Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Stratos Strategische und operative Steuerung durch Balanced-Scorecard-basierte Führungsinformationssysteme

Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Ministerpräsident Chef der Staatskanzlei Ministerium für Umwelt und Naturschutz, Landwirtschaft und Verbraucher- schutz Ministerium für Schule, Jugend und Kinder Ministerium für Gesundheit, Soziales, Frauen und Familie Ministerium für Wirtschaft und Arbeit Innen- ministerium Justiz- ministerium Ministerium für Wissenschaft und Forschung Finanz- ministerium Ministerium für Verkehr, Energie und Landes- planung Ministerium für Städtebau und Wohnen, Kultur und Sport Bezirksregierung Münster Staatliches Umweltamt Herten Prüfungsamt für die Erste Staatsprüfung Münster* Staatliches Amt für Arbeitsschutz Coesfeld 3 kreisfreie Städte: Bottrop Gelsenkirchen Münster Landräte: Borken Coesfeld Recklinghausen Steinfurt Warendorf Kreispolizei- behörden: Polizeipräsidien Gelsenkirchen Münster Recklinghausen Studienfonds- Rentamt Münster* Ämter für Agrarordnung: Bielefeld Coesfeld Euskirchen Mönchengladbach Siegburg Siegen Soest Warburg Schulämter für die kreisfreien Städte Staatliches Umweltamt Münster Studienseminare für die Lehrämter an Schulen* Staatliches Amt für Arbeitsschutz Recklinghausen Schulämter für die Kreise Landräte als untere Staatliche Verwaltungs- behörden Landräte als Kreispolizei- behörden (außer Kreis Reckling- hausen) Versorgungs- ämter: Aachen Bielefeld Dortmund Duisburg Düsseldorf Essen Gelsenkirchen Köln Münster Soest Wuppertal Chemisches Landes- und Staatliches Veterinärunter- suchungsamt* 75 kreisangehörige Gemeinden * Einrichtung (§ 14 LOG) Nordrhein- Westfälisches Landgestüt Warendorf* Kurklinik: Bad Driburg Landesstelle für Aussiedler, Zuwanderer und ausländische Flüchtlinge

Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Agenda Zielsetzung des Projektes Projektorganisation Vorgehensweise und Ergebnisse Technische Umsetzung mit mySAP ERP

Zielsetzung des Projektes Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Zielsetzung des Projektes Einführung eines zentralen Führungsinformationssystems für die strategische und operative Steuerung auf Basis von Balanced Scorecards für die Versorgungsverwaltung in NRW zuerst im Gesetzesbereich „Schwerbehindertenrecht“ Pilotierung in der Bezirksregierung und den elf Versorgungsämtern Technische Realisierung mit SAP-SEM und SAP-BW

Projektorganisation Das Team Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Projektorganisation Das Team Projektleitung BR MS Frau Gerhardt T-Systems Hr. Grashoff Technik BSC Schnittstellen BR MS Frau Jalowy-Peters T-Systems Hr. Dr. Kielb BR MS Frau Jalowy-Peters T-Systems Hr. Grashoff BR MS Frau Jalowy-Peters T-Systems Hr. Thomschke GGRZ MS Hr. Hilkman Hr. Hösel Hr. Schlerkmann Hr. Saurbier Hr. Ohters Hr. Schneider Hr. Meyer-Hesse Hr. Soika Hr. Ruhe BPR, BVdS, GB Frau Strube Hr. Hoffmann GGRZ MS Hr. Loch

Projektorganisation Die Zeitschiene Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Projektorganisation Die Zeitschiene Projekt-vorbereitung System-realisation Produktiv-vorbereitung Produktiv-start Blueprint 22.03.04 18.06.04 18.10.04 02.12.04 01.01.05

Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Agenda Zielsetzung des Projektes Projektorganisation Vorgehensweise und Ergebnisse Technische Umsetzung mit mySAP ERP

Vorgehensmodell zur Definition der Balanced Scorecard. Verfasser · weitere Angaben Vorgehensmodell zur Definition der Balanced Scorecard. Thema der Präsentation · Datum Vision, Kernaufgaben, Strategie, Perspektiven festlegen Wo wollen wir hin? Strategische Ziele definieren Wie wollen wir diesen Zustand erreichen? Ursache-Wirkungsketten bestimmen Welchen Beitrag leistet das Ziel zur Erreichung der Strategie? Messgrößen und Zielwerte festlegen Womit wird die Erreichung eines Zieles gemessen? Strategische Aktionen planen Mit welchen Maßnahmen werden die Ziele erreicht?

