I. Einleitung Es handelt sich in diesen Folien um Schulungsmaterial. Bitte betätigen Sie die Leertaste, um zur nächsten Folie zu gelangen.

Geschäftsprozessmodellierung I Mit dem Tool SiSy® Dr.-Ing. Gerold Prescher Dipl.-Ing.-Päd. Alexander Huwaldt Laser & Co. Solutions Löbau

1. Einführung Das Beispiel

Inhalt der Projektwoche Geschäftsprozessmodellierung (Business Process Reengineering [BPR]) Fachübergreifende Projektarbeit Zusammenführen betriebswirtschaftlicher und DV-technischer Kenntnisse Arbeitsweise und Wirkung eines Tools für BPR und Software Engineering

Aufgabenstellung für das Projekt Liquiditätsschwierigkeiten in einem Energie-versorgungsunternehmen machen Veränderungen notwendig. Geeignete Veränderungen sind vorzuschlagen und transparent zu machen. Auswirkungen auf die Informationsverarbeitung sind festzustellen und auszuführen. Die Studenten werden mit einer Problemstellung konfrontiert, der sie sich in wechselnden Rollen (als Manager, Analytiker, Anwendungssystem-Entwickler, ...) stellen. In Form eines Workshops werden gruppenweise Lösungsvorschläge entwickelt. Dabei sind die von der Problemlösung betroffenen Geschäftsprozesse und deren Änderungen zu definieren. Die Beziehungen zwischen Geschäftsprozessen und unterstützender Software sind herauszuarbeiten. An Zeit sind 35 bis 40 Stunden erforderlich. Eine zweite Lehrkraft ist mindestens unterstützend für die Arbeit im Rechnerlabor erforderlich. Als CASE-Unterstützung wird das CASE-Tool SiSyâ verwendet. Als Beispiel für ein Projekt wurde die Verbrauchsabrechnung eines Energieversorgungsunternehmens gewählt. Gründe für diese Wahl sind: Lange Tradition im DV-Einsatz zur Bewältigung von periodischen Massendaten-Problemen Aus der Kundenorientierung resultierende enge Verzahnung manueller und maschineller Bearbeitung

Die Struktur des Beispielunternehmens Aufsichtsrat Vorstand Betriebsrat Planung Kaufmännischer Bereich Haupt- buchhaltung Technik DV Personal Ausgangspunkt ist oft die Organisationsstruktur, die der Funktionsstruktur zum Zeitpunkt der Unternehmensgründung entsprach. Inzwischen sind aufgrund tayloristischer Arbeitsweise Zäune um die OE entstanden. Material Kunden- buchhaltung Erzeugung Verkauf Finanz- buchhaltung Fortleitung Einkauf Instand- haltung

Beispiel: Organisationssicht der Unternehmensstruktur Vorstand Planung Kaufm. Bereich Techn. Daten- verarbeitung Personal Haupt- buchhaltung Aufsichtsrat Betriebsrat Kunden- buchhaltung Finanz- Haupt- buchhalter Unterscheidung Organisationshierarchie - Funktionshierarchie Kunden-buchhalter Bilanz- buchhalter Herr Buchfink Frau Kundi Frau Pfennig- Fuchs

2. Vorschläge zur Problemlösung Analyse der Unternehmensstrategie erforderlich

Unternehmens-anforderungen Unternehmensanalyse Unternehmens-anforderungen Verhaltensmodell Unternehmensziele Umgebungsmodell

Vorgaben aus der Unternehmensanalyse Sicherung der Wirtschaftlichkeit durch Ausrichtung an den Unternehmenszielen. Senkung der Investition durch Verzicht auf Investitionen und Rationalisierung der Geschäftsabläufe. Erhöhung der Liquidität durch Änderungen in Tarifsystem und Abrechnung. Beginn der Arbeit mit SiSy:

Diskussion für Ziele und strategisches Vorgehen Hauptbuchhalter (Student 1) Kaufmännischer Leiter (Student 2) Technischer Leiter (Student 3) Personalleiter (Student 4) DV-Leiter (Student 5) Betriebsrat (Student 6) Mögliche Lösungen Student 1 (Hauptbuchhalter): Die Personalkosten sind zu hoch; Sicherung eines kontinuierlichen Zahlungseingangs durch Veränderung des Ablesezyklus (bisher aller 3 Monate) Student 2 (Kaufmännischer Leiter): Energieträger und Investitionsgüter günstiger einkaufen; Förderungen nutzen (z. B. Senkung der Emissionen); Investitionen senken; Wasserversorgung wegen ungünstiger Abwassersituation als Geschäftsfeld aufgeben Student 3 (Technischer Leiter) Verteilungsanlagen modernisieren; Verbrauchsablesung über Fernwirktechnik; Gründung einer Multimedia GmbH Student 4 (Personalleiter) Verbesserung der Situation auf dem Gebiet der Ablesung (bisher Ablesung aller 3 Monate durch Fremdfirma) durch Einführung der rollierenden Ablesung (ein Mal jährlich durch Stammpersonal) Student 5 (DV-Leiter) Verbesserung der bisher ungenügenden DV-Stützung der Abrechnung von Vertragskunden durch Einführung von Standard-Software (Untersuchung von SAP RIVA). Student 6 (Betriebsrat) kein Personal entlassen

Unternehmensanforderungen Wettbewerb Absatzmarkt Technologie Unternehmen Gesetzgeber Wirtschaft Gesellschaft

