Auswahl von Content Management Systemen Voraussetzungen, Vorgehensweise, Erfolgsfaktoren

Kurze Vorstellung Ehrhardt F. Heinold, Geschäftsführer der Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung 1995 gegründet Auf die Verlagsbranche und Neue Medien spezialisierte Unternehmensberatung Dienstleistungen: Consulting Weiterbildung Mergers & Acquisitions Studien / Marktuntersuchungen / Website-Analysen 3

Projektbeispiele Begleitung bei der Umsetzung von (medienneutralem) Content Management Web Content Management Media Asset Management (Bild- und Produktionsdatenbank) Internet-Strategien für Fachverlage Durchführung von Inhouseseminaren zum Thema Content Management in Fachverlagen Marktuntersuchung E-Learning

Alles ist Content Ist alles Content?

Content - das Wunderwort Der Begriff „Content“ hat seinen Siegeszug angetreten. Mittlerweile können nahezu alle in einem Unternehmen vorhandnen Informationen als Content bezeichnet werden. Entsprechend umfasst Content Management mittlerweile die digitale Verwaltung von sämtlichen Inhalten. „Enterprise Content Management“ ist das Zauberwort.

Content-Management als Wertschöpfung Doch Achtung: Es gibt keinen Content, sondern nur Inhalte. Inhalte sind wertvoll, sie entstehen aus intellektueller Arbeit. Content Management bedeutet: Inhalte schnell zu finden, erzeugen, publizieren und archivieren. Den Mitarbeitern ermöglichen, Inhalte noch effizienter aufzubereiten und noch wertvoller machen zu können. Content Management ist Wertschöpfung, u.a. durch: Konsistenz von Inhalten Mehrmediale Mehrfachverwertung von Inhalte Aktualität von Informationen Multi-Channel-Publishing Personalisierung von Inhalten anhand von Userprofilen für Publishing und Marketing

Content-Management Die Einführung von Content Management ist also keine rein technische Fragestellung. Übergeordnete Zielsetzungen können sein: Erhöhung der Arbeitseffizienz Einsparungen durch Prozess-Automatisierung Erhöhung der Datenkonsistenz Erhöhung der Wertschöpfung durch neue Produkte Ermöglichung von Langzeitarchivierung Diese grundsätzlichen Zielsetzungen sollten in keinem Projekt durch technische Machbarkeitsversprechen verdrängt werden!

Content-Management ist vielfältig Inhaltsorientiertes CM: Medien, Technische Dokumentation, Marketingkommunikation Datenorientiertes CM: Produktdaten, E-Commerce Publishingorientiertes CM: Aufbereitung für unterschiedliche Publishingformen und –kanäle Exchangeorientiertes CM: Content-Austausch Prozessorientiertes CM: Geschäftsprozesse, Workflow Archivierungsorientiertes CM: Konsistente Datenhaltung, zukunftssichere Archivierung

Ein paar Vorüberlegungen Vorgehensweise Ein paar Vorüberlegungen

Produkte / Dienstleistungen Geschäftsprozesse / Organisation Content Management Visionen / Ziele Märkte / Zielgruppen Finanzieller Rahmen Produkte / Dienstleistungen Content Management IT-Infrastruktur Mitarbeiter Geschäftsprozesse / Organisation

Die richtige Lösung finden Grundsätzlich: Firmen suchen keine Software, sondern eine Lösung für definierte Anforderungen! Was die Lösungssuche so schwierig macht: Die verschiedenen Softwaresysteme werden ständig erweitert und wachsen zu einem Markt zusammen. Die Unterschiede sind immer schwerer zu erkennen. Die Anbieter versprechen z. T. zu viel (Beispiel XML). Der Markt der CMS-Anbieter ist noch immer nicht konsolidiert. Die Anforderungen werden oft nicht genau definiert. Interne Unstimmigkeiten und starre Vorgaben verhindern ein objektives Auswahlverfahren.

Auswahlprozess: Je nach Zweck Web CMS: Inhalte im Internet / Intranet verwalten Inhalte im Web in unterschiedlichen Layouts darstellen Print CMS Inhalte und Layout für Printprodukte Media Asset System Verwaltung von Bildern, Audio, Video Integriertes CMS Inhalte werden „ausgabeneutral“ erfasst und archiviert Speicherformat ist meistens Datenbank oder XML Enterprise CMS Integration der unternehmensrelevanten Informationen Die Systeme wachsen zwar zusammen, dennoch hat jedes seine Herkunft und damit Stärke!

Der CMS-Markt ist intransparent Ergebnis der Umfrage (seit dem 04.03.2002): Ist der CMS-Markt ausreichend transparent? guter Überblick       19 10,3% viel Recherche             51 27,7% Preise intransparent 52 28,3% Überblick unmöglich               62 33,7% Stimmen: 184 100,0% Quelle: Online-Befragung auf www.cmforum.de

Content Management im Interessengeflecht Kaum ein Unternehmen startet heute bei null, d.h. hat kein CMS im Einsatz. In den meisten Firmen existiert ein Nebeneinander von verschiedenen Systemen und Lösungen. In vielen Unternehmen sind deshalb „objektive“ Entscheidungen unmöglich, es müssen Kompromisse eingegangen werden. Es muss ein Projekt aufgesetzt werden, dass zu einem großen Teil mit internen Rahmenbedingungen (und Widerständen) beschäftigt sein wird. Es ist zu prüfen, ob eine Konsolidierung Verbesserungen bringt.

Schrittweise zur richtigen Entscheidung Das Projekt Schrittweise zur richtigen Entscheidung

Projektphase 1: Projektstart Welche Rahmenbedingungen sind gegeben? Zeitlicher Rahmen Finanzieller Rahmen (Budget) Technische Vorgaben Manpower-Rahmen Kompetenz-Rahmen / Entscheidungsprozesse Wie sieht das Projektteam aus? Projektleitung Mitglieder Steuergruppe

Projektphase 1: Projektstart Unternehmensziele Welche Rolle spielt Content Management für die Erreichung der Unternehmensziele? Projektziele Welche Ziele in Richtung Kunden werden verfolgt? Welche internen Ziele werden verfolgt? Welche Businesscases sollen abgebildet werden? Publishing Marketing Automatisierung

Projektphase 1: Projektstart Zum Abschluss des Projektstarts wird ein Projektplan erstellt. Wichtigste Elemente sind: Projektziele Projektbeteiligte Umsetzung der Rahmenbedingungen Meilensteine und Zeitplan Steuerungsgremium / Krisenmanagement

Projektphase 1: Projektstart Beispiele für Projektziele Ausgabe: Crossmediales Publishing Automatisierter XML-Export Web: Integration in Backend-Systeme Integration in E-Commerce-System Schnelles Aufsetzen von Webseiten

Projektphase 2: Analyse Inhalte / Contents Welche Inhalte sollen gemanagt werden? Welche zukünftigen Verwendungen sind geplant? Welche Inhalte liegen in welcher Form vor? Wie müssen die Inhalte strukturiert und aufbereitet werden (z.B. Metadaten)? Welche Inhalte können wie beschafft werden (Schnittstellen)? Workflow / Arbeitsabläufe / Geschäftsprozesse Welche Workflows gibt es? Wie müssen diese überarbeitet bzw. verändert werden? Welche Verbesserungen gibt es, welche Verschlechterungen?

Projektphase 2: Analyse Daten Management / IT Wie werden Inhalte aufbereitet? Wie werden Inhalte jetzt verwaltet und archiviert? Welche Datenformate sind wofür geeignet? Welche Vorgaben sind aus der IT zu erfüllen? Mitarbeiter Welche Mitarbeiter und Abteilungen sind betroffen? Welche Veränderungen kommen auf die Mitarbeiter zu? Welche neuen Qualifikationen werden benötigt? Sind die Mitarbeiter auf die Veränderungen eingestellt (Beispiel: Redakteure, Lektoren) Abschluss: Feintuning des Projektplanes

Projektphase 3: Lösungsszenario Auf Basis der Zielsetzungen und der Analyse wird mindestens ein Umsetzungsszenario entwickelt. Daraus entsteht der möglichst umfassende Anforderungskatalog, der wiederum als Basis für eine Ausschreibung dient. Die Ausschreibung sollte wegen der besseren Vergleichbarkeit eine Tabelle mit den zentralen Punkten enthalten (vorhanden, nicht vorhanden). Es können auch Beispielobjekte (wie z.B. Daten, Printprodukte) beigefügt werden. Kernfrage: Wie groß ist der Spielraum für Lösungsvorschläge? Auf dieser Grundlage wird entschieden, ob und welche externen Dienstleister die Ausschreibung erhalten. Empfehlung: Verschiedene Dienstleister-Kategorien einbeziehen!

