Change-Management mit (Standard)Software Am Beispiel des Einsatzes von SAP R/3 in der Bundesverwaltung der Republik Österreich November 2003

Ausgangslage Erfolglose Verwaltungsreformvorhaben Krise der öffentlichen Finanzen (Defizite) Kritik an der Dimension der Verwaltung fehlende Kenntnis über Nachfrage, Kosten, Nutzen der öffentlichen Leistungen der Bürger wird immer mündiger ganzheitliche Denkansätze treten in den Vordergrund neue Techniken schaffen neue Lösungen ...

Realisierung der Verw-Innovation Outsourcing als alleinige Antwort? Ewige Aufgabenkritik? Was geschieht mit den (verbleibenden) Kernaufgaben? Weitermachen wie bisher (mit reduziertem Aufgabenumfang)?

Ausgangslage Das Bundesministerium für Finanzen ist gemeinsam mit dem Rechnungshof verantwortlich für ein einheitliches Haushalts- und Rechnungswesen des Bundes Das BMF hat sich entschlossen das bestehende Altsystem (Eigenentwicklung) durch den Einsatz von Standard-Software (SAP R/3) bis 2004 breitflächig und und prozessorientiert abzulösen Seit dem Jahr 2000 wird sukzessive implementiert bzw. umgestellt Status 11/2003: 9 Ressorts produktiv 2 Ressorts in Vorbereitung

Standardsoftware -1 Beseitigung von Anwendungsstaus (Mahnwesen, Dauerzlg, etc.) mehr Flexibilität in den Budget- und Verrechnungsstrukturen frühzeitige ADV-Unterstützung auch in den Budgeterstellungsprozessen On-line Zurverfügungstellung aktueller Daten in mit individuellen Auswertungsmöglichkeiten Integration aller Organisationsebenen Personaleinsparungen

Standardsoftware - 2 verfügbare Funktionen, individuell mit Customizing einstellbar in funktionaler und technischer Sicht durch weltweite Installationen bewährt kaum Diskussionen über Funktionen, Schnittstellen udgl. Datenmodell konsistent und übergreifend (Datawarehouse) Software/Hardware-Plattform unabhängig Partizipation an technischen Weiterentwicklungen

Funktionelle Herausforderung Budgetmanagement (Planung, Vollzug) klassische Buchführung Cash-Management Kostenrechnung Einkauf, Vertrieb Anlagenverwaltung Reporting (operativ, Business Warehouse, MIS) Projektmanagement Schnittstellen, ......

Implementierte SAP-Funktionen PS Projektsystem ISPS Analyse/Forecasting laufendes Jahr Vorschau auf künftige Jahre monatliches/jährliches Berichtswesen Budget Vorbereitung Erstellung Vollzug Liquiditäts- management Rechnungs- legung Controlling BW MM - Beschaffung SD - Vertrieb CO - KORE ......... FI

Haushaltsmanagement (IS-PS) Budgeterstellung/-änderungen Unterstützung der Budget- Erstellungsprozesse auf allen Ebenen Bottom-Up-Erstellung, Top-Down-Korrektur, Vorgabewerte Budgetstände der jeweiligen Ebenen sind mit Versionen abbildbar und nur für die Zuständigkeitsbereiche einsehbar Budgetvollzug Unterstützung bei allen Budgetvollzugsprozessen (auch der anderen Module) Buchung = "Abfallprodukt" des Geschäftsprozesses aktive/passive Budgetverfügbarkeitskontrolle Budgetstatus/forecast

