Einführung von Groupware Egbert Föcker 7. September 1999 Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik

Einführung von Softwaresystemen Die betriebliche Praxis Initiierung des Softwareprojektes durch die Geschäftsführung Starke Orientierung an den Anforderungen der softwaretechnischen Realisierung Konzentration auf die fachlichen Anforderungen Geringe Einbeziehung der Anwender bei der Realisierung Keine alternativen Bearbeitungsmöglichkeiten zu dem eingeführten Softwaresystem für den Anwender

Besonderheiten von Groupware Unterstützung von Gruppenarbeit Konsequenzen von Groupware-Systemen Groupware-Systeme sind Softwaresysteme zur Unterstützung der Kommunikation, Kooperation und Koordination. Groupware-Systeme verändern die Arbeits- abläufe und die Art der Zusammenarbeit Vorteile von Groupware lassen sich nur bei hoher Benutzerakzeptanz voll realisieren Alternative Bearbeitungswege ohne Verwendung des Groupware-Systems stehen dem Anwender offen

Einführung von Groupware (I) Erfolgsfaktoren Massive Beteiligung der Anwender am gesamten Entscheidungs- und Gestaltungs- prozeß Visualisierung von Ergebnissen in Form von grafischen Modellen und Demonstratoren Nachvollziehbare Darstellung der Auswirkun- gen des Einsatzes von Groupware Frühzeitige Gestaltung der organisatorischen Veränderungen

Einführung von Groupware (II) Konzepte zur Mitarbeiterbeteiligung 1. Pseudopartizipation mit Befragung der Anwender 2. Vollständige Partizipation der Anwender mit Konzeptentwicklung schwerpunktmäßig durch die Experten / Berater 3. Vollständige Partizipation der Anwender mit Konzeptentwicklung durch die Anwender für bestimmte Teilbereiche und Unterstützung durch die Experten / Berater

Demonstrator als Instrument zur Mitarbeiterbeteiligung Was ist ein Demonstrator? Vorteile von Demonstratoren Ein Demonstrator stellt anhand von (miteinander verknüpften) Bildschirmmasken die Funktionali- tät des zu realisierenden Softwaresystems dar. Gemeinsame Diskussionsgrundlage zwischen Anwendern und Experten Diskussion von Funktionalitäten und organisatorischen Veränderungen Motivation der Anwender durch Wiedererken- nen ihrer Anforderungen und Vorschläge in den Bildschirmmasken Geringer Realisierungsaufwand Grundlage für die nachfolgende Realisierung

Demonstrator für die Akademie Fresenius

Vorgehensweise bei der Akademie Fresenius (I) Qualifizierung Qualifizierung und Sensibilisierung der betroffenen Mitarbeiter bzgl. Groupware “Die Betroffenen zu Beteiligten machen” Sammlung und Strukturierung von Problemen und Ideen zu Geschäftsfeldern (Brainstorming) Gemeinsame Bewertung der Geschäftsfelder und Auswahl eines Geschäftsfeldes mit allen Mitarbeitern Dokumentenanalyse Interviews mit Mitarbeitern aller relevanten Arbeitsbereiche Geschäftsfeldaus- wahl / Zieldefinition Groberhebung

Vorgehensweise bei der Akademie Fresenius (II) Analyse der täglichen Arbeit, des notwen- digen Wissens und der notwendