Buchführung mit Zukunft Fachhochschule FIRST Wien, 08.01.2010

DATEV in Europa Seit 1966 tätig Mitglieder: ca.39 500 Mitarbeiter: 5 646 DATEV.at, Wien, Österreich DATEV-Informationsbüro, Brüssel, Belgien Barcelona, Spanien DATEV eG, Nürnberg, Deutschland DATEV.hu in Budapest, Ungarn DATEV SINFOPAC S.L. in  DATEVSYMFONIA Sp.zo.o in Warschau, Polen DATEV.cz Brünn, Tschechische Republik Bratislava, Slowakei (über DATEV.cz) IN ÖSTERREICH: Seit 2001 tätig Kunden: ca. 1 000 Arbeitsplätze: ca. 1 750 DATEV KOINOS, DATEV.it, Mailand, Italien 08.01.2010

Inhalte Historie der Buchhaltung Die Entwicklung der Buchhaltung Zweck der Buchhaltung Rationalisierung durch die Buchhaltung Mehrwert der Buchführung Statistik WKO Insolvenzquote und Insolvenzursachen Buchführung mit Zukunft – ein Konzept der DATEV Digitale Buchführung als Teil von Dokumenten- und Wissensmanagement im Internet-Zeitalter Ergebnis (Output) einer zukunftsorientierten Buchhaltung 08.01.2010

Historie der Buchhaltung Führung von Warenkonten bereits 1426 erste Bilanz 1511 von den Fuggern erstellt im 17. Jh. Einführung von Haupt- und Nebenbüchern, sowie die Periodenrechnung mit regelmäßigem Abschluss der Bücher erste gesetzliche Bilanzierungspflicht 1794 08.01.2010

Historie der Buchhaltung Zweck: Auflistung der Einnahmen und Ausgaben Ermittlung des Lehens der Steuer der Ergebnisse 08.01.2010

Historie der Buchhaltung Aufzeichnungsformen: Journal (Chronologie) Hauptbuch (Konten und Kontenblätter) Nebenbücher Kreditoren/Debitoren (OPOS) Warenlager L+G - Buch Bank- und Kassabuch Rechnungsbuch 08.01.2010

Was erwartet der Mandant heute von einer zeitgemäßen Buchführung? Kunden-Anforderungen Aktuelle (täglich, wöchentlich) offene Posten Liste Buchführung mit schlankem Forderungs- und Zahlungsmanagement Auswertungen für die Bank Zielsetzung aus Sicht des Kunden Buchführung als Steuerungsinstrument für das Unternehmen Unterstützung durch den Steuerberater als „Unternehmer-Berater“ 08.01.2010

Was geschieht bisher im Unternehmen? Zeitachse Prozess im Unternehmen Ablage des Unternehmens für die Steuerkanzlei typische Problemstellung beim Austausch der Belege: die Belege werden zeitversetzt erst dann in die Kanzlei gegeben, wenn man sie im Unternehmen nicht mehr „braucht“ 08.01.2010

Mehrwert für Unternehmen Buchführung mit Zukunft Unsere Antwort… Mehrwert für Unternehmen durch Buchführung mit Zukunft 08.01.2010

Mehrwert der Buchhaltung WKO Unternehmensstatistik von 2008 2006 2007 2008 Anzahl der Unternehmen 249 480 249 786 299 195 Unternehmen < 10 MA 207 241 206 839 267 910 Unternehmen ≥ 10 MA 42 239 42 947 31 285 08.01.2010

Mehrwert der Buchhaltung – wozu? Quelle: Creditreform Wirtschafts- und Konjunkturforschung BZR 01.01.-30.09.2008 Insolvenzgründe: Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO) drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO) Überschuldung (§ 19 InsO) 08.01.2010

Mehrwert der Buchhaltung – wozu? Quelle: Creditreform Wirtschafts- und Konjunkturforschung BZR 01.01.-30.09.2008 kein operatives Controlling Insolvenzgründe: Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO) drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO) Überschuldung (§ 19 InsO) 08.01.2010

Buchführung mit Zukunft - ein Konzept der DATEV - 08.01.2010

Buchführung mit Zukunft – der Einstieg… Unternehmen Kanzlei Buchen Kanzlei-Rechnungswesen digitales Belegbuchen Belege senden Belegablage im Rechenzentrum Belegverwaltung online Fax Belegverwaltung online sicherer Datenaustausch mit DATEVnetplus 08.01.2010

