Einführung in Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme Alexander Redlein

Inhalt Definition ERP Basiskonzepte, -technologie Module Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung Produktionsplanung Business Datawarehouse Materialwirtschaft Personalwesen

Definition CIM (Computer Integrated Manufacturing): die organisatorische und DV-technische Verknüpfung von betriebswirtschaftlichen und technischen Abläufen in Fertigungsbetrieben (logistischer Teil, mengenorientiert) Administrationssystem: Massenvorgänge, Adreßverwaltung Dispositionssystem: kurzfristige, gut strukturierte Verläufe Informations-, und Planungssystem: Führungsinformation, nicht gut strukuriert

ERP (Enterprise Resource Planning) Prozeßorientierung über die Grenzen der Funktionen Integrierte Informationssysteme Integration von wertorientierten Prozessen (Buchhaltung, Kostenrechnung) und operativen, mengenorientierten Prozessen (Produktion, Beschaffung, Vertrieb, Personaleinsatz) MIS Scheer: Wirtschaftsinformatik

Standardsoftware versus Eigenentwicklung genaues Abbild der eigenen Prozesse jederzeit adaptierbar Unabhängigkeit vom Hersteller hoher Aufwand für Integration, Entwicklung und Wartung Standardsoftware customisebare Standardprozesse Weiterentwicklung höhere Abhängigkeit

Verwendete Systeme BAAN Oracle Applications People Software SAP R/3 Navision SIS ...

Integrierte Gesamt-lösungen Unternehmens-Datenmodell Beispiel SAP R/3 Integrierte Gesamt-lösungen Offene Systeme FI Finanz- wesen SD Vertrieb MM Materialwirt- schaft CO Controlling PP Produktions- planung Umfassende Funktionalität AM Anlagen- wirtschaft R/3 Client / Server- Architektur Client / Server ABAP/4 QM Qualitäts- Manage-ment PS Projekt- system Branchen- neutralität PM Instand- haltung WF Workflow HR Personal- wirtschaft IS Branchen- lösungen Unternehmens-Datenmodell Multi- nationalität

Die SAP-Produktfamilie SFA Beziehung B2B Strategic Enterprise Management HR BW Info DB Ressource (ERP) SD APO MM FI Operativ Analytisch Wissen Eigenständige Lösungen, die unabhängig von einander erweitert werden können.

Supply Chain Management INFORMATIONSFLUSS Transfer Transfer Transfer Transfer Transfer Transfer Transfer Transfer Rohstoff- lieferant Einzelhandels- geschäft Fertigung Verteilung Verbraucher CASH FLOW Supply Chain Optimierung

Prozessübersicht in R/3 Informationssystem Kunden SD PP PS Projekte Netzpläne Vertrieb Versand Fakturierung Absatz- und Produktionsgrobplanung Programm-/ Leitteileplanung Materialbedarfsplanung Kapazitätsplanung Fertigungssteuerung Kalkulation Prozessteuerung PM Wartung Reparatur Instandhaltung Service Mgmt. Lieferanten MM QM Einkauf Lager Rechnungs-prüfung Prüfplanung Prüfabwicklung FI CO AM HR Finanz- wesen Kosten- rechnung Anlagen Personal

Basis

FI/CO

PP

BW

Materialmanagement Beschaffungsvorgänge Lagerhaltung Bedarf bis Deckung Logistik Lagerhaltung Ein-/Ausgänge Bestandsführung Bedarfsanalyse Inventur ... Inkl. Buchhaltung und Kostenrechnung

Überblick: R/3 Materialwirtschaft EINKAUF GRUNDDATEN SD Strecken- bestellung Material Sonderbestände Charge Lieferant/CPD Kunde Einkaufs- infosatz Leistungs- verzeichnisse Workflow Optisches Archiv Texte Mail Kommunikation Klassifizierung Dokumente Konditionen Bestellanforderung Disposition Direktanforderung Freigabeverfahren PP Bedarfe Anfrage/Angebot PM Dienstleistung / Ersatzteile Material/Leistung Preisvergleiche Preisspiegel QM Einkaufsabwicklung Prüflos Einkaufsinformationssystem Lieferantenbeurteilung Bestellungen Rahmenverträge Lieferpläne FI Sachkonten Finanzdisposition BESTANDSFÜHRUNG Wareneingang/-ausgang Umbuchung Mengen u. Werte Inventur Lagerplätze AM Anlage Kostenstelle / Budget CO RECHNUNGSPRÜFUNG PS Prüfen u. Buchen Preisfortschreibung Projekt

