17 Personalzeiterfassung Eine Lerneinheit für Berater / KeyUser 28.03.2017

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Voraussetzungen für diese Lerneinheit Was Sie sicher beherrschen sollten Grundlagen SAP Grundlagen be.as 28.03.2017

Lern-Ziele Nach Bearbeiten der Lektion können Sie: Arbeitszeiten und Schichten definieren Anwesenheit überwachen Auswertungen erstellen 28.03.2017

Agenda Personalzeiterfassung 1: Allgemein 2: Arbeiten mit der Personalzeiterfassung (PZE) 28.03.2017

Personalbearbeitung Anwesenheit- Basisdaten : Abwesenheitsarten Stundenregel Schichtdefinition Tagmuster Zeitauswertung Reporte Anhand der Reigenfolge der Reiter in den Basisdaten werden die nächsten Schritte erläutert 28.03.2017

Agenda Personalzeiterfassung 1: Allgemein 2: Arbeiten mit der Personalzeiterfassung (PZE) 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Betriebskalender Im Betriebskalender werden die Feiertage sowie Tagmuster definiert, welche für die Resourcenplanung (Kapazitätsplanung, Bestellvorschlagsliste - Nettobedarfsliste) sowie für die Sollzeit-Berechnung der Anwesenheiteserfassung notwendig sind. Der Betriebskalender muss jährlich neu erstellt werden, da sonst keine Kapazität usw. berechnet werden kann. Jeder Tag kann bei Abweichungen einzeln bearbeitet werden, wie zB eine halbtägige Betriebsfeier, wo nur 20% Kapazität zur Verfügung steht. 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Betriebskalender Neuanlage Neuanlage des Betriebskalenders: Tagdefinitionen: Beispiel Standard Mo-DO, Fr, Sa-So einrichten. Diese werden für das ganze Jahr übernommen. Kontrolle: Anwesenheit-Basisdaten-Tagmuster dort werden die angelegten Tagmuster angezeigt 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Schichtdefinition Arbeitsbeginn Gleitzeit feste Pausenzeiten Arbeitsende Arbeitsbeginn Kernzeit Arbeitsende Toleranz Gleitzeit Pause1 Pause2 Pause3 Gleitzeit Toleranz 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Schichten anlegen Schichtdefinition: Hier wird die Arbeitszeit für eine Schicht definiert. In diesem Fall die Frühschicht. Für verschiedene Tage können Tagmuster mit unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten angelegt werden. In der letzen Spalte kann die Soll-Arbeitszeit eingetragen werden, die dann in den Monatswerten erscheint. 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Eintrag für automatische Schichterkennung Eintragung für automatische Schichterkennung Beispiel Spätschicht: 15-20 Uhr, Erkennung 10-18 Uhr … Frühschicht: 7-15 Uhr, Erkennung 4-10 Uhr eine Anmeldung zwischen 4 und 10 Uhr wird für die Frühschicht gewertet   Nachtschicht: 20-7 Uhr, Erkennung 18-4 Uhr entsprechend Es müssen für die automatische Erkennung 24 Stunden abgedeckt sein. Meldet sich jemand um 10:15 Uhr an, so geht man davon aus, dass er sich zu der Spätschicht anmelden möchte. Bei ab- und anmelden zur Pause, bezieht sich die Schichterkennung immer auf die erste Stempelung. Bewertungsdatum: einstellbar ob Frühschicht zum Vortag, oder Nachtschicht zum Folgetag gezählt werden soll. Wichtig für Sonntagszuschlag. 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Stundenregel In den Stundenregeln werden Rundungs- und Kontenvorgaben hinterlegt. Diese können dann Mitarbeitern zugeordnet werden.   A: Rundungsregel: 5 Minuten bedeutet im 5-Minutentakt wird zum Nachteil des Mitarbeiters gerundet – Anmeldung 6:56, gerechnet ab 7:00. Bei Abmeldung umgekehrt: Abmeldung 16:04, Berechnung 16:00. Dazwischen liegt die Kernzeit. In dieser Zeit erfolgt keine Aufrundung, wohl ist aber eine Abrundung einstellbar. B:  Stundenzuschlag: Für bestimmte Schichten und Überstunden können hier Zuschläge definiert werden. Stunden werden separat ausgewiesen. 