Exkurs: Potentielle Dienstleister Die Ausschreibung kann auch nach Teilgebieten erfolgen Beispiel Cross Media System: CMS-Hersteller IT-Unternehmen / CMS-Integrator Multimedia-Agentur Strukturentwickler (DTD-Entwickler) Content-Strukturierer (auf Basis einer bestehenden Struktur) Satzbetrieb (Erfassung / Konvertierung mit DTP-System wie 3B2, PowerPublisher, Framemaker)

Projektphase 3: Lösungsszenario Bewertung der Angebote: Briefing verstanden? Aussagekräftiges Angebot, das auf Ihre Fragen eingeht? Überzeugendes Lösungsszenario mit „eigenen“ Gedanken? Ausführliche technische Beschreibung (Whitepaper) vorhanden? Gibt es Bewertungen dazu von Dritten (z.B. Gartner)? Realistischer Zeitplan? Professionelles Projektmanagement-Konzept? Referenzprojekte und Kunden? Preis/Leistung (zu den Kostenblöcken später mehr)? Transparent und nachvollziehbar? Klare Lizenzpolitik? Folgekosten?

Projektphase 3: Lösungsszenario Bewertung der Angebote: Firmenbewertung Auswahl der vier bis sechs besten Firmen. Nähere Beschäftigung, Vorgespräche Einladung zur Präsentation Intensive Endauswahl: Testinstallation Referenzkundenbefragung Entscheidungsvorlage

Projektphase 3: Umsetzung Projektstart (wie Gesamtprojekt) Erstellung eines Projektplanes mit Dienstleister/n Installation von Steuerungsgremium und Krisenmanagement Option: Definition eines Pilotprojektes, eventuell mit Doppelstrategie (Sicherheitslösung parallel) Entwicklung des Pflichtenheftes Projektcontrolling Fortschrittskontrolle / Meilensteine / Dokumentation! Budgetkontrolle

Projektphase 3: Umsetzung Testbetrieb Dummies: Screendesign, Eingabemasken Funktionstests: Funktioniert alles? Betatest: Endtest der Lösung Schulungen Livebetrieb: Day of no return! Projektabschluss Erfolgskontrolle Lessons Learned Überführung des Projektes in die täglichen Geschäftsabläufe

Kosten der Einführung Erstellung des Konzeptes Software CMS-Software Weitere Software: Datenbank, Bildbearbeitungssoftware etc. Testinstallation Customizing Anpassung Integration in IT-Landschaft (Schnittstellen) Installation Schulung Wartungsverträge / Troubleshooting Zukünftige Module ASP-Betrieb: Mietkosten

Kosten der Einführung Kreative Dienstleistung Hardware Leitungen Screendesign Navigationsdesign Hardware Server Datensicherung Langzeitarchivierung Leitungen Leistungsfähige Internetanbindung Gestiegener Traffic bei Website-Relaunch

Erfolgsfaktoren Gute Projektplanung „Content-Bewusstsein“ bei allen Beteiligten Evolutionäre Umstellung der Organisation, von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen Investition in Mitarbeiter (Schulung, Neueinstellung) Ausreichend Personal für Projektstart und -betreuung Realistisches Budget-, Zeit- und Aufwandsplanung Mittel- bis langfristiges Denken und Handeln Integration in Unternehmensziele und –strategie Rückhalt der Geschäftsführung Frustrationstoleranz und Kompromissbereitschaft

Einbindung in die Gesamtstrategie Heute liegt die Herausforderung in der Integration aller strategischen Maßnahmen: Inhalte / Content Management Marketing / Online-Marketing Verkauf / E-Commerce Callcenter / Internet Direktmarketing / E-Mailing Diese Integration ist eines der schwierigsten und aufwendigsten Projekte

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ehrhardt F. Heinold Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH BDU Behringstraße 28a 22765 Hamburg Telefon: 040/3986620 Fax: 040/39866232 Internet: www.hspartner.de E-Mail: ehrhardt.heinold@hspartner.de