Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 MDS-Überblick für Sie KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 KYOCERA MDS – Ihre Outputsysteme im Fokus MDS = Managed Document Services „Ganzheitliche Organisation aller Kundenaspekte um das Dokument“ KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Die Kostensituation 90% der Unternehmen kennen die Gesamtkosten eines Dokumentes nicht Die Unternehmen sehen häufig nur die sichtbaren Kosten Jedoch sind nur 30% - 40% sichtbare Kosten MDS spürt verdeckte Kosten auf Quelle: IDC, Juli 2009

Beispiele für verdeckte Kosten…

Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Sind Ihre Arbeitsplätze effektiv organisiert? KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Kennen Sie Ihren Output? KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Fakten um verdeckte Kosten… 34% der Befragten kennen die Größenordnung der gedruckten Seiten nicht Quelle: IDC, Juli 2009 In 19% der Unternehmen erfolgt die Beschaffung der Drucker dezentral in den Abteilungen Quelle: Dokulife.de, 2009 20% der gedruckten Seiten werden noch am gleichen Tag weggeworfen Quelle: IDC, Juli 2009

Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Welche Dokumenten-Prozesse können optimiert werden? KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Das sind Organisations-Fakten 42% der Mitarbeiter benutzen mind. 1x pro Woche falsche Informationen 53% der Mitarbeiter glauben, dass weniger als 50% der verfügbaren Informationen richtig sind Etwa 3-5% der Dokumente sind nicht wieder auffindbar. Diese zu ersetzen kostet ca. 130,- € pro Dokument. Ca. 9,6 Stunden pro Woche verbringt ein Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten Quelle IDC, Juli 2009

Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Sind alle Informationen gesichert? KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Wer managed die Output-Flotte? KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Fakten um die IT… 13% des IT-Budgets wird für Innovationen ausgegeben Quelle: IDC, Juli 2009 Nur 21% der Unternehmen haben den Service für Ausgabegeräte outgesourct Quelle: IDC, Juli 2009 20% aller Hotline-Anrufe sind Drucker bezogen KYOCERA UK, Oktober 2009

Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Ist der Einkauf von Verbrauchsmaterial effektiv organisiert? KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Wie viele Servicepartner haben Sie? KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Gründe für verdeckte Kosten Heterogene Gerätelandschaft Falsche Auslastung IT-Hotline & -Support Ineffektives Flottenmanagement Nicht ausreichende Kostenkontrolle Ineffektive Beschaffung Zu viele Lieferanten Arbeitszeit der Mitarbeiter Zu wenig Prozessdenken Zu wenig Document Solutions Quelle: Kyocera, Juli 2009 Quelle: Kyocera, Juli 2009

Die Lösung = KYOCERA MDS

KYOCERA MDS - Keine verdeckten Kosten 50% - 60% der Gesamtkosten sind verdeckte Kosten Verdeckte Kosten entstehen zusätzlich zum Klickpreis MDS macht verdeckte Kosten sichtbar Quelle IDC, Juli 2009

KYOCERA MDS – Ihr Sparpotenzial Im Schnitt liegt das Sparpotenzial bei 20-30%! 29% der Unternehmen können keine Einsparung beziffern, weil es keine effektive Kostenerfassung gibt Nur max. 10% Einsparung können ohne zu Hilfenahme externer Dienstleister realisiert werden Quelle: IDC, Juli 2009

KYOCERA MDS – Wie hoch ist Ihr Sparpotenzial? Zwischen 5% und 10% des Gesamtumsatzes betragen die Kosten für Erstellung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten. Das Sparpotenzial auf Kundenseite beträgt 20% - 30% nach einer MDS-Optimierung. Wie hoch ist Ihr Einsparpotenzial? Es folgt ein Rechenbeispiel: Quelle: IDC, Juli 2009

