Vorfallmanagement www.keyconcept.se Omicron Syntax Data AB

Key Concept 1 Ihr Weg zu einem sicheren und effektiven Arbeitsplatz. Wenn Sie die aktuellen und vielleicht kommenden Vorfälle in Ihrer Organisation im Griff haben, können Sie die Probleme managen oder ihnen vorbeugen, Ihr Personal schützen sowie Geld sparen. Key Concept entstand durch eine einmalige Zusammenarbeit von 10 großen Unternehmen und Organisationen in Schweden. Es bietet das Werkzeug für das Berichten, Managen und Weiterverfolgen von Vorfällen und Störungen in Ihrer Organisation. Dies gilt für Einbruch, Bedrohungen, Betrug, Brand, Arbeitsunfälle und vieles mehr. zurück vor

Ein Vorfall geschieht 2 Die Dame an Ihrem Empfang fühlt sich von einer aggressiv auftretenden und offensichtlich angetrunkenen Person bedroht. Nachdem sie den Wachdienst gerufen hat und der Mann des Platzes verwiesen worden ist, berichtet sie über den Vorfall im Key Web Report im Intranet. Hot Reception Huvudkontor Mannen uppträdde hotfullt . Hävdade orättvis behandling. Troligen påverkad. Inga Persson inga@bolaget.se 12345-56897 zurück vor

durch eine autom. E-Mail Rückmeldung 3 Zu einer effektiven Berichterstattung gehört ein umgehende und zuverlässige Rückmeldung an die Reporter. Key bietet dafür unterschiedliche Werkzeuge. Jetzt weiß die Reporterin, dass sich um ihren Bericht gekümmert wird! Empfangsbestätigung auf dem Bildschirm Ihr Ereignis wurde unter folgender ID-Nr. registriert: A-IR20050004 Reporter: Inga Persson Telefonnummer des Reporters: 018-485396 Abteilung des Reporters: Empfang… Empfangsbestätigung durch eine autom. E-Mail Fortlaufender Status über Intranet zurück vor

Der Investigator wird informiert 4 Der Investigator wird informiert Key leitet den Bericht zum zuständigen Investigator und informiert ihn über den eingegangenen Bericht per E-Mail und/ oder SMS. E-Mail SMS zurück vor

Key Admin - Eingangskorb 5 Der neue Bericht landet in Keys Eingangskorb. Der Investigator doppelklickt für die Maßnahmenbeurteilung auf einen Bericht zurück vor

Maßnahmenbeurteilung 1(2) 6 Der Investigator beurteilt, wie mit dem eingegangenen Bericht verfahren werden soll. Dafür loggt er sich bei der Maßnahmenbeurteilung in Key ein. Hier wird bestimmt, wie mit dem Bericht verfahren werden soll Beschreibt dem Berichterstatter was geschieht Hier sieht der Investigator die Angaben zum Vorfall Erteilt anderen Investigatoren Zugriffsrechte zurück vor

Maßnahmenbeurteilung 2(2) 7 Unten stehen die Erklärungen zu den verschiedenen Möglichkeiten Dieser Vorfall muss weiter untersucht werden. Der Bericht wird ein aktives Ereignis in Key. Statistisch relevant Dies ist ein Vorfall, aber weitere Untersuchungen sind nicht notwendig. Statistisch relevant Wenn mehrer Berichte über denselben Vorfall eingehen, kann man sie mit schon vorhandenen Vorfällen verknüpfen. Dies ist kein Vorfall, d.h. es muss weder untersucht noch statistisch erfasst werden. Statistisch nicht relevant Der Bericht muss in eine andere ”Zugehörigkeit” geschickt werden, d.h. an einen anderen Key-Investigator. zurück vor

Durch Doppelklick wird der zu bearbeitende Vorfall geöffnet Key Admin - Aktiv 8 Die zu untersuchende Vorfälle erscheinen im Blatt ”Aktiv” in der Aktivitätenliste. Effektives Suchen nach allen Angaben der Vorfälle. Der Vorfall erscheint in einem eigenen Blatt Effektive Filtermöglichkeiten um leicht den gesuchten Vorfall in der Aktivitätenliste zufinden Durch Doppelklick wird der zu bearbeitende Vorfall geöffnet zurück vor

Vorfalluntersuchung 9 Stellen Sie sich die Vorfalluntersuchung als einen Ordner mit unterschiedlichen Blättern vor, in denen Sie alle Informationen zum Vorfall sammeln. Blatt ”Allgemein” Dies ist das erste Blatt, wenn man den Vorfall öffnet. Es enthält grundlegende Daten über das Ereignis: Zuständigkeiten, Bezug zu anderen Ereignissen, sowie Felder für Rückmeldungen an den Reporter. zurück vor

