Enterprise 2.0 – Einführung in das Unternehmen

Todays needs of an information worker Find knowledge Use information Share ideas Build a network Manage Projects Work in a team Feel valued

Wobei können Web2.0 Tools dem Unternehmen helfen? 3/28/2017 3:07 PM Wobei können Web2.0 Tools dem Unternehmen helfen? E-Mails reduzieren Peernetzwerk aufbauen Experten finden Relevanz erhöhen Meinungen analysieren Zusammenarbeit © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION. 3

Unterschied Groupware – Social Software Group oriented communication Person/self oriented communication Symmetric Group members Asymmetric follower networks Receiver is addressed Sender makes a statement „We“ centric „Me“ centric Top down implementation, enforced participation Bottom up and voluntary participation Pre-planned cooperations Co-evolving conventions Taxonomy Folksonomy Small number of users for a limited time (project) Large number of users with no project limitation Zugriffsrechte Transparenz (angelehnt an Koch 2008, erweitert)

Welche Komponenten für welchen Zweck? Microblogging Instant Messaging Schneller Informationsaustausch Blogs Socialising Wikis Zusammenarbeiten Social Bookmarking Informationssammlung Profile Experten finden Microblogs Internes Marketing Informationsvermittlung Podcast Schulungen Innerhalb eines Unternehmens kann Social Media zu folgenden Zwecken eingesetzt werden. Schneller Informationsaustausch – gezielt innerhalb von Abteilungen, Projekten, Instituten und der gesamten Gesellschaft Microblogging Instant Messaging Socialising – informeller Informationsaustausch, Kontaktsuche und -pflege in speziellen Interessensgruppen (Fachgebiete, Freizeit) Blogs Informationsvermittlung – in Ergänzung zu Rundschreiben und Intranet Informationssammlung und -austausch – zur Recherche, gemeinsamer Projektbearbeitung, Themenanalyse Social Bookmarking Information-Sharing Expertenfindung – zur Projektanbahnung und schnellen Hilfe Profile Marketing – Aktionen, Projekte, Initiativen innerhalb und außerhalb des Unternehmens Microblogs

Spielprinzipien nutzten um Seiten interessanter zu machen Collection Feedback Customization Points Exchange

Eigenschaften und Gegensätze Präsenz  Isolation Sichtbarkeit Privatsphäre Selbstorganisation Vorgeschriebene Abläufe Individualisierung Standardisierung Soziale Kräfte Technische Kräfte/Grenzen Gemeinsame Nutzung Individuelle Nutzung Gewinn durch Vernetzung und Offenheit Gewinn durch Kontrolle, Regelung und Standardisierung

Generelle Nutzungsformen Öffentliche Plattform Facebook, XING, Twitter, Wordpress Geschlossenes Firmennetzwerk, extern gehostet Yammer Geschlossenes Firmennetzwerk, intern gehostet Jive, Quad, Sharepoint, IBM Connections Vorteile Breite Nutzerbasis Durch private Nutzung bereits bekannt Nachteile Zu große Öffentlichkeit für eine interne Nutzung Fehlender IPR Schutz Vorteil Volle Kontrolle über Administration und Konfiguration Keine IPR Probleme Nachteil Installations- und Administrationsaufwand Einbindung externer Nutzer schwieriger Vorteil Einfache Verknüpfung mit externen keine Administrationaufwände Nachteil Grundsätzliche IPR Problematik bei Cloud-Lösungen Verringerte Kontrolle

Wo können wir Wikis einsetzten? Dokumentationen (Spezifikationen, Verträge) Richtlinien Wissensmanagement (PMO, Gebäudekataster, Abkürzungsverzeichnis) Anwenderhandbücher FAQs Besprechungsprotokolle Eventplanung

Business Szenario Spezifikationen, Dokumentationen 3/28/2017 3:07 PM Business Szenario Spezifikationen, Dokumentationen Erzeugen und veröffentlichen auf einfache Weise Anforderungen Kleines Team erzeugt ein Dokument Um die 40 Seiten mit Kapitalstruktur Heute Ein Dokument im Dokumentenmanagementsystem Check In/Out (es kann nur einer arbeiten) Keine Versionierung auf Kapitalebene Mit Wikis Jedes Kapital eine Wikiseite Wiki kann von mehreren Anwendern bearbeitet werden Versionierung auf Kapitalebene Berechtigungen auf Kapitalebene Zusätzliche Komponenten Navigation PDF Generator © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION. 10