Buchführung mit Zukunft – der Nutzen … … für den Wirtschaftstreuhänder Entzerrung von Auslastungsspitzen um den USt-VA-Termin Verbindung von Buchungssatz und Beleg reduziert den Vorbereitungsaufwand für den Jahresabschluss Betriebswirtschaftlich (zeit-)näher am Unternehmen/Klient inkl. OPOS/Mahnwesen … für das Unternehmen -> mehr Betriebswirtschaft durch zeitnahe betriebswirtschaftliche Daten Übernahme des Debitorenmanagement Einzug von Lastschriften Übernahme des Mahnwesens Bereitstellen einer Zahlungsvorschlagsliste Dienstleistungsspektrum ausbauen und Kundenbindung erhöhen 08.01.2010

Buchführung mit Zukunft – Wie kann es weiter gehen? Unternehmen Kanzlei Belegerfassung Belegablage im Rechenzentrum Buchungsvorschläge automatisiert einlesen Unternehmen online Belegverwaltung online Kanzlei-Rechnungswesen digitales Belegarchiv Zahlungsvorschläge Unternehmen online, Fax/ Scanner, SmartCard Belegverwaltung online Kanzlei-Rechnungswesen 08.01.2010

Nutzung von Schnittstellen zur Automatisierung Anzahl der Buchungen pro Monat: ca. 150 d.h. jede Woche werden 6 - 7 Ausgangsrechnungen geschrieben 7 - 8 Rechnungen überwiesen und Kontoauszüge von der Bank geholt, 10 - 12 Eingangsrechnungen und Quittungsbelege abgelegt, 5 Einträge im Kassenbuch vorgenommen 08.01.2010 28.03.2017 17 17

Buchführung mit Zukunft – Weitere Dienstleistungen des WT Kreditorenmanagement Erstellung von Zahlungsvorschlägen Überwachen von Fälligkeitslisten automatisch verschlagwortetes Belegarchiv Chance einer Arbeitsteilung mit dem Mandanten Kassenbuch online Rechnungseingangsbuch online Rechnungsausgangsbuch online Wozu? Dienstleistungsspektrum ausbauen und Kundenbindung erhöhen 08.01.2010

Buchführung mit Zukunft – Angebote im Internet „Spaßfaktor Buchhaltung“ 08.01.2010

Eine spannende Aufgabe... Unterstützung bei der Steuerung des Unternehmens / Entwicklungen erkennen und hinterfragen Unterstützung durch laufende Entlastung / Unternehmer kann sich auf das Wesentliche konzentrieren Konzentration auf Kernkompetenz gezielte Ansprache Ihrer Mandanten – wie wird daraus eine berechenbare Leistung? 08.01.2010

Mehr als nur Buchführung Erfolgsmanagement (Unternehmer-Informationssystem) Dienstleistungen über Wirtschaftsberatung Ermittlung der kurzfristigen Liquiditätsbedarfe Überwachung und Optimierung Zahlungsziele Liquiditäts- und Ertragsplanung (auch: BWA-Plan) Controlling (Banken-Reporting) Dienstleistungen Vorbereitung Bankengespräch Rating-Beratung / Überprüfung Bankenrating Kundenmanagement Erstellen von Mahnvorschlägen und Mahnungen (3 Mahnstufen) Transparente Dokumentation Rechnungsausgangsliste Zahlungseingangsliste elektronische Belegaufbewahrung Chef-Informationen zu Offenen-Posten Mahnvorschlagsliste (wöchentlich) Risikobewertung Kunden (Monat) – Fälligkeitsliste aus Kanzlei-Rechnungswesen ABC-Analyse Kunden (Quartal) – Controllingreport, Kanzlei-Rechnungswesen Lieferantenmanagement Erstellen von Zahlungsvorschlägen und Ausführung nach Freigabe Transparente Dokumentation Rechnungseingangsliste Zahlungsvorschlagsliste Zahlungsausgangsliste elektronische Belegaufbewahrung Chef-Informationen zu Offenen-Posten Analyse Zahlungsziele (Quartal) ABC-Analyse Lieferanten (Quartal) (Zugriff per Internet und Smartcard auf das DATEV-RZ) Elektronisches Belegarchiv (Verbindlichkeiten) zeitnahes Buchen von Lieferantenrechnungen Laufende Überwachung der Fälligkeiten Chef-Informationen zu Offenen-Posten OP-Liste (wöchentlich) Aktuelle Buchführung (Forderungen) zeitnahes Buchen von Kundenrechnungen Laufende Überwachung der OP und Verbuchung der Zahlungen Chef-Informationen zu Offenen-Posten OP-Liste (wöchentlich) Qualitäts-Buchführung 08.01.2010

Buchführung mit Zukunft - Unterstützung für Sie: www. datev Buchführung mit Zukunft - Unterstützung für Sie: www.datev.de/buchfuehrung-mit-zukunft Leistungs- beschreibung Gesprächs- leitfäden Präsentationen für Mandanten Musterdaten- bestände Vermarktungs- unterlagen Produkt-Demos 08.01.2010

Digitale Buchführung als Teil von Dokumenten- und Wissensmanagement im Internet-Zeitalter 08.01.2010

Die Zukunft der „Buchführung mit Zukunft“: Rechnungserkennung – seit CeBIT 2008 08.01.2010

Was ist Dokumenten-Management? Erzeugen Jede Information, die in irgendeiner Form elektronisch gespeichert werden kann: Briefe, Formulare, Belege, Faxe, E-Mails, Texte, Grafiken, Präsentationen, Auswertungen, usw. Ablegen „Zentrale“ Ablage von jedem Arbeitsplatz möglich Revisionssicherheit Bearbeitungsstatus Dokumentenhistorie Übergreifende Archive auch über mehrere Standorte bzw. Niederlassungen DMS- Workflow Bearbeiten Finden 08.01.2010

Dokumente erzeugen Wissen, Informationen, Dokumente Office Dokumente (Word, Excel, Powerpoint) Auswertungen (automatische Indexierung) Emails (Outlook) Stammdaten aus zentralen Systemen Dokumenten- Management Windows Dateisystem Ausdrucke aus Windows- Programmen (Pdf- und Tif- Druckertreiber), Alt-archive Post-eingang 08.01.2010

Ablage (aus DATEV-Anwendungen) Übergabe von Auswertungen mit automatischer Indexierung im DMS 08.01.2010

DATEV-DMS Integration (in die Office-Produkte) 08.01.2010

Workflow mit DATEV-DMS Buchen in Kanzlei-Rechnungswesen 08.01.2010

Workflow mit DATEV-DMS Buchen eingescannter Belege Ergebnis Anzeige des Belegbildes aus den Auswertungen in Rechnungswesen (z. B. OPOS-Liste, Kontoblatt) Jahresabschluss Anlagenbuchführung Kostenrechnung 08.01.2010

Buchen eingescannter Belege Schnelle Antworten und automatische Sortierung Buchen von Zahlungen: Was war das für eine Rechnung? Jahresabschluss: Wo ist der Beleg zu einer Buchung? Kostenrechnung: Was steckt hinter der Aufwandsposition? Anlag: Wo ist die Rechnung zu einem Anlagenzugang? Neue automatische Sortierungen der Belege Vorher: Sortierung nach Lieferant Nachher: Sortierung nach allen Auswertungskriterien der Buchführung und Kostenrechnung (z. B. Wareneingangskonten, Kostenkonten, Buchungstext der Buchung, Kostenstelle, Periode, Belegtyp, Umsatz) 08.01.2010

DATEV DMS OCR Buchungsassistent 2 Schritte vom Bild zur Rechnungsnummer erkennung Bild + Text + Position + Bedeutung 2. (x20; y693): (x300; y693) Gesamtbetrag 155,00 Bild + Text + Position OCR 1. Bild 08.01.2010

Geschäftspartner, Sachkonto, DATEV DMS OCR Buchungsassistent Fertiger Buchungssatz mit Hilfe der Rechnungsdatenbank ReNr, Datum, Betrag Neue Rechnung + Geschäftspartner, Sachkonto, Buchungstext … Rechnungsdatenbank Buchungssatz 08.01.2010

Die Arbeitsteilung flexibel gestalten Klient Vorerfassung durch Mandant im Internet / DATEV- Rechenzentrum Kanzlei Quittungen, Kassenbelege ... Eingangs- Rechnungen Geschäftsbücher online Kassenbuch online Rechnungseingangsbuch online Rechnungsausgangsbuch online Kanzlei- Rechnungswesen Geschäftsbücher online 08.01.2010

Bisheriger Ablauf der Bearbeitung Belegwesen „Buchungsstempel“ Beleg-Bild manueller Eintrag in den Rechnungsbüchern Finanzbuchführung Buchen mit digitalen Belegbildern 08.01.2010

Automatische Rechnungserkennung Belegwesen Interpretation z. B. über Schlüsselworte OCR Prüfroutinen „Buchungsstempel“ Beleg-Bild alle Zeichen (Volltext) u. Positionen Lern-komponente Finanzbuchführung 08.01.2010

Automatische Rechnungserkennung Belegwesen Interpretation z.B. über Schlüsselworte OCR Prüfroutinen „Buchungsstempel“ Beleg-Bild alle Zeichen (Volltext) u. Positionen Lern-komponente Finanzbuchführung Kontroll-Informationen Buchungsvorschlag Verschlagwortung 08.01.2010

Integrierte DATEV-Rechnungserkennung 08.01.2010

Automatische Rechnungserkennung Nutzen der DATEV-Lösung: Beleg-Bild selbstlernendes System (keine Formulardefinition, keine besonderen Stammdaten …) Bilder, Volltext und Nutzdaten in einer Datenbank Integration in bestehende Abläufe und Oberflächen (Kanzlei-Rechnungswesen und Unternehmen-Online) Nutzen für Kanzlei und Mandant Volltext Positionen Nutzdaten „Buchungsstempel“ Buchungsvorschlag … und viele weitere Möglichkeiten Verschlagwortung Kontroll-Informationen 08.01.2010

Ergebnis einer zukunfts- orientierten Buchhaltung 08.01.2010

Output B W A 08.01.2010

Output Controlling Report 08.01.2010

Output Company-Check 08.01.2010

Von der Buchhaltungspflicht… Ergebnis Von der Buchhaltungspflicht… …zum operativen Controlling 08.01.2010

Unsere Unterlagen finden Sie auf store.datev.at 08.01.2010

Kanzlei-Rechnungswesen Unternehmen stellt die Belege per Fax bereit Kanzlei erstellt die Buchführung Unternehmen Kanzlei Buchen Belege senden Belegablage im Rechenzentrum Kanzlei-Rechnungswesen Belegverwaltung online Fax „Ziel-Faxnummer“ „Quell-Faxnummer“ DATEV- Rechenzentrum Digitales Belegbuchen Auswertungen zeitnah an den Klienten (z. B. per Fax) 08.01.2010

Papierarmes Büro – Beispiele aus der Praxis Dokumenten-Management in einer Kanzlei Zielsetzung Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte Verwaltung unterschiedlicher Revisionen („Dokumenthistorie“) Nachhaltige Verringerung des Papieraufkommens im Arbeitsprozess Bearbeitungsabläufe optimieren durch die Nutzung von Workflow-Optionen Szenario ca. 15 Mitarbeiter DATEV-DMS Server am Fileserver der Kanzlei WTS-Umgebung hauptsächlich19 Zoll-Monitore Duplex-Scanner im Sekretariat am Posteingang, zusätzlich Netzwerk-Scanner 08.01.2010

Papierarmes Büro – Beispiele aus der Praxis Dokumenten-Management in einer Kanzlei Posteingang Einscannen aller Dokumente am Posteingang (Sekretariat) Originale für den Mandanten bleiben am Posteingang Werbung wird weggeworfen Weitere Dokumente werden in der Regel nach Eingang abgelegt Festlegen eines Erledigers und Dokumentenstatus für jedes Dokument Ablage mit definierten Ablagerahmenplan und Ablage-ABC Sachbearbeitung Suche mit vordefinierten Suchen nach zu erledigenden Dokumenten Ablage von Anschreiben, Briefen, Einsprüchen usw. aus Office im DMS Statusänderungen führen zu Revisionen im Dokumenten-Management, die Revisionshistorie zeigt, wer das Dokument oder den Status geändert hat Postausgang Dokumentenstatus „zu Postausgang“ für ausgehende Post Zentrale Postausgangsbearbeitung im Sekretariat 08.01.2010

Papierarmes Büro – Beispiele aus der Praxis Dokumenten-Management in einer Kanzlei Praktische Erfahrungen bei der Einführung Einführung von Dokumenten-Management in aller Konsequenz bedeutet umfangreiche organisatorische Änderungen DMS-Einführung ist ein Projekt mit Projekt-Management und verantwortlichen Mitarbeitern, die Einführung ist Chefsache Pilotbetrieb mit wenigen Mitarbeitern, die als Vorreiter und Ansprechpartner für die anderen Mitarbeiter fungieren Intensive Schulung und Einarbeitung Bei großen Plänen, nicht zu viel auf einmal Die Technik muss passen: schnelle Rechner, einfache Scanner, große Monitore 08.01.2010

Nutzen erkannt?! – alte Zahlen 08.01.2010

Nutzen erkannt?! – neue Zahlen 08.01.2010