Einführung in Projektarbeit Petra Maier SS 07

Was ist ein Projekt? "Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist " [DIN 69 901 Aug. 1987] "unique process consisting of a set of coordinated and controlled activities, with start and finish dates, undertaken to supply a product conforming to specific requirements, within the constraints of time, cost, and resources." [ISO 10 006]

Was ist ein Projekt? etwas, das nicht schiefgehen sollte ... Ein Projekt ist gekennzeichnet durch ... eine genaue Zielvorgabe hinsichtlich Produkt/Leistung als Projektergebnis Start-/Ende-Termin finanziellen und personellen Aufwand Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben "projektspezifische Organisation" [DIN 69 901]

Phasen eines Projekts Projektinitiierung Projektplanung Projektdurchführung Projektabschluss

Projekt-Lebenszyklus " Am Anfang mehr, insgesamt jedoch weniger " Auf- wand Zeit Produktions- vorbereitung Produktiv- betrieb Detaillierung und Realisierung Organisation und Konzeption Auf- wand Zeit Produktions- vorbereitung Produktiv- betrieb Detaillierung und Realisierung Organisation und Konzeption

Projektinitiierung Themen/Ideenfindung Zielfindung/Zielformulierung Von der Idee zum operationaliserbaren Ziel Kosten und Risikoabschätzung Grobe Abschätzung: was kostet das Projekt? (Time is money!) Welche Risiken bestehen? Machbarkeitsstudie Bin ich in der Lage, das Projekt durch zu führen Projektantrag formulieren Projektentscheidung Lastenheft

Zieldefinition Globales Ziel: Wo soll es hingehen? Verfeinerung: Herunterbrechen in Teilziele Operationalisierung: messbare Ziele Zielreduzierung: was ist wirklich relevant? Nicht-Ziele: was soll nich erreicht werden? Hierarchische Strukturierung der Ziele

Eigenschaften des Projektziels Das Projektziel muss konkret, eindeutig und allgemein verständlich formuliert sein. Es muss realistisch und mit den vorgegebenen Randbedingungen erreichbar sein. Es darf den Lösungsweg nicht vorschreiben (lösungsneutral). Es enthält Muss-Ziele und eventuell Kann-Ziele (Prioritäten setzen) Es sollte messbar sein (eventuell über Hilfsgrössen)

Kostenabschätzung Welche Kosten entstehen? Arbeitszeit Material etc. Dafür wichtig: Herunterbrechen der Ziele!

Risikoabschätzung Welche potentiellen Risiken gibt es? Welche Ursachen lassen sich erkennen? Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit? Wie hoch ist die Auswirkung auf das Projekt? Was sind Show Stopper? Wie können diese Risiken beherrscht werden? Frühwarnsystem Risikovorsorge – was tun wir wenn?

Machbarkeitsstudie Technische Machbarkeit Verfügbare Technologie Verfügbare bzw. vorgegebene Entwicklungswerkzeuge Verfügbarkeit von Einsatzmitteln Erfahrung der Projektbeteiligten Organisatorische Machbarkeit Projektumfeld (Marktsitutation, politisch, ökologisch, juristisch usw.) Grad der Unterstützung (Rückhalt) bei den Auftraggebern und Adressaten Möglichkeit der Benutzereinbindung Wirtschaftliche Machbarkeit Verfügbares Budget, Liquidität Überprüfung, ob Projektziel realistisch ist Klarheit und Stabilität der Anforderungen

Projektantrag Projektbeschreibung, Leistungsumfang Ziele und Nicht-Ziele Termine des Projekts Kalkulation  Zeitabschätzung Risikobetrachtung Ergebnis der Machbarkeitsstudie

Projektplanung Weiteres Detaillieren der Projektziele Projektstrukturplan erstellen (Work Breakdown Structure) Zuordnung und Planung von Resourcen Zeitplanung Budgetplanung Dokumentation Projektmarketing

Projektstrukturplan

Arbeitspakete (AP) Stellen abgeschlossene Aufgabe dar Haben ein eindeutig definierbares Ergebnis Sind vollständig an eine Person übertragbar Sind möglichst von anderen AP unabhängig Sind für sich disponierbar und kontrollierbar

Abhängigkeiten Analysieren Welche Arbeitspakete hängen voneinander ab? Abfolgerestriktionen Start-start: APs müssen gleichzeitig beginnen Ende-start: ein AP kann erst nach Beendigung des anderen begonnen werden Ende-ende: APs müssen gemeinsam enden Start-ende: ein AP kann erst beendet werden, wenn ein anderes gestartet ist Können Arbeitspakete parallel bearbeitet werden?

Meilensteine Festgelegte Zwischentermine Wichtige Zeitpunkte Entscheidungspunkte Relevant für Fortführung/Scheitern des Projektes Bestimmte Arbeitspakete müssen abgeschlossen sein Bestimmte Projektziele müssen erreicht sein Ergebnis muss verifizierbar sein müssen geplant werden müssen überwacht werden

Projektdurchführung Die Arbeit! Soll-Ist-Abgleich – Meilensteine Wo stehen wir bezogen auf das Ergebnis/die Qualität? Wo stehen wir bezogen auf Kosten/Aufwand? Wo stehen wir bezogen auf Termine/Zeit Abweichungen analysieren Gegenmaßnahmen einleiten Risikomanagement

Risikomanagement Abschätzung der einzelnen Risiken: Priorisierung nach Einfluss aufs Projekt Eintretenswahrscheinlichkeit Indikatoren Wie erkenne ich ob ein Risiko eintritt? Mitigationsstrategie: Muss ich extra Zeit einplanen um gegebenenfalls eine Ausweichstrategie verfolgen zu können? Sind dafür Vorbereitungen notwendig?

Projektabschluss Produktabnahme Rest-/Nacharbeiten Erstellung der Projektabschlussdokumente Abschlussbericht Projektauswertung und Beurteilung Erfahrung fortschreiben

Produktabnahme Klärung: was sind die Abnahme Modalitäten Evt Abnahmetest Festlegung Abnahmeprotokolle Klärung Gewährleistungsansprüche Klärung Mängelbeseitigung