1 Barrierefreier Umgang mit Dokumenten mit Hilfe von offenen Dokumentenformatstandards und DAISY Michael Grözinger National Technology Officer Microsoft Deutschland GmbH Fachtagung Barriere freie Aufbereitung von Dokumenten 22. September 2009

2 Neue Anforderungen an Dokumentenformate

3 Dokumente in modernen Verfahren in der Öffentlichen Hand - Anforderungen Die Anforderungen an moderne Dokumentenformate sind vielfältig. Sie reichen von der Langzeit- Archivierung bis hin zur automatisierten Erzeugung oder Verarbeitung von Dokumenten Barriere freier Umgang mit Dokumenten Interoperabilität Auffinden von Dokumenten Verfügbarkeit über lange Zeiträume Automatisierte Erstellung und Bearbeitung Stabilität, Effizienz und Sicherheit

4 Dokumente in modernen Verfahren in der Öffentlichen Hand – Dokumente in Prozessen Elektronische Dokumente gehen heute in Ihrer Funktionalität weit über das Schreiben und Ausdrucken hinaus. Ihre Inhalte werden vermehrt verwendet, um sie durch Geschäftsprozesse zu navigieren. Übergreifende Verfahren Verfahren wie die EU-Dienstleistungsrichtlinie oder das Meldewesen sind Geschäftsprozesse, die über die Grenzen der Behörden auf Landes- oder kommunaler Ebene hinweg ausgeführt werden müssen. Neue Arbeitsmethodik Zunehmende Komplexität aufgrund neuer Gesetze, Regeln und Vorschriften erfordern eine Umkehrung der bisherigen Arbeitsmethodik: Die Sachbearbeiter arbeiten nicht länger in den einzelnen Fachverfahren mit dem damit verbundenen Anwendungs-Hopping, sondern entlang der Prozesskette an einem Informationsobjekt oder einer Menge zusammengehöriger Informationsobjekte, wie z.B. einem Formular, Antrag, Bescheid oder einer Akte. Prozess-Integration Intelligente IT Systeme können den Inhalt der Dokumente lesen und die Arbeit in den Verfahren unterstützen, so dass diese effizienter werden. XML als wichtige technologische Innovation XML-basierte Dokumentenformate sind dabei von großer Hilfe, da XML einfacher automatisiert bearbeitet werden kann.

5 XML – Grundlage für viele Interoperable Technologien XML ist eine vielseitig anwendbare Beschreibungssprache für jedwede Art von Datenelementen. Die ist auch für Menschen einfach lesbar und in vielen Anwendungen zum Einsatz kommt Offener W3C Standard XML (eXtensible Mark-up Language) wurde bereits 1998 im W3C entwickelt und steht seit Ende 2008 in der 5. Auflage zur Verfügung. Einfache Lesbarkeit für Mensch und Maschine Erika Mustermann Musterort Musterstrasse 99 Vielfache Verwendung Grafik: Scalable Vector Graphics Geodaten: Geography Mark-up Language (GML) Multimedia: SMIL, zeitsynchronisierte, multimediale Inhalte) Sicherheit: Security Mark-up Language (SAML)

6 Standardisierung von Dokumentenformaten

7 Die heute verfügbaren Dokumentenformate sind über verschiedene Konsortien oder formale Standardisierungsgremien verabschiedet und stehen somit als offene Standards zur Verfügung Industriestandards Konsortien wie die Ecma International, OASIS, W3C, Formale Standardisierungsgremien Zeit Konsens Industrie- Standard Konsortial- Standard Formaler Standard Quelle: DIN e.V. Unternehmens Standard

8 Parallele Standards – Bedeutung für den Einsatz

9 Heute verfügbare Dokumentenformate Es gibt heute eine Vielzahl an Dokumentenformaten, die aus verschiedenen Anforderungsprofilen heraus entwickelt wurden. Sie können parallel eingesetzt werden. Offener Standard des Ecma International seit 2006 Office Open XML wurde auf Wunsch der IDABC (2004) auf Basis der binären Microsoft Office Formate entwickelt Office Open XML (Ecma 376 v1) Offener Standard des ISO seit brachte die Ecma International ECMA 376 v1 in die ISO Standardisierung ein Office Open XML (ISO 29500) Offener Standard der ISO seit 2006 ODF wurde aus der OpenOffice Anwendung unter der Initiative von Sun als OASIS Standard entwickelt (2005) und 2006 als ISO verabschiedet Open Document Format V1.0 (ISO 26300) Offener Standard der OASIS seit Februar 2007 ODF 1.1 stellt eine Erweiterung von ODF 1.0 dar….. Open Document Format V1.1 (OASIS ODF 1.1) Offener Standard der ISO seit 2007 PDF wurde schon 1993 entwickelt und als Industriestandard veröffentlicht. Seit 2007 ist es offener ISO Standard Portable Document Format 1.7 (ISO :2008) In speziellen Ausprägungen ISO Standard (Langzeitarchivierung seit 2005) Für die Druckvorstufe und die Langzeitarchivierung wurden spezielle Versionen früher als PDF 1.7 offen standardisiert Portable Document Format (PDF/X, PDF/A-1 ISO :2005) in Arbeit UOF ist eine Initiative aus China, um ein auf dortige Anforderungen abgebildetes XML-basiertes Dokumentenformat zu entwickeln Unified Office Format

10 Eigenschaften von Dokumentenformaten für Barriere freien Zugang

11 Eigenschaften von XML Dokumentenformaten Moderne Dokumentenformate auf Basis von Office Open XML bieten Eigenschaften für den Barriere freien Zugang zu Information. Ein Beispiel ist hier die Kennzeichnung von Zellen in einer Tabelle. Spalte 1Spalte 2 Zeile 1AB CD

12 Digitale Hörbücher – Einfach erzeugt auf Office Open XML Text-Dokumenten DAISY XML ist ein international anerkannter Standard für Hörbücher oder andere multimediale Inhalte. Office Open XML lässt sich einfach in DAISY XML umwandeln und dann in Hörbücher transferieren.

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit