Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen Vom digitalen Posteingang zur elektronischen Akte Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Engelskirchen Bundesland: NRW Regierungsbezirk Köln Oberbergischer Kreis Seit 01.01.1975 Gemeinde Engelskirchen 20500 Einwohner Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

75 Mitarbeiter/innen im Rathaus Bürgermeister, Beigeordneter Gemeindeverwaltung 75 Mitarbeiter/innen im Rathaus Bürgermeister, Beigeordneter 3 Fachbereiche Fachbereich 1 (Bürgerservice) Ordnung und Sicherheit, Soziales, Schule und Kultur Fachbereich 2 (Zentrale Dienste) Personal, Finanzen, Organisation Fachbereich 3 (Technische Dienste) Tiefbau, Hochbau Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Kernfrage: Wie reagieren die Kollegen? Projektverlauf 2001 Erste Überlegungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung Ausgangsthemen waren Neugestaltung des Aktenplans (KGSt StGemB  KGSt) Sitzungsdienst - Ratsinformationssystem 2004 Einführung Sitzungsdienst ALLRIS Hersteller CC e-gov GmbH  bietet auch DMS-Lösung an 2005 Pilotbetrieb Dokumenten-Management-System Einsatz auf 10 AP (EDV, Personal, Bauamt) Parallelbetrieb zur papiergebundenen Akte Erfahrungen sammeln im allgemeinen Umgang mit DMS Testweiser Betrieb von Teilprojekten wie Elektronische Bauakte (Zusammenarbeit mit eigener SW-Lösung) Elektronische Personalakte Elektronisches Kassenarchiv Digitaler Posteingang Kernfrage: Wie reagieren die Kollegen? Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Projektverlauf 12/2006 Grundsatzentscheidung des Verwaltungsvorstands ‚Hauslizenz‘ für CC DMS Anbindung Fachverfahren Digitalen Posteingang zunächst nur für den Fachbereich 2 Ziel: Verwaltungsweite elektronische Vorgangsbearbeitung ab 2008 01/2007 Kompletter DMS-Einsatz im Fachbereich 2 Finanzwesen (neu: SAP – alt: kamerales Finanzwesen) Kassenarchiv Steuerakten Gemeindewerke (Barcodelösung für SAP-Belege) Personalakten Altaktenübernahme Neuanlage Versicherungsakten Digitaler Posteingang Einscannen von vorsortierten Posteingängen Allgemeine Aktenverwaltung Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Beispiel 1 Elektronische Bauakte HotKey: STRG + F12 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Beispiel 1 Elektronische Bauakte Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Beispiel 2 Barcodelösung mit SAP Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Beispiel 2 Barcodelösung mit SAP Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Beispiel Digitaler Posteingang Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Posteingang Schritt 1 Sichtung und Auszeichnung Vorzimmer Vorlage Rückgabe Verwaltungs- vorstand Fachbereichs- leiter Scanstelle Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Schritt 2 Digitalisierung und Verteilung Sequentielles Originalarchiv Scanstelle (Fachbereich) Posteingang der Mitarbeiter scannen indexieren automatische Verteilung Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Schritt 3 Zuordnung zur Sachakte Posteingangsordner nach Aktenplan Zuordnung zur Sachakte Die elektronische Sachakte ist Grundlage der Vorgangsbearbeitung Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Bearbeitungsbeispiele Posteingang Indexierung in der Scanstelle Die Posteingangsakte Zuordnung zur elektronischen Akte MS-Exchange-Integration Suchmöglichkeiten Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Indexierung in der Scanstelle Poststelle Bei der Indexierung werden der Absender, das Eingangsdatum und der zuständige Mitarbeiter erfasst. Die Erfassungsmaske haben wir mit CC DMS selbst erstellt. Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Die Posteingangsakte Sachbearbeiterin Die Sachbearbeiterin sichtet die Post in der Posteingangsakte. Sie kann in dringenden Fällen auch sofort mit der Bearbeitung beginnen, im Normalfall wird aber erst ‚Ablage gemacht‘. Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Zuordnung zur Sachakte Sachbearbeiterin Sie nimmt den Posteingang zu Ihrer Sachakte und beginnt mit der Bearbeitung des Vorgangs. Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Vorgangsbearbeitung Integration mit MS-Exchange Server Mailversand von Akten, Teilakten oder Dokumenten Intern als Verweis auf das DMS Extern als Dateianlagen zur E-Mail Wiedervorlagen Wahlweise als Termin oder Aufgabe Mailarchivierung Suchmöglichkeiten Ordner und Dokumente Dokumentindex Volltext Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Suchmöglichkeiten Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Ausblick 06/2007 Pilotbetrieb FB 1 und 3 Weitere Planung: 01/2008 Digitaler Posteingang verwaltungsweit Digitalisieren von Altakten FB 1 und 3 Sozialhilfe Asylverfahren Gewerbebetriebe Kindergärten Pläne (Bauamt)  eventuell externe Vergabe notwendig Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Ausblick Sicherlich kommt die Gemeindeverwaltung auch künftig nicht ohne Papier aus. Aber die elektronische Vorgangsbearbeitung mit wird viele Abläufe erheblich vereinfachen und ist aus der täglichen Arbeit bald nicht mehr wegzudenken. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fachbereich 2 - Datenverarbeitung