Stratos Vision und Strategie Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Stratos Vision und Strategie Qualität Perfekte Organisation Die Versorgungsverwaltung NRW ist eine auf fachlich hohem Qualitätsniveau arbeitende, serviceorientierte, flexible und schlanke sowie mit hohem Ansehen arbeitende Institution, die in der Lage ist, neue Aufgaben zu übernehmen. Bekanntheits- grad Wachstum/ neue Aufgaben

Formulierung von Vision und Kernaufgaben “Wo wollen wir hin ?” Strategieklärung Formulierung von Vision und Kernaufgaben “Wo wollen wir hin ?” Ermittlung von Stärken und Schwächen des Fachbereichs im Hinblick auf unsere Vision “Wie sind wir aufgestellt?” Erarbeitung von Chancen und Risiken des Fachbereichs im Hinblick auf unsere Vision “Was sagt das Umfeld ?”

Checkliste Stärken Welche Stärken erkennen Sie in Ihrer Organisation? Wodurch zeichnen sich Ihre Mitarbeiter besonders aus? Wo sehen Sie Stärken bei der Führung und Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter? Wie nimmt der Bürger Sie wahr? Wie richten Sie Ihre Organisation und Leistungen an den Bedürfnissen der Bürger aus? Welche organisatorischen Rahmenbedingungen verschaffen Ihnen Wettbewerbsvorteile? Welche Prozesse beherrschen Sie besonders gut? Welche sind die herausragenden Merkmale in Ihrer Organisation?

Checkliste Schwächen Welche Schwächen können Sie identifizieren? Welche ungenutzten Potenziale haben Sie in der Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Mitarbeitern? Welche organisatorischen Rahmenbedingungen begrenzen die Entwicklungs- und Zukunftsfähigkeit Ihrer Organisation? Wie sind die Prozesse und Produkte Ihrer Organisation im Vergleich zu Wettbewerbern (bzw. anderen Bundesländern) positioniert? Wo sehen Sie Verbesserungsbedarf in Ihrer Organisation? Wie können Anforderungsprofile und Qualifikationen der Mitarbeiter besser aufeinander abgestimmt werden? Wird die geforderte Qualität Ihrer Produkte sichergestellt?

Vorgehensweise zur Bewertung der Stärken / Schwächen Berücksichtigung für unsere BSC Kommentare Notieren von Stärken und Schwächen auf Metaplankarten. Diese werden dann diskutiert und entsprechend bewertet. Gewich- tung 1 2 3 4 5 Punkte Punkte Punkte Punkte Punkte Punkte Anm: 5 -sehr hoch; 4 - hoch; 3 - durchschnittlich; 2 - gering; 1 - gar nicht Gewichtung: Welchen Einfluß hat diese Stärke / Schwäche auf unser Organisation / unsere Kernaufgaben, die wir betreiben? Berücksichtigung BSC: Ob und wie stark diese Stärke / Schwäche in der FB-BSC berücksichtigt werden soll, hängt von ihrer strategischen Relevanz, dem Handlungsbedarf sowie der Beeinflussbarkeit durch den Fachbereich ab ?

Checkliste Chancen Welche Chancen können sich für Ihren Bereich Ihrer Meinung nach ergeben? Welche Chancen können sich aus Veränderungen im politischen Raum ergeben? Welche Möglichkeiten bieten sich durch eine veränderte Zusammenarbeit mit unseren „Lieferanten“? Welche neuen Leistungen sollten wir erbringen bzw. welche bestehenden Leistungen sollten dringend weiterentwickelt werden? Welche Möglichkeiten bieten sich durch eine veränderte Zusammenarbeit mit unseren „Kunden“? Welche Möglichkeiten können sich aus einer eventuellen Zusammenarbeit mit Dritten ergeben?

Checkliste Risiken Welche Risiken sehen Sie zukünftig auf Ihren Bereich zukommen? Welche gesellschaftlichen Entwicklungen und Bürgeranforderungen können sich zu einem Risiko entwickeln? Welche Entwicklungen in der Politik können ein Risiko darstellen? Welche Schwierigkeiten können uns durch Entwicklungen bei Organisationen entstehen, die Ihnen zuarbeiten („Lieferanten“)? Können sich alternative Leistungsangebote zu einem Problem entwickeln? Welche Entwicklungen auf der Seite der Nachfrager von Ihren Leistungen werden Ihnen Probleme bereiten, wenn Sie nicht darauf reagieren?