Metamodell der Anforderungen Stimulanz Regulierung Befind-lichkeit Kauf-verhalten Erwartungen Rückwirkung Bedarf Angebot Intensitäts-bestimmung Veränderung Manipulierung Anforderungen, Verhaltensänderung Rahmenbedingungen, Handlungsbedarf Vorteil, Motivation Rahmen-bedingungen, Interessen Nutzung, Vorteilsangebot Rahmen-bedingungen Rahmenbedingungen, Handlungsbedarf Forderung, Gewährung Gesetzgeber Absatzmarkt Wirtschaft Technologie Wettbewerb Gesellschaft

Aufstellen eines Szenarios für die Unternehmensstrategie Vernetzungsmatrix Aufstellen eines Szenarios für die Unternehmensstrategie Absatz- markt Wirt- schaft Wett- bewerb Gesell- Tech- nologie Gesetz- geber Aktiv- summe Passiv- 0 kein 1 schwach/indirekt 2 stark Aktiv: hohe Aktivität- starke Beeinflussung anderer Einflußfaktoren im System niedrige A.: - geringe Beeinflussung von anderen Einflußfaktoren im System Passiv: Einflußfaktoren werden stark von anderen EF beeinflußt. Ambivalent: Aktivität und Passivität ausgewogen. EF beeinflusen das System stark EF werden vom System stark beeinflußt Puffer: geringe Beeinflussung des Systems, vom System gering beeinflußt (Analogie Gummipuffer in einem Gerät).

Portfolio der Unternehmensanforderungen Aktiv Passiv Puffer Ambivalent 10 8 6 4 2 Wettbewerb Technologie Wirtschaft Gesellschaft Absatzmarkt Gesetzgeber n 0 kein 1 schwach/indirekt 2 stark Aktiv: hohe Aktivität- starke Beeinflussung anderer Einflußfaktoren im System niedrige A.: - geringe Beeinflussung von anderen Einflußfaktoren im System Passiv: Einflußfaktoren werden stark von anderen EF beeinflußt. Ambivalent: Aktivität und Passivität ausgewogen. EF beeinflusen das System stark EF werden vom System stark beeinflußt Puffer: geringe Beeinflussung des Systems, vom System gering beeinflußt (Analogie Gummipuffer in einem Gerät). 8 6 4 2 10

3. Ableitung neuer Unternehmensziele Vom Unternehmensziel zur Unternehmensstrategie

Ziel und Strategie Ziel Strategie 1 n wird erreicht durch ist Voraussetzung für Ziel Strategie 1 n

Beispiel: Unternehmensziele und Erfolgsfaktoren Sozialnutzen- stiftung Erhaltung am Markt Versorgungs- zuverlässigkeit Gewinn Erfolgsfaktoren

Die Wertschöpfungskette Serviceprozess Buchhaltung Unternehmen Kernprozess Energieverteilung Kernprozess Energieerzeugung Wert-schöpfungs-funktion 1 Wert-schöpfungs-funktion 2 Wer ist der Wichtigste im Unternehmen? Lieferant Kunde

Die Wertschöpfung im Beispielunternehmen Unternehmensstrategie Sozialnutzen- stiftung Erhaltung am Markt Gewinn Versorgungs- zuverlässigkeit Wertschöpfung Wertschöpfung Wasserversorgung Wertschöpfung Gas Wertschöpfung Ellektroenergie

Festlegung des Vorgehens Hauptbuchhalter (Student 1) Kaufmännischer Leiter (Student 2) Technischer Leiter (Student 3) Personalleiter (Student 4) DV-Leiter (Student 5) Betriebsrat (Student 6) Vorschlag für Vorgehen Student 1 (Hauptbuchhalter): Für Ratenzahlung, die aber nur für bereits gelieferte Leistungen erhoben werden darf. Student 2 (Kaufmännischer Leiter):Hinweis, daß bei Verringerung der Ablesezyklen aus Arbeitskräftesicht die rollierende Ablesung einzuführen ist. Dies hat dann Konsequenzen für die Finanzbuchhaltung (Abgrenzungsproblem). Hinweis auf Überarbeitung des Mahnwesens. Student 3 (Technischer Leiter) Aus dem vorliegenden Standard und den Kosten heraus ist die Fernübertragung von Meßwerten z. Z. noch nicht rentabel. Verfolgung der Entwicklung durch eine Studie angeregt. Student 4 (Personalleiter) Die rollierende Ablösung verbessert die Personalauslastung und macht die kampagnehafte Einbeziehung von Fremdfirmen zur Stichtagablesung überflüssig. Die Übernahme für die Geschäftsfelder Wasser und Gas wird angeregt. Student 5 (DV-Leiter) Hinweis auf unklare Situation zum Einfluß von Projektänderungen durch veränderten Ablesemodus. Evtl. Fremd- oder Standardsoftware erforderlich. Betroffenheit auch für andere, nicht unmittelbar mit der Abrechnung zusammenhängende Projekte möglich (kann z. Z. nicht quantifiziert werden). Student 6 (Betriebsrat) Änderung des Ableseregimes darf nicht zu Arbeitsplatz-verlusten führen. Moderator: Umsetzung der Außensicht auf das Innere des Unternehmens erforderlich. Wie? So, daß jede Einheit im Unternehmen sich so verhält, daß die Unternehmensziele erfüllt werden (fraktales Verhalten) - Selbstähnlichkeit. Wie ist allen Beteiligten beizubringen, daß jetzt jährlich abgelesen wird? Wer ist überhaupt zuständig? Ist alles nur eine Frage des Rechenprogramms? Wie wird die Übertragung auf andere Geschäftsfelder gesichert? Schlußfolgerung : Aufsetzen eines Projektes, das Abteilungsgrenzen überschreitet. Modellierung der betriebswirtschaftlichen Abläufe.