Autorité cantonale de la transparence et de la protection des données Kantonale Behörde für ö ffentlichkeit und Datenschutz Das Zugangsrecht Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte 31. August 2011 A. Zunzer Raemy, Kantonale Beauftragte für Öffentlichkeit und Transparenz

2 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und –räte Inhalt 1.Geltungsbereich 2.Grundsätze 3.Spezialgesetzlich geregelte Bereiche 4.Art des Zugangs und Gebühren 5.Ausnahmen 6.Verfahren 7.Umsetzung 8.Besonderheiten auf Gemeindeebene 9.Gesetz über die Gemeinden

3 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Das Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten (InfoG) gilt für folgende öffentliche Organe: >die Organe des Staates, der Gemeinden und der übrigen juristischen Personen öffentlichen Rechts >Privatpersonen und Organe privater Einrichtungen, die öffentlich- rechtliche Aufgaben erfüllen 1. Geltungsbereich (Art. 2 InfoG)

4 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Jede natürliche oder juristische Person hat, soweit in diesem Gesetz vorgesehen, das Recht auf Zugang zu den amtlichen Dokumenten im Besitz der öffentlichen Organe. >Amtliches Dokument: alle Informationen einer Behörde, die auf einem beliebigen Informationsträger aufgezeichnet sind und die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen >Kein amtliches Dokument: Dokumente, die nicht fertig gestellt oder zum persönlichen Gebrauch bestimmt sind. 2. Grundsätze (Art. 20 und 22)

5 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Die Bestimmungen gelten nicht für folgende Bereiche : >die Einsichtnahme in Dokumente, die sich auf Zivil-, Straf- Verwaltungsjustiz- und Schiedsverfahren beziehen >die Einsichtnahme der Parteien in die Akten eines erstinstanzlichen Verwaltungsverfahrens >den Zugang einer Person zu den Daten über sie >die Einsichtnahme in Dokumente, die kommerziell genutzt werden 3. Spezialgesetzlich geregelte Bereiche (Art. 21)

6 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Der Zugang erfolgt durch die Einsichtnahme vor Ort, durch die Entgegennahme von Kopien, auf elektronischem Weg oder, sofern die betreffende Person sich damit begnügt, durch die Entgegennahme von Angaben über den Inhalt des Dokuments. Der Zugang ist in der Regel kostenlos, mit folgenden Ausnahmen >wenn die Gewährung des Zugangs einen grossen Arbeitsaufwand erfordert >im Falle eines Beschwerdeverfahrens vor dem Kantonsgericht 4. Art des Zugangs und Gebühren (Art. 23 und 24)

7 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Nicht alle Dokumente sind frei zugänglich, es gibt Ausnahmen in folgenden Fällen: >überwiegendes öffentliches Interesse >überwiegendes privates Interesse >Dokumente, die nicht ein Organ, das dem Gesetz untersteht, erstellt oder als Hauptadressat erhalten hat >Protokolle nicht öffentlicher Sitzungen >Persönliche Meinungen, Gedankenaustausch und Stellungnahmen politischer oder strategischer Natur in internen Notizen, die den Besprechungen der öffentlichen Organe dienen 5. Ausnahmen (Art. 25 ff)

8 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Schutz der Kollegialität >Dokumente, die der Vorbereitung der Entscheide der Exekutiv- behörden dienen, sind erst nach dem Entscheid zugänglich >Berichte des FI (FHG) und Berichte Evalfri (StPG) >Dokumente vom Mitberichtsverfahren (SVOG) 5. Ausnahmen (Art. 25 ff)

9 Kantonale Behörde für ö ffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Normale Einschränkungen Art Generelle Klauseln Ermessens- spielraum für die Behörden -Prüfung des konkreten Falls angesichts der zu diesem Zeitpunkt bestehenden Umstände -Respekt der Verhältnismässigkeit Besondere Einschränkungen Art. 29 und 43 + Spezial- gesetz- gebung -Klar definierte Regeln Ermessensspielraum sehr gering -Weder Einbezug der zum Zeitpunkt bestehenden Umstände noch der Verhältnismässigkeit

10 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten >Das Zugangsgesuch kann formlos gestellt werden >Es braucht nicht begründet zu werden >Wenn nötig kann das öffentliche Organ ein schriftliches Gesuch verlangen >Es muss ausreichende Angaben zur Identifizierung des verlangten Dokuments enthalten >Das öffentliche Organ muss schriflich Stellung nehmen, falls es beabsichtigt, den Zugang aufzuschieben, teilweise oder ganz zu verweigern oder trotz des Einspruchs einer Drittperson zu gewähren >Frist von 30 Tagen für Stellungnahmen, Empfehlungen und Entscheide 6. Verfahren (Art. 31 ff)

11 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten >Möglichkeit eines Schlichtungsantrags innert 30 Tagen nach der Stellungnahme des öffentlichen Organs >Kommt keine Schlichtung zustande, erfolgt eine schriftliche Empfehlung >Öffentliches Organ trifft von Amtes wegen einen Entscheid 6. Verfahren – die Schlichtung (Art. 33)

12 Kantonale Behörde für ö ffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Antrag- steller Behörde Beauf- tragte/r 1. Antrag 2. Hilfe u. Stellungnahme 3. Schlichtungsantrag (bei negativer Stellungnahme) Einbezug von Dritten in das Verfahren (Art.36 Abs. 1 Lit. b) Beschwerdemöglichkeit gegen Entscheid (Art ) Kompetenz: Ersteller oder Hauptadressat des Dokuments (Art. 37 Abs.1) 4. Schlichtung 5. Empfehlung 6. Entscheid (falls 4 fehl- schlägt)

13 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten >Beschwerdemöglichkeit gemäss den ordentlichen Bestimmungen der Verwaltungsrechtspflege >Beschwerde direkt beim Kantonsgericht für Organe, für die diese Bestimmungen kein Rechtsmittel vorsehen >Regeln für besondere Fälle wie Kantonsgericht, Justizrat oder Organe, die zur Legislative einer Gemeinde oder eines Gemeindeverbands gehören 6. Verfahren – Beschwerdemöglichkeiten (Art. 34 ff)

14 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten >Für die Behandlung eines Zugangsgesuchs ist das öffentliche Organ zuständig, das das Dokument erstellt oder als Hauptadressat erhalten hat >Die öffentlichen Organe sorgen dafür, dass ihre Ablagesysteme die Ausübung des Zugangsrechts erleichtern >Sie übermitteln ihre Stellungnahmen und Entscheide dem zuständigen Fachorgan zur Kenntnis >Die übrigen Massnahmen zur Umsetzung des Zugangsrechts werden von der Kantonalen Behörde für ö ffentlichkeit und Datenschutz getroffen. Sie übt ausserdem die Aufsicht über die Umsetzung aus 7. Umsetzung (Art. 37 ff)

15 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Fach- organ Beauftragte/r für Öffentlichkeit und Transparenz - Information der Bevölkerung - Information und Ausbildung der öffentlichen Organe - Schlichtung Kantonale Kommission - Koordination zwischen Zugangsrecht und Erfordernissen des Datenschutzes - Leitung der Tätigkeiten des/r Beauftragten - Evaluation der Umsetzung des Zugangsrechts Andere Organe -Kant. Behörden -Direktionen und Verwaltungs- einheiten -Gemeinden -Gemeindeverbände - Behandlung der Zugangsgesuche - Anpassung der Ablagesysteme - Information des Fachorgans

16 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Art. 23 Abs. 4 >Die Gemeinden regeln wenn nötig die Modalitäten des Zugangs Art. 29 Abs. 2 >Dokumente, die der Vorbereitung der Entscheide der kommunalen und interkommunalen Exekutivbehörden dienen, sind erst nach dem Entscheid, dessen Grundlage sie bilden, zugänglich Art. 30 Abs. 1 >Der Zugang zu Voranschlägen und Rechnungen der Gemeinwesen und ihrer Anstalten ist gewährleistet (siehe auch Gesetz über die Gemeinden, Art. 103bis) 8. Besonderheiten auf Gemeindeebene (1)

17 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Art. 35 Abs. 3 >Entscheide im Zusammenhang mit dem Zugangsrecht von einem Organ, das zur Legislative einer Gemeinde oder eines Gemeindeverbands gehört, sind mit einer vorgängigen Beschwerde an den Oberamtmann anfechtbar Art. 37 Abs. 1 >Für die Behandlung eines Zugangsgesuchs ist das öffentliche Organ zuständig, das das Dokument erstellt oder als Hauptadressat erhalten hat. Wenn nötig präzisieren die Gemeinden die Verteilung der Zuständigkeiten in ihrem jeweiligen Bereich 8. Besonderheiten auf Gemeindeebene (2)

18 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Art. 39 Abs. 3 und 4 >Die Kantonale Behörde übt ihre Aufgaben auch für die Gemeinden aus >Die Gemeinden können jedoch ihr eigenes Fachorgan einsetzen 8. Besonderheiten auf Gemeindeebene (3)

19 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Art. 38 Abs. 1 >Die öffentlichen Organe sorgen dafür, dass ihre Ablagesysteme die Ausübung des Zugangsrechts erleichtern Art. 38 Abs. 2 >Sie übermitteln ihre Stellungnahmen und Entscheide von Amtes wegen dem zuständigen Fachorgan zur Kenntnis 8. Besonderheiten auf Gemeindeebene (4)

20 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Art. 103bis Abs. 1 Zugang ist gewährleistet >zu den Protokollen der Gemeindeversammlung und des Generalrats >zu den Voranschlägen und Jahresrechnungen der Gemeinden und ihrer Anstalten >zu den Jahresrechnungen der übrigen Gemeindeeinrichtungen Art. 103bis Abs. 2 >Protokolle der Sitzungen des Gemeindesrates, des Büros des Generalrates und der Kommission sind nicht zugänglich, Ausnahmen vorbehalten 9. Gesetz über die Gemeinden

21 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Zugang zu offiziellen Dokumenten Fragen ?

22 Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz Einführungskurs für Gemeinderätinnen und -räte Annette Zunzer Raemy, Kantonale Beauftragte für Öffentlichkeit und Transparenz T Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz - Chorherrengasse 2, 1701 Freiburg