VIBSS , Das Beratungsnetzwerk für Sportvereine in Nordrhein-Westfalen Ulrich van Oepen Referent LandesSportBund Nordrhein-Westfalen

VIBSS Vereins- Informations- Beratungs- und SchulungsSystem des LandesSportBundes NRW für die V I P`s

Zielsetzung: präsentieren von VIBSS als good-practise Beispiel für ein real existierendes Beratungsnetzwerk Impulse vermitteln für die eigene Beratungsarbeit / das eigene Beratungsverständnis in den Verbänden ermöglichen von gezielten Nachfragen

Selbstverständnis und Ausrichtung Struktur und Prozessgestaltung Angebotsentwicklung und Qualitätsmanagement

Selbstverständnis und Ausrichtung

Ausgangspunkt: „Jahr des Ehrenamtes 1993“ Impressionen

„Wenn alle Eitelkeiten dieser Welt ihren Ausdruck im ehrenamtlichen Engagement finden würden, müssten wir uns um unsere Gesellschaft und den Sport keine Sorgen machen.“

Bedeutung und Ansehen ehreamtlicher Tätigkeit

Die Ehrenamtlichen – gewinnen, betreuen und qualifizieren

Die stillen Stars Ohne die „fleißigen Engel“ käme auch das Leben in Halterns Vereinen zum Erliegen

Die Auseinandersetzung war nun aus, ein jeder kehrte zurück nach Haus, die Aal taten weiter sich älen, die Hecht fuhren fort zu stehlen, sie hatten sich gut unterhalten und bleiben trotzdem weiter die Alten.

Jahr des Ehrenamtes 1993

Qualifizierung 2000 Nachwuchsförderung sozialer Talente VIBSS

Zielgruppe VIBSS: „Die Vereinsmanager“ führen organisieren verwalten

Der Auftrag: VIBSS ist das interaktive Kommunikations- und Dienstleistungsnetzwerk, das Vereinsmanagern in den Bereichen „führen“, „organisieren“ und „verwalten“ (Vorstandmitglieder, Abteilungsvorstände, Jugendvertreter, Geschäftsführungen) von Sportvereinen in Nordrhein-Westfalen

zu deren Zufriedenheit informiert, berät und schult mit dem Ziel, aktuellen Anforderungen und Bedürfnissen einer zukunftsorientierten, nachhaltigen Gestaltung des Vereinslebens gerecht zu werden.

Wo drückt der Schuh? [ Qualifizierung der Mitarbeiter/ innen ] [ Vereins-gründung ] [ Haftung des Vorstands ] [ Neubau eines Vereinsheims ] [ Versicherung von betreu- enden Eltern ] [ Zuschüsse und Förder- möglichkeiten ]

Wo drückt der Schuh? [ Sportstätten- übernahme von der Kommune ] [ Fusionen ] [ Sport im Ganztag] [ Einarbeitung neuer Vorstands- mitglieder ] [ Einrichtung neuer Sportangebote ] [ Fragen zur Gemein-nützigkeit ]

Wo drückt der Schuh? [ Gewinnung von Übungs-leiter/innen ] [ Gründung eines Fördervereins ] [ Umstellung der Vereinsverwal-tung auf EDV ] [ Zeitgemäße Jugendarbeit ] [ u.a. ] [ Unterstützung der Vereins- entwicklung ]

Die Grundausrichtung Informationen schnell und einfach –möglichst vor Ort - bereitstellen Beratung auf kurzem Wege – individuell und zeitnah Qualifizierungsangebote interessant und praxisorientiert

Notwendige Ausrichtung der Dachorganisationen des Sports weg vom zentralistischen Denken hin zu einer eindeutig auf Bedarf und Nachfrage ausgerichteten Kundenorientierung Vernetzung der Sportorganisationen und des vorhandenen Know-Hows steuern, koordinieren, moderieren Kontinuität

Wissensmanagement Technik VIBSS-Online / Email Organisation LSB / Verbände / Bünde Technik VIBSS-Online / Email Zielgruppe Vereine / Vereinsführungskräfte Wissensmanagement Information · Beratung · Schulung

Beratungsformen Direktberatung Fachberatung Prozessberatung

Direktberatung Analyse der Frage/des Problems Weitergabe von Fachinformationen Hinweise zu Lösungsmöglichkeiten „vor Ort“ / Fachverbände / LSB

Fachberatung durch Fach-/Sachexperten Themen: Finanzen/Steuern/Recht/Jugendarbeit etc. Kurzer Zeitraum/schnelle Lösung/Erfüllung von Mindeststandards Verein und Berater lösen Problem gemeinsam

Prozessberatung Prozesse gestalten, die tragfähige Lösungen entwickeln Problemlösungsfähigkeit/Selbstorganisationsfähigkeit des Verein erhöhen „…..die durchdachte und bewusste Intervention des Beraters in das laufende Geschehen und die Dynamik der Gruppe, mit der Absicht, der Gruppe zu helfen, ihre vereinbarten Ziele wirksam zu erreichen ( E. Schein, Köln 2000)

