Inventur 28.03.2017.

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1 Inventur

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3 Voraussetzungen für diese Lerneinheit
Was Sie sicher beherrschen sollten Grundlagen SAP Grundlagen be.as

4 Lern-Ziele Nach Bearbeiten der Lektion können Sie:
Verschiedene Inventurtypen anlegen und verwalten Bestände erfassen, Zähllisten verwalten Vorlagen (Templates) verwalten

5 Agenda Inventur 1: Stichtagsinventur 2: Regelmäßige- Inventur
3: Bestandserfassung (Neuerfassung) 4: Funktionen zur Anpassung

6 Inventur beas ergänzt die Standard-Inventurfunktion
Bei folgenden Menüpunkten sind die erweiterten beas-Funktionen hinterlegt: Zähleingabe Anfangsbestand, Bestandsverfolgung Regelmäßige Inventur

7 Agenda Inventur 1: Stichtagsinventur 2: Regelmäßige- Inventur
3: Bestandserfassung (Neuerfassung) 4: Funktionen zur Anpassung

8 1: Stichtagsinventur Allgemeine Beschreibung
vergleichbar mit der SAP-Bestandsverfolgungsfunktion Ablauf einer Stichtagsinventur Definition der Lager und Lagerbereiche, in welchen die Bestände geprüft werden sollen Starten der Inventur: Die aktuellen Systembestände (auch Chargen-, Seriennummern- und Lagerplatzinformationen) werden in die Inventur kopiert Erstellung der Zähllisten Erfassung der Bestände über die Zähleingabe Prüfen der erfassten Bestände Buchen der Bestandsdifferenzen. Komplette Neuerfassung des Lagerbestandes Inventur starten, entsprechendes Lager auswählen In der Zählerfassung alles auf gezählt setzen Neue Bestände importieren Verbuchen Hinweis: Für handschriftliche Erfassung können Zähllisten definiert und ausgedruckt werden

9 1: Stichtagsinventur Erfassung der Inventur
Beschreibung Auswahl Lager gegflls. Bereich und Platz Auswahl der Preisfindung bei Differenzbuchungen (Letzter EK, Preisliste etc.) Angabe Abweichendes Konto (Standard= SAP Sachkontenfindung) Gestartet wird die Erfassung mit „Update“

10 1: Stichtagsinventur Zähllisten Erstellung
Filtern und Markieren der Positionen und setzen der Zählistennummer Ausdruck der Zählisten

11 Inventur Zählerfassung
Über die Zählerfassung können die Bestände in Listenform erfasst werden. Die Eingaben werden bei Eingabe sofort gespeichert, wodurch eine Erfassung durch mehrere Personen gleichzeitig möglich ist. Neben den Bestand können auch weitere Werte wie Chargeninformationen oder Lagerplatzkorrekturen erfasst werden. Die Zählliste unterstützt Templates. Je nach Art der Inventur kann die Zählerfassung angepasst werden, z.B. eine „nur gezählt“ – Inventur, in welcher nur der Schalter „gezählt“, nicht aber der Zählbestand eingegeben wird. Sichtbar sind nur die noch nicht verbuchten Einträge. So kann auch eine Erfassung erfolgen, wenn bereits eine Teilverbuchung stattgefunden hat. Aufruf: direkt über die Inventur – als Erfasser gilt die aktuell angemeldete Person . Angezeigt werden alle Zähllisten. Aufruf über Menüpunkt „Zählerfassung“ - die aktive Inventur, die zu erfassende Zählliste, Zähler und Erfasser müssen bestimmt werden. Zählliste: Wenn keine Zähllisten definiert wurden, dann ist die 1 zu belassen. Muss ein Artikel erfasst werden, welcher sich nicht in der Inventurliste befindet (z.B. ein Artikel, der gefunden wurde und nicht im System erfasst war), so kann dieser über „Neu“ neu eingetragen werden. Falls festgestellt wird, dass ein Artikel im falschen Lagerpatz liegt, so kann die Korrektur durch Angabe des korrekten Lagerplatzes erfolgen.

