Smartphones im Kanzleinetz Vergleich der technischen Umsetzung COLLEGA - TAG Freitag, 27. November 2009

Nutzen von Smartphones Ständiger Zugriff auf s, Kalender und Kontakte Kein zusätzliches Endgerät da Handy sowieso immer dabei

Ablauf Mailversand 1.Sendender PC in der Kanzlei erkennt Anhand Zeichens um welche Zieldomain (musterkanzlei.de) es sind handelt. 2.Anfrage an den Internet-Provider (z.B. T-Online) welcher Server die Mailverwaltung für die entsprechende Domain übernimmt (sog. MX-Eintrag). Es wird die IP-Adresse des verwaltenden Servers zurückgegeben 3. Versenden der an die entsprechende Adresse Mailserver musterkanzlei.de? Mailserver musterkanzlei.de

Exkurs: IP-Adressen Jeder Computer im Internet hat eine eigene, sogenannte IP-Adresse, über die erreichbar ist, vergleichbar mit einer Telefonnummer. Da es inzwischen mehr Computer im Internet gibt, als Adressen werden diese von den Providern (wie z.B. T-Online/T-DSL) mehrfach vergeben, d.h. man bekommt nur während man online ist eine Adresse zugewiesen. Bei der nächsten Einwahl bekommt man eine neue IP-Adresse.

Techniken Mailserver Mailserver (Kanzlei) SMTP-Server (echter Mailserver) Feste IP-Adresse für den Mailserver notwendig

Techniken Mailserver Provider musterkanzlei.de POP-Postfach Mailserver (Kanzlei) regelmäßige Abfrage POP-Methode (unechter Mailserver) Keine feste IP-Adresse für den Mailserver notwendig

feste IP-Adresse Vorteil Serverdienste, wie z.B. Mailserver nur mit einer festen IP- Adresse möglich. Nachteil Erhöhte Angreifbarkeit des Servers durch nicht wechselnde Adresse

Blackberry (Provider-Variante) Mailserver (Kanzlei) Internet Blackberry (Endgerät) Vorteile: - einfachste Einrichtung in der Kanzlei, da keine Softwareinstallation notwendig - keine Investition, da monatliche Pauschale pro Endgerät durch den Provider - Keine feste IP-Adresse für den Kanzleiserver notwendig Nachteile: - nur Abgleich von s, kein Kalender, keine Kontakte - hohes Datenvolumen in der Kanzlei, da alle s mit Anhängen an Provider übertragen werden müssen - Abhängigkeit von der Verfügbarkeit des Provider-Servers

Blackberry (Professional/Enterprise) Mailserver (Kanzlei) Info: Neue Aktuelle IP Adresse Server Blackberry (Endgerät) Vorteile: - geringe Datenmenge, da nur benötigte Daten an das Endgerät übertragen werden - s, Kontakte, Kalender, usw. kann synchronisiert werden - vielfältige Administrationsmöglichkeit der Endgeräte (Updates, Sperren usw.) - Änderungen des Windowskennwortes wirken sich nicht auf das Endgerät aus - feste IP-Adresse nicht zwangsläufig notwendig, aber empfehlenswert Nachteile: - hoher Installations- und Wartungsaufwand - Abhängigkeit von der Verfügbarkeit des RIM-Servers Blackberry-Server BB-Server (Kanzlei)

Microsoft ActiveSync Mailserver (Kanzlei) Windows Mobile Iphone Handy Vorteile: - geringe Datenmenge, da nur benötigte Daten an das Endgerät übertragen werden - s, Kontakte, Kalender, usw. kann synchronisiert werden - keine zusätzliche Software notwendig, ist in Microsoft Exchange Server enthalten - keine Abhängigkeit von Fremdservern Nachteile: - feste IP-Adresse für Server notwendig - bei Änderung des Windows-Kennwortes auch eine Anpassung am Endgerät notwendig

Fazit: Wenn geringer Funktionsumfang ausreichend ist, kann die Provider-Variante ohne großen technischen Aufwand eingeführt werden. Vollwertiger Exchange-Zugriff ist nur mit den beiden großen Lösungen möglich ActiveSync ist die unabhängigere, störungsfreiere Lösung – jedoch mit hohem Sicherheitsrisiko für das Kanzlei-Netzwerk verbunden, sofern keine ausreichende Absicherung mit Firewalls erfolgt. Danach läuft die Lösung jedoch meist ohne weitere Administration. Blackberry Professional/Enterprise bietet einen größeren Funktionsumfang, ist jedoch vom Fremdanbieter RIM abhängig. Sollte der Dienst nicht mehr angeboten werden oder gestört sein, so ist die Nutzung zeitweise oder grundsätzlich nicht mehr möglich. Aus Erfahrung ist der zeitliche Aufwand für die Instandhaltung des Systems deutlich höher als bei der ActiveSync-Variante. Aufgrund der gegebenen hohen Absicherung des Rechenzentrums bei Computer Bauer ASP haben wir uns im Sinne unserer Kunden für Microsoft ActiveSync entschieden.

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