Umgang mit großen Dokumenten in Word In 14 Schritten vom Rohtext zur formatierten Diplomarbeit Camillo Sitte Lehranstalt

Ziel und Ansatz der Arbeitsunterlage Überblick Ziel der Arbeitsunterlage Es soll das Formatieren langer Word Dokumente gelehrt werden. Es soll ein simpler Ansatz gezeigt werden. Es soll ein nachvollziehbarer Gesamtablauf dargestellt werden. Es soll vermittelt werden, dass der Ansatz essentiell für den Aufwand ist. Es soll gezeigt werden, dass man mit einem strukturierten Ansatz lange Dokumente sehr schnell formatieren kann Formatieren einer Diplomarbeit innerhalb von 4 Unterrichtsstunden. Ansatz der Arbeitsunterlage Es wird von einem Rohtext im reinen Textformat ausgegangen. Es wird in jedem Schritt der Text vor und nach den Bearbeitungsschritten dargestellt. Es wird zu jedem Schritt Allgemeines vermittelt. Es wird zu jedem Schritt erklärt, wie die einzelnen Teilschritte erfolgen. Es wird zu jedem Schritt ein konkreter Formatierungsvorschlag angegeben. Es wird zu jeder Aktion ein Hyperlinks zu den entsprechenden Masken und Parametrisierungen angeboten Tutorial das schrittweise durch den Formatierungsprozess führt.

Übersicht über den Ablauf Überblick Formatieren einer Diplomarbeit in 14 Schritten Formatvorlagen definieren - Ebene 1 (Überschrift 1) Formatvorlagen definieren - Ebene 2 (Überschrift 2) Formatvorlagen definieren - Ebene 3 (Überschrift 3) Formatvorlagen definieren – Textkörper (Standard) Gliederung definieren – Gliederung anlegen Bilder einfügen – Bildformat anlegen Abbildungsverzeichnis – Abbildungsverweis generieren Zwischenbilanz – was kann man bis jetzt machen Überschrift Ebene 4 (Überschrift 4) Absätze mit Zahlenwerten (als Absatzformat) Aufzählungen / Nummerierungen Literaturverzeichnis anlegen Tabellen einfügen Kopf und Fußzeile Inhaltsverzeichnis und Titelblatt Die Diplomarbeit ist fertig formatiert.

1. Formatvorlage definieren – Ebene 1 Anleitung Das Dokument Allgemeines Sollte den Kapiteln entsprechen Zeichengröße 14-16 Pt Sollte Fett sein Es sollte Ebene 2 folgen, kein Text Sollte in mit neuer Seite beginnen. Vorhandene Formatvorlage Überschrift 1 ändern Format (Überschrift 1) Schriftformat Arial Größe 16 Fett Absatzformat - Einzüge und Abstände Ausrichtung links Abstand vor 0 Pt Abstand nach 6 Pt Absatzformat - Zeilen- und Seitenumbruch Absatzkontrolle Absätze nicht trennen Seitenumbruch oberhalb

2. Formatvorlage definieren – Ebene 2 Anleitung Das Dokument Allgemeines Sollte die Kapitel gliedern, sollte in allen Kapiteln gleich oder zumindest ähnlich sein. Zeichengröße 12-14 Pt Kann fett sein Es kann Text oder Überschrift 3 folgen Absatzabstände durch Formatvorlage lösen. Format (Überschrift 2) Schriftformat Arial Größe 14 Fett Absatzformat Ausrichtung links Abstand vor 12 Pt Abstand nach 6 Pt Absätze nicht trennen Rahmenformat Unten Blau ½ Pt Übernehmen für Absatz

3. Formatvorlage definieren – Ebene 3 Anleitung Das Dokument Allgemeines Sollte die einzelnen Texte gruppieren Sollte Fett Sein Format (Überschrift 3) Schriftformat Arial Größe 12 Fett Absatzformat Ausrichtung links Abstand vor 12 Pt Abstand nach 0 Pt Absätze nicht trennen

4. Format – Textkörper (Standard) Anleitung Das Dokument Allgemeines Der gesamte Text(körper) sollte in einem einheitlichen Format dargestellt werden. Format (Standard) Schriftformat Arial Größe 10 Pt Normal Ausrichtung Blocksatz Absatzformat Abstand vor 6 Pt Abstand nach 6 Pt Zeilenabstand Mehrfach (1,2)

5. Gliederung anlegen Anleitung Das Dokument Allgemeines Die Gliederung ist das Herzstück der Dokumentstruktur. Beim Schreiben eines Dokumentes sollte man mit dem Erstellen der Gliederung beginnen und darauf achten, dass eine übersichtliche, möglichst gleichmäßige und intuitive Struktur vorliegt. Definition - Gliederung Nummerierung und Gliederung Überschrift 1 ändern Gliederung wählen (nummeriert) Anpassen wählen Gliederung anpassen (für 1-3) Nummernposition Links Ausrichtung 0 cm Neu nummerieren nach aktivieren

6. Bild einfügen – Bildformat anlegen Anleitung Das Dokument Allgemeines Alle eingefügten Bilder, sowie der Abbildungsverweis (siehe auch Abbildungs-verzeichnis) sollten in Format „Bild“ sein. Schritte im Detail ... Bild einfügen (z. B.: mit copy & paste aus vorliegender Bilder.doc) Formatvorlage Bild neu anlegen Bild und Abbildungsinfo dem Format Beschriftung zuweisen Format (Bild) Schriftformat Arial Größe 10 Kursiv Absatzformat Ausrichtung Zentriert Abstand vor 12 Pt Abstand nach 12 Pt Zeilenabstand einfach

7. Abbildungsverzeichnis – Abbildungsverweis Anleitung Das Dokument Allgemeines Der Vorteil das Abbildungsverzeichnis über die Option Beschriftung einfügen zu machen, besteht darin, dass sich das System um eine korrekte Nummerierung kümmert und darin, dass ein Abbildungsverzeichnis automatisch erstellt werden kann. Schritte im Detail ... Mit Einfügen/Referenz/Beschriftung Beschriftungstext einfügen Word verwendet automatisch die Formatvorlage Beschriftung, die bei Bedarf verändert werden kann. Bemerkung: Mit ALT+F9 wird der entsprechende Feldbefehl angezeigt. Cursor ans Ende des Dokumentes stellen Abbildungsverzeichnis erstellen

Zwischenbilanz – Grobstruktur ist angelegt Das Dokument Was ist bisher geschehen? Formatvorlagen definieren – Ebene Formatvorlagen definieren – Textkörper Gliederung definieren – Gliederung anlegen Bilder einfügen – Bildformat anlegen Abbildungsverzeichnis – Abbildungsverweis Was könnte ich jetzt machen? Entsprechenden Texten im Dokument die jeweiligen Formatvorlagen zuordnen Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen (Einfügen Index und Verzeichnisse) und weiter geht’s ...

8. Überschrift Ebene 4 Anleitung Das Dokument Allgemeines Der gegebene Textabschnitt enthält „Mini Überschriften und Texte die jeweils Zahleninformationen in der Angabe haben. Schritte im Detail ... Formatvorlage Überschrift 4 definieren Formatvorlage „Textkörper mit Zahl“ neu anlegen Formate zuweisen Format (Überschrift 4) Schriftformat Arial, Größe 11 Fett Absatzformat Ausrichtung Links Abstand vor 12 Pt Abstand nach 6 Pt Zeilenabstand einfach

9. Absätze mit Werten (als Absatzformat) Anleitung Das Dokument Allgemeines Es gibt viele Wege um Absätze zu formatieren. Generell sollte man jedoch möglichst simple Methoden nutzen. Beim Einsatz von Tabulatoren sollten diese immer richtig gesetzt sein und nicht durch mehrere Tabulatoren oder Leerzeichen die Texte „so ungefähr“ an die richtige Stelle gebracht werden. Wichtig ist auch der richtige Einsatz von Links, Rechts, Zentriert und Dezimal bei den Tabulatoren. Format (Text mit Zahl) Schriftformat Arial,Größe 10 Zeilenabstand einfach Absatzformat Tabulator rechtsbündig am Seitenrand (bei 16 cm)