Materialstammsichten stammsatz Einkauf Vertrieb Definition Der Materialstamm ist zentrales Datenobjekt im SAP-System. Er dient der Repräsentation von Materialarten (Rohstoffen, Hilfs- stoffen, Betriebs- stoffen, Halbfabrikaten, Erzeugnissen, Fertigungshilfsmittel, ...) Zentrale, dezentrale Wartung Konstruktion Kalkulation Disposition Arbeitsvor- bereitung Bestände im Werk/Lagerort Prognose A B XX Buchhaltung Klassifizierung Lagerung Lager- verwaltung Synonyme Begriffe für Materialstamm sind Material und Teilestamm. Der Materialstamm wird ausführlich in den Schulungen des MM behandelt. Jede Fachabteilung hat ihre eigene Sicht auf einen Materialstammsatz, dabei ist es für die Stücklisten- pflege und den Arbeitsplan unerheblich, welche Sichten gepflegt sind, solange eine Sicht auf Werksebene gepflegt ist. Über das Customizing (Stücklisten) kann speziell für Ihr Unternehmen festgelegt werden, welche Materialarten in Verbindung mit der Verwendung für das Anlegen von Stücklisten zugelassen oder ausgeschlossen sind. Der Materialstatus (Feld: MAT-/PPS-Status) muß die Pflege von Stücklisten und Arbeitsplänen erlauben.

Bedarf Banf für Waren oder Dienst-leistungen Rechnungs-bearbeitung Beschaffungsvorgang Bedarf Banf für Waren oder Dienst-leistungen Bestellung Waren- eingang Rechnungs-bearbeitung Eingangs- rechnung Banf 10 20 30 Bestellung 10 20 30 Planen, steuern und kontrollieren

Bestellanforderung (BANF) Freigabeprozedur Lieferantenauswahl OK RFQ Zuweisen und weiterverarbeiten Rahmen- vertrag Orderbuch 1 Stück % Ändern Bestellen Fixer Lieferant Quotierung Bestellung Konditionen ATS Änderungs- beleg Freigeben Beschaffungsliste ? Bedarfs- planung Direkt Eingabe

MRP II - Planung Graphische Plantafel Ressourcenprüfung Rückkopplung Geschäftsplanung Absatz- und Produktionsgrobplanung Programmplanung, Leitteileplanung Rückkopplung Simulation Graphische Plantafel Ressourcenprüfung Materialbedarfsplanung Kapazitätsplanung Fertigungssteuerung Produktion, Betriebsdatenerfassung, Kennzahlen Informationssystem MRP II Manufacturing Resource planing --> Oliver Wight MRP Material requirement planing Bedarfsplanung Ganzheitliches Planungskonzept, von der Grob(Jahresplanung)- zu mittel (Quartrals) und feinfristigen (wochen- und tagesplanung) Planung

Lieferantenbestimmung Direkte BANF Bedarfsplanung BANF Vertrag Lieferplan Ja Vertrag oder Lieferplan? Freigabe /Abruf Lieferung Order- buch Fester Lieferant? Ja Automatischer Auftrag Angebot Angebot A B Nein Angebote? Einholung von Angeboten Ja Lieferanten Selektion Eingabe der Angebote Bestellungserstellung

Ausschreibung/Preisspiegel Angebot Manueller/automat. Daten-Update ! Preis/Konditionen Preisspiegel CPD Statistics Certificates Reminder Quantities Texts Conditions Einkaufsinfosatz Lieferant B Lieferant A Bestellung RFQ Ablehnung ? Einladung zur Angebotslegung Bestellung Lagermaterial Dienstleistungen ... BANF BANF

Orderbuch Source list Generierung durch Bestellung oder Inforecord Update durch Bestellung Update durch Inforekord Manuelle Pflege Gültigkeitsbereich Fixer Lieferant Source list Fixe Rahmen- verträge Vorschlagswert in BANF bei Lieferantenbestimmung Überprüfung der BANF und der Bestellung in Hinblick auf Orderbucheintrag

Angebote Manuelle Wartung Automatisches Update der quotierten Mengen Quota file Gültigkeitsperiode Beschaffungsart (Eigen-/Fremdfertigung) Spezielle Beschaffungsart Lieferant Angebotsdaten Angebotsmenge 1 7 Vorschlagswert in BANF bei der Lieferantenauswahl

Freigabeprozeduren Ausschrei- bung Rahmen- vertrag Waren- eingang BANF Bestellung Vertrag Kommunikationswege Klassifizierung Material group Bürobedarf relevant Besteller Johnson relevant Bestellwert 1000 ATS relevant ... ... Freigabe Strategie Freigabeschritte 1. 2. 3. Einkaufsdokument authorisiert! Alternativen 5. Workflow

Bestellung ? Referenz und Kopierfunktion Bestellung - Normal Vertrag Kostenstellen- zuweisung - eine - mehrere Lagermaterial Verbrauchsmaterial Bestellung - Normal - Subcontractor - Consignation - Third-party - Lagerbewegung - Text Service Vertrag Geliefertes Material Bestellung Inforekord Deadline Ausschreibung ? Statistik Generierung aus Bestellprozeß Direkt Eingabe Bestell- historie

Rahmenkontrakt Monitoring: Erfüllungsgrad Rahmenvertrag Mengenmäßig Wertmäßig Consignations- vertrag Zentraler Vertrag Rahmen- vertrag- abruf Supplement Lieferplan Lieferplan update manuell durch MRP Supplement

Zahlungen => Lieferant Rechnungsprüfung Rechnung Bestellung Lieferant Lieferantenrechnung Erhaltene Güter Prüfung Rechnungsprüfung ? = Zahlungen => Lieferant

Lieferantenbeurteilung Generelles Rating Preis Qualität Liefertreue Service Preislevel Inspektion der Güter Lieferzeitpunkt Technologie Preisentwicklung Reklamationen Mengentreue ... ... Qualitäts audit Lieferinstruktionen ... ... automatisch bestimmt andere Kriterien (% Gesamtgewicht)

Lagerverwaltung Verbrauchsstatistik Menge und Wert Warenbewegung Dez 99 Warenbewegung Eingang/Entnahme Lagerbewegung Transferpositionen ... Lager Wareneingang Waren- bewegungs- doku. Inventur Lagerplatz Warehouse mgmt Storage bins Spezial Lager Analyse / Inventar controlling

Wareneingang FI Wareneingang in Sperrbestand Warenein- gangsbuchung Material Lagermenge Verbrauchsstatistik PP CO PS Verbrauchsort Kostenstelle Auftrag Bestellung Warehouse: Transportauftrag Bestelldaten Bestellte Positionen Bestellhistorie Wareneingang in Sperrbestand Warenein- gangsbuchung Nachricht an Anforderer Lieferkosten Wareneingangsbeleg Material Dokumente Buchhaltungsbeleg G/V Rechnung Warenverrechnungskonto Bilanz Verbrauchskonto FI

Wartung/ Instandhaltung Informationssysteme Frühwarnsystem Logistik Informationssystem Kunde Umsatz ABC Analyse Huber 100,000 Schildt 300,000 Peter 150,000 Vertrieb Lagerverwaltung Einkauf Lagerwert Produktion Wartung/ Instandhaltung Qualitäts- management A B C Kennzahlen Materialien (%) Forecasting und Planung Kunden Frühwarnsystem Drill-down Kunde Bestellwert Bestell- volumen Umsatz Huber 150,000 Schildt 70,000 Peter 80,000 Klassifikation 4711 150,000 4712 70,000 4713 80,000 Materialien Bestellwert Kunde: Schildt Automatische Updates Integration in Open Information Warehouse Materialien (%) Umsatz (%)

Information Systems Kennzahlen März 2000 April 2000 Zeitbasis Markmale Verkäufer Material Monat Zeitbasis Kennzahlen Netto Bestellvolumen Anzahl der Bestellpos. Woche 11 Anzahl der Positionen Verkäufer Rechnungs- summe Kunde ... März 2000 April 2000 Netto Bestell- volumen Anzahl der Bestellpos. Netto Bestell- volumen Anzahl der Bestellpos. Total Schulz KG Printer 6512 Computer H217 Meyer KG 200,000 ATS 66 90,000 ATS 24 40,000 ATS 18 50,000 ATS 8 110,000 ATS 42 240,000 ATS 75 100,000 ATS 26 40,000 ATS 16 60,000 ATS 10 140,000 ATS 49

Personalwesen

Anforderungen Stammdaten Zeitwirtschaft Abrechnung Reisekosten Personalplanung, -entwicklung Organisation Dienstplanung Veranstaltungsmanagement Schnittstellen zum FM

Allgemeines Rechtliche Änderungen Umfangreiches Gebiet Nationale Unterschiede Branchenspezifisch

HR - der Leistungsumfang Rechnungswesen Reisekosten Abrechnung Stammdaten Bewerber- management Kostenplanung HR Personal- entwicklung Veranstaltungs- management Berichtswesen Organisation und Stellenplanung Personal- einsatzplanung Zeitwirtschaft Logistik Quelle SAP

Stammdaten - Baukastenprinzip Arbeitszeit BANK Familie Bankverbindung Org. Zuordnung Person Anschrift/ Daten zur Person Steuer Quelle SAP