Stand des Budgetvollzugs differenzierte Dokumentation des Ist-Standes und Ausblicks (Phase) des Budget-Vollzugsstandes (Finanzbedarf) aus wertemäßiger, sachlicher und zeitlicher Sicht Mittelbindung einzelne finanzielle Verpflichtung Bestellung ohne MM Darlehens- / Förderungszusagen Mittelvorbindung verwaltungsinterne Mittelbindung für späteren Bedarf, wie Ausschreibung, Kauf in der zweiten Jahreshälfte Mittelreservierung aus Dauerschuldverhältnissen, Mieten, Wartungs- / Versicherungsverträgen, Energie, Telefon, Nutzungs- leasing, hochgerechnete Gehälter, Transfers Rechnung/Vorerfassung (MM-Bezug) Wareneingang/Leistungs-erbringung (MM-Bezug) Obligo aus Bestellung (MM-Bezug) Bestellanforderung (MM-Bezug) Budgetplanung Genehmigtes Originalbudget Aktuelles Budget Zuweisung, Erhöhung, Verminderung, Umschichtung Verfügbares (Rest-) Budget Aktive / Passive Verfügbarkeitskontrolle Mittelsperre Vorläufige/endgültige Bindung des BMF, HHLO, ANWO Rechnungseingang mit Bezug zu Mittelreser-vierung, -vorbindung, -bindung Zahlungsanordnung Zahlungsauftragserteilung Zahlung BUDGETSTEUERUNG INFORMATION Je Einzel- /Aggre- gationselement

Organisatorische Herausforderung Focus auf Prozesse über -Standards -Knowledge-Transfer -Implementations-Coaching -Akzeptanz -Veranwortung -Evaluierung -Vermessung -Nutzen

OE-Werkzeug: ARIS ARIS Wie sieht der Zusammenhang zwischen Aufgaben, ARIS Prozessmodelle sind die Basis für die Initialisierung einer kontinuierlichen Prozessverbesserung Wie sieht der Zusammenhang zwischen Aufgaben, Organisationseinheiten und Medien aus? Wann, innerhalb eines Prozesses, soll was gemessen werden? ARIS

ARIS - Prozessdesign Ereignis gesteuerte Prozesskette (ePK) Anweisungs- referent Medien Buchhaltungs- Einnahme- buchungen Anordnungs- befugter Einnahmen HV-SAP Annahmean- ordnung anlegen freigeben buchen ist gebucht Einnahmen- voraussetzung ist gegeben

Reorganisation des HaReWe Das Projekt zur bundesweiten Einführung von Standard-Software ist in erster Line ein Prozess-Reengeneering-Vorhaben, Informations-Technologie ist Mittel zum Zweck Das Reorganisationswerkzeug: SAP R/3 Software als ständiger Organisator von Abläufen Vereinheitlichung/Standardisierung der Prozessschritte Bereitstellung von Funktionalitäten, die typisch für die öffentliche Verwaltung sind

Reorganisationsziele Einheitliches Haushalts- und Rechnungswesen durch Abbildung des gesamten Budgetkreislaufes Redesign der Ablauf- und Aufbauorganisation Schaffung der technisch-funktion. Basis für NPM Integration der 1. und 2. Ebene der Haushalts-organisation: oberste Organe, Ministerien, BKA nachgeordnete Mittelbehörden Deckung des Informationsbedarfes aller Ebenen (insbesondere BMF)

HV-SAP - Projektorganisation

Redesign der Ablauf-/Aufbauorganisation Eigene Organisationsentwicklung Standardisierung/Normierung von Geschäftsprozessen Identifizierung geeigneter Prozesse: durch mengen- und wertmässige Relevanz bundesweiter Anfall bringt bundesweiten Nutzen Umfang der identifizierten Prozesse (ca. 1,7 Mio)

Prozessbeispiel „Der“ Beschaffungsprozess

IST-Prozess SOLL-Prozess Phase 3 Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 1 IST-Prozess Dienststelle (jeweilige OE) Genehmigungs- pflichtigen Bedarf unterfertigen Wirtschaftstelle Kreditprüfung durchführen (manuell) Bestell-ZVA Bestell-ZVA erstellen und an Buchhaltung Phase 3 unterfertigen weiterleiten Buchhaltung Bestell-ZVA Bestell-ZVA Bestell-ZVA Kontierung in HV eingeben, prüfen kontieren prüfen Eingabe prüfen Medium Haushalts- Papier Formulare verrechnung Durchlaufzeit Tag 2 Tag 4 Tag 5 SOLL-Prozess Dienststelle (jeweilige OE) Wirtschafts- referat Buchhaltung Medium Durchlaufzeit