KYOCERA MDS – Ihr Vorteil 100.000 € Min. 20% Einsparpotenzial 500.000 € 5% des Umsatzes werden für Dokumente verwendet 10 Mio. € Jahresumsatz 300.000 € Max. 30% Einsparpotenzial 1 Mio. € 10% des Umsatzes werden für Dokumente verwendet 10 Mio. € Jahresumsatz Als Faustformel sind mind. 1% Ihres Umsatzes MDS-Sparpotenzial. Quelle: IDC, Juli 2009

KYOCERA MDS – Ein zentraler Ansprechpartner Nur ein Ansprechpartner für alle Belange Ihrer Dokumente „SPOC-Konzept“ Optimale Koordination aller Prozesse Keine Reibungsverluste

KYOCERA MDS – Output Management für Sie Output Management bedeutet Erfassung aller sichtbaren und verdeckten Kosten Optimierung und Management von Ausgabegeräten Umfasst Hardware, Software und Services

KYOCERA MDS – Output Management für effektiven Druck 74% der Firmen benötigen eine Druckstrategie mit Geräte- & Ausfallmanagement Optimierten Betriebskosten, Verbrauchsmaterial, Vertrag und Abrechnung Verbesserter Bedienung und reibungsloser IT/Netzwerk Quelle: IDC, Juli 2009

KYOCERA MDS – Vorteile von Output Management Der KYOCERA Partner ist der zentrale Ansprechpartner Alle Kostenaspekte eines Dokumentes werden beleuchtet Alle Output-Aspekte werden analysiert

KYOCERA MDS – Document Solutions für Sie Document Solutions bedeutet Ganzheitliche Betrachtung der Dokumenten-Prozesse Verschlankte Abläufe Optimierte Prozesse

KYOCERA MDS – Document Solutions für effektive Abläufe 84% der Kunden benötigen Prozess-Lösungen zur Dokumentenerstellung Informationsverteilung und Informationsablage Formulardruck Sicherheit und Authentifizierung Quelle: IDC, Juli 2009

KYOCERA MDS – Vorteile von Document Solutions Informationen stehen effektiver zur Verfügung Prozesse werden optimiert