Vorgehensweise zur Bewertung der Chancen / Risiken Berücksichtigung für unsere BSC Kommentare Notieren von Chancen und Risiken auf Metaplankarten. Diese werden dann diskutiert und entsprechend bewertet. Gewich- tung 1 2 3 4 5 Punkte Punkte Punkte Punkte Punkte Punkte Anm: 5 -sehr hoch; 4 - hoch; 3 - durchschnittlich; 2 - gering; 1 - gar nicht Gewichtung: Welchen Einfluß hat diese Chance / Risiko auf unser Organisation / unsere Kernaufgaben, die wir betreiben? Berücksichtigung BSC: Ob und wie stark diese Chance / Risiko in der FB-BSC berücksichtigt werden soll, hängt von ihrer strategischen Relevanz, dem Handlungsbedarf, der Beeinflussbarkeit sowie den zeitnahe Reaktionsmöglichkeiten durch den Fachbereich ab ?

Inhalte strategischer Ziele: Strategische Relevanz und strategischer Handlungsbedarf Würde die Umsetzung des Zieles wirklich einen entscheidenden Schritt bei der Durchführung der Strategie bedeuten? Strategische Relevanz Nur bei Abweichung wichtig (Ausnahmebericht, diagnostisches Element) (z.B. Qualitätsverlust) Jene wenigen entschei-denden Ziele, von denen der Erfolg der Strategie abhängt (z.B. Wahrnehmung in der Öffentlichkeit stärken) Niedrige Priorität (z.B. Verbesserung der Zusammenarbeit mit XY) Punktuelle Aufmerksamkeit (z.B. Gesetzesänderung) Sind überdurchschnittliche Anstrengungen notwendig, um das Ziel gegen Widerstände durchzusetzen bzw. zu verteidigen? Strategischer Handlungsbedarf

Stratos Vision und Strategie Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Stratos Vision und Strategie Serviceorientierung Erhöhen des Bekanntheitsgrades durch verbesserte interne und externe Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Weiterentwickeln kommunikativer und fachlicher Fähigkeiten der Beschäftigten, verbunden mit sozialer Kompetenz und Selbstbewusstsein. Deutliches Weiterentwickeln von leistungsorientierten Anreizsystemen. Kontinuierliche Steigerung der Qualität Anstreben einer perfekten Organisation und Ausbau der IT- Führerschaft

Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Stratos Perspektiven Vision, Kernaufgaben & Strategische Stoßrichtungen Leistungsauftrags- Perspektive: Wie erfüllen wir unseren politischen und gesetzlichen Auftrag? Wie erzielen wir die beabsichtigten Wirkungen? Bürgerperspektive: Wie erfüllen wir die Erwartungen der Bürger? Wirtschaftlichkeits- perspektive: Wie können wir unseren Handlungs- spielraum bewahren? Prozessperspektive: Wie können wir unsere Abläufe effizient und kundenorientiert organisieren? Mitarbeiterperspektive: Wie können wir die Motivation unserer Mitarbeiter stärken? Strategische Ziele

Verfasser · weitere Angaben Wirtschaft- lichkeit Bürger- orientierung Leistungs- auftrag Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Stratos Strategische Ziele Interne Prozesse Einsparungen erzielen Stückkosten optimieren Mitarbeiter- orientierung Positive Außenpräsenz erhöhen Bürgerportal einrichten NRW-weite einheitliche Rechtsanwendung Laufzeit halten Pressearbeit verbessern Einheitlicher und aktueller Qualifikationsstand durch interne Schulungen Steigern TN- Quoten an zentralen FB- Veranstaltungen (Kaiserau) Sichern Qualität durch Stichproben vor Bescheidertlg. Amtsinterner und ämterübergreif. Informationsaus-tausch „best practice“ Ideen- mgmt. Ämterübergreifenden Austausch –über Öffentlichkeitsarbeit- organisieren Steigern Qualität und Attraktivität an zentralen FB- Maßnahmen (Kaiserau) Kommunikation und Informationsstand verbessern (amtsintern und ämterübergreifend) Mitarbeiter-zufriedenheit erhöhen Steigern Beschäftigtenmoti-vation - Modellprojekt