Stammdaten Verwaltung sämtlicher Personaldaten Vorgangsbezogene Bearbeitung Personalmaßnahmen Schnellerfassung Automatische Abgrenzung der Gültigkeitsdauer Historienfähigkeit Individuelle Anpassung Integration der Bürokommunikation Umfassender Zugriffsschutz Revisionsfähigkeit

SAP Personalstammdaten (1) Org. Zuordnung Planstelle Stelle Org. Einheit Daten zur Person akt. Name Geburtsname Anschrift ständ. Wohnsitz Zweitanschrift Arbeitszeit Arbeitszeitmodell Teilzeit Zeiterfassung Basisbezüge KV-Einstufung KV-Überzahlung Üst-Pauschale Bankverbindung Hauptbankverb. zusätzl.Bankverb. Familie Ehegatte Kind Quelle SAP

SAP Personalstammdaten (2) Behinderung Urlaubsanspruch Gebührenurlaub Behindertenurl. Steuer Steuerpflicht Freibetrag Kommunalst.Pfl. Sozialvers. Beitragsgruppe SV-Nummer Umlagen Pendlerpauschale Vorarbeitg. Daten Mitgliedschaften Betriebsrat Gewerkschaft Quelle SAP

SAP Personalstammdaten (3) wiederkehrende Hinzurechnung Zulagen Abzüge Be- und Abzüge ergänz. Zahlung Verbesserungspr. Vorschuß Krankenscheine Prakt. Arzt Facharzt Zahnarzt Pfändungen Rangverwaltung Drittsch. Erklär. Existenzmin. Darlehen Zinsberechnung Hinzurechnung Referenzzinssatz Reiseprivilegien Spesenklasse Versicherungen Unfallversich. Krankenversich. Quelle SAP

SAP Personalstammdaten (4) Mutterschutz Entbind. Datum Geburtsart Fristenberechn. Wehrdienst Präsenzdienst Zivildienst Truppenübung Vertragsbest.Teile Befristung Kündigungsfrist Arbeitserlaubnis Terminverfolgung Ende Befristung Ablauf Arbeitserl. Ende Karenzurl. Kostenverteilung Datumsangaben Eintr. Urlaub Eintr. Abfertig. Eintr. Jubiläum Betriebsint. Daten Telefonnummer Raumnummer Quelle SAP

SAP Personalstammdaten (5) Ausbildung Schulbildung Studium Kursbesuche früh. Arbeitgeber Arbeitgeber Tätigkeit Qualifikationen erlernter Beruf Sprachkenntn. Spezialkenntn. betriebl. Funktion Erste Hilfe Sicherh. Beauftr. Werksfeuerwehr Belehrungen Datenschutz Strahlenschutz Sicherh.Vorschr. Leihgaben Laptop Arbeitskleidung Werkzeug Vollmachten Prokura Handlungsvollm. Quelle SAP

SAP Personalstammdaten (6) werksärztl.Dienst Einstell. Unters. Nachuntersuch. Impfungen Zeiterfassung Zeitausweisnr. Zutrittsberecht. Beliebig erweiterbar um individuelle Informationen, wie z.B.: Eßgewohnheiten nur Schwein nur Ja Natürlich Fast Food Fernsehen Sport alles nichts Quelle SAP

Berichtswesen (SAP) EIS Online HIS Batch Query PC-Query Quelle SAP

Bürokommunikation Prozeß- unterstützung Kommunikation Textverarbeitung Win Word 6.0 Mail Standardbriefe Prozeß- unterstützung Optisches Archiv Grafik Archivierung Präsentationsgrafik Quelle SAP

Zeitwirtschaft Negativ-Erfassung Positiv-Erfassung Misch- und Sonder- Arbeitszeitmodell Negativ-Erfassung Misch- und Sonder- formen Positiv-Erfassung Mehrarbeit genehmigt von ... bis ... Anwe- send Vertretung von ... bis ... Mehrarbeit von ... bis ... Vertretung von ... bis ... von .. bis .. von .. bis .. von .. bis .. Urlaub von ... bis ... Krank von ... bis ... Urlaub von ... bis ... Krank von ... bis ... von .. bis .. von .. bis .. von .. bis .. Zeitbewertung Lohn und Gehalt Zeitnachweis für Mitarbeiter Quelle SAP

Zeitwirtschaft Schnellerfassung Leistungslohn Anbindung von Zeiterfassungsgeräten Integration mit Dienstplanung Integration mit CO und Logistik