Business Szenario Spezifikationen, Dokumentationen 3/28/2017 3:07 PM Business Szenario Spezifikationen, Dokumentationen Content Chapter Navigation © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION. 11

Business Szenario Protokolle 3/28/2017 3:07 PM Business Szenario Protokolle Einfaches Sammeln und Veröffentlichen von Inhalten Anforderungen Agenda vorbereiten Vorträge ablegen Aufgaben sammeln Heute Planung mittels eMail Aufgabenverwaltung innerhalb Excel Dokumente in eMails oder separaten Dokumentenmanagement System With SharePoint & Wiki Coordinate Agenda in a Wiki Store Tasks in a task list Store presentation in document library Mit Wikis Planung der Agenda in einer Wikiseite Aufgaben in einer separaten Aufgabenliste Präsentationen innerhalb der Wikiseite Today Coordination via eMail Manage Tasks in Excel Store documents in EDM system © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION. 12

Business Szenario Protokolle 3/28/2017 3:07 PM Business Szenario Protokolle Präsentationen Agenda Protokoll Aufgaben © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION. 13

Wo können wir Blogs einsetzten? Authentische, schnelle Kommunikation zu den Mitarbeiter Programm- und Projektkommunikation zu internen Kunden bzw. Mitarbeitern Vorgesetzer informiert seine Mitarbeiter Projektlogbuch Produktinformationen (z.B. neue Services der IT) Ideenmanagement Aufbau von geschlossenen Communities Microblogs Servermeldungen Ausfallsmeldungen

Telekom Postcast

Blogs for internal Communities 3/28/2017 3:07 PM Blogs for internal Communities 1) Community landing page with Moderator Blog Post can be done by Moderator only Comments can be added by all members Additional features Picture library Event calendar Documents library 2) Profile page for each member 3) Theme Blogs Everybody can post and comment Profile Profile Profile Profile © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION. 16 16

Tag-Clouds Internet single words (tags) describe the content of web sites importance of a tag is shown with font size or color Business documents Tag cloud describes the content Example : Sustainability-at-Bayer Generate „word clouds“ directly from provided text Combination with simple semantic filtering Count the words, throw away boring words, and sort by the count, descending. ignore articles, pronouns, hyphenation Handling stemming and plurals Group adjectives with their subjects

Wo können wir Sociale Netze einsetzten? Enterprise Social Netzwork Profil Name Abteilung Ort Telefon Skills … Ziel Verzeichnis mit allen Mitarbeitern und ihren spezifischen Skills Schnelles Finden von Experten Problem von internen „Gelben Seiten“ Profile werden nicht gefüllt und zu selten aktualisiert Lösung mit sozialen Netzen Mitarbeiterprofile in das tägliche Arbeiten integrieren Yellow Pages Social Networks + Kontakte + Gruppen Enterprise Social Networks + Profile mit Dokumenten verbinden + Instant Messaging + VOIP + Blog

Überprüfung der Eignung Wo kann ich vorgehen? Analyse Überprüfung der Eignung Strategie Umsetzung Erfolgskontrolle

Überprüfung der Eignung Analyse Überprüfung der Eignung Strategie Umsetzung Erfolgskontrolle Analyse Kooperationsstrukturen Kommunikationsverhalten Email, Instant Messaging, Telefon Anwendungen Kommunikationsanwendung, automatisches Reporting Schnittstellen Prozessanalyse Ermittelung Verbesserungspotential (Business Szenarien) Regelmässige Kommunikation Email Leidensdruck Expertenfindung wichtig Räumlich verteiltes Arbeiten

Überprüfung der Eignung Analyse Überprüfung der Eignung Strategie Umsetzung Erfolgskontrolle Überprüfung der Eignung Arbeitsinhalte Einfach aufteilbar Prozesse Flexibel, frei gestaltbar, wenig vorherbestimmt Mitarbeiter Offen, kommunikativ Anwendungen Integierbar, API vorhanden

Überprüfung der Eignung Analyse Überprüfung der Eignung Strategie Umsetzung Erfolgskontrolle Strategie Festlegung Verantwortlichkeiten Social Media Guideline Interne Nettekette Social Media Living Lab, Piloten Überprüfung Anwendungsgebiete Einheitliche gut integrierbare Infrastruktur festlegen Festlegung von KPIs wenn möglich Management Support Finanzierung klären Integration in Schulungen

Überprüfung der Eignung Analyse Überprüfung der Eignung Strategie Umsetzung Erfolgskontrolle Umsetzung Mit Quickwins starten PowerUser ermitteln und in den Umsetzungprozess einbinden Usability Community schaffen (z.B. durch Etablierung eines Barcamps) Offene Kommunikation über die Projekte unter Nutzung von Social Media

Überprüfung der Eignung Analyse Überprüfung der Eignung Strategie Umsetzung Erfolgskontrolle Erfolgskontrolle Überprüfung der aufgestellten Ziele KPIs Anwenderbefragungen Ermittelung von Verbesserungspotential

Social Media Guidelines We are already part of the conversation. The greatest risk is ignoring the conversation Social Media Monitoring is necessary Use the opportunity to build new relationships to your customers Social Media Guidelines Define roles and responsibilities Support company goals Help employees to know how to behave in Social Media When, Where, how and why they can discuss about the company, the brands and their jobs

How other companies dealing with social media Most of the enterprises already have a guideline to support their employees and their business goals American Express American Red Cross Australian Public Service Commission BBC British Telecom Best Buy Cisco Coca Cola Dell FedEx General Motors HP IBM Kodak LiveWorld Mayo Clinic Mosman Municipal Council Oracle Plaxo Reuters U.S. Air Force

Rules for participating in social media Be transparent and authentic Be transparent and state that you work or represent the company Never lie or mislead Never represent yourself or the company in a false or misleading way Be smart Protect yourself, your privacy and confidential company information Stick to Your Area Stick to your area of expertise Admit mistakes If you made a mistake, admit the mistake and correct it as soon as possible Respect competitors and critics Make sure that you behave diplomatically

Teil 2: Anforderungsanalyse, praktische Evaluation und Bewertung ausgewählter Systeme

Nutzen von Social Media für ein Unternehmen Aufbau und Unterstützung von Netzwerken innerhalb und zwischen Instituten und Verwaltung Schnelle und anregende Form des Informations- und Wissensaustauschs Sinnvolle Ergänzung des Intranets und des Mitarbeiterportals durch Persönliche Profile zur Vernetzung Mitarbeiter-, Projekt-, Abteilungs-, Aktionsblogs – auch Microblogs Foren zur Themendiskussion Lesezeichensammlung zu Fachthemen Informationsbereitstellung und Austausch durch einfaches Publishing: Videos, Präsentationen, Bilder, Demos

Klassifizierung der Social Media Suiten (1) Blogs Foren Commu-nities Presence Media Sharing Micro- blogging Linksamm-lung Wiki Lotus Connections 2.5 x ? Microsoft Share Point 2010 Communities BSCW (x) Cisco Quad Jive Social Business Software Socialtext Present.ly Yammer Socialcast

Klassifizierung der Social Media Suiten (2) Tagging von Benutzern Tagging von Gruppen/ Communities Tagging von Dokumenten Strukturierte Gruppen/Communities Aktivität im Kontext von Gruppen Follower-Netzwerk Externe Partner per Email-Einladung Lotus Connections 2.5 x Microsoft SharePoint BSCW Cisco Quad Jive In Jive 5.0 X Socialtext Present.ly Yammer Socialcast

Klassifizierung der Social Media Suiten (3) Anpassbarkeit des UI Benutzer- profile Suche über alle Inhalte Mobiler Zugang Lotus Connections 2.5 x Microsoft Share Point 2010 Communities BSCW Cisco Quad Jive Social Business Software Socialtext Present.ly Yammer Socialcast

Social Media Suiten: Positionierung am Markt Quelle: http://www.readwriteweb.com/enterprise/2010/10/gartner-magic-quadrant-2010-fo.php

Social Media Suiten Konsolidierung verschiedener Social Media Werkzeuge wie Microblogging, Media Sharing, Blogs, Foren, Wikis, Social Bookmarking, etc. in einer Unternehmenslösung Vorteil: Einheitliche IT-Lösung im Unternehmen Schutz unternehmenskritischer Bereiche und des intellektuellen Unternehmenskapitals Professioneller Support Nachteil: Kosten für Anschaffung, Installation, Einführung und Support Oft keine Integration existierender/populärer Werkzeuge Langfristige Bindung

Lotus Connections 2.5

Lotus Connections 2.5 Forum für den Aufbau dynamischer Netzwerke von Kollegen, Partnern und Kunden Auf Unternehmen ausgerichtet Integration mit IBM Lotus Quickr, IBM Lotus Notes, IBM Lotus Sametime, IBM WebSphere Portal und Microsoft Office Web 2.0 Schnittstelle (Rest API)

Lotus Connections 2.5 - Dienste Homepage Microblogging Profiles Communities Blogs Dogear (Social Bookmarks) Aktivitäten Dokumente Wikis

Lotus Connections 2.5 – Homepage Konsolidierte und konfigurierbare Übersicht über das persönliche soziale Netzwerk Verwendung von Widgets für die Nutzung der Dienste (Profiles, Communities, …), aber auch Integration eigener Widgets möglich Auswählbar, per Drag&Drop verschiebbar Microblogging – neuesten Updates im sozialen Netzwerk Zugriff per Web-Browser

Lotus Connections 2.5 – Persönliche Homepage Quelle: http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_HomePage_MyPage_1024x768.png

Lotus Connections 2.5 – Microblogging Quelle: http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_HomePage_TopUpdates_1024x768.png

Lotus Connections 2.5 – Profiles Benutzerprofile mit Angaben zur Person, Organisationseinheit, Interessen, Know-How, Zuständigkeiten, laufende Projekte, Foto, Zeitzone Tagging -> Expertise des Benutzers Finden von interessanten Personen per (Tag-)Suche in den Benutzerprofilen Quelle: http://www-01.ibm.com/software/lotus/images/Connections_25_Profiles_ProfilesHome_1024x768.jpg

Lotus Connections 2.5 – Communities (1) Sichtbarkeit: Offene und geschlossene Communities Benutzerrollen: Eigentümer, Mitglied, Follower Strukturierbar in untergeordnete Communities Konfigurierbar Layout der Homepage Verfügbare Dienste Tagging Quelle: http://www-01.ibm.com/software/lotus/images/Connections_25_Communities_MyCommunities_1024x768.jpg

Lotus Connections 2.5 – Communities (2) Gemeinsame Nutzung von relevanten/interessanten Inhalten (Dokumente, Bookmarks, …) Empfehlung von interessanten öffentlichen Communities Finden von interessanten Communities per (Tag-)Suche Einladungen in Communities Folgen von Communities Benachrichtigung über Aktivität (Feeds)

Lotus Connections 2.5 – Blogs Kommunikation mit der “breiten Masse” Offene und geschlossene Blogs Beiträge mit Rich Text, Audio, Video Moderation Tagging (Tag-)Suche in öff. Blogs Besucherzahlen Empfehlungen Quelle: http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_Blogs_PublicBlogs_1024x768.png

Lotus Connections 2.5 - Dogear Speichern, Verwalten, Weiter-, Freigeben und Lokalisieren vom Bookmarks Import/Export von Bookmarks Tagging Quelle: http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_Bookmarks_PublicBookmarks_1024x768.jpg

Lotus Connections 2.5 – Aktivitäten Organisation von Arbeitsabläufen Strukturierung in Aufgaben/Bereiche Aktivitätsschablonen (Vorlagen) zur Speicherung und Wiederverwendung von bewährten Verfahren (Best Practices) Verwaltung Persönliche Hohe Priorität Öffentliche Quelle: http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_Bookmarks_PublicBookmarks_1024x768.jpg

