Immobilienverwaltung Grundstücksmanagement 2 Capitol - mps Programm für Immobilienverwaltung und Grundstücksmanagement

Einleitung Capitol mps – arbeitet als Add-On zum Kassensystem von mps und ist ein intuitiv zu bedienendes Programm zur Verwaltung von Liegenschaften, angepasst an die Anforderungen der Kommunen. Das Programm ist mandantenfähig und verfügt über nutzerabhängige Zugriffsberechtigungen. Die SQL-Datenbank erlaubt als Client/Server-Applikation mehreren Nutzern gleichzeitigen Datenzugriff. Die Daten sind auch verfügbar unter MS Excel, Word und Outlook.

Firmengründung 1996 Sommer Informatik GmbH Sepp–Heindl–Straße 5 83026 Rosenheim

Erarbeitet unter freundlicher Mitarbeit von: Stadt Neuwied Amt für Immobilienmanagement Herr Feiten Tel.:02631 /802161 Stadt Karlsruhe Stadt Rosenheim Stadt Passau

Stadt Rosenheim Umgesetzte Ziele: Zusammenführung versch. Programme Übergreifende Funktionen Leichte Erlernbarkeit Vermögensübersicht Kostenersparnis Zusatznutzen: Kürzere, effektivere Arbeitszeiten Arbeiten in einem durchgängigen System Transparenz der Geschäftsvorgänge Fachwissen innerhalb der Applikation

Stadt Passau Umgesetzte Ziele: Sichere Software Zugriffsschutz und Nachvollziehbarkeit Vereinheitlichung automatische Übernahme der ALB-Daten Kostenersparnis Zusatznutzen: Vermögensauswertungen Bestände abgleichen mit Grundbuch Steuerung der Geschäftsvorgänge

Programme www.sommer-informatik.de Immobilien- / Facility – Management 1.2 Programme Immobilien- / Facility – Management Liegenschaftsverwaltung

Adressverwaltung aller Personen -         Eigentümer -         Mieter/Vermieter -         Nutzer -         Pächter/Verpächter -         Interessent -         Kunde -         Lieferant -         Vertreter -         Bewerber -         Behörde -         Investor -         Erbbaurechtsnehmer/Erbbaurechtsausgeber -         Lastennehmer/Lastengeber Frei definierbare Personengruppen Es werden alle Personen eingegeben und verwaltet. Import und Export zu Excel und Outlook.

Personen Die eingetragen Personen können selektiert und gefiltert werden, z.B. alle Interessenten der Postleitzahl 83026. Man erhält alle Daten zu dieser Person: -Verträge -Dokumente -Termine -Emails -Zahlungen

Objekt- und Einheitenverwaltung -         - bebaute/unbebaute Grundstücke -         - Gebäude in gewerblicher Nutzung -         - denkmalgeschützte Bauten - Hotelanlage - Jugendwohnheime - Kirchen- und Klosteranlagen - Firmengebäude - Einkaufszentren - Verkehrsbetriebe - Strassen und Wege - Wald- und Wiesengrundstücke Objekt und Einheit sind abstrakte Begriffe, um Abhängigkeiten darzustellen. Objekt kann sein ein großes Grundstück das angepachtet und an einzelne Pächter weiterverpachtet wird. Ein Objekt kann sein ein Mehrfamilienhaus, die Einheiten sind dann die Wohnungen. Ein Objekt kann sein ein Wohnheim, die Einheiten sind dann die Zimmer.

Objekte Zu jedem Objekt sind alle Daten verfügbar: -Einheiten -Flächen -Eigentümer -Verträge -Dokumente -Termine -Emails -Zahlungen -Bilder

Schnittstelle Riwa

Schnittstelle Google Earth

Einheiten / Teilflächen Zu jeder Einheit sind alle Daten verfügbar: -Flächen -Eigentümer -Verträge -Dokumente -Termine -Emails -Zahlungen -Bilder

Raumbuch Das Raumbuch verwaltet zugeordnet dem Gebäude oder einer Einheit deren Raumdaten, Bauteile und Medienausstattungen.

Schnittstelle Autocad

Struktur Stammdaten Bilder Dokumente Einheit Objekt Person Terminverwaltung Zuordnungen Objektmanagement Begehungen Energiemanagement Gewährleistung Instandhaltung Inventar Kaution Raumbuch Rechtsfälle Reinigungsmanagement Schlüsselverwaltung Versicherung Zählerstand Zählerverwaltung Abrechnung Betriebskostenabrechnung Heizkostenabrechnung

Begehungen Eine Protokollierung von Besichtigungen ermöglicht das Begehungsmodul. ToDo-Listen für Hausmeister

Bilder In der Bilderverwaltung sind alle Bilder erfasst und Objekte und Einheiten zugeordnet. Vollständige Verzeichnisse und CD-Roms können eingelesen werden.

Instandhaltungen Die Aufwendungen werden mit der Einheit und dem Objekt verknüpft. Man erhält einen Überblick über alle gemachten Instandhaltungen. Man kann auch Instandhaltungen für die Zukunft anlegen, um einen Investitionsplan zu erhalten.

Inventar

Schlüsselverwaltung Um eine Übersicht der ausgegebenen Schlüssel zu gewährleisten, werden diese hier eingetragen. Verknüpft damit wird das Objekt, die Einheit und die Person.

Zählerverwaltung Die Zählerverwaltung stellt Grundlage für die Zählerstände, wobei auch Austauschintervalle und Eichfristen eingepflegt sind.