Blatt ”Vorfall” 10 Blatt ”Vorfall” Dieses Blatt besteht aus drei weiteren Blätter, in denen die Untersuchung gemacht wird. Hier werden schriftlich Informationen über Maßnahmen, Ursachen usw. gesammelt. zurück vor

Blatt ”Kosten” 11 Blatt ”Kosten” Hier werden die Kosten im Zusammenhang mit der Untersuchung festgehalten. Diese werden nach Kostenart, insgesamt und auch in der Statistik berechnet. Die Kostenarten bestimmen Sie ganz einfach selbst in Ihrer Konfiguration von Key. zurück Vor

Dokumentenverwaltung Blatt ”Dokument” 12 Dokumentenverwaltung Key Concept bietet eine effektive Dokumentenverwaltung, die Ihre wichtigen Untersuchungsdokumente, Bilder, Filme usw. verschlüsselt in der Datenbank lagert. Viel sicherer als ein Server oder die lokale Festplatte! Hier liegen auch die vorigen Versionen des Dokuments. zurück vor

Blatt ”Tagebuch” 13 Tagebuch Hier wird alles, was in der Untersuchung gemacht wird sowie die vorhandenen Kontakte, geloggt. Einiges wird automatisch geloggt, wie E-Mails, die von Key aus verschickt werden oder Aufgaben im Rahmen des Arbeitsablaufes (wird später erklärt). zurück vor

Blatt ”Aufgaben” (Arbeitsablauf) 14 Aufgaben Hier stehen die Arbeitsaufgaben, die in den Arbeitsablauf für den entsprechenden Vorfall eingehen. Der Arbeitsablauf ist ein effektives Werkzeug zur Unterstützung des Investigators und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Untersuchung entsprechend den vorgegebene Regeln und Routinen verläuft. Weitere Informationen kommen auf den folgenden Bildern. zurück vor

Aufgaben im Ablauf können Unteraufgaben haben Key Arbeitsablauf 1 (4) 15 Aufgabenliste Status Abschlussdatum Beschreibung Aufgaben im Ablauf können Unteraufgaben haben Dokument/ Checkliste zurück vor

Key Arbeitsablauf 2 (4) 16 Erstellen Sie verschiedene Formulare, die dann abhängig von Ereignistyp genutzt werden. Wenn Ereignisart = Betrug Wenn Ereignisart = Raub Systemeigentümer Untersuchung starten Kontakt mit Polizei aufnehmen Entwirft Ablaufformular Policy Betrugsunters. skapar Polizeianzeige schreiben Interview Betrugsunters. Abschlussbericht erstellen Abschlussbericht erstellen zurück vor

Key Arbeitsablauf 3 (4) 17 Der zuständige Investigator findet seine Aufgaben in dem Blatt ”Aktuelle Aufgaben” in der Aktivitätenliste. Eine E-Mail kündigt die auszuführenden Aufgaben an. zurück vor

Automatische Tagebuchnotizen bei Statusveränderungen im Ablauf Key Arbeitsablauf 4 (4) 18 Automatische Tagebuchnotizen bei Statusveränderungen im Ablauf Ausgefüllte Dokumente/ Checklisten vom Arbeitsablauf können in der Untersuchung gespeichert werden zurück vor

Blatt ”Systemlogg” 19 Im Systemlogg kann man dem Verlauf einer Vorfall-untersuchung verfolgen. Es zeigt, wer Aufgaben oder Zuständigkeiten einer Untersuchung gelesen, verändert oder gelöscht hat. zurück vor

Das Statistikmodul 20 Ein einfaches und effektives Statistikmodul ermöglicht Ihnen, eventuelle Stärken oder Schwächen in Ihrem Vorfallmanagement zu erkennen. Sie können Trends feststellen und entsprechend agieren. Das Modul baut auf dem OLAP-Cube auf und Sie können sich viele Dimensionen tief in die Daten begeben. zurück vor

Was passierte… 21 …mit dem Vorfall an der Rezeption? Nach der Untersuchung zeigte sich, dass es schon eine Anzahl ähnlicher Vorfälle gegeben hatte, was zu Verunsicherungen und Krankschreibungen geführt hat. Dies wiederum hatte für das Unternehmen große Kosten zur Folge. Maßnahme: Es wurde eine Glasscheibe vor dem Empfangstresen aufgestellt. Effekt: Mehr Sicherheit für das Personal Verringerung des Krankenstands Günstigere Versicherungsprämie zurück vor

Kontakt 22 Um mehr darüber zu erfahren, wie Key Concept Ihnen und Ihrer Organisation beim Managen Ihrer Vorfälle helfen kann, d.h. Geld zu sparen und ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen, rufen Sie uns an: + 46 08 793 09 00 Omicron Syntax Data AB oder besuchen Sie uns auf: www.keyconcept.se zurück zum Anfang