Steuerung des Vertriebs-Außendienstes mit ExsoForm® Thomas Sporbeck EXSO. business solutions GmbH, Düsseldorf

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Vorstellung des Kunden:

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Vorstellung des Kunden: Außendienstmitarbeiter sollen ihre Besuchsberichte elektronisch erfassen.

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Vorstellung des Kunden: Außendienstmitarbeiter sollen ihre Besuchsberichte elektronisch erfassen. Die Besuchsberichte sollen zentral gespeichert werden und auch statistisch ausgewertet werden können.

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Vorstellung des Kunden: Außendienstmitarbeiter sollen ihre Besuchsberichte elektronisch erfassen. Die Besuchsberichte sollen zentral gespeichert werden und auch statistisch ausgewertet werden können. Die Besuchsberichte sollen an Microsoft CRM übergeben werden.

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Vorstellung des Kunden: Außendienstmitarbeiter sollen ihre Besuchsberichte elektronisch erfassen. Die Besuchsberichte sollen zentral gespeichert werden und auch statistisch ausgewertet werden können. Die Besuchsberichte sollen an Microsoft CRM übergeben werden. Es sollen in Microsoft CRM (oder Outlook) Terminaktionen angelegt werden anhand der Vorgaben des Außendienst-Mitarbeiters

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Vorstellung des Kunden: Außendienstmitarbeiter sollen ihre Besuchsberichte elektronisch erfassen. Die Besuchsberichte sollen zentral gespeichert werden und auch statistisch ausgewertet werden können. Die Besuchsberichte sollen an Microsoft CRM übergeben werden. Es sollen in Microsoft CRM (oder Outlook) Terminaktionen angelegt werden anhand der Vorgaben des Außendienst-Mitarbeiters Kundenstammdaten sollen mit CRM und eEvolution abgeglichen werden

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Mögliche Lösungsansätze: Microsoft CRM benutzen Adobe PDF-Formular verwenden Speziallösung finden

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Mögliche Lösungsansätze: Microsoft CRM benutzen Problem mit Joint Venture im Vertrieb (Systeme, Kunden) Transparenz und „gemeinsames Datenerfassen“ mit Kunden Antwortzeitverhalten Adobe PDF-Formular verwenden Speziallösung finden

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Mögliche Lösungsansätze: Microsoft CRM benutzen Problem mit Joint Venture im Vertrieb (Systeme, Kunden) Transparenz und „gemeinsames Datenerfassen“ mit Kunden Antwortzeitverhalten Adobe PDF-Formular verwenden - Hohe Investitionskosten für „komplette Lösung“ - Schnittstellenproblematik nicht zufriedenstellend gelöst Speziallösung finden

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Mögliche Lösungsansätze: Microsoft CRM benutzen Problem mit Joint Venture im Vertrieb (Systeme, Kunden) Transparenz und „gemeinsames Datenerfassen“ mit Kunden Antwortzeitverhalten Adobe PDF-Formular verwenden - Hohe Investitionskosten für „komplette Lösung“ - Schnittstellenproblematik nicht zufriedenstellend gelöst Speziallösung finden - hoher administrativer Aufwand für diverse Lösungen - Akzeptanz durch Mitarbeiter

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Mögliche Lösungsansätze: ExsoForm® Integrierte Versionierung Leichte Anpassbarkeit Gute Offline-Fähigkeit/Transport auch asynchron möglich Kunde mochte das Produkt

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung 1:1 Umsetzung des bisherigen Papierformulars

ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung 1:1 Umsetzung des bisherigen Papierformulars So könnte es aussehen!