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Schichtplan Jedem Mitarbeiter kann dann eine Wochenplan mit unterschiedlichen Schichten und den zugehörigen Stundenregeln zugeteilt werden. Rotes Feld für automatische Schichterkennung bei Anmeldung. Bsp: 1-3 Schichten, in jeder Woche wird die entsprechende Schicht eingetragen. ( 1. FS, 2. SS, 3. NS) Gibt es nur eine Schicht reicht Eintragung bei 1. Woche. Die Rotationsberechnung läuft ab dem eingegebenen Datum. Grünes Feld: alle zur Verfügung stehenden Schichten werden eingetragen und später manuell ausgewählt   28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Schichtplan Sonderregel Beispiel: abweichend vom Plan soll am 5.6. spät gearbeitet werden. Sonderschichtplan einrichten: Dieser hat höhere Priorität als Regelzeiten, diese wiederum höhere Priorität als Stammdaten 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Automatische Schichtbestimmung Sonderschicht für diesen Tag ? (angelegt bei Personal – Schichtplan) Ja: verwenden. Wenn Nein : Schichtplan ? (unter Personal – Regelzeiten) ? Ja: dort definierte Regeln verwenden Wenn Nein : Befindet sich eine Schichtdefinition (unter Personal)? Ja: diese verwenden. Wenn Nein : Fehlermeldung Wenn der Mitarbeiter sich anmeldet, bestimmt das Programm aufgrund der Anmeldezeit die Schicht automatisch. Dabei erfolgt die Prüfung in den dargestellten Schritten. Sa + So 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Berechnung der Arbeitszeit nur die Zeit innerhalb der definierten Schichtzeit und außerhalb der definierten Pausenzeiten wird gezählt               Schichtzeit inklusive Toleranzzeit Pause 1 Pause 2 Unterschied zwischen gestempelter und berechneter Zeit beachten: Schichtzeit:        7-15 Uhr, Pause von 9:00 bis 9:30 Gestempelt:        6-14 Uhr = 8 Stunden                Berechnet von 7:00-9:00 und 9:30 bis 14:00 Uhr                Berechnete Zeit: 6:30 Stunden Gestempelte Zeit Berechnete Zeit 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Anwesenheitsarten Symbol in der Liste „aktuell anwesend“ Anwesend Urlaub Krankheit Unentschuldigt fehlend Pro Tag ist nur eine Abwesenheit möglich. Es können neue Abwesenheitsarten definiert werden zB. ½ Tag krank + ½ Tag Urlaub In der Liste „aktuell anwesend“ kann die Anwesenheit jeder Person jederzeit überprüft werden. 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Monatszahlen Monatszahlen liefern Übersicht über : Urlaub, Krankheitstage, Arbeitstypen, Überstundenkonto, Abwesenheit. Die Monatszahlen des Vormonats dienen als Grundlage für Berechnung der Zeitauswertung im aktuellen Monat. Bei Zeitauswertung muss hierzu „Monatswerte schreiben“ aktiviert werden. Daher muss der erste Eintrag manuell erfolgen, für jede Person müssen Resturlaub und die Kontostände erfasst werden. Alle Daten jedes Monats können manuell korrigiert werden. 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Zeitauswertung . Monatszahlen werden übernommen Monatswerte schreiben Urlaub, Krankheitstage, Arbeitstypen, Überstundenkonto, Abwesenheit. Monatswerte schreiben ankreuzen : Monatszahlen für nächsten Monat werden übernommen 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Einstellungsassistent Alle für die korrekte Arbeit der PZE nötigen Einstellungen finden sich gebündelt im Einstellungsassistenten: Kontoüberlauf (Überstunden) taggenau oder erst zum Monatsende ? Feiertag als Arbeitstag rechnen? Werden Minusstunden in den Folgemonat übernommen ? Schnellzugriff zu allen relevanten Einstellungen: Tagmuster, Betriebskalender, Abwesenheiten, Studenregeln, Schichtdefinitionen, Reporteinstellungen 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Reporte Frei definierbare Reporte zu: Zeitauswertung, Stundennachweis, Zeit je Projekt / Arbeitsplatz Diverse Listen: Monatsarbeitszeiten, Fehllisten, Geburtstage, Urlaub Ausgabe in verschiedene Formate zur Weiterverarbeitung Crystal, Word, pdf 28.03.2017

Arbeiten mit der PZE Reporte Über Zeitauswertung – Reportdefinition kann das Report-Design geändert werden. Die Bezeichnung der Zuschlagsbereiche kann geändert werden

Arbeiten mit der PZE Reporte Im Personalstamm kann angegeben werden, mit welcher Report-Definition die Ausgabe erfolgen soll. Alternativ kann dies aber auch direkt in der Zeitauswertung die Reportdefinition angegeben werden.

Arbeiten mit der PZE Reporte So können feste Zuschlagssätze direkt in der Auswertung dargestellt werden

Zusammenfassung Jetzt können Sie: Arbeitszeiten und Schichten definieren Anwesenheit überwachen Auswertungen erstellen 28.03.2017

Vielen Dank für Ihre Mitarbeit! 28.03.2017