10. Aufzählungen / Nummerierungen Anleitung Das Dokument Allgemeines Weiters finden sich im Text einige Aufzählungen. Seit Word 2002 ist es möglich, auch Aufzählungen eine einheitliche Formatvorlage zu zuordnen. Ansonsten kann man auch die im Standard vorgegeben benutzen. Nummerieren sollte man nur, wenn es semantisch etwas bringt. Schritte im Detail ... Formatvorlage „Aufzählungen“ neu anlegen Formatvorlage zuweisen Format (Aufzählungen) Schriftformat 10 Pt Symbol  verwenden zur Vorlage hinzufügen aktivieren

11. Literaturverzeichnis anlegen Anleitung Das Dokument Allgemeines Beim Benutzen eines Literaturverzeichnisses ist der Weg umgekehrt zum Weg des Abbildungsverzeichnisses. Dazu muss zuerst das Literaturverzeichnis geschrieben werden und dann im Dokument ein Querverweis angelegt werden. Schritte im Detail ... Literaturverzeichnis erstellen. Texte die für Querverweise sollen als Überschrift 4 formatiert werden. Cursor an die gewünschte Textstelle setzten Im Text Querverweise auf die Überschrift einfügen. Hinweis Das Integrieren eines Literaturverzeichnisses ändert nichts am Layout oder daran, dass man es korrekt im Text platzieren muss. Es hilft bei Änderungen im Literaturverzeichnis, da jeder Querverweis im Dokument automatisch mitgeändert wird.

12. Tabellen einfügen Anleitung Das Dokument Allgemeines Es gibt viele Wege um im Winword Tabellen darzustellen. Da für die Erstellung von Tabellen, jedoch Excel den meisten Komfort bietet, wird hier der Ansatz der Integration von Excel-Sheets gezeigt. Schritte im Detail ... Tabelle in Excel öffnen Gewünschten Ausschnitt markieren und in die Zwischenablage kopieren im Word Dokument den Cursor an die entsprechende Stelle setzen die sich in der Zwischenablage befindende Tabelle einfügen (STRG C) Hinweis durch Einfügen aus der Zwischenablage wird die Excel Tabelle in eine Word Tabelle umgewandelt. Tabelle formatieren: Breitenangaben in Prozent - dadurch wird die Tabelle automatisch in Seitenbreite dargestellt.

13. Kopf und Fußzeile Anleitung Das Dokument Allgemeines Professionelle Dokumente sollten möglichst wenig redundante Informationen enthalten, d.h. in die Kopf und Fußzeile nur wichtige Informationen schreiben. Der Text sollte kleiner oder maximal gleich groß wie im Textkörper sein. Schritte im Detail ... Ansicht – Kopf und Fußzeile wählen Titel in Kopfzeile eintragen Kopfzeile formatieren In Fußzeile wechseln Autor eintragen (linksbündig) Seite „aktuelle Seite“ von „Anzahl Seiten“ eintragen (rechtsbündig) Fußzeile formatieren Format (Kopf- und Fußzeile) Arial 8 Kopfzeile Text rechts mit Rahmen unten Fußzeile Autor links, Seite x von Anz rechtsbündig Seite einrichten und erste Seite anders aktivieren.

14. Finalisieren und Titelblatt Anleitung Das Dokument Allgemeines Häufig werden von der Schule oder Universität die Form des Titelblattes vorgegeben. Hier war es notwendig, das entsprechende Logo der Abteilung zu verwenden. Das Titelblatt wurde „herkömmlich“ händisch erstellt.

Dokument ist formatiert - Conclusio Allgemeines Das zentrale Element ist die Gliederung, die als Erstes erstellt werden sollte Professionalität = Einheitlichkeit und Simplizität, d.h es sollten möglichst wenig unterschiedliche Schriftarten und Formatierungen benutzt werden. Übersichtlichkeit = Kategorisierung, d.h. es sollte versucht werden jeder Art von Inhalt ein eindeutiges, leicht erkennbares Format zuordnen (z.B. Farbkennungen) Was man NICHT tun sollte Leerzeichen, Leerabsätze oder mehrere Tabulatoren hintereinander zum Formatieren des Textes benutzen. Das Format des Dokumentes an das anpassen „was auf einer Seite ist“ Erweitere Funktionen (Textrahmen, etc.) benutzen, wenn es nicht unbedingt notwendig ist.