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Veranlassungen Innendienst Vorerfassung Außendienst füllt aus Einstellen in ExsoForm Rücksendung an ExsoForm Speichern Übergabe eEvo Übergabe CRM

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Veranlassungen Innendienst Vorerfassung Außendienst füllt aus Einstellen in ExsoForm Rücksendung an ExsoForm Speichern Übergabe eEvo Übergabe CRM Direktes Erzeugen aus CRM

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten Änderungen müssen nachvollziehbar sein

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten Änderungen müssen nachvollziehbar sein Vertriebsleiter darf alles sehen aber nichts bearbeiten

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten Änderungen müssen nachvollziehbar sein Vertriebsleiter darf alles sehen aber nichts bearbeiten Vertriebsleiter darf doch alles bearbeiten

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten Änderungen müssen nachvollziehbar sein Vertriebsleiter darf alles sehen aber nichts bearbeiten Vertriebsleiter darf doch alles bearbeiten Bestimmte Veranlassungen müssen freigegeben werden

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten Änderungen müssen nachvollziehbar sein Vertriebsleiter darf alles sehen aber nichts bearbeiten Vertriebsleiter darf doch alles bearbeiten Bestimmte Veranlassungen müssen freigegeben werden …

Anforderungen formulieren ohne die Software zu kennen ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung Problem: Anforderungen formulieren ohne die Software zu kennen ist immer problematisch…

Was Anwender und Administrator sehen ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Was Anwender und Administrator sehen ExsoForm® Editor Plus! (Anwender) ExsoFlow-Server (Management Console für den Administrator)

2. Das Ganze als Funktionsübersicht ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe 2. Das Ganze als Funktionsübersicht Neuanlage Öffnen Bearbeiten Speichern Senden von Vorgängen ExsoForm® Editor Plus! (Anwender) ExsoFlow-Server (Management Console für den Administrator)

Unternehmensstruktur ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe 2. Das Ganze als Funktionsübersicht Neuanlage Öffnen Bearbeiten Speichern Senden von Vorgängen Ordnerstruktur Unternehmensstruktur Berechtigungen Vorgangs-Datenbank Stammdaten Workflow/Jobs ExsoForm® Editor Plus! (Anwender) ExsoFlow-Server (Management Console für den Administrator)

2. Funktionsweise im Workflow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe 2. Funktionsweise im Workflow Entwurf von Formularen Diverse Controls (dynamisch/statisch) Textfeld Kalenderfeld Checkbox, Radiobutton Langtext (optional HTML) Bild Scribble Diagramme (Torte/Balken) Verteiler Zähler

2. Funktionsweise im Workflow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe 2. Funktionsweise im Workflow Festlegen des Workflows Beliebige Schritte Auswahl aus Stati, die - Weiterleiten - zum Ende verweisen - Zurückverweisen - zum Anfang verweisen - nichts tun

2. Funktionsweise im Workflow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe 2. Funktionsweise im Workflow Festlegen des Datenmodells

Funktionsweise im Workflow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Funktionsweise im Workflow Anlage von Ordnern und Unterordnern

Funktionsweise im Workflow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Funktionsweise im Workflow Zuweisung der Formulare zur Ordnerstruktur

Funktionsweise im Workflow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Funktionsweise im Workflow Unternehmensorganisation Berechtigungen erfolgen immer auf Abteilungs-Ebene

Funktionsweise im Workflow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Funktionsweise im Workflow Unternehmensorganisation Berechtigungen erfolgen immer auf Abteilungs-Ebene Frei definierbare Felder zur Überprüfung im Workflow

Funktionsweise im Workflow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Funktionsweise im Workflow Jobs definieren zum Datenaustausch mit Drittsystemen Beispiel: Import von CSV-Daten

Funktionsweise im Workflow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Funktionsweise im Workflow Jobs definieren zum Datenaustausch mit Drittsystemen Beispiel: Übergabe einer Buchung

ExsoFlow-Server Komponenten ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe ExsoFlow-Server Komponenten Server Core Komponenten

ExsoFlow-Server Komponenten ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe ExsoFlow-Server Komponenten Integrations-Komponenten Server Core Komponenten

ExsoFlow-Server Komponenten ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe ExsoFlow-Server Komponenten Job-Engine Integrations-Komponenten Server Core Komponenten

ExsoFlow-Server Komponenten ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe ExsoFlow-Server Komponenten Job-Engine Workflow-Engine Integrations-Komponenten Server Core Komponenten

