- Mgmt (Personal, Infrastruktur Kommunikati on QS Führung Konzeption Unterricht Organisation Unterricht Umsetzung Unterricht Evaluation Unterricht Eltern & Schüler- partizipation Unterricht Beschaffung Informatik Admini- stration Finanzen Infrastruktur Support * Modell der Fachschule Viventa Zürich

Lieferergebnisse Stufe 1 Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage Lieferergebnisse Stufe 1 Organisationsstatut gestützt auf Art. 80 Abs. 2, 80quinquies und 81 Abs. 1 der Gemeindeordnung bestimmt insbesondere Organisation, Geschäftsführung, Aufgaben und Kompetenzen der Kreisschulpflegen, der Schulleitungen sowie der Schulkonferenzen und regelt die Mitwirkung der Schülerinnen und Schüler sowie der Eltern. Prozesslandkarte Definition und inhaltliche Ablaufdarstellung der wichtigen Prozesse in der Zusammenarbeit Schulpflege und Schulleitung bzw. der Führungs- / Ressortprozesse Funktionendiagramm, Hilfsmittel wie Checklisten oder Budgetrichtlinien Funktionsbeschreibungen Schulpflege / Schulleitungen Präzisierung der Funktionsbeschreibungen bzw. des aktuellen Aufgabenportfolios evt. Neukonstituierung der Schulpflege (Sitzungsgefässe, Ressortzuteilung usw.) Geschäfts- und Projektliste Etablierte und vollständige Geschäfts- und Projektliste 10

Vorgehen Stufe 1 (gilt pro Ressort) Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Schärfung aktuelle Aufstellung Vorgehen Stufe 1 (gilt pro Ressort) Situations-analyse Zielsetzung Auftrags-definition Bewertung & Entscheid Umsetzung Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Beschrieb Auftrag Aktuelle Aktivitäten SWOT Ressortziele Kurz Mittelfristig Erfolgsfaktoren Risikofaktoren Funktionsbeschrieb Aufgaben Projekte Bewertung und Priorisierung Meilenstein-planung Kommunikation interne und extern Arbeiten in der neuen Organisation 11

Aufträge zur Situationsanalyse I Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Schärfung aktuelle Aufstellung Aufträge zur Situationsanalyse I Schulpflege: Situationsanalyse des eigenen Ressorts 12

Aufträge zur Stufe 1: Situationsanalyse II Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Schärfung aktuelle Aufstellung Aufträge zur Stufe 1: Situationsanalyse II Verwaltung: Statistische Analyse der SP- & Teamsitzungen des letzten Schuljahres 13

Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Schärfung aktuelle Aufstellung Terminplan 14

Sofortmassnahmen Sekretariat: Geschäftsliste Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage Sofortmassnahmen Sekretariat: Geschäftsliste Alle Sitzungsgeschäfte sind vorgängig anzumelden und werden Terminiert Projektinformation/-berichterstattung wird terminiert Bekannte Termine im Jahresablauf (z.B. Budgetierung) werden terminiert Sekretariat: Extranet – neue Struktur Das Extranet wird neu strukturiert und gilt als verbindliche Ablage Präsidium: Kommunikation verstärken Die externe Kommunikation wird durch eine geplante Information aus den aktuellen Projekten (insbesondere aktive Kommunikation in Sachen «Schulraum» und «Neuausrichtung Schulpflege») intensiviert. Präsidium: Auftragspräzisierungen Die Aufträge (z.B. der externen Sekretariatsunterstützung sowie der zusätzlichen Unterstützung im Bereich Sonderpädagogik) werden schriftlich präzisiert 15