Optimales Kontrollsystem für die Wohnungswirtschaft Die Situation Viele Kosten in Mietwohnungen, bedingt durch Hauswartleistungen, sind bisher nur unzureichend umlagefähig gewesen. Der Grund : Die fehlende exakte und wirtschaftlich effiziente Erfassung der Hauswarttätigkeit. Das Resultat : Viele Anfragen und Beschwerden. Hoher Papieraufwand, Hohe Kosten, Unzufriedene Mieter Es geht auch völlig anders: Mit OptiKon®

Produktspezifikation OptiKon® H&H GmbH in Cottbus hat ein mobiles Erfassungssystem für die Tätigkeiten seiner Hauswarte entwickelt. Ein wesentlicher Vorteil dieses web-basierenden Smartphone -Sytems ist die einheitliche Benutzer- und Bedieneroberfläche, sowie die Ungebundenheit an Personen. Mittels „ OptiKon®-App“ wird die Inbetriebnahme auf dem Smartphone aktiviert. Mit dem Einsatz dieses Systems wird der gesamte Betriebsablauf mit allen anfallenden Arbeitsaktivitäten auf dem OptiKon®-Server gespeichert und programmiert. Dem Mitarbeiter werden die einzelnen Berechtigungen zugewiesen, ohne das dieser selber Zugriffsituationen auf dem Server erzeugen kann. Der Zugang ist mit persönlichem Pin/Passwort auf dem Smartphone geschützt. Verschlüsselte Datenkommunikation. Der mobile Internetzugang erfolgt über das D1-Netz der Deutschen Telekom GmbH.

OptiKon® -Web OptiKon® arbeitet webbasierend, aktuell mit „Android -Smartphones“. Diese „Erfassungs-Handy`s“ werden von den Hauswarten bedient. Entweder durch scannen der Barcodes an Referenzpositionen in den Gebäuden/Wohnobjekten, bzw. per Finger-Tab auf dem kapazitiven Display. Es ermöglicht so auch bei schweren oder ungewöhnlichen Arbeiten (Winterdienst, Müllberäumung, etc.), die problemlose Versendung der verschlüsselten Statusmeldungen an die Zentrale der Hauswartfirmen. Dieses erfolgt in Echtzeit. Die Daten sind dann bereits einzelnen Wohnhausgruppen oder Finanzierungseinheiten zugeordnet. In der Zentrale werden die Daten durch die OptiKon® -Software aufbereitet und via Internet oder per Ausdruck an die Hausverwaltungen versendet. Diese haben nun die Entscheidungsfreiheit, wie mit den Ergebnissen der Hauswartleistungen für die notwendigen Abrechnungen der Mieter zu verfahren ist. Der Kreislauf zwischen Leistung und Abrechnung wird mit OptiKon® viel schneller, viel einfacher und belegbarer. OptiKon® schafft die nötige Transparenz zwischen Hauswartleistung, Mietern und Wohnungsgesellschaft.

OptiKon® Brandschutz und Verkehrssicherung Für die Brandschutz – und Verkehrssicherungskontrolle sind keine zusätzlichen Erfassungsgeräte oder Komponenten notwendig. Alle Kontrollen und Hauswartleistungen erfolgen mit nur einem Smartphone vom Typ „Motorola DEFY“. Zu skizzierende Sicherheitsschwerpunkte werden über Barcode ausgelesen. Mit den verschiedenen Navigationstechnologien erfolgt die Ortung eines jeden „Smartphone“. Hierüber kann der Nachweis über die Kontrolle der Funktionstüchtigkeit von Brandmeldeanlagen, Feuerschutz und Sicherheitseinrichtungen dokumentiert werden, insbesondere für Signalgeber zur Fluchtwegkontrolle. Barcodes an den sensiblen Sicherheitseinrichtungen lassen eine augenscheinliche Funktionsprüfung durch den Hauswart oder Servicemitarbeiter automatisch im Moment der Passage über das Smartphone „Motorola DEFY“ signalisieren. Die Auswertung und Aufbereitung der Daten zur Nachweisführung erfolgt mit der OptiKon® -Software auf dem OptiKon®-Server. Die Daten werden zur Nachweisführung im RZ rückgespeichert.

Vorteile der Lösung Schreibtische, weniger „Papierkram“, auch im Auto  Arbeitsorganisation – Aufgeräumte Schreibtische, weniger „Papierkram“, auch im Auto präzise Aufgaben und Termine fördern Arbeitskultur und Qualitätsverständnis im gesamten Unternehmen nachhaltig.  Einsparung – Durch Prozessautomatisierung und -optimierung werden die Verwaltungs- und Betriebskosten gesenkt.  Sicherheit – Weniger Systemschnittstellen, lückenlose Arbeitsabläufe und integrierte Prozessdokumentation verringern Risiken  Transparenz – Mitarbeiter und Vorgesetzte haben immer den gleichen Informationsstand. Der Administrationsaufwand wird geringer, aufreibende Rückfragen zum Arbeitsstand eines Prozesses sind nicht mehr notwendig.

Zeit und Aufwand Die lückenlose und strukturierte Erfassung von Arbeits- und Fahrzeiten sowie Pausen inkl. Kilometerangaben ist möglich. Die Liste mit den auswählbaren Lohn- oder Kostenarten wird mit dem OptiKon® -Administrator bzw. im OptiKon® -Server eingestellt und konfiguriert. Jede Lohn -und Kostenart kann mit einem Serviceobjekt/Projekt und Einsatzort verknüpft werden. Start -und Stoppzeiten je Objekt/Wirtschaftseinheit können wiederum mit definierten Lohn-/Kostenarten verknüpft werden oder umgekehrt.

Kosten und Wirtschaftlichkeit Der Gesamtpreis für OptiKon® ist stark abhängig vom Integrationsaufwand und Skaleneffekten. Die Kosten für die Sytemintegration, Ersteinrichtung und Schulung vor Ort belaufen sich auf 3000 -7000 Euro. Die Endgeräte (Clients) und die zugehörigen monatlichen Tarifkosten gehen als Teilkosten in das Kostenmodell ein. Für die gesamte Leistungskette wird ein Monatsentgelt abgerechnet. Diese Kosten für die Applikation haben eine Laufzeit von mindestens 24 Monaten. Basierend auf Erfahrungswerten von Kunden beträgt die Amortisationsdauer etwa 12 Monate, abhängig wiederum von Skaleneffekten. Hard- und Softwareinvestitionen sind nicht erforderlich. Einsparungen entspringen der Vereinfachung von Geschäftsprozessen und Organisationsstrukturen. Schnelle Umsetzung und Einsatzfähigkeit in der Arbeitsorganisation innerhalb von 4-6 Wochen.