ComMusic-Vereinssoftware Reporter 8.1 – Auswertung und Druck Inhaltsüberblick Grundstruktur des Systems und Bedienung Umgang mit der Datensicherung Zentrale Steuerungselemente Erstellung einer vereinsspezifischen Auswertung Anpassung von Kopfbögen Erstellung und Anpassung von Serienbriefen © Prof. Dr. Hubert Kempter Vordere Neue Wiesen 2 - 88477 Schönebürg Tel. 07353/981545 - eMail: kempter@bvbw-online.de

Aufruf und Hilfe

Hauptmenü - Vereinsprogramm Aufruf Hauptmenü - Vereinsprogramm Reporter

Kontextspezifische Hilfe Hilfefunktionen Hauptmenü - Hilfe Kontextspezifische Hilfe

Grundstruktur des Reporters

Grundstruktur – zentrale Komponenten Standard-Menüleiste Verzeichnis bzw. Hauptordner Standard-Funktionsleiste Dokument-Explorer (Dokumenten-fenster) Bearbeitungs-fenster und Ergebnisanzeige Dokumenttyp „Tabelle“ Dokumenttyp „Formular“

Grundstruktur – zentrale Komponenten Dokumenttyp „Tabelle“ Bearbeitungs-fenster für Tabellen

Grundstruktur – zentrale Komponenten Dokumenttyp „Formular“ Bearbeitungs-fenster für Formulare

Grundstruktur – Hauptverzeichnisse Eigene Dokumente Standardauswertungen, die für den Verein nützlich sind erzeugt aus den vorgefertigten Dokumenten durch individuelle Anpassung an den eigenen Zweck Vorgefertigte Dokumente Ein Pool an vorbereiteten Standardauswertungen für alle Gebiete der Vereinsverwaltung Eigene Anpassungen werden nach Fertigstellung in Hauptkatalog „Eigene Dokumente“ verlagert mit Kopfbögen als Briefbogenvorlagen für Serienbriefe Vorsicht: Vorlagen werden beim Update überschrieben!

Grundstruktur – Hauptverzeichnisse Inhaltlicher Überblick zu den Vorgefertigten Dokumenten Vorlagen aus dem ComMusic-Anwenderforum Zentrale Vorlagen für die gesamte Vereinssoftware, u.a. Briefbögen Benutzerhandbuch zum Reporter Listen zum Check der Korrektheit von Mitgliederdaten Listen über die aktuellen Voreinstellungen im Hauptsystem

Grundstruktur – Hauptverzeichnisse Unterverzeichnis „Formulare“ enthält Vorlagen, die im gesamten System der Vereinssoftware explizit und implizit Verwendung finden Angepasste Formulare müssen im Hauptverzeichnis „Eigene Dokumente“ unter dem selben Namen abgespeichert werden und dominieren die Formulare in „Vorgefertigte Dokumente“ Vorlagen für die Gestaltung von Briefbögen

Grundstruktur – Hauptverzeichnisse Unterverzeichnis „Kopfbögen“ enthält Vorlagen, für die flexible Gestaltung von Briefbögen ein Briefbogen setzt sich i.a. zusammen aus den 3 Einzelfolien Falzstriche, Grafik und Kopfbogen Die Zusammenstellung eines Briefbogens ist durch den Anwender völlig frei definierbar! Falzstriche - Falthilfen Grafik – das Vereinslogo für den Briefbogen Kopfbogen – Absenderinformationen

Grundstruktur – Menüleiste und Programme

Datensicherung

Datensicherung Zielsetzung Erstellung einer Datensicherungsdatei über die Dokumentvorlagen und Abfragen Zu beachten: Die Datensicherung im Reporter ist völlig unabhängig zur Datensicherung im Basissystem Anwendungshinweise Reporter-Dokumente können über die Datensicherungsdatei zwischen den Vereinsmitgliedern ausgetauscht werden Aktuelle Reporterdokumente sind auch im ComMusic-Forum unter www.commusic.de/forum verfügbar

Datensicherung Datensicherung starten (auch über Datei-Menü möglich!) Standard-Verzeichnis für Backups Zu sichernden Ordner oder Dokument markieren Name der Backup-Datei

Datenbank-Grundlagen

Datenbank – Beziehungen in den Tabellen Datenbanktabelle Untertabelle (1:N-Tabelle) 1 Person hat N Tel.Anschlüsse Verweis (1:1-Tabelle) 1 Person hat genau 1 Art

Datenbank – Beziehungen in den Tabellen Untertabelle (1:N-Tabelle) 1 Person hat N Tel.Anschlüsse Verweis (1:1-Tabelle) 1 Person hat genau 1 Art

Zentrale Steuerelemente

Steuerelemente und Zugriff Die Erstellung und Ausgestaltung von Abfragen in Tabellen- oder Formularform wird durch folgende Steuerelemente definiert: Formulare: via Menü – Daten Listen: via Menü-Daten und via Buttons Steuerelemente für Tabellen Steuerelemente für Formulare und Tabellen

Steuerelemente – Bearbeitungsfenster für Tabellen Ablage der Ergebnistabelle in Zwischenablage  Weiterverarbeitung in MS Office, z.B. Word u. Excel Aktivierung der Auswertung und Voransicht Aktivierung und Druck der Ergebnisliste Ergebnisdaten verwerfen (Re-initialisierung) Abfragebedingungen und Filter Einfügen und Bearbeiten der Spalten aus der Ergebnistabelle Datenquelle für die aktuelle Abfrage, z.B. Tabelle „Personen“ oder ein SQL-Query Datensätze sortieren Seitenlayout für Ergebnistabelle, z.b. Randgrößen Schriftarten für Tabelleninhalte Formatanweisungen z.b. Gitternetzlinien Anordnung nach Datensatzgruppen

Steuerelemente – Menü für Formulare und Tabellen Auswahl über Menü - Daten Steuerelemente in Anlehnung an Bearbeitungsfenster für Tabellen Spezialfilter zur Erweiterung der Filtermöglichkeiten hinsichtlich Untertabellen und Einsatz von Formeln Einfügen und Bearbeiten von Formeln innerhalb des Dokuments

Felderauswahl Formeln Grundtabelle der Datenbank / alternativ: SQL-Query Feld (Spalte) der Grundtabelle Verweis (1:1-Tabelle) 1 Instrument hat genau 1 Art Untertabelle (1:N-Tabelle) 1 Instrument hat N Ausleihen

Abfragebedingungen und Spezialfilter Formulierung von Abfragen: zwei sich ergänzende Varianten Haupttabelle = COMPersonen Status prüfen Untertabellen in Haupttabelle COMPersonen

Steuerelement – Spezialfilter Maske für Einrichtung Standard-Abfrage für Benutzereingabe (siehe „Eingabe anfordern“) Feld „Nummer“ aus Haupttabelle Standard-Funktion für Zugriff auf Eingabewerte der Benutzer Feld aus Haupttabelle in obigen Filter aufnehmen Untertabellen, die in Abfrage eingebunden sind Definiert Filter für markierte Untertabelle

Steuerelement – Spezialfilter Beispiel – Aktive Mitglieder des Stammorchesters Feld „Aktiv“ aus Haupttabelle Standard-Funktion für Bereich prüfen Markierung: Filter in Untertabelle ist aktiv

Steuerelement – Spezialfilter in Untertabelle Filter für Untertabelle „COMPFunktionen“ in Beispiel Feld aus Untertabelle in Filter aufnehmen Filteranweisung für markierte Untertabelle „COMPFunktionen“ Abgrenzung für Detaildatensätze Abgrenzung für Hauptdatensätze in Abhängigkeit der Detaildatensätze

Tabellenformat festlegen Attribute im Tabellenformat Überschrift 1 Überschrift 2 Gleiche Felder untereinander Laufende Nummer Datum rechts oben

Steuerelement – Formel bearbeiten Allgemeines Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Namen der Formel gelangen Sie in die Dialogbox, die es Ihnen ermöglicht diese Formel zu bearbeiten. Spaltenüberschrift für Formel Inhalt der Formel definieren zu bearbeitende Formel