ExsoFlow-Server Komponenten ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe ExsoFlow-Server Komponenten Job-Engine Workflow-Engine SQL-Datenbank Integrations-Komponenten Server Core Komponenten

Dokumenten-Datenbank ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe ExsoFlow-Server Komponenten Job-Engine Dokumenten-Datenbank Workflow-Engine SQL-Datenbank Integrations-Komponenten Server Core Komponenten

Dokumenten-Datenbank ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe ExsoFlow-Server Komponenten Datenbank- Connectivity Job-Engine Dokumenten-Datenbank Workflow-Engine SQL-Datenbank Integrations-Komponenten Server Core Komponenten

Dokumenten-Datenbank ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe ExsoFlow-Server Komponenten WebServices Datenbank- Connectivity Job-Engine Dokumenten-Datenbank Workflow-Engine SQL-Datenbank Integrations-Komponenten Server Core Komponenten

Dokumenten-Datenbank ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe ExsoFlow-Server Komponenten WebServices Datenbank- Connectivity Job-Engine Dokumenten-Datenbank Plug-In Workflow-Engine SQL-Datenbank Integrations-Komponenten Server Core Komponenten

Dokumenten-Datenbank ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe ExsoFlow-Server Komponenten WebServices Datenbank- Connectivity Job-Engine Dokumenten-Datenbank OData* Plug-In Workflow-Engine SQL-Datenbank Integrations-Komponenten Server Core Komponenten

Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow ExsoForm ExsoFlow Drittsystem

Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow Editor embedded SQL-Datenbank ExsoForm ExsoFlow Drittsystem

Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow Editor embedded SQL-Datenbank Datenbank- Connectivity Datenbank- Connectivity Datenbank- Connectivity ExsoForm ExsoFlow Drittsystem

Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow Editor embedded SQL-Datenbank Datenbank- Connectivity Datenbank- Connectivity Datenbank- Connectivity ExsoForm ExsoFlow Drittsystem

Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow Editor WebServices WebServices WebServices embedded SQL-Datenbank Datenbank- Connectivity Datenbank- Connectivity Datenbank- Connectivity ExsoForm ExsoFlow Drittsystem

Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow Editor WebServices WebServices WebServices embedded SQL-Datenbank Datenbank- Connectivity Datenbank- Connectivity Datenbank- Connectivity ExsoForm ExsoFlow Drittsystem

Kosten der Realisation des Projektes ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Kosten der Realisation des Projektes Lizenzen (Releasepflege = 15% des Lizenzpreises p.a.) ExsoFlow Professional (EUR 4.980,00 zzgl. MwSt.) ExsoStatistics (EUR 1.280,00 zzgl. MwSt.) CRM- und Exchange-PlugIn * (EUR 3.960,00 zzgl. MwSt.) 15x Client (à 279,00 bzw. 229,00 EUR) (EUR 3.935,00 zzgl. MwSt.) Dienstleistungen Installation (EUR 490,00 zzgl. MwSt.) Formular, Workflow, Jobs (EUR 2.450,00 zzgl. MwSt.) Schulung (EUR 1.720,00 zzgl. MwSt.) Summe EUR 18.815,00 zzgl. MwSt. *) CRM-Plugin beinhaltete projektspezifische Entwicklungen

Nutzen der Realisation des Projektes ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Nutzen der Realisation des Projektes Qualität der Besuchsberichte wurde deutlich erhöht Versand von Informationsmaterial wurde besser organisiert Umsatz pro Kunde erhöhte sich (subjektive Wahrnehmung?) Es musste kein neuer Vertriebs-Innendienst-Mitarbeiter eingestellt werden

Nutzen der Realisation des Projektes ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe Nutzen der Realisation des Projektes Qualität der Besuchsberichte wurde deutlich erhöht Versand von Informationsmaterial wurde besser organisiert Umsatz pro Kunde erhöhte sich (subjektive Wahrnehmung?) Es musste kein neuer Vertriebs-Innendienst-Mitarbeiter eingestellt werden ExsoForm® wird auch in anderen Bereichen eingesetzt: Serviceberichte Eingangsrechnungen