Organisation und betriebliche Informationssysteme

Bedeutung eines Informationssystems Ständig neue Aufgaben durch externe und interne Informationsänderung  hohe Flexibilität muss vorhanden sein Folgen eines schlechten Informationssystems sind: Fehlplanung (falsche Informationen) Versäumnis von Reaktionen Kostenexplosion in der Verwaltung

Informationsbedarf Unternehmensführung ist ein Prozess, in dem Informationen nach bestimmten Regeln in Entscheidungen umgesetzt werden. Dieser Prozess hängt von folgenden Faktoren ab: vom Führungsstil von den Zielen des Unternehmens von der Aufbau- und Ablauforganisation von den Methoden der Entscheidungsfindung

Informationsfluss in Unternehmen Man unterscheidet zwischen vertikalen und horizontalen (gleichrangige Stellen) Informationswegen. Kommunikation lässt sich in drei Arten unterteilen: Mensch- Mensch Mensch- Maschine Maschine- Maschine

Dabei ist am wichtigsten, dass das Informationssystem aktuelle Basisdaten in wichtige und wertvolle Daten für das Management verdichtet. Der große Vorteil dabei ist, dass die Information ohne Umwege übermittelt werden.

Informationsbedarf und Management Es gibt folgende Managementfunktionen: Zielsetzung Planung Entscheidung Durchführung Kontrolle

Grundlagen der Projektenwicklung Schwierige Aufgaben werden nie von einer einzelnen Person geplant, sondern nur im Team. Die Zusammensetzung des Teams erfolgt nach folgenden Kriterien: nach der Art der Aufgabe vom Umfang vom Schwierigkeitsgrad

Teambildung Bsp.: Eine Firma will ein neues EDV- Lagersystem. Dazu sind folgende Arbeiter nötig: EDV- Fachmann (Programmierer) EDV- Anwender (Lagerarbeiter) Externer Berater Entscheidungsgruppe (Vertreter aus einer höheren Ebene) Hilfskräfte

Projektmanagement Verantwortung trägt der Projektmanager Termine vom ganzen Projektteam eingehalten werden Phasenmodell Projekt durch Endbericht abschließen

Ziele Klare Formulierung der Ziele Festlegung durch Aufgabenanalyse Eingrenzen möglicher Bearbeiter Detaillierungsgrad der Projektplanung Sollen überprüfbare Fakten enthalten

IST- Aufnahme und IST- Anlayse Dabei sollen grundlegende Fragen beantwortet werden: Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe Wo liegen die Schwachstellen im System? Welche Erwartungen müssen erfüllt werden?

Erhebung Befragung (= Interview, Fragebogen) Beobachtung am Arbeitsplatz Selbstbeobachtung und –aufschreibung Dokumentenstudium

Widerstand bei Erhebungen Aktive Widerstand (SIEMENS-NIXDORF) Passiver Widerstand

Maßnahmen Mitarbeiter miteinbeziehen Soziale Strukturen beachten Mitarbeiter durch Argumente überzeugen Kein Angst verbreiten

IST-Analyse Aufgabenstrukturierung Aufgabenablaufplan Bei schwierigen Aufgaben: Informationsflussplan Erhebung des Mengengerüstes Darstellung der Schwachstellen 15

Aufgabenstrukturierung nach der TOP-DOWN-Methode Gesamtaufgabe  Teilaufgabe  Teil der Aufgabe Bestandsführung Disposition Wertmäßige Abrechnung Listen 16

Aufgabenablautplanung Festzuhaltende Punkte bei JEDER Kartei: Name Zweck Inhalt und Länge Ort der Bearbeitung Zahl der Ausfertigungen Speichermedium Zahl der Sätze und Änderungen Zahl der Bewegungen Aufbewahrungsdauer und Grundsätze Bemerkung, Probleme, Wünsche 17

Besondere Punkte Regeln Identnummernsysteme Geplatzte Nummernsysteme Nummernvergabe Nummernpläne 18

Erhebung des Mengengerüstes Die Zahl der Erforderlichen Bildschirmstationen Den Umfang der Druckkapazität Die Datenspeicherkapazität Die Leistung der Zentraleinheit Die Erfordernisse für die Software 19

Schwachstellenanalyse Personalprobleme Organisationsprobleme Terminprobleme Informationsprobleme Organisationsniveau und Führungsstil 20

SOLL-Konzept Zielvorgabe Aufgabenanalyse SOLL-Konzept IST-Analyse Zusätzliche Aufgaben 21

Interne Überlegungen der Lagerverwaltung Erfassung der Lagerverwaltung Orte der Bildschirme Wie viele Geräte Inventurabwicklung Reservierung der Waren Abwicklung der Reservierung Rückstände Wareneingang und Qualitätsmangel Anzeigemöglichkeiten Überwachung der Lagerbestände 22

Ermittlung der Alternativen Auswahl der Systemalternativen VERFAHREN: Ermittlung der Alternativen Auswahl der Systemalternativen Entwicklung der Systeme ERGEBNIS: Hierarchiediagramm Entity Relationship Modell Kontext-Diagramm Ereignistabelle Datenflussmodell Structure Charts 23

Das SOLL-Konzept ist demnach eine klare Beschreibung der Anforderungen, die ein Informationssystem erfüllen soll. Dieser Anforderungskatalog bildet den Kern des Pflichtenheftes, das in der darauffolgenden Phase zu erstellen ist. 24

Kaufmännische Realisierung Information des Projektteams über Marktsituation Pflichtenheft in Form eines Ausschreibungstextes Auftragserteilung

Erkundung der Marktsituation Anforderungen an ein betriebliches Informationssystem formulieren auch ohne Erkundung auf dem Markt möglich. Dies hätte 3 Nachteile: Man kommt kaum zu jenen Anbietern die das „Know- how“ für solche Lösungen haben Es besteht die Gefahr, dass durch enge Formulierungen im Pflichtenheft gute Standardlösungen ausgeschlossen werden Findet man geeignete Software- Produkte, so kann man sich im Pflichtenheft auf Produktbezeichnungen und individuelle Anforderungen beschränken. Das gilt in erster Linie für die typische Standardsoftware (Finanzbuchhaltung, ...)

Pflichtenheft ist ein Kernstück der Projektarbeit + soll Anbieter über folgende Punkte informieren: BSP allgemeine Angaben zum Unternehmen die Aufbau- und Ablauforganisation den Informationsfluss die Einordnung des geplanten Anwendungsbereiches das Mengengerüst den Terminplan für die Realisierung die Vertrags-, Liefer- und Zahlungsbedingungen

Bei der Formulierung kommt es oft zu Problemsituationen: Pflichtenhefte von Nurpraktikern: erschöpfen sich in dicker Sammlung von Belegen des IST- Systems (Karteiblätter, Listen, Fakturen, ...) Pflichtenhefte von Theoretikern: Bestehen aus Ansammlung von Maximalanforderungen sind bei Individualprogrammierung terminlich und preislich kaum zu realisieren Pflichtenhefte von Schmalspur- Organisationen: Schießen über das Ziel einer Vorgabe hinaus sind der Meinung, dass ihre Sonderwünsche durch Standardprogramme abgedeckt werden können.

Auswahlverfahren Beginnt mit aussenden der Pflichtenhefte + Ersuchen bis zu Fixtermin ein Angebot vorzulegen Zeitraum ca. 3 bis 4 Wochen Prüfung und Bewertung der Angebote Kontrolle aller Angebote und Ausscheidung aller Varianten, die Anforderungen aus Pflichtenheft nicht erfüllen BSP Auswahl und Entscheidung Aus brauchbaren Angeboten jenes wählen, das Anforderungen am besten erfüllt. Preis spielt immer eine Rolle. BSP Erteilung des Auftrags Bestbieter wird Auftrag schriftlich erteilt. Hineinformulieren zusätzlicher Bedingungen ist problematisch, weil der Auftrag ein neues Angebot wäre.

Technische Realisierung Installation der gesamten Hard- und Software Dazu zählen: Computer, Drucker, Datenleitungen, Buchsen, System- und Anwendersoftware, ... Bei größeren Systemen sind umfangreiche Installationsarbeiten durchzuführen.

Einführung Übernahme von Datenbeständen Anpassung von Hard- und Softwareprodukten an die Erfordernisse im Unternehmen Eine gezielte Schulung jener Mitarbeiter die von der Umstellung betroffen sind

Einführung kann auf verschiedene Weisen erfolgen: Direkteinführung Übergang erfolgt schlagartig Für kleine überschaubare Systeme geeignet Paralleleinführung Altes und neues System über Periode parallel betrieben Neues System wird getestet Wo besondere Sicherheiten notwendig sind eingesetzt Probeeinführung Neues System nur in einer Abteilung Wenn sich Anwendung bewährt im gesamten Bereich eingesetzt Einsatz wo mehrere Systemalternativen zur Auswahl stehen Stufeneinführung Große Systeme modular aufgebaut Einzelne Systemteile schrittweise eingeführt Eingesetzt wenn neuen Systeme sehr Umfangreich

Bildet Abschluss eines Projektes! Kontrolle Bildet Abschluss eines Projektes! Projektteam muss prüfen, ob die gestellten Anforderungen vom Auftragnehmer erfüllt wurden. Wesentliche Abweichungen oder Mängel werden dem Auftragnehmer mitgeteilt. Kontrollen können allerdings auch Jahre dauern.