Energiemanagement Zeit

Rechtsfälle Wo sind denn die Unterlagen?? Behalten Sie den Überblick über die Rechtsakten und deren Stand.

Reinigungsmanagement Komplettes Reinigungsmanagement mit zusätzlicher Verwaltung von Reinigungstätigkeiten, die separat in einem Modul verwaltet werden.

Flächenmanagement

Flächenmanagement

Versicherungen Alle Arten von Versicherungen und deren Verträge, abgeschlossen für Personen oder Objekten, sind hier abgelegt. Vermeiden Sie Doppelversicherungen und übersehen Sie keinen Kündigungstermin.

Grundstücksdaten

Veränderungsnachweis

Zuordnungen Rechte Miet- oder Pachtrechte Erbbauverträge Geh- und Fahrtrechte Wartungsverträge landwirtschaftliches Nutzungsrecht Reinigungsverträge Überbaurechte Dienstbarkeiten Anpachtungskosten Abtretungen Nebenkosten Ausgaben wie Stromverträge Garagen- oder Stellplatzgebühren Hausmeisterverträge Sondernutzungsgebühren Die Zuordnungen sind die rechtlichen Beziehungen unter den Vertragspartner. Sie werden mit Datum tagesgenau erfasst und weiterverrechnet.

Zuordnungsmodul Bei Mieteinnahmen werden die Ertragskonten mit den Beträgen angezeigt. Zukünftige Zahlungen können vorgetragen werden. Jede Zahlung kann mit einer eigenen Kosten- bzw. Haushaltsstelle verknüpft werden.

Terminverwaltung Anlegen individueller Termine mit auswählbarer Zuteilung von Prioritätsstufen. Erinnerungsfunktion IMPORT und EXPORT zu OUTLOOK. Automatisches Versenden von Email an den Sachbearbeiter.

Dokumente Vollständiges Dokumentenmanagementsystem mit automatischem Import und Zuweisung zum Objekt, Einheit, Person usw. Serienbriefe werden erstellt mit Platzhaltern aus der Datenbank, oder aus definierten Vorlagen.

Heizkostenabrechnung Datenerfassung für externe Heizkostendienste. Einfache Heizkostenabrechungen z.B. bei Wärmedurchlaufzähler

BK-Abrechnung Eine rechtssichere Abrechnung die auch die Fälle abdeckt, die sonst manuelle gerechnet werden mussten. Viele Schnittstellen und einfache Handhabung erleichtern das Vorgehen.

Schnittstelle Capitol - mpsNF 1.0 Schnittstelle Capitol - mpsNF

Übersicht Datenbereiche   Richtung Abgleich Art Abgleich Personen manuell Datawarehouse Kontorahmen Importdatei Kostenstellen Buchungsstellen = HHST Kostenträger Abgabenart Buchungen automatisch Medium mpsNF Capitol mpsNF Capitol mpsNF Capitol mpsNF Capitol mpsNF Capitol mpsNF Capitol mpsNF Capitol

Datenabgleich über Datawarehouse mps Datawarehouse Capitol mpsNF

Personen Ein Kassenkonto in mpsNF entspricht einer Person in Capitol. Über die Kassenkontonummer wird eine 1:1-Beziehung zwischen der Person in Capitol und dem Kassenkonto in mpsNF hergestellt. Personen können in beiden Systemen angelegt werden, d.h. der Datenabgleich erfolgt in beide Richtungen. Personen können sowohl in Capitol als auch in mpsNF geändert werden, mit der Einschränkung, dass Bankverbindungen und sonstige Zahlungsdaten nur in mpsNF geändert werden dürfen.

Soll-Verbuchung In Capitol werden die Sollbuchungen (z.B. Mieten) erzeugt. Dabei werden alle Sollbuchungen als „vorläufige Buchung“ gekennzeichnet. Die vorläufigen Sollbuchungen werden an mpsNF übertragen. In mpsNF erfolgt die Prüfung des Buchungssatzes. Wurde die Buchung von mpsNF übernommen, dann wird in Capitol die Markierung „vorläufige Buchung“ entfernt. Buchungen können in Capitol solange geändert werden, solange sie als „vorläufig“ gekennzeichnet sind.

Ist-Verbuchung (Zahlungsein-/ausgang) Um die erfolgten Zahlungen mit den Sollbuchungen abzugleichen, greift Capitol auf die Zahlungsein-/ausgänge in mpsNF zu. Ist eine Sollbuchung bei mpsNF als bezahlt markiert, dann wird in Capitol die entsprechende Sollbuchung auch als bezahlt markiert, d.h. die zugehörige Buchung auf das Gegenkonto (i.d.R. Bankkonto) erfolgt.

Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten) Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten) werden in mpsNF gebucht. Die Buchungen werden dann aus mpsNF nach Capitol übernommen und mit den entsprechenden Objekten und Personen verknüpft. Vorraussetzung dafür ist, dass bei der Eingabe der Rechnung in mpsNF ein Merkmal (i.d.R. Kostenstelle) hinterlegt wird, die es Capitol ermöglicht, die Buchung eindeutig einem Objekt zuzuordnen.

Programme www.sommer-informatik.de Immobilien- / Facility – Management 1.2 Programme Immobilien- / Facility – Management Liegenschaftsverwaltung

Impressum Sommer Informatik GmbH Sepp-Heindl-Str. 5 83026 Rosenheim Tel.: +49(0)8031/24881 Fax: +49(0)8031/24882 E-Mail:    info@sommer-informatik.de Internet: www.sommer-informatik.de