12 1: Stichtagsinventur Inventurliste Verwalten/Buchen
Die Inventurliste ist die Steuerzentrale für die Inventur. Über die Schalter können alle relevanten Funktionen gesteuert werden. Für Details siehe Dokumentation Zählliste: Feldbeschreibung s. Dokumentation

13 1: Stichtagsinventur Lagerplatzkorrektur
Ist der Bestand korrekt, aber der Artikel liegt auf dem falschen Lagerplatz, stellt beas die Funktion „Lagerplatzkorrektur“ zur Verfügung. Aktivieren: in der Zählerfassung die Spalte „Lagerplatz neu“ aktiviert (über Fenstereinstellungen) Nun kann der korrekte Lagerplatz eingegeben oder mittels rechter Maustaste ausgewählt werden. Der Eintrag wird dann als „gezählt“ markiert. Wurde noch kein Zählwert eingegeben, so wird dieser auf den Systembestand gesetzt. Verbuchungsvorgang: Verbucht wird erst die Differenz zwischen System- und Zählwert auf dem bisherigen Lagerplatz, falls eine Differenz existiert. Es handelt sich hierbei um eine reine Lagerplatz-Verbuchung. Dieser ist im Bewegungsprotokoll des Artikels sichtbar und trägt als Dokumentennummer die Inventur-Nummer und als Referenztext die der Inventur. Bei diesem Umbuchungsvorgang wird kein SAP-Beleg erstellt. Wurde die Umbuchung korrekt durchgeführt, so wird der bisherige Lagerplatz-Eintrag grün dargestellt. Dies gilt als Kennzeichen, dass eine Lagerplatz-Korrektur stattgefunden hat. Lagerplatzkorrektur: Feldbeschreibung s. Dokumentation

14 1: Stichtagsinventur Differenzen verbuchen
Nach Erfassung der Zählbestände (Erstbestände bei Bestandserfassung) erfolgt die Buchung. Hierbei erstellt beas normale SAP-Ein- bzw. Ausbuchungsbelege. Gebucht wird die Differenz aus Systembestand und Zählbestand. Gebucht werden nur Einträge, die von der Vorabprüfung nicht als fehlerhaft erkannt wurden, deren Status „geändert“ ist, die nicht als „gebucht“ markiert sind Alle nicht verbuchbaren Artikel werden als fehlerhaft markiert. Der Fehlergrund wird unter „Fehler Info“ dargestellt. Artikel, welche nicht verbucht werden müssen (z.B. keine Differenz), werden von der Buchungsfunktion nicht berücksichtigt. Korrekt verbuchte Einträge werden als „gebucht“ markiert und die Artikel-Nummer wird grün dargestellt. Differenzverbuchung: Feldbeschreibung s. Dokumentation

15 Agenda Inventur 1: Standard-Inventur (Stichtagsinventur)
2: Regelmäßige- Inventur 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) 4: Funktionen zur Anpassung

16 2: Regelmäßige Inventur Allgemeine Beschreibung
Ablauf einer regelmäßigen Inventur Bestimmung von Zählzeiträumen (Zyklus) Hinterlegen dieser Zyklus-Einstellung im Artikelstamm – Lager. Start der regelmäßigen Inventur Erfassen der Zählbestände und Verbuchung der Differenzen oder nur markieren der Position als „gezählt“ Abschluss der Inventur und damit automatische Definition der nächsten Zählung laut Zyklus-Einstellung Weitere Informationen über Zyklus, Hinterlegung der Zyklen im Artikelstamm siehe SAP-Dokumentation Mittels Inventur-Vorlagen kann die Erstellung stark automatisiert und vereinfacht werden. Erfasst werden die Zählwerte entweder direkt in der Zählliste oder über die Zählerfassung. Die Zählerfassung ist ein separater Menüpunkt, welche auch mit Inventur-Leserechte geöffnet werden kann. Darüber kann gesteuert werden, wer die Inventur verwaltet und wer die Daten erfasst.

17 2: Regelmäßige Inventur Erfassung der Inventur
Erfassung erfolgt analog zur Stichtagsinventur

18 Agenda Inventur 1: Standard-Inventur (Stichtagsinventur)
2: Regelmäßige- Inventur 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) 4: Funktionen zur Anpassung

19 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) Neuanlage
Pflichtangaben (rote Felder): Beschreibung und Preisfindung. Ein Gegenbuchungskonto ist optional. Wird dieses nicht angegeben, so wird das Standard-Bestandsdifferenzkonto des Artikels verwendet (gleiches Verhalten wie in SAP-Bestandserfassung) Es kann ein Referenztext und eine Bemerkung angegeben werden, die bei der Einbuchung erscheint. Bemerkungen erhöhen die spätere Nachvollziehbarkeit der Buchung. Bestandserfassung bearbeiten: Feldbeschreibung s. Dokumentation Gestartet wird die Erfassung mit „Update“

20 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) Import von Beständen/ Einbuchungen
Für den Import muss eine einfache Textdatei erstellt werden, Trennung der Felder mittels TAB (Char 9) Details siehe Dokumentation Nach dem Import werden die Einträge geprüft und fehlerhafte Einträge als nicht buchbar markiert. Import von Artikel mit Bestand: Werden Artikel importiert, die bereits im Bestand sind, so wird der bisherige Bestand als Systembestand angezeigt. Gebucht wird in diesem Fall nicht die importierte Menge, sondern die Differenz aus Systembestand und importierte Menge Beispiel: Systembestand: 2, importierte Bestandsangabe: 4; in diesem Fall werden 2 Stück eingebucht. Systembestand: 2, importierte Bestandsangabe: 1; es wird 1 ausgebucht Einbuchung Mit „Buchen“ werden die Bestände in den Systembestand eingebucht bzw. korrigiert. Vor dem eigentlichen Buchungsvorgang erfolgt eine Vorabprüfung.

21 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) Abschluss
Jeder Eintrag, der erfolgreich verbucht wurde, wird als „gebucht“ markiert. Danach können weitere Einträge importiert bzw. erfasst und verbucht werden. Nachdem alles verbucht wurde, wird über die Verwaltungsmaske der Bestandserfassung die Inventur mit dem Schalter „Abschluss“ als fertig markiert. Die Inventur wird dann ans Archiv übergeben und kann dort eingesehen werden.

22 Agenda Inventur 1: Standard-Inventur (Stichtagsinventur)
2: Regelmäßige- Inventur 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) 4: Funktionen zur Anpassung

23 4: Funktionen zur Anpassung Fenstereinstellungen und Templates
Die Erfassungsmaske kann über die Fenstereinstellungen an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Viele Felder sind editierbar. Chargenattribute werden nur bei chargen- oder seriennummergeführten Artikel berücksichtigt, auch wenn diese bei anderen Artikeln eingegeben werden können. Es können Templates definiert werden. Eingaben werden mit „UPDATE“ gespeichert.

24 4: Funktionen zur Anpassung Vorlagen
Bestehende Inventuren können ebenfalls als Vorlage definiert werden, solange diese nicht abgeschlossen wurden. Bei Abgeschlossene Inventuren, welche als Vorlage definiert sind, können die wichtigsten Felder nachbearbeitet werden. Um die Vorlage zu entfernen, wird die Option „Als Vorlage speichern“ einfach deaktiviert. Mit Vorlagen können Parameter gespeichert werden. Nachdem alle Felder gefüllt sind, Klick auf „als Vorlage speichern“ . Nach dem Speichern muss das Fenster geschlossen und wieder geöffnet werden. Danach Klick auf „Abschließen“, die Vorlage verschwindet aus der Liste der aktiven Inventuren. Bei Neuanlage steht sie zur Auswahl. WICHTIG: Ist diese Option aktiv, wird die Inventur zwar gestartet, aber keine Zähllisten angelegt.

25 4: Funktionen zur Anpassung Inventurverwaltung
Über das Fenster Stichtagsinventur wird das Verwaltungsfenster geöffnet. Unter „Offen“ werden alle aktiven und unter „Geschlossen“ alle abgeschlossene Inventuren dargestellt. Inventur vorlagen: Sind bereits Vorlagen definiert, so erfolgt eine Auswahl der verfügbaren Vorlagen. Mit „Verwenden“ wird die Vorlage verwendet. Mit „Neu“ eine neue Inventur ohne Vorlage erstellt. Inventur verwalten - Stichtagsinventur: Feldbeschreibung s. Dokumentation

26 Zusammenfassung Jetzt können Sie:
Verschiedene Inventurtypen anlegen und verwalten Bestände erfassen, Zähllisten verwalten Vorlagen (Templates) verwalten

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!