Workshop Finanzplanung und Abrechnung 03.11.2010/05.11.2010

Förderungsprozess für Angebote der offenen Jugendarbeit Fördervoraussetzung Angebotsplanung Konzept Förderansuchen (bis 15.11.2010) Förderformular (inkl. Beiblatt für OJA) Gesamtfinanzplan Dokumentation (01.01.2011 – 31.12.2011) Datenbank Stundenerfassung Buchhaltung Abrechnung (bis 31.03.2012) Jahresbericht Doku-Daten Gesamtabrechnung Evaluation (01.04. – 30.06. 2012) Evaluationsgespräche Stakeholderbefragung Regionale Qualitäts-Dialoge Rückbindung der Ergebnisse (01.07.2012 – 14.11.2012) z.B. Überarbeitung des Konzepts

Kontierte Gesamtfinanzplanung Darstellung aller Ausgaben und Einnahmen pro Einrichtung bzw. pro abgrenzbarer Organisationseinheit (bei mehreren Angeboten/ Einrichtungen pro Träger) Überblick über die Kosten- und Finanzierungssituation der Ange-bote der OJA sowie der OJA insgesamt Kontierung Vereinheitlichung der Darstellung der Kosten- und Finanzierungs-situation der Angebote der OJA sowie der OJA insgesamt nach einheitlichen Kosten- und Erlösarten, d.h. nach Aufwands- und Erlöskonten

Kontierte Gesamtfinanzplanung Beispiel Personalkosten Gehälter Sozialversicherung Lohnsteuer Sachkosten Miete inkl. Betriebskosten Reisekosten Honorare etc. Förderungen Förderungen Land Förderungen Gemeinde Sonstige Einnahmen Umsatzerlöse Spenden Aufwand Erlös

Kontierte Gesamtfinanzplanung Fall 1: Der Träger verfügt bereits über eine kontierte Buchhaltung nach dem Österreichischen Einheitskontenrahmen bzw. dem Gemeindekonten-rahmen, dann wird der Finanzplan (und die Abrechnung) nach diesem Kontenrahmen strukturiert Fall 2 Der Träger verfügt über eine sonstige kontierte Buchhaltung (z.B. MS Money o.ä.), dann wird der Finanzplan (und die Abrechnung) nach diesem Kontenrahmen strukturiert Fall 3 Der Träger verfügt über keine kontierte Buchhaltung, dann wird der Finanzplan (und die Abrechnung) nach dem von der FA 6A vorgegebenen Kontenrahmen strukturiert Wichtig: Planung und Abrechnung erfolgen nach der selben Struktur!

Kontierte Gesamtfinanzplanung

Kontierte Gesamtfinanzplanung

Geldkreislauf Einnahmen unbar Bankkonto Ausgaben unbar Ausgaben bar (z.B. Förderungen) Bankkonto Ausgaben unbar (z.B. Gehälter) Ausgaben bar (z.B. Einkauf) Kassa Bareinnahmen (z.B. Getränkeverkauf) Brieftasche für Barbetrieb

Rechnungslauf Beispiel Jede eingehende Rechnung erhält einen Rechnungseingangsvermerk (z.B. Datum, Kontierung, interne Zuordnung) Zugleich erfolgt die Überprüfung und Bestätigung der ordnungsgemäßen Lieferung bzw. Leistung Nach erfolgter Prüfung wird der Rechnungsbetrag (evtl. mehrere Rechnungsbeträge gesammelt z.B. wöchentlich) durch Banküberweisung beglichen Überweisungsbelege werden zusammen mit den entsprechenden Rechnungsbelegen sowie den monatlichen Kontoauszügen in einer Rechnungsmappe fortlaufend geordnet deponiert Diese Belege bilden zusammen mit dem Kassenbuch die Grundlage für die Erstellung des monatlichen Finanzüberblicks.

Kassenordnung Beispiel Grundsätzliches Bargeldtransaktionen werden grundsätzlich nur dann getätigt, wenn eine andere Möglichkeit (z.B. mittels Bankomatkarte bzw. Einkauf auf Rech-nung) nicht besteht oder unzweckmäßig wäre In der Einrichtung wird ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit der Abwicklung der Geldgeschäfte betraut (KassierIn) Um das Vieraugenprinzip zu gewährleisten ist dies möglichst nicht der/die LeiterIn Zum Tresor/zur Handkassa haben ausschließlich LeiterIn und KassierIn Zugang Jede Bargeldeinnahme und Bargeldausgabe wird mit Originalbelegen dokumentiert Der Bargeldbestand der Handkasse wird möglichst niedrig gehalten (Dieb-stahlsrisiko - Versicherungsgrenzen beachten) Nicht benötigte Bargeldbestände werden auf ein Einrichtungskonto eingezahlt

Kassenordnung Kassenausgänge Für jede Bargeldausgabe wird möglichst noch am selben Tag ein ent-sprechender Kassenbeleg (Rechnungsbeleg) im Original an einem vereinbarten Ort (z.B. in der Rechnungsmappe) hinterlegt Bis zum Vorliegen des entsprechenden Belegs wird interimistisch ein Behelfsbeleg erstellt und zum Bargeldbestand genommen Der Behelfsbeleg enthält den Namen des Bargeldempfängers/der Bar-geldempfängerin, das Datum, den entnommenen Betrag sowie den Ver-wendungszweck (z.B. Getränkeeinkauf) Für diese Hinterlegung ist der/die KassierIn verantwortlich, unterbleibt sie, ist der entsprechende Betrag in die Kassa einzuzahlen Für Transaktionen mittels Bankomatkarte gilt das Reglement in ent-sprechender Form

Kassenordnung Kasseneingänge Bargeldeinnahmen (z.B. aus dem Barbetrieb) werden - bis auf einen festgesetzten Wechselgeldbetrag - als Einnahme in die Handkassa transferiert (und dienen keinesfalls dem Einkauf von z.B. Getränken!!) Für Bargeldeinnahmen wird ein fortlaufend nummeriertes Kassenbuch tagfertig geführt Bargeldtransfers von der Bank in die Handkasse werden im Kassenein-gangsbuch als Transfer dokumentiert Kassabuch Jede Ein- und Auszahlung wird chronologisch und laufend (mindestens wöchentlich) in das dafür vorgesehene Kassabuch (z.B. Excel - Tabelle) eingetragen

…alles klar?