Lotus Connections 2.5 – Dokumente Gemeinsamen Nutzung von Dokumenten wie Texten, Tabellen, Präsentationen etc. Veröffentlichung für eine Gruppe, Community, Alle Tagging Suche (Tags, Titel, Inhalt) Versionsmanagement Anzeigen der Nutzung http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_Files_UploadFile_1024x768.png

Lotus Connections 2.5 – Wikis Erstellen von persönlichen und Community Wikis Einrichten einer Seitenhierarchie Bearbeitung mit einem Rich-Text-Editor Versionsvergleich Abonnieren Empfehlen Tagging Kommentieren Quelle: http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/img/Connections_25_Wiki_Page_1024x768.png

Microsoft SharePoint 2010

Microsoft SharePoint 2010 Unternehmens-Wiki mit Social Networking Funktionen zum Wissensaustausch, Informationsmanagement, Sozialer Austausch, Zusammenarbeit Inhouse Installation, gehosteter Dienst

Microsoft SharePoint 2010 - Dienste Microsoft SharePoint 2010 Communities MySite Social Feedbacking Wikis Blogs Team Site

Microsoft SharePoint 2010 Communities – MySite Individuelle SharePoint Site mit Inhalten aus dem Sozialen Netzwerk Benutzerprofile Persönlichen Angaben, Foto, Expertise Definition der Sichtbarkeit für Andere Status Updates Auswahl von vorgegebenen Anwesenheitsinformationen Zusätzlich freiwählbare Angaben Integration mit MS Outlook 2010 Newfeeds zum Verfolgen der Aktivitäten anderer Erfassen und Verwalten von Kollegen und Kontakten Organisationsbrowser - Integration mit Active Directory Persönliche und gemeinsame Dokumente

Microsoft SharePoint 2010 Communities – Persönliche Übersicht Quelle: http://maikkapp.wordpress.com/2010/10/01/sharepoint-2010-my-site-berblick/

Microsoft SharePoint 2010 Communities - Presence Quelle: http://go.microsoft.com/?linkid=9692052

Microsoft SharePoint 2010 Communities - Organisationsbrowser Quelle: http://go.microsoft.com/?linkid=9692052

Microsoft SharePoint 2010 Communities – MySite Übersichten My Profile Persönliche Benutzerprofil My Newsfeed ActivityStream mit sämtlichen Aktivitäten im Sozialen Netzwerk My Content Bibliothek mit persönlichen und gemeinsamen Dokumenten, Bildern, Listen, Foren, Umfragen, …

Microsoft SharePoint 2010 Communities – My Profile Quelle: http://go.microsoft.com/?linkid=9692052

Microsoft SharePoint 2010 Communities – My Newsfeed Quelle: http://maikkapp.files.wordpress.com/2010/10/image6.png

Microsoft SharePoint 2010 Communities – My Content Quelle: http://go.microsoft.com/?linkid=9692052

Microsoft SharePoint 2010 Communities - Social Feedbacking Tags Tagging sämtlicher Inhalte Vorschläge für geeignete Tags Tag Cloud auf MySite - Abbildung des persönlichen Interesses Effizientes Suchen nach interessanten Inhalten Bookmarks Kategorisieren und veröffentlichen Kommentare und Bewertungen Notizen

Microsoft SharePoint 2010 Communities - Tags

Microsoft SharePoint 2010 Communities - Wikis "Wikis überall„ - jede Seite ist ein Wiki Einfache Bearbeitung/Integration von neuen Inhalten wie Text, Tabellen, Bilder, Webparts, … Verlinkung mit anderen Wiki-Seiten Quelle: http://www.sharepoint2010.ch/SharePointFunktionen/Communities/Wiki/tabid/218/language/en-US/Default.aspx

Microsoft SharePoint 2010 Communities - Blogs Persönliche Blogs Veröffentlichung auf MySite Team Blogs Integration mit MS Word 2010

Microsoft SharePoint 2010 – Team Sites Bibliotheken mit Dokumente wie Texte, Bilder, Videos, Audios, … Ankündigungen Kalender Aufgabenmanagement Diskussionsforum Rollen Besucher, Eigentümer, Mitglieder Einladen neuer Mitglieder per Email Externe Partner auch nur mit Active Directory Account im Unternehmen