Zeitdaten-Struktur (SAP) Abwesenheiten Urlaub Krankheit Pflegefreist. Vertretungen Arbeitszeitvertr. Arbeitsplatzvertr. Bereitschaften Anwesenheitsber. Rufbereitschaft Abw. Kontingente Pflegefreist. Behördenweg Entgeltbelege Überstunden Schichtzulagen mit Zusatzkont. Zeitereignisse Kommt/Gehtzeit Dienstgang Auftragsrückm. Saldokorrekturen Umbuch.Überstd. Ausz. Freizeit Quelle SAP

Lohn- und Gehaltsabrechnung Dialogfähig Rückrechnungsfähig März April Mai High-Lights International einsetzbar Vielfältiger Leistungsumfang Durchschnitte Pfändung ASVG,ESTG Darlehen Sonderzahlungen EFZG,AngG,BAG

Abrechnungsumfeld Abrechnungs- ergebnisse Stammdaten Abrechnung Zeitdaten Abstimmung Lohnkonto Abrechnungs- ergebnisse Buchungen Kostenverteil. statistische Auswertungen Über- weisungen gesetzliche Auswertungen Verdienst- abrechnung Batch Sämtliche Verarbeitungen und Ausgaben wahlweise im Batch- oder Online-Betrieb

Reisekosten Erfassung der Reisefakten Abrechnung nach Pauschalbeträgen oder Einzelnachweis Ermittlung von Hinzurechnungsbeträgen und Vorsteuer Berücksichtigung von Zwischenzielen Abbildung firmeninterner Regelungen Reisespezifische Kontierung Antrags- und Genehmigungswesen

Bewerbermanagement Bewerber- verwaltung Bekanntmachung des Personalbedarfs Abbildung des Personalbedarfs und Unterstützung der Ausschreibung Bewerberstammdaten Bewerberstatus Schriftverkehr Bürokommunikation Überleitung zum Aktiven Personal Ausschreibungsverwaltung Kostenerfassung Archivierung Bewerber- verwaltung Erfolgskontrolle Effizienz des Beschaffungsinstrumentes

Personalplanung und -entwicklung Karriere- und Nachfolge- planung Bewerber- vorauswahl Qualifi- kationen/ Anforde- rungen Seminarver- waltung Aus- und Fort- bildungs- verwaltung Einsatz- planung Verwendungs- Planung Kosten- Planung Arbeitsplatz- und Stellenbe- schreibung Arbeitsplatz- und Stellenbe- wertung Aus- und Fort- bildungs- Planung

Organisation und Planung Abbilden, Verwalten und Planen von Organisationseinheiten Planstellen Stellen Arbeitsplätzen Aufgaben Integration in die Personal-Stammdaten Erstellen von Organisationsplänen Organigrammen Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibungen Stellen- sowie Besetzungsplänen Grafikanbindung mit grafischer Benutzeroberfläche

Qualifikationen / Anforderungen Laufbahn-Modelle Potential-Beurteilungen Ermittlung und Abbildung des Weiterbildungsbedarfs Anbindung an das Veranstaltungsmanagement Abbildung von Weiter- bildungsplänen Grafische Aufbereitung der Profile und Profilvergleiche

Dienstplanung Soll- / Istplan Bedarfsplanung Arbeitszeitwünsche beliebiger Planungszeitraum Personalbereitstellung Anbindung Tabellenkalkulation Integration zur Zeitwirtschaft

Kostenplanung und -vorschau Kostenvorschau Frei wählbare Planungs- zeiträume Anbindung an Tabellenkalkulation Business Grafik Integration in das Controlling

Veranstaltungsmanagement Verwaltung interner und externer Bildungsveranstaltungen Verwaltung und Planung der erforderlichen Ressourcen Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs Überprüfung von Voraussetzungen, wie Vorgängerkurse und Qualifikationen Buchen / Stornieren / Vormerken interner und externer Teilnehmer Übernahme der erreichten Qualifikationen

HR und das Internet / Intranet Who Is Who - Mitarbeiterverzeichnis im Intranet Veranstaltungsmanagement im Intranet Bewerbungen über Internet Auswertungen im Intranet (z.B. Zeitnachweis)

Funktionsumfang (SAP) Text- verarbeit. Grafik Abrech- nung Zeit- wirtschaft Reise Mit- arbeiter- manage- ment Ver- gütungs- verwaltung Personal- kosten- planung Org. Manage- Bewerber- Einsatz- Raum- belegungs- Reporting Auswert. Arbeit- geberleist. Leistungs- lohn Veranstalt.- Branchen- lösungen informations- system Opt. Archiv Office Elektr. Post Tabellen- kalk. EIS MM PM CO PP FI PS AM

Zukunftstendenzen Integration! Internet E-commerce Supply Chain Management BW/MIS