2. Struktur und Prozessgestaltung

Die Schalter bzw. Zugriffsmöglichkeiten Elektronisch an VIBSS-Online Persönlich an Koordinatoren und Repräsentanten Telefonisch an VIBSS ServiceCenter Vereinsmanagement Schriftlich an LSB / FV / KSB / SSB

Hauptprozesse von VIBSS Anfrage direkt beantworten beantwortet Anfrage vermitteln beantwortet stimulieren Angebot Angebot angenommen

Ziele und Aufgaben Ansprechpartner sein für die Vereine Das Leistungsangebot der Sportorganisation den Vereinen unterbreiten und bekannt machen Möglichkeiten VIBSS – Online aufzeigen Ansprechpartner vor Ort

Ziele und Aufgaben ServiceCenter Vereinsmanagement mit seinen Funktionen bekannt machen Themen kommunizieren Ansprechpartner vor Ort

Ziele und Aufgaben Fachinformationen zu aktuellen Vereinsmanagementthemen bereitstellen Präsentation aktueller Leistungsangebote VIBSS-Online www.vibss.de

Ziele und Aufgaben Qualifizierung über den Einsatz neuer Informationstechnologien durch z.B. Themenforum oder e-learning VIBSS-Online www.vibss.de

Vernetzungsmöglichkeiten & Partnerschaften Andocken an VIBSS Online durch einfache Verlinkung Vernetzung durch Einbau des interaktiven VIBSS-Online Logos VIBSS-Online www.vibss.de

VIBSS-Online www.vibss.de

VIBSS-Online www.vibss.de

VIBSS-Online www.vibss.de

Wissensmanagementprozeß Vereinsberatung-Online Wissenspräsentation Wissen zugänglich machen Wissen identifizieren Wissen aufbereiten Wissen bewahren Internet CMS Datenbank Providing ======== Navigation Suche Dienste auffinden abfragen eruieren erschließen strukturieren visualisieren kategorisieren prüfen zentral ablegen zentral pflegen versionieren aktualisieren

Informationsnetzwerk Gemeinsames Informationsnetzwerk

Jeder Partner erhält eine eigene Nutzeransicht:

Zugriffe steigen beständig! Im April 2005 haben 12.488 Besucher 72.662 Seiten aufgerufen.

ServiceCenter Vereinsmanagement Ziele und Aufgaben Die fachgerechte Beantwortung von Anfragen der Partner und der Vereinsmanager Vermittlung von Leistungsangeboten ServiceCenter Vereinsmanagement

ServiceCenter Vereinsmanagement Ziele und Aufgaben Bedarfsermittlung in bezug auf aktuelle Themen und VIBSS-Leistungsangebote ServiceCenter Vereinsmanagement

ServiceCenter Vereinsmanagement Eingangskanäle der Anfragen ► Telefonisch [0180-5-7381-00] ► Fax ► Brief ► Email [vibss@lsb-nrw.de] ServiceCenter Vereinsmanagement

ServiceCenter Vereinsmanagement Bearbeitung der Anfragen: lösungsorientiertes Gespräch („Direktberatung“) Verweis auf VIBSS- Leistungsangebote „vor Ort“ [z.B. Vorstandsklausuren] Weitergabe an externe/interne Experten ServiceCenter Vereinsmanagement

ServiceCenter Vereinsmanagement Das Service-Versprechen: Erreichbarkeitszeiten: ► Montag - Freitag [Feiertage ausgenommen] 08.00 - 17.00 [durchgängig] ServiceCenter Vereinsmanagement

3.Angebotsentwicklung und Qualitätsmanagement

Die Fachgruppen ermitteln bedarfs-, nachfrage- und nutzerorientiert aktuelle Themen entwickeln entsprechende Angebote

Die Mitarbeiterstruktur Autoren Berater/Moderatoren Lehrkräfte

Orientierung an den 4 Handlungsfeldern der Vereinsarbeit Vereinsführung Organisationsentwicklung Mitarbeiterentwicklung Kinder- und Jugendarbeit Gesundheit Sporträume Qualitätsmanagement

Orientierung an den 4 Handlungsfeldern der Vereinarbeit Finanzmanagement und Steuern, Recht und Versicherung Finanzen Steuern Recht Versicherung

Orientierung an den 4 Handlungsfeldern der Vereinarbeit Marketing und Öffentlichkeitsarbeit Marketing Öffentlichkeitsarbeit

Orientierung an den 4 Handlungsfeldern der Vereinarbeit Organisation und Verwaltung Organisation EDV

Das Angebot „Hilfe zur Selbsthilfe“ (Für Vereine kostenlos) : KURZ UND GUT Infoveranstaltung Fachvortrag Erst (Fach-)beratung

Das Angebot „Hilfe zur Selbsthilfe“ (für Vereine kostenfrei): Vorstandsklausuren Info-Hotline Fachbeiträge in Internet und Printmedien Themenforen Online-Seminare ( in Planung )

Das Angebot „Hilfe zur Selbsthilfe“ (gegen Honorierung): Prozessberatung Qualifizierungsmaßnahmen Öko-Checks etc.

und weitere Themen und Angebote z.B.: Förderprogramme Aktionen der Partner Sport in der Ganztagsbetreuung Pakt für den Sport u.a.