Beispielrechnungen für die verdeckte Kosten

Verdeckte Kosten Bestellwesen Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Verdeckte Kosten Bestellwesen Bestellungen/Monat 8 Durchschnittliche Bearbeitungszeit (in Stunden*) 1,5 Stundenlohn 70,- € Arbeitszeit 12 Std./Monat Verdeckte Kosten im Monat 840,- € Verdeckte Kosten im Jahr 10.080,- € Tabelle kann mit Kundenangaben befüllt werden! *Anforderung, Bestellung, Lieferung, Verteilen, Rechnungskontrolle KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Verdeckte Kosten auf IT Seite Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Verdeckte Kosten auf IT Seite Betroffene Mitarbeiter 50 Stundenlohn 35,- € Zusätzliche Arbeitszeit 8 Std./Monat Verdeckte Kosten bei einem Monat Projektverschiebung 14.000,- € Verdeckte Kosten bei drei Monaten Projektverschiebung 42.000,- € Tabelle kann mit Kundenangaben befüllt werden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Verdeckte Kosten auf IT Seite Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Verdeckte Kosten auf IT Seite Monatliche Arbeitszeit (38 Std. Woche) 152 Stunden 20% der Arbeitszeit 30 Stunden Stundenlohn 70,- € Verdeckte Kosten für Drucker Support im Monat 2.100,- € Verdeckte Kosten für Drucker Support im Jahr 25.200,- € Tabelle kann mit Kundenangaben befüllt werden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Verdeckte Kosten Finanzen Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Verdeckte Kosten Finanzen Durchschnittliche VB Kosten/Stück 50,- € Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Druckertyp 1.250,- € Kosten bei Lagerhaltung von fünf Reserve-Kartuschen pro Druckertyp 6.250,- € Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Drucker am Arbeitsplatz (200 x) 10.000,- € Bei einem Anteil von 20% Farbdruckern (160 s/w & 40 Color-Drucker, 4 Kartuschen) 16.000,- € Tabelle kann mit Kundenangaben befüllt werden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Verdeckte Kosten Finanzen Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Verdeckte Kosten Finanzen Druckertypen 331 Durchschnittliche VBM Kosten/Stück 50,- € Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Druckertyp 16.550,- € Kosten bei Lagerhaltung von 5 Reserve-Kartuschen pro Druckertyp 82.750,- € Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Drucker am Arbeitsplatz (3.200 x) 160.000,- € Tabelle kann mit Kundenangaben befüllt werden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Verdeckte Kosten Geschäftsleitung Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Verdeckte Kosten Geschäftsleitung Betroffene Mitarbeiter 200 Durchschnittlicher Stundenlohn 30,- € Zusätzliche Arbeitszeit 4 Std./Monat Verdeckte Kosten pro Quartal 72.000,- € Verdeckte Kosten pro Jahr 288.000,- € Tabelle kann mit Kundenangaben befüllt werden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Verdeckte Kosten Geschäftsleitung Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Verdeckte Kosten Geschäftsleitung Betroffene Mitarbeiter 50 Durchschnittlicher Stundenlohn 25,- € Arbeitszeit, die mit „Suchen“ verbracht wird 9,6 Stunden/Woche Verdeckte Kosten pro Jahr 144.000,- € Davon ca. 30% mit KYOCERA-Lösungen zu beseitigen 43.200,- € Tabelle kann mit Kundenangaben befüllt werden! Quelle IDC, Juli 2009 KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Verdeckte Kosten für Mitarbeiter Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Verdeckte Kosten für Mitarbeiter Betroffene Mitarbeiter 50 Durchschnittlicher Mehraufwand 4 Stunden Durchschnittlicher Arbeitslohn bei Überstunden 40,- € Mehraufwand pro Monat 8.000,- € Mehraufwand pro Quartal 24.000,- € Mehraufwand pro Jahr 96.000,- € Tabelle kann mit Kundenangaben befüllt werden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

KYOCERA MDS Kreislauf – Ihre Schritte zum Erfolg

Kurzüberblick über die MDS-Bausteine Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Kurzüberblick über die MDS-Bausteine Wenn mehr Details zu den einzelnen KYOCERA MDS Bausteinen benötigt wird, diese Folien bitte einblenden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Baustein INVENTUR 1/2 Inventur USB Momentaufnahme an zwei Zeitpunkten im Netzwerk, anschließend Erzeugung einer Zählerdifferenz Schnelle Erfassung der Systeme ohne viel Aufwand Erfassung aller relevanter Zählerstände als Analysegrundlage Wenn mehr Details zu den einzelnen KYOCERA MDS Bausteinen benötigt wird, diese Folien bitte einblenden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Baustein INVENTUR 2/2 Inventur Online Sammlung aller Gerätedaten & Zählerstände über DCA (Data Collector Agent) Meldung aller Systemzustände über eine gesicherte Internetverbindung Basis für späteres Flotten-Management Geringer IT-Aufwand Wenn mehr Details zu den einzelnen KYOCERA MDS Bausteinen benötigt wird, diese Folien bitte einblenden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Baustein INVENTUR-REPORT Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Baustein INVENTUR-REPORT Funktions-gruppe Anzahl S/W-Volumen Farb-Volumen Gesamt-Volumen Kopierer 4 200.000 Fax 2 5.000 MFP 6 130.000 20.000 150.000 Drucker 9 97.000 15.000 112.000 21 432.000 35.000 467.000 Basis für alle weiteren Kalkulationen Auflistung der Systeme und deren Volumen Kosten-Hochrechnung auf 36 Monate Grundlage für alle weiteren Konzepte Report im Word-Format Wenn mehr Details zu den einzelnen KYOCERA MDS Bausteinen benötigt wird, diese Folien bitte einblenden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Baustein OPTIMIERUNG Basic Optimierung nach 1:1 Umstellung auf moderne KYOCERA Systeme Business Zusätzlich Konsolidierung anhand von Raumplänen Enterprise Begehung vor Ort erfasst alle Optionen. Ferner werden alle kaufmännischen Daten, sowie Servicevereinbarungen berücksichtigt Wenn mehr Details zu den einzelnen KYOCERA MDS Bausteinen benötigt wird, diese Folien bitte einblenden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Baustein ROLLOUT SERVICE Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Baustein ROLLOUT SERVICE Vor-Konfiguration der Systeme Installation Netzwerkeinbindung Transport der Systeme Einweisung der Anwender Entsorgung von Verpackungsmaterial Abholung und Entsorgung der Altsysteme Wenn mehr Details zu den einzelnen KYOCERA MDS Bausteinen benötigt wird, diese Folien bitte einblenden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Baustein SOLUTION CONSULTING Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Baustein SOLUTION CONSULTING Kostenkontrolle & Kostentransparenz Prozessoptimierung im Dokumentenmanagement Verbesserte Sicherheit im Output-Management Wenn mehr Details zu den einzelnen KYOCERA MDS Bausteinen benötigt wird, diese Folien bitte einblenden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Baustein SOLUTION CONSULTING Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Baustein SOLUTION CONSULTING Einführung von Druckregeln Sicherheitsaspekte Druckrechtevergabe Print and Follow Druck Mail-/Scanrechte Vergabe Dokumentenverteilung DMS-Anbindung mit KYOcapture Automatisierte Datenübergabe Barcodeerkennung Inhaltsabhängige Dokumentenablage Wenn mehr Details zu den einzelnen KYOCERA MDS Bausteinen benötigt wird, diese Folien bitte einblenden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Baustein SOLUTION IMPLEMENTIERUNG Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Baustein SOLUTION IMPLEMENTIERUNG Pflichtenheft Vertragspartner Ziel des Projektes Beteiligte Abteilungen Definition/Preis der Dienstleistungen Terminierung Betroffene Systeme Kunden-Voraussetzungen Definition der Systemumgebung Zusatzvereinbarungen Wenn mehr Details zu den einzelnen KYOCERA MDS Bausteinen benötigt wird, diese Folien bitte einblenden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Baustein FLOTTEN-MANAGEMENT Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Baustein FLOTTEN-MANAGEMENT Effektives Flottenmanagement vertreibt Zeitdiebe Wirtschaftliches Betreiben einer Geräteflotte Freisetzung interner IT-Ressourcen Beseitigung verdeckter Kosten Berichtswesen Aktive Benachrichtigungen Wenn mehr Details zu den einzelnen KYOCERA MDS Bausteinen benötigt wird, diese Folien bitte einblenden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Baustein SERVICE-MANAGEMENT Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Baustein SERVICE-MANAGEMENT Zentrale Steuerung von Reparatur/Serviceeinsätzen Ein Ansprechpartner Zentrale Abrechnung Optimierte Kosten Definierter Servicelevel Überregionale Abwicklung Betreuung von Fremdsystemen Wenn mehr Details zu den einzelnen KYOCERA MDS Bausteinen benötigt wird, diese Folien bitte einblenden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

Baustein VBM-MANAGEMENT Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 Baustein VBM-MANAGEMENT Lieferung vor Ort möglich Keine Falschlieferung Proaktive Lieferung Kein Systemstillstand Verringerte Kapitalbindung Einbindung von Fremdsystemen Gesenkte Verwaltungskosten Optimierte Flotte Wenn mehr Details zu den einzelnen KYOCERA MDS Bausteinen benötigt wird, diese Folien bitte einblenden! KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH

KYOCERA MDS – Ein starker Partner KYOCERA wird als ein führender MDS-Anbieter gesehen! Ergebnis der umfassenden Betrachtung der Kundensituation Unser Know-how ist Ihre Stärke Quelle: IDC, Juli 2009

Gesamtübersicht Drucker 28.03.2017 And the winner is…. KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH