E-Pay 2.0 Upgrade Einführung am 1. Juli 2013

Willkommen zum neuen und verbesserten E-Pay Die nächsten Folien geben Ihnen einen kurzen Überblick über die verbesserte E-Pay 2.0-Anwendung. sowie den ab sofort gültigen Prozess der Dienstreisegenehmigung, der nun ebenfalls über E-Pay abgewickelt wird und den papierbasierten Prozess ersetzt Bei Fragen oder Anregungen wenden Sie sich bitte an das E-Pay customer service team unter XE.EPAY@xerox.com. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Was hat sich mit E-Pay 2.0 geändert? E-Pay hat ein neues User Inter-face bekommen. Eine der ersten Änderungen die Sie bemerken werden wenn Sie E-Pay 2.0 öffnen ist die allgemeine Über-sicht. Über diese können Sie auf Ihr Profil, Kreditkatenberichte, Kartendaten, Spesenberichte und vieles mehr zugreifen. Sie werden auch feststellen, dass Ihr Arbeitsordner nun in einer den Arbeitsverzeichnissen Ihres Computers ähnlichen Form dargestellt werden. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Xerox Internal Use Only Was ist neu bei E-Pay 2.0? Eine der wesentlichen Verbesserungen in E-Pay 2.0 ist eine detailliertere Kreditkartenübersicht. Diese Ansicht zeigt alle Transkationen und Zahlungen ab 8. August 2010 mit Report Details und Zahlungsdatum für jede Transaktion. Diese Übersicht hilft Ihnen in der Nachvollziehbarkeit der American Express Abrechnungen sowie deren Übereinstimmung mit Ihren Abrechnungen. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Erstellen eines Dienstreiseantrags (PTA – Pre Trip Approval) Zur Erstellung eines Dienstreiseantrags PTA wählen Sie die Schaltfläche „Neuen Spesenbericht erstellen“. Wählen Sie „Dienstreiseantrag“ und klicken auf „OK“. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Erstellen eines Dienstreiseantrags (PTA – Pre Trip Approval) Vergeben Sie den Berichtsnamen, wählen Sie den Zweck der Dienstreise aus und klicken Sie auf „Fertig stellen“. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Erstellen eines Dienstreiseantrags (PTA – Pre Trip Approval) Für die Eingabe der Details werden Sie feststellen, dass alle Eingaben über die gleiche Seite gemacht werden können. Bitte füllen Sie alle notwendigen Felder wie Ziel, Ab- und Rückreisedatum, den detaillierten geschäftlichen Grund, Flugreise ja/nein sowie die geplanten Kosten aus. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Erstellen eines Dienstreiseantrags (PTA – Pre Trip Approval) Wenn alle Angaben vollständig erfasst sind klicken Sie auf „Speichern und übergeben“ am oberen linken Bildrand. Der Antrag wird nun an Ihren Vorgesetzten zur Genehmigung übergeben. Bitte beachten Sie, dass Dienstreisen erst nach vollständiger Genehmigung gebucht werden können. Bitte drucken Sie die Genehmigung aus und lassen die Reise wie gewohnt buchen. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Verknüpfung PTA mit Spesenabrechnung (nach erfolgter Reise) Sie können einen genehmigten Dienstreiseantrag PTA über die Rubrik Spesenbericht aufrufen. Klicken Sie auf „Spesenbericht“, bestätigen Sie mit „OK“ und wählen Sie „Select Trip/Form“. Wählen Sie den Bericht den Sie verknüpfen wollen. Hierzu müssen Sie das Kästchen „Auswahl“ neben dem Bericht aktivieren und dann mit „OK“ bestätigen. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Erstellung der Abrechnung Nachdem Sie den Dienstreiseantrag mit der Abrechnung verknüpft haben, wählen Sie „Weiter“. Falls die Abrechnung über eine Auslandsreise erfolgt bitte das entsprechende Kästchen aktivieren. Klicken Sie auf „Weiter“. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Erstellung der Abrechnung Wählen Sie aus, ob Sie Spesen über die Kreditkarte oder mit Barzahlung eingeben wollen. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Erstellung der Abrechnung Bei Barzahlung: Wählen Sie die Kostenart und tätigen Sie die geforderten Eingaben. Sie können die Verzeichnisse durch Klicken auf das „+“ oder „-“ öffnen oder schliessen um Ihre Auswahl zu treffen. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Erstellung der Abrechnung Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie auf „Speichern und übergeben“ am linken oberen Bildrand. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Spesenbericht übermitteln Nach der Übergabe des Spesenberichts haben Sie die Möglichkeit Ihre Belege elektronisch der Spesenabrechnung beizufügen statt diese zu faxen. Falls Sie dies tun wollen, aktivieren Sie das entsprechende Kästchen „ Hängen Sie die Belege elektronisch an, anstatt diese per Fax zu versenden“. Dann klicken Sie auf „Weiter“. Akzeptierte Formate sind .pdf, .jpg, .tif, .bmp und .png. Falls Sie die Belege faxen, dann einfach auf „Weiter“ klicken und fahren Sie mit Ihrem Bericht fort. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Spesenbericht übermitteln Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Spesenbericht an den richtigen Genehmiger gesendet wird. Falls Sie den Genehmiger ändern, einen Genehmiger hinzufügen oder in Kopie nehmen wollen, klicken Sie auf „Berichtsweiterleitung…“. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Spesenbericht übermitteln Wählen Sie „Bearbeiten“ neben der Aktion die Sie durchführen wollen und suchen Sie die richtige Person mittels des nun folgenden Eingabeschirms aus. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Spesenbericht übermitteln Wenn der richtige Genehmiger ausgewählt wurde und die Abrechnung korrekt ist, schliessen Sie die Übermittlung ab und klicken auf „Speichern und übergeben“. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only

Xerox Internal Use Only E-Pay 2.0 – Häufige Fragen Warum kann ich nicht auf die neue Anwendung zugreifen? In manchen Fällen muss das Verzeichnis „IBMERS“ gelöscht werden. Bitte wenden Sie sich hier zu an http://selfhelp.corp.xerox.com/selfhelp/ für Anweisungen sowohl für XP und Windows 7. Falls Sie dann immer noch nicht zugreifen können, prüfen Sie bitte auf der gleichen Seite die Anweisungen für Ihre Java Version. Wen kann man kontaktieren, wenn ich zusätzliche Unterstützung benötige? Bitte wenden Sie sich an die E-Pay „Knowledge Base“ unter http://www.xim.ebusiness.xerox.com/selfhelp/ Gehen Sie auf die E-Pay Online Hilfe unter http://www.epay.xerox.com und wählen Sie „Schweiz“ aus Kontaktieren Sie den Kundenservice unter XE.EPAY@xerox.com. Kann ich alte Berichte weiterhin sehen? Ja, auch alte Berichte können eingesehen werden. Nutzen Sie das Formulararchiv – jetzt „Abgeschlossene Spesenberichte abrufen“ genannt. Ich habe vor dem Upgrade einen Bericht zur Genehmigung an meinen Vorgesetzten weiteregeleitet und dieser ist noch nicht genehmigt. Kann mein Vorgesetzter diesen noch freigeben? Ja, weil die Genehmigungsstruktur vom Update nicht betroffen ist. March 28, 2017 Xerox Internal Use Only