Überschrift 1 - Zeichenformat Screenshots und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... MENÜ: Format/Formatvorlagen und Formatierung Aufgabenbereich: Anzeigen: Verfügbare Formatvorlagen Überschrift 1 ändern (Kontextmenü) eingestellt wird ... Schriftformat Arial Größe 18 Pt Fett

Absatzformat Überschrift 1 - Teil 1 Screenshots und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... Fenster: Formatvorlage ändern – Format Auswahl: Absatz eingestellt wird ... Absatzformat Ausrichtung links Abstand vor 0 Pt Abstand nach 6 Pt

Absatzformat Überschrift 1 – Teil 2 Screenshots und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... Fenster: Formatvorlage ändern – Format Auswahl: Absatz eingestellt wird ... Absatzformat Absatzkontrolle Absätze nicht trennen Seitenumbruch oberhalb

Rahmen – Überschrift 2 Screenshots zu finden unter ... und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... Fenster: Formatvorlage ändern – Rahmen Auswahl: Rahmen eingestellt wird ... Absatzformat Blau unten ½ Pt Übernehmen für Absatz

Absatzformat Standard - Zeilenabstand Screenshots und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... Aufgabenbereich: Standard – Kontextmenü - ändern Auswahl: Einzüge und Abstände eingestellt wird ... Absatzformat Abstand vor 6 Pt Abstand nach 6 Pt Zeilenabstand Mehrfach (1,2)

Screenshots zu finden unter ... Gliederung erstellen und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... Fenster: Formatvorlage ändern – Format Auswahl: Nummerierung eingestellt wird ... Gliederung der Überschriften wählen (nummeriert)

Screenshots zu finden unter ... Gliederung anpassen und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... Fenster: Nummerierung .. – Anpassen Auswahl: Rahmen eingestellt wird ... Nummernposition Links Ausrichtung 0 cm Neu nummerieren nach aktivieren Überschrift 4: Tabstopp nach auf 0 stellen Format Ü1

Formatvorlage Bild neu erstellen Screenshots und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... Arbeitsbereich: Formatvorlagen ... Auswahl: Neue Formatvorlage eingestellt wird ... Schriftformat Arial Größe 10 Kursiv Absatzformat Ausrichtung Zentriert Abstand vor 12 Pt Abstand nach 12 Pt Zeilenabstand einfach Format Ü1

Beschriftungen für Abbildungen Screenshots und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... Menü: Einfügen – Referenz- Beschriftung eingestellt wird ... Bezeichnung Abbildung Beschriftungstext eingeben Abbildungsinfo dem Format Bild zuweisen Format Ü1

Abbildungsverzeichnis erstellen Screenshots und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... MENÜ: Einfügen – Referenz- Index ... Auswahl: Abbildungsverzeichnis eingestellt wird ... Seitenzahlen anzeigen Seitenzahlen rechtsbündig Titel Abbildung Format Ü1

Querverweise für Literaturverzeichnis erstellen Screenshots und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... MENÜ: Einfügen – Referenz- Querverweis Auswahl: Abbildungsverzeichnis eingestellt wird ... Verweistyp Überschrift Verweisen auf Überschriftentext Entsprechende Überschrift auswählen Format Ü1

Formatvorlage Aufzählungen Screenshots und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... Arbeitsbereich: Formatvorlagen ... Auswahl: Neue Formatvorlage eingestellt wird ... 10 Pt Zeilenabstand einfach Format – Nummerierung – Aufzählungszeichen wählen Symbol  verwenden zur Vorlage hinzufügen aktivieren

Screenshots zu finden unter ... Tabellen formatieren und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... Menü: Tabelle - Tabelleneigenschaften Auswahl: Tabelle eingestellt wird ... Bevorzugte Breite 100% Maßeinheit Prozent Einzug von links 0 cm Format Ü1

Kopf- und Fußzeile einfügen Screenshots und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... Menü: Ansicht – Kopf- und Fußzeile eingestellt wird ... Arial 8 Kopfzeile Titel rechts mit Rahmen unten Fußzeile Autor links Seite x von Anz rechts Seite einrichten erste Seite anders aktivieren. Format Ü1

Erste Seite anders einstellen Screenshots und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ... Menü: Datei – Seite einrichten ... Auswahl: Layout eingestellt wird ... Erste Seite anders aktivieren. Format Ü1