Kooperationsmanagement – Chancen, Risiken und Strategien

„Gemeinsam ist man stärker“ – Die fünf Phasen der Kooperation Kooperations-bedarf Partnersuche und -auswahl Aufbau-organisation Betriebs-phase Verbesserung ggf. Auflösung ggf. weitere Partnersuche

Phase 1: Kooperationsbedarf – Gründe für Kooperationen (in %) Quelle: DZ Bank AG 2001

Phase 1: Kooperationsbedarf – Kooperationsbereiche Vertrieb z. B. Verkauf, Werbung, Service Beschaffung und Auswertung von Informationen Einkauf und Beschaffung Akquise und Ausführung von Großaufträgen Produktion und Fertigung Verwaltung Personalplanung / Aus- und Fortbildung Forschung und Entwicklung Lizenzen

Phase 1: Kooperationsbedarf – So funktioniert die erfolgreiche Kooperation Erkennen Sie die Vorteile einer Kooperation und legen Sie Ziele fest. Aufgabenverteilung: Legen Sie fest welche Leistungen die einzelnen Partner in der Kooperation erbringen sollen. Erstellen Sie ein Anforderungsprofil potentieller Kooperations-Partner. Suchen und wählen Sie die passenden Kooperations-Partner aus. Führen Sie mit potentiellen Partnern ein Erstgespräch. Aufbauorganisation: Stimmen Sie Ihre Kooperations-Ziele mit den Partnern ab. Bestimmen Sie „einen“ Kooperations-Manager! Üblicherweise sind dies leitende Mitarbeiter aus den Partnerunternehmen. Kooperations-Manager sind für die Umsetzung der Kooperation verantwortlich.

Phase 1: Kooperationsbedarf – So funktioniert die erfolgreiche Kooperation Beteiligen Sie die Kooperationsmanager an der Kooperationsplanung und verteilen Sie hier die Zuständigkeiten. Stellen Sie den Kooperations-plan auch den übrigen Mitarbeitern vor. Planen Sie Maßnahmen, mit denen die Kooperationsziele erreicht werden sollen. Erstellen Sie hier auch Aktions- und Meilensteinpläne! Erstellen Sie eine Kooperationsvereinbarung. Betriebsphase: Die Kooperation unterliegt einem ständigen Verbesserungsprozess. Überprüfen Sie regelmäßig die Zielerreichung. Planen Sie ggf. entsprechende Anpassungen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob Unstimmigkeiten bei Partnern oder Mitarbeitern auftreten.

Phase 1: Kooperationsbedarf – Einwände gegen Kooperationen (in %) Quelle: DZ Bank AG 2001

Phase 1: Kooperationsbedarf – Die häufigsten Kooperationen (in %) Quelle: DZ Bank AG 2001

Die Kooperation ist möglich durch: Phase 1: Kooperationsbedarf – Gemeinschaftsproduktionen im Fleischerhandwerk Die Kooperation ist möglich durch: Gemeinsame Anschaffung und Nutzung bestimmter Produktionsanlagen. Abbau von Beschäftigungsspitzen durch Kooperation mit anderen Unternehmen; hier ist ein hohes Maß an Vertrauen erforderlich, da die Gefahr groß ist, dass Mitarbeiter abgeworben werden. Spezialisierung und damit rationellere Fertigung bei höherer Qualität. Gemeinsame Ab- und Verpackung. Gemeinsame Aus- und Weiterbildung von Produktionsmitarbeitern. Gemeinsame Abfallbeseitigung.

Phase 1: Kooperationsbedarf – Personalplanung / Aus- und Fortbildung Die Kooperation ist möglich durch Austausch von Personal (z.B. zur Abdeckung von Arbeitsspitzen). Einrichtung und Durchführung gemeinsamer Seminare, Kurse usw. (z.B. gemeinschaftliche Schulung des Verkaufspersonals in Warenkunde, Fortbildungen für Führungskräfte). Errichtung und Unterhaltung gemeinsamer Lehrwerkstätten und Ausbildungsstätten. Gemeinsame Erarbeitung von generellen und betriebs- wie kooperationsspezifischen Aus- und Weiterbildungsprogrammen.

Phase 1: Kooperationsbedarf – Verkaufskooperation Die Kooperation ist möglich durch: Nutzung gemeinsamer Ausstellungs- und Verkaufsräume Gemeinsame Vertriebsgesellschaften Verkauf unter einer gemeinsamen Marke Gemeinsame Aus- und Weiterbildung der Vertriebsmannschaft Transport- und Lagergemeinschaften Bietergemeinschaften/Arbeitsgemeinschaften bei Großaufträgen Bezug von Produkten und Dienstleistungen von Dritten und Verkauf unter gemeinsamer Marke Gemeinschaftlicher Auftritt im Internet

Phase 1: Kooperationsbedarf – Spezialfall: „Kollegen beliefern Kollegen“

Phase 1: Kooperationsbedarf – Vorteile: „Kollegen beliefern Kollegen“ Die Kooperation ist für beide Partner vorteilhaft! Kalkulation günstigerer Preise Angebot zusätzlicher Produkte und Dienstleistungen Erschließung neuer Absatzmärkte Gewinn zusätzlicher Kunden Kosteneinsparung bei Marketing, Vertrieb, Logistik Kosteneinsparung in der Produktion des Abnehmers Hilfe beim Markteintritt Ausbau der Marktposition

Phase 1: Kooperationsbedarf – Kooperationsformen Die Kooperationsform hängt von folgenden Fragen ab: Welche Ziele hat die Kooperation? Wie lange soll die Kooperation dauern? Wie viele Kooperationspartner sollen sich beteiligen? Mit welchem Image soll die Kooperation gegenüber Auftraggebern, Kunden, Banken etc. auftreten? Welchen Einfluss sollen die Partner auf Entscheidungen nehmen können? Welchen finanziellen Aufwand wollen die Partner auf sich nehmen (z.B. Kapitaleinlage)? Wie soll die Haftung geregelt sein?

Phase 1: Kooperationsbedarf – Kooperationsformen Keine Echte Kooperation: Zukauf von Leistungen (Subunternehmer) Vermittlung von Aufträgen Bietergemeinschaften / Arbeitsgemeinschaften (Bietergemeinschaften geben bei Großaufträgen ein gemeinsames Angebot ab. Wenn die Gemeinschaft den Auftrag erhält wird sie zur Arbeitsgemeinschaft und somit zu einer zeitlich befristeten GbR, mit dem Ziel der Auftragserfüllung)

Phase 1: Kooperationsbedarf – Kooperationsformen Echte Kooperation: Strategische Allianz (in einzelnen Unternehmensbereichen) Kooperation als GbR (um ein bestimmtes Ziel zu erreichen) Genossenschaften (z. B. Einkaufsgenossenschaft) Joint Venture – Gründung eines neuen Unternehmens (hier ist jede Rechtsform möglich; das neue Unternehmen kann auch ein „virtuelles Unternehmen“ sein, das nur im Internet auftritt.

Phase 2: Partnersuche und –auswahl – Wo findet man Kooperationspartner? Quelle: DZ Bank AG 2001

Bewertung x Gewichtung Phase 2: Partnersuche und –auswahl – Erstellen Sie ein Anforderungsprofil Beschreiben Sie Ihren potentiellen Partner! Bewertung 1...5 Gewichtung 1...3 Bewertung x Gewichtung Summe Eigenschaften und Qualitäten: z. B. Verfügt der Partner über einen wichtigen Kundestamm (Großabnehmer...)? 4 ... 2 8 30 Geschäftsfeld: z. B. Deckt der Partner das passende Geschäftsfeld ab? (Partyservice, etc.) 3 12 Betriebsgröße: z. B. Zahl der Mitarbeiter, Umsatz des Partners? 6 Standort: z. B. Ist der Standort des Partners gut (Region, Verkehrslage...)? 1 Besondere Eigenschaften: z. B. Stimmt die „Chemie“ zwischen den Partnern? 40

Phase 3: Aufbauorganisation – Aufgaben des Kooperationsmanagers Aufgaben während der Planungsphase Einstimmung des Personals auf die Kooperation sowie Vertrauensbildung gegenüber den Kooperations-Partnern Erzeugung von Engagement für die Kooperation Entwurf und Überwachung der Einhaltung des Verhaltenskodex sowie er verabschiedeten Spielregeln Aufspüren, Verdeutlichen und Schlichten von Konflikten Mitwirkung bei der Kooperations-Partnerwahl Mitwirkung bei der Festlegung der Ziele und Maßnahmenplanung der Kooperation sowie bei Vertragsvorbereitungen

Phase 3: Aufbauorganisation – Aufgaben des Kooperationsmanagers Aufgaben während der Betriebsphase Formale Abwicklung der Kooperations-Arbeit und Hilfestellung für Mitarbeiter Kontrolle des Kooperationsfortschritts und -erfolgs Führung der Kooperations-Dokumentation Organisation und Kontrolle des Informationsaustauschs zwischen den Partnern Internes „Coaching“ der Kooperation Mitwirkung bei der Planung von Anpassungen

Phase 3: Aufbauorganisation – Beispiele für Inhalte einer Maßnahmenplanung Beschaffung / Einkauf: Wie kann ein Preisnachlass durch Einkaufsbündelung erzielt werden? Wie können die Beschaffungszeiten verringert werden? Wie können neue Beschaffungsmärkte erschlossen werden? Wie kann der Informationsstand verbessert werden?

Phase 3: Aufbauorganisation – Beispiele für Inhalte einer Maßnahmenplanung Produktion und Fertigung: Wie können die Fertigungskosten und Produktionszeiten gesenkt werden? Wie können die Personalkosten gesenkt werden? Wie kann die Produktivität gesteigert werden? Wie kann das Know-how vergrößert werden? Wie können Kapazitäten besser genutzt werden? Wie kann die Qualität verbessert werden? Wie kann das Angebots-Spektrum erweitert werden?

Phase 3: Aufbauorganisation – Erstellen einer Kooperationsvereinbarung Beschreiben Sie die Rechte und Pflichten der Partner Die Vereinbarung sollte helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Die Schriftform erfordert eine präzise Formulierung der Inhalte und der Ziele. Im Falle der gemeinsamen Herstellung von Produkten oder bei Nutzung von Patenten, Rezepturen usw. sollte eine Schutzrechtsklausel vorhanden sein. Für den Fall, dass einem der Vertragspartner etwas zustößt, sollten zum Schutz der Hinterbliebenen und Mitarbeiter die Verhältnisse klar dokumentiert sein. Weiterhin sollte der Inhalt der getroffenen Kooperationsvereinbarung klare Regelungen vorsehen, wie bei Unstimmigkeiten die Kooperation womöglich beendet werden kann.

Phase 4 und 5: Betriebsphase – Verbesserungsprozess In der Betriebsphase erfolgt: Die Umsetzung der geplanten Maßnahmen- und Aktionspläne sowie die Koordination der Leistungen der Partner sowie Ein ständiger Verbesserungsprozess . Die regelmäßige Überprüfung der Zielerreichung. Die Planung von Anpassungsmaßnahmen Die effektive Kommunikation sowie der Austausch von Informationen zwischen Partnern und den Mitarbeitern. ggf. die Suche nach weiteren Partnern ggf. bei zeitlich begrenzten Kooperationen nach Abschluss der Betriebsphase (Auftragserfüllung) die Auflösungsphase.

Phase 4 und 5: Betriebsphase – Verbesserungsprozess Checkliste „Maßnahmenüberprüfung“ Kooperationsmaßnahmen / -Ziel nein Eher nein ja weiß nicht Beschaffung: Preisnachlass durch Einkaufsbündelung Verringerung der Beschaffungszeiten Erschließung neuer Beschaffungsmärkte Verbesserung des Informationsstandes Produktion und Fertigung: Senkung der Fertigungskosten Senkung der Personalkosten Steigerung der Produktivität Erhalt und Zugewinn von Know-how Auslastung vorhandener Kapazitäten Ausgleich fehlender Kapazitäten Verbesserung der Qualität Erweiterung des Angebots-Spektrums Verringerung von Produktionszeiten

Beratungsbedarf bei Kooperationen Antworten befragter Unternehmen (in %) Quelle: DZ Bank AG 2001

„Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ist ein Fortschritt, Zusammenarbeiten führt zum Erfolg.“ Henry Ford Quellen: www.kooperationswissen.de (Juni 2007), „Gemeinsam stärker“, Hrsg. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit 2003