Das BEV – ein moderner Dienstleister „Kunden, Ausrichtung, technische Basis, Perspektiven und Stärken“ Florian Doms, RefL 36 >IuK-Technik< / PL, BEV-HV Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Agenda Stärken IT-Anwendungen Organisatorischer Ansatz Das BEV - ein moderner Dienstleister Agenda Stärken Unsere Stärken als Personaldienstleister IT-Anwendungen Geplante Optimierungen der Fachanwendungen Optimale Integration der Fachanwendung ins Netz Das IT- Netzwerk Dokumentation nach Arbeitsabläufen/Produkten Organisatorischer Ansatz Informationen als Basis zur Aufgabenerledigung Schnittstellen und Einflussgrößen Ausrichtung der Arbeitsabläufe an KLR-Produkten Kunden und Partner bestimmen die Abläufe Dienstleistungen Kunden Neue Kommunikationswege mit den Kunden Kundenportfolio Dienstleistungsportfolio Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Dienstleistungsportfolio ca. 228 000 Ruhestandsbeamte erhalten mtl. Versorgungsbezüge ca. 4 000 Arbeitnehmer erhalten mtl. Lohn bzw. Vergütung ca. 60. 000 Beamte erhalten mtl. Besoldung ca. 55 000 Leistungsempfänger der Familienkasse Rechtsaufsicht für ca. 60 000 Beamte bei der DBAG ca. 7 200 Liegenschaften sind zu vermarktet Aufrechterhaltung von gesetz- und betrieblichen Sozialeinrichtungen 103 Ärzte haben amts-, betriebs- und sozialmedizinische Aufgaben Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Kundenportfolio Versorgung Besoldung Lohn bzw. Vergütung Familienkasse Gesetzgeber, Finanzverwaltung, Sparda-Bank, KVB, Krankenkassen, Landes- u. Kommunalbehörden, Sonstige (z. B. Printcom), Statistikempfänger, ZfA Berlin, Bundesbank 228 000 Zahlungsempfänger Versorgung 60 000 Zahlungsempfänger Besoldung Gesetzgeber, DB AG, DÜV-Stellen, Finanzverwaltung, Sparda-Bank, ZfA Berlin, KVB, Krankenkassen, Landes- u. Kommunalbehörden, Bundesbank Sonstige (z.B Printcom) 4 000 Zahlungsempfänger Lohn bzw. Vergütung Tarifvertragsparteien, DÜV-Stellen, RV-Träger, BSW EUK, Sparda-Bank, Krankenkassen, PKS, ZfA Berlin, Bundesbank 55 000 Zahlungsempfänger Familienkasse Gesetzgeber, Landes- u. Kommunalbehörden, Immobilienmaklern, Verwertungsgesellschaften, Geschäftsbesorger, Wohnungsbaugesellschaften DB AG, Katasterämter, Notariate, Grundbuchämter, Landes- und Kommunalbehörden Interessenten für 7 200 Liegenschaften Liegenschaften 60 000 Beamte Rechtsaufsicht Gesetzgeber, DB AG u.a. Personalkosten- abrechnung 103 Bahnärzte Bahnärzte DB AG/Gesellschaften, KVB, BAHN-BKK, BKK BVM, EUK, BMA (Statistikempfänger) 3 Gesetzl. Sozialeinrichtungen 5 Betriebl. Sozialeinrichtungen 8 Selbsthilfeeinrichtungen Sozialeinrichtungen DB AG, Gesellschaften Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Neue Kommunikationswege mit den Kunden Das BEV - ein moderner Dienstleister Neue Kommunikationswege mit den Kunden Internet u.a. Kommunikations-medien fördern die Tendenz zum >Single Point of Access< Kunden Geschäftspartner Telefon Service-Center des BEV Back Office des BEV Persönlicher Kontakt Daraus folgt: Der Kunde oder Geschäftspartner „startet“ die Arbeitsabläufe im BEV, er bestimmt damit die organisatorische Weiterentwicklung. Brief/Fax Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Kunden und Partner bestimmen die Abläufe Das BEV - ein moderner Dienstleister Kunden und Partner bestimmen die Abläufe Ausrichten des Handels am Kunden/Bürger Service-Center des BEV Back Office des BEV Arbeitsabläufe stetig optimieren Schnittstellen medienbruchfrei Information gezielt bereitstellen Dokumentation vereinheitlichen strukturieren, ablegen, wiederfinden DMS IXOS- Archiv Lauf- werke Öffentl. Ordner Intranet Internet A G H W P Ziel sind Kommunikationsprozesse möglichst ohne Medienbrüche. Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Ausrichtung der Arbeitsabläufe an KLR-Produkten Das BEV - ein moderner Dienstleister Ausrichtung der Arbeitsabläufe an KLR-Produkten Service-Center des BEV Back Office des BEV Arbeitsabläufe Definiert nach KLR Versorgungsbezüge zahlen Verantwortung in einer Hand Sg 35 Sg 11 Versorgungsbezüge festsetzen Zahlungen einstellen Sg 35 Versorgungsbezüge ändern Unterstützung Anwendersoftware Dokumentenmanagement Workflow Produkt- und Prozessverantwortung sind natürliche Partner. Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Schnittstellen und Einflussgrößen Das BEV - ein moderner Dienstleister Schnittstellen und Einflussgrößen Service-Center des BEV Back Office des BEV Schnittstellen Unterschied- liche Übertragungs- medien Aufbauorga Zentraler Posteingang Personal- und Stellenkonzept Virtueller Posteingang Standortbestimmung Ablauforga Aufgaben Einflüsse Zentrale Komponenten Datenverschlüsselung Zentrale Komponenten Datenverschlüsselung Datenverschlüsselung Digitale Signatur Digitale Signatur Virtueller Posteingang, Verschlüsselung und Signatur sind die Basistechniken. Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Informationen als Basis zur Aufgabenerledigung Das BEV - ein moderner Dienstleister Informationen als Basis zur Aufgabenerledigung Service-Center des BEV Back Office des BEV Informationen Alle Info´s zur Aufgabenerledigung arbeitsplatz- und standortunabhängig Wissensmanagement Ziel Produktions- datenbanken Öffentl. Ordner Intranet Internet Internet IXOS- Archiv Lauf- werke DB 2 DB n Transaktionen ersetzen Aufgaben Die Techniken des Internets werden den Selbstbedienungsanteil erhöhen. Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Dokumentation nach Arbeitsabläufen/Produkten Das BEV - ein moderner Dienstleister Dokumentation nach Arbeitsabläufen/Produkten Service-Center des BEV Back Office des BEV Scanner RK, Fin PAISY SAP Dokument MS OFFICE Int Mail Dokumentation DMS IXOS- Archiv Lauf- werke Öffentl. Ordner Intranet Internet A G H Einheitlich Einheitliche Struktur aller Archivmedien Ablauforga Systematik der Produkte nach KLR/Kienbaum Regelung Akten- und Dokumentationsplan Recherche mit hoher Qualität Steuerungsinstrument Revisions- und Controllingergebnisse Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Das IT- Netzwerk des BEV Das BEV - ein moderner Dienstleister Das IT- Netzwerk des BEV Vorberatungsstellen Med. Dienst BEV Berlin Cottbus Münster Frankfurt Rosenheim div. Oberbahnarzt-Stellen Rückgrat für die interne und externe Kommunikation Internet BEV Köln BEV Essen BEV Hannover BEV Hamburg BEV Berlin BEV Nürnberg BEV München BEV Stuttgart BEV Karlsruhe BEV Saarbrücken BEV Frankfurt 1 BEV Frankfurt 2 BEV HV Bonn DT AG CCO Essen KVB Münster KVB Karlsruhe KVB Wuppertal KVB Rosenheim KVB Kassel HV KVB Frankfurt Immobilien-Büros zu verkaufen Dresden Schwerin Halle Erfurt IVBB 23 DÜV-Stellen DB AG Host DB Systems 30 Telearbeitsplätze 2003, 70 weitere in 2004 - 2005 Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Optimale Integration der Fachanwendung ins Netz Das BEV - ein moderner Dienstleister Optimale Integration der Fachanwendung ins Netz Im Netz außerhalb des Netzes Anwendungen zur Dienstleistungserfüllung Personaldienstleistungen PAISY – Besoldung -- Host DB AG Eigenes Verfahren - Versorgung -- Host DB AG SAP/R 3 – Lohn/Vergütung -- RZ BEV PSV/ÖPDV – Personalmanagement -- RZ BEV TARIS – Gleitzeit -- RZ BEV Personalaktenverwaltung -- Fa. DB AG (Dst Bln) Bahnärzte IS MED – Gutachtenerstellung – Dst Berlin Liegenschaften LINA – Immobilienverwaltung -- Host DB AG Internet – Vermarktung -- RZ BEV Informationsmanagement Internet - Externe/Kunden Intranet - Interner Infomarkt Bürokommunikation Mail-System Outlook PC-Fax MS Office Palette Sondersoftware nach Bedarf Dokumentenverwaltung Öffentliche Ordner Lokale Laufwerke Übergeordnete Laufwerke Bahnärzte: ISVBS/IS ÄD Überwachung/Abrechnung – VBS/Oba-Stellen Anwendungen für den internen Service SAP/R 3 Modul FI – Finanzen -- RZ BEV SAP/R 3 Modul CO – Controlling -- RZ BEV SAP/R 3 Modul TV – Reisekosten -- RZ BEV SAP/R 3 Modul PSM – Haushalt -- RZ BEV IXOS – elektr. Archiv Finanzen – RZ BEV Personaldienstleistungen: DATVERS/VERSFEST Versorgungsfestsetzung Liegenschaften Elektr. Grundbuch- EGBU Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Geplante Optimierung der Fachanwendungen Das BEV - ein moderner Dienstleister Geplante Optimierung der Fachanwendungen Anwendungen zur Dienstleistungserfüllung Personaldienstleistungen Releasewechsel auf SAP-Enterprise 11/03 Elektron. Versorgungsakte IXOS-Archiv 04/04 Versorgungsfestsetzung in Netz integrieren 05/04 Reorganisation im Projekt BVF online bis 03/06 Entwicklung der Soll-Prozesse Optimierung Aufbauorga (z.B.Call-Center) Internetfähigkeit der IT-Verfahren Datendrehscheibe für Datenaustausch für z.B. Riesterrente, eSteuerkarte, SV-Träger Optimierung Personalmanagementsystem (PSV, ÖPDV, TARIS) Machbarkeitsstudie 12/03 Neue Datenbanklösung für Aktenarchiv Bln 01/04 Bahnärzte Neuentwicklung Gutachterstellung 06/04 Anwendungen für den internen Service Releasewechsel auf SAP-Enterprise 11/03 Aufbau Modulverantwortung Bürokommunikation Migration auf Windows 2003 12/04 Terminalserver für Telearbeiter 03/04 weiterer Ausbau Archiv- und DMS- Lösung 12/04 CRM Lösungen für Call-Center 06/05 Nutzung zentrale Komponenten Bund (virtuelle Poststelle, digitale Signatur 01/05 ff Informationsmanagement Internet = Daueraufgabe Intranet = Daueraufgabe In Planung In Umsetzung Umsetzung im Abschluss Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Unsere Stärken als Personaldienstleister Das BEV - ein moderner Dienstleister Unsere Stärken als Personaldienstleister Die hohe Fachkompetenz des BEV als Personaldienstleister wird u.a. Monat für Monat bei über 290.000 Abrechnungsfälle bewiesen. Die Basis bildet eine umfas-sende Personalverwaltung mit einer kompetenten Anwendung des Beamtenrechts. 100% = Bund, Länder, Kommunen, Kirchliche Organisationen, ... Beispiel Marktanteil Versorgung ( insb. Sozialverbände, kirchl. Organisationen ) KIDICAP stellt kein einheitliches EDV-System dar. Der Ab-rechnungskreis ist inhomogen. Organisationsspezifi-sche Modifikationen haben zum Teil den Charakter von Eigenentwicklungen. Das BEV ist einer der großen Personaldienstleister Deutschlands. Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Unsere Stärken als Personaldienstleister Das BEV - ein moderner Dienstleister Unsere Stärken als Personaldienstleister Wirtschaftliche IT-Verfahren Kostengünstiger Host-Betrieb für Besoldung und Versorgung Kostengünstige Eigenentwicklung für den Gesamtprozess der Versorgung >Festsetzung>Änderung>Zahlung>Einstellung Langjährige Erfahrung im Customizing und bei der Anwendung von Standardsoftware z.B. SAP- Produkten Kostengünstige Lizenzbeschaffungen über Servicepartner DB Systems (PAISY von Beginn, SAP seit 1995) Einsatz von Personalverwaltungssystemen (PSV, ÖPDV) mit sehr hohem Integrationsgrad (Schnittstellen) in den Abrechnungssystemen und zu den Partnern (DB AG, DÜV-Stellen etc.) Die zentrale IXOS-Archivlösung ist modular aufgebaut. Sie archiviert derzeit die Produktions- datenbank aus den SAP-Anwendungen, die Buchhaltungsbelege, die Versorgungsakte und stellt die Daten standortunabhängig zur Verfügung. Neue Verfahren müssen diesen hohen, wirtschaftlichen Integrationsstand auf-weisen. Die Webfähigkeit kommt als Herausforderung für die Migration hinzu. Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Unsere Stärken als Personaldienstleister Das BEV - ein moderner Dienstleister Unsere Stärken als Personaldienstleister Wirtschaftlicher Personaleinsatz Besoldung/Versorgung BEV ca. 390 Anwender 292 000 Zahlungsempfänger davon Personalstammdatenverwaltung BEV ca. 228 Anwender 58 000 Stammsätze Die hohe Integration der IT-Verfahren, sowie die Netz- und Kommunikationsinfrastruktur ermöglichen diesen wirtschaftlichen Personaleinsatz. Die von der Fa. Kienbaum in der 2. Jahreshälfte 2002 durchgeführte Organisationsuntersuchung bescheinigt folgende Verfahrensstärken: Niedrige Lizenzkosten Geringer Personalbedarf für Betrieb Bedarfsgerechte Funktionalität Spezielles Fach-Know-how Unabhängigkeit von externen Dienstleistern (Know-how im Haus) Zukunftsorientierte Projekte sind aufgesetzt (Neuorganisation Hardware, Archivlösung, ...) Die Studie der Fa. Kienbaum wird beim BEV als Projekt BVF online zur Ausrichtung auf die neuen Anforderungen der Kunden umgesetzt. Projektlaufzeit bis Mitte 2006, Positiver Kapitalwert 4,5 Mio € Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

BEV - Dienstleistungsportal „Gebot der Stunde“ Kunden, Partner und Gesetzgeber verlangen eine offensive Ausrichtung! Bezügeempfänger, Behörden und Firmen stellen immer höhere Anforderungen an den elektronischen Austausch von Daten und Informationen (z.B. Steigende Nutzung des Internets, Wegfall der Lohnsteuerkarte in 2005) Gesetze, Verordnungen setzen die Online-Fähigkeit voraus (z.B. SignaturG, GdPDU, EStG) Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online

Das BEV – ein moderner Dienstleister mit Perspektiven! Bonn, 08.02.2004 RelL 36, PL BVF - online