IST-Prozess SOLL-Prozess Phase 4 Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 2 IST-Prozess Ware und Phase 4 Rechnung prüfen bzw. inventarsieren Rechnungseingang/Lieferung Lieferant & Zahlungs-ZVA Bestell-ZVA Rechnungs- Kontierung Rechnungs- Eingabe Besteller ZVA in HV und Rechnung ablegen ZVA prüfen prüfen informieren kontieren eingeben an Besteller Papier Formulare Haushaltsverrechnung Papier Formulare Tag 6 Tag 7 SOLL-Prozess

IST-Prozess SOLL-Prozess Phase 5 Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 3 IST-Prozess Zahlungs-ZVA Zahlungs-ZVA unterfertigen & Rechnung an Buchhaltung Zahlungs-ZVA und Rechnung Phase 5 OE-Leiter ZVA prüfen Zahlungs-ZVA Kontierung Zahlungs-ZVA und Zahlungs- Eingabe kontieren prüfen in HV eingeben vermerk setzen prüfen Papier Formulare Haushaltsverrechnung Tag 9 Tag 10 Tag 11 SOLL-Prozess

Basis: ca. 1,0 Mio Bestellvorgänge (Untergrenze) IST-Prozess Sammelauftrag Sammelauftrag erstellen & an ÖPSK unterfertigen senden Tag 12 SOLL-Prozess Basis: ca. 1,0 Mio Bestellvorgänge (Untergrenze) Beschaffungsvolumen: ca. 60 Mrd ATS

Prozessoptimierung Referenzvorgabe Optimierungsmaßnahmen Verbesserungs- potential IST-Prozess Ereignis 1 Referenzprozess Ereignis 2 Ereignis 3 Ereignis 4 optimierter Prozess Referenzvorgabe Optimierungsmaßnahmen Abweichungsanalyse Bewertung der verbleibenden Abweichungen

OE - Umfeld Wechselwirkungen Nutzung von Synergien Abhängigkeiten Prozesse Technologie Organisation Wechselwirkungen Nutzung von Synergien Abhängigkeiten

Vorgehensmodell -1 Ressort- BMF/BRZ Referenz-Konzept Experten Berater betriebswirtschaft-liches Wissen Sachkompetenz Systemkenntnis Vertretung der eig. Ziele Kenntnis der Unternehmensabläufe Organisationsentwicklung Ressortlösung 11

Organisationsentwicklung (OE) Vorgehensmodell - 2 Knowledgetransfer und Evaluierung OE - Ressort Organisationsentwicklung (OE) Entwicklung (Ressort) Tools Modus Demo-Lösung Referenzprozesse Wissen Aktivität Evaluierung (Ressort, BMöLS) Projektteam - OE 4 - 6 Monate 11

Reverse Business Engineering RBE als Tool zur Evaluierung und Vermessung von Prozessen im Vergleich mit Soll- oder Durchschnittswerten Unterstützung bei: Prozess-Analysen Problemprüfungen Prozessprüfungen Zeitreihenprüfungen Transaktionsprüfungen Organisationsvergleiche ...... RBE Einsatz noch offen

Zukunftsoptionen mit SAP R/3 (1) Technisch/funktionaler Bereich vorhandene Software-Funktionalitäten - späterer Einsatz geplant Organisatorischer Bereich Einbeziehung aller Bereiche der Haushaltsführung (insbesondere Vorfeld) Aufgehen aller Buchhaltungen in die neu zu schaffende Buchhaltungsagentur des Bundes Integration der ca. 1500 Kassen in die Buchhaltungsagentur als virtuelle Organisation „wirtschaftliche Macht des Bundes“ nutzen (Bundesbeschaffungseinrichtungen)

Zukunftsoptionen mit SAP R/3 (2) Organisatorischer Bereich (Fortsetzung) flächendeckende (Bundes-)KLR Förderdatenbank Facility Management Connectivity zur Aktenverwaltung (Bundes-ELAK) Basis für ein gänzlich neues Rechnungswesen (Diskussion Kameralistik versus Doppik) - Globalbudget? Einsatz von SAP HR in der Personaladmini-stration für Aktive und Pensionisten per 2005 Aufbau eines MIS (HV, PM, BKLR, sonst. Daten)