Verfasser · weitere Angaben Wirtschaft- lichkeit Bürger- orientierung Leistungs- auftrag Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Stratos Ursache-Wirkungsketten Interne Prozesse Stückkosten optimieren Einsparungen erzielen Mitarbeiter- orientierung Positive Außenpräsenz erhöhen Bürgerportal einrichten NRW-weite einheitliche Rechtsanwendung Laufzeit halten Pressearbeit verbessern Einheitlicher und aktueller Qualifikationsstand durch interne Schulungen Steigern TN- Quoten an zentralen FB- Veranstaltungen (Kaiserau) Sichern Qualität durch Stichproben vor Bescheidertlg. Amtsinterner und ämterübergreif. Informationsaus-tausch „best practice“ Ideen- mgmt. Ämterübergreifenden Austausch –über Öffentlichkeitsarbeit- organisieren Kommunikation und Informationsstand verbessern (amtsintern und ämterübergreifend) Steigern Qualität und Attraktivität an zentralen FB- Maßnahmen (Kaiserau) Mitarbeiter-zufriedenheit erhöhen Steigern Beschäftigtenmoti-vation - Modellprojekt

Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Stratos Meßgrößen und Zielwerte Ziel: Sichern der Qualität durch Stichproben vor Bescheiderteilung IP06 Zielkoordinator: Erläuterung: Aktion: Durchführung Stichproben initiieren Messgrößen Frequenz Gewichtung Datenquelle Zielwert Widerspruchsquote  Anteil der Widersprüche zu den Gesamtbescheiden monatlich 10 SAP- Fachverfahren Grün: ≤ 20%, gelb: 20,01 bis 22%, rot: > 22,01% Abhilfequote  Anteil Abhilfebescheide zu Widersprüchen 40 Grün: ≤ 25%, gelb: 25,01 bis 28%, rot: > 28% Nachbearbeitungsquote bei 3% Stichproben Berechnung: Anzahl nachbearbeiteter Bescheide vor Versendung *100/ [(3% * Menge Feststellungsverfahren)/100] 50 SAP – Fachverfahren Grün: <5%, gelb: 6-15%, rot: >16%

Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Kaskadierung der BSC BSC 1. Ebene: Abteilungsleiter 10 BR Münster M Po F K Pr Grundsätzliche Kaskadierungs- richtung BSCs 2. Ebene: Hauptdezernent 102 BR Münster BSCs 3. Ebene: Dezernent 102.4 BR Münster M Po F K Pr M Po F K Pr M Po F K Pr Vertikale Ausdehnung BSCs 4. Ebene: Amtsleiter Versorgungsämter BSCs 5. Ebene: Abteilungsleiter 3 Versorgungsämter M Po F K Pr M Po F K Pr M Po F K Pr BSCs 6. Ebene: Gruppenleiter Versorgungsämter Horizontale Ausdehnung

Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Stratos Erfolgsfaktoren bei der Implementierung Gestrafftes Vorgehen, um schnell Ergebnisse zu erzielen 80/20-Regel (keine zu detaillierten Diskussionen, z.B. über Definitionen) Brainstorming-Modus, danach Plausibilitätschecks Methodik ggf. während der Workshops anpassen Feintuning im Team, dann Vorstellung der Ergebnisse im nächsten Workshop Pragmatische Projektorganisation: schlanke Projektorganisation mit klar definierten, effizienten Eskalationspfaden ermöglicht schnelle und erfolgreiche Implementierung Verankerung in der Organisationen: um die Mitarbeiter und Führungskräfte zu motivieren, muss die BSC kommuniziert und in die Zielsysteme integriert werden Veränderungsbereitschaft: schnelle Einführung eines Piloten, um Motivation zu erhalten, danach flexible Anpassung für optimale Ergebnisse

Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Agenda Zielsetzung des Projektes Projektorganisation Vorgehensweise und Ergebnisse Technische Umsetzung mit mySAP ERP

Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Technische Umsetzung mySAP.ERP

Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Technische Umsetzung Die BSC für den Anwender

Technische Umsetzung Systemaufbau Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Technische Umsetzung Systemaufbau Data Warehouse Führungsinformationssystem Balanced Scorecard KLR Fach- verfahren Excel Wirtschaftlich-keit Mitarbeiter-orientierung Interne Prozesse Leistungs-auftrag Bürger-orientierung BSC

Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Technische Umsetzung BW und SEM SEM-BIC Business Information Collection SEM-BPS Business Planning and Simulation SEM-BCS Business Consolidation SEM-CPM Corporate Performance Monitor SEM-SRM Stakeholder Relationship Management SEM-Datenbank SAP BW

Verfasser · weitere Angaben Thema der Präsentation · Datum Vielen Dank.