Die Kurz&Gut Themen „Beispiele der Angebote“ „Gesundheitsorientierte Angebote im Sportverein“ „Öffentlichkeitsarbeit im Sportverein“ „Finanzen und Steuern im Sportverein“ „Rechtsfragen im Sportverein“

Die Kurz&Gut Themen „Beispiele der Angebote“ „Sitzungen und Versammlungen“ „Öffentlichkeitsarbeit im Sportverein“ „Starke Jugend – starker Sportverein“ „Sport im Ganztag“

Verbessungsschleifen anlegen: 1. planen 4. ver- bessern 2. handeln 3. messen

EFQM- Modell: Organisation/ Befähiger  Ergebnisse  Führung Mit- arbeiter Arbeitsprozesse Zufriedenheit Mitarbeiter Geschäfts-Ergebnisse Unsere Leistungen drücken sich in den Ergebnissen unseres Handelns aus. Die Ergebnisse messen wir im wesentlichen daran, inwieweit wir die Erwartungen derer, die unsere Leistungen in Anspruch genommen haben, erfüllen konnten = Kundenzufriedenheit in der Wirtschaft nennen wir „Nutzerzufriedenheit“. Die Tatsache, dass nur motivierte und zufriedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu guten Ergebnissen beitragen, führt dazu, die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu messen und über Verbesserungen nachzudenken. „Wie stehen wir da in der Gesellschaft?“ - diese Frage nach dem allgemeinen Image ist vielleicht für Wirtschaftsunternehmen wichtiger als für uns, aber anderseits stimmt auch: Je höher unser Ansehen in der Gesellschaft, umso größer das „Wir-Gefühl“ der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, umso attraktiver sind wir „im Sport“, z.B. als Interessensvertreter der Sportvereine und umso interessanter für Partner und Sponsoren.. Aber die Ergebnisse unserer Leistungen lassen sich nicht nur in Zufriedenheiten und Image-Werten ausdrücken: Wieviele Teilnehmer haben wir erreicht? Wurde der Haushaltsplan eingehalten? Wurden die Absprachen mit den politischen Partnern und den Geschäftspartnern eingehalten? Haben wir die Ziele der Strukturreform erreicht? Das sind Beispiele für weitere konkrete Geschäftsergebnisse, die wir mit geeigneten Methoden erfassen und mit den gesetzten bzw. vereinbarten Zielen abgleichen. Um diese Ergebnisse zu erzielen, sind bestimmte Voraussetzungen zu schaffen, zu organisieren - die sog. Befähiger. Und das sind: - Die Führung - mit der Festlegung der Organisationsziele ( z.B. in einem Leitbild), des Auftrages der Organisation und der Orientierung auf ein kontinuierliches Verbessern der Leistungen und Ergebnisse. - die Politik und Strategie, d.h. die Festlegung von Zielen, die in einer sinnvollen Reihenfolge und in einem bestimmten Zeithorizont erreicht werden sollen, - die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, d.h. die Anzahl, die Fähigkeiten, die gebraucht werden und die systematischen personalwirtschaftlichen Instrumente, die eingesetzt werden, um die vereinbarten Leistungen zu erzielen bzw. anzuerkennen, z.B. Weiterbildung/Schulung, Prämien, aber auch Betriebsausflug und Weihnachtsfeier gehören dazu - die Mittel und Partner, die helfen unsere Ziele zu erreichen umfassen z.B. die EDV, unsere Geldmittel, aber auch Personen und Unternehmen, die nicht zu uns gehören, aber als freiberufliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder als Geschäftspartner mit uns zusammenarbeiten Alle diese Voraussetzungen, Rahmenbedingungen, - die „Befähiger“ eben - werden kombiniert eingesetzt, um bestimmte Leistungen zu erbringen und Ergebnisse zu schaffen: und das sind die Arbeitsprozesse, die aus den Voraussetzungen konkrete Leistungen machen, die die Nutzer in Anspruch nehmen, deren Zufriedenheit uns wichtig ist ... Politik/ Strategie Zufriedenheit Nutzer Mittel/ Partner Gesellschaftliche Verantwortung  Innovation und Lernen  2

Externe Dienstleister VIBSS als „Netzwerk“ Fachbereiche im Haus Externe Dienstleister Ansprechpartner Vor Ort VIBSS-Online Portal des LSB ServiceCenter Vereinsmanagement [Sportfach] Experte Schriftlich

Zitat: „Wertschätzung gegenüber Menschen bedeutet, dass sich Systeme den Menschen anpassen müssen, niemals umgekehrt. Dies gilt auch für den Sport“. Isabelle Werth

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ulrich van Oepen Referent LandesSportBund Nordrhein-Westfalen