Hilfe – vordefinierte Funktionen für Formeln

Hilfe – vordefinierte Operatoren für Formeln

Beispiel zur Erstellung einer vereinsspezifischen Liste Zielsetzung Anpassung einer vorgefertigten Auswertungsliste an die Bedürfnisse des Vereins

Vereinsspezifische Liste – ein Beispiel Vorlage: Abgleichsliste der Ehrungen Siehe Verzeichnis „Vorgefertigte Dokumente  Personen  Ehrungen“ Vorgehensweise Auswahl einer vorgefertigten Standardauswertung Anpassen der Standardauswertung an Anforderungen (z.B. Sortierung, usw.) Testen der Auswertung Abspeichern der Auswertung als eigenes Dokument – siehe Katalog „Eigene Dokumente“  wird automatisch bei „Speichern“ abgefragt

Vereinsspezifische Liste – Auswahl einer Vorlage Hauptmenü für die Bearbeitung und Aktivierung der Auswertung Auswahl der passenden Standard-auswertung

Vereinsspezifische Liste – Felderauswahl Funktion „Felder“

Vereinsspezifische Liste – Abfragebedingung formulieren Funktion „Abfrage“

Vereinsspezifische Liste – Start der Voransicht Start der Auswertung über „Seitenansicht“-Funktion Parametereingabe bei Aktivierung der Abfrage-siehe Nutzereingabe

Vereinsspezifische Liste – diverse Funktionen Funktion „Sortieren“: Auswahl der Spalten für die Sortierung Funktion „Datenbank“: Zugrunde liegende Datenbank wählen (meist vordefiniert) Funktion „Gruppieren“: Gruppenbildung in Auswertung

Vereinsspezifische Liste – diverse Funktionen Funktion „Schriftart“ Funktion „Format“ Funktion „Layout“

Vereinsspezifische Liste – Übernahme in „Eigene Dokumente“ Angepasste Auswertung speichern  Dokument in Katalog „Eigene Dokumente“ übernehmen Kontext-Menü über rechte Maustaste aktivieren und dann „Speichern unter“ (auch über Datei-Menü möglich!) vorgeschlagener Name ok?

Vereinsspezifische Liste – Übernahme in „Eigene Dokumente“ Katalog für die vereinsspezifischen Auswertungen Meine spezielle Auswertung „Abgleichsliste Ehrungen“ nach „Speichern unter“

Vereinsspezifische Liste – Test der Funktionalität Ergebnis der Auswertung Aktivierung der Auswertung via „Seitenansicht“

Kopfbogen Zielsetzung Gestaltung eines vereinsspezifischen Briefbogens für die Hinterlegung von Briefen und Serienbriefen

Kopfbogen – Prinzip der Folienzusammensetzung Folienschicht-Mitte „Grafik“ Folienschicht-Oben „Kopfbogen“ Folienschicht-Unten „Falzstriche“

Kopfbogen – Übersicht der Verwaltung Eigene Kopfbögen – angepasst an meinen Verein Abspeichern über „Speichern unter“ (siehe Datei-Menü) Eigene Namensgebung Vorgefertigte Kopfbögen

Kopfbogen – Zuordnung der Folien zum Dokument Aufbau und Zuordnung der Schichten über Format  Kopfbogen dem markierten Objekt „Kopfbogen mein Briefkopf“ wird hier als nächste Schicht die Folie „Grafik-meinBriefkopf“ zugeordnet

Erstellung von Serienbriefen

Serienbrief – Grundstruktur und Anpassung Datenfelder für Serienbrief Serienbrief Rundschreiben an alle Mitglieder Frei editierbarer Text des Briefes

Serienbrief – Aktivierung der Voransicht mit Daten Aktivierung der Datenansicht Rundschreiben ist nach Mitglieder-Status parametrisiert

Serienbrief – Voransicht mit Daten Vor- und Rückwärtsblättern in allen ausgewählten Datensätzen Felder sind durch Daten ersetzt.

Serienbrief – Zuordnung des richtigen Kopfbogens Zuordnung des zugehörigen Kopfbogens für Druck des Serienbriefes Siehe Eigene Dokumente „Kopfbogen“ – hier unser Briefbogen „Kopfbogen-meinBriefkopf“

Serienbrief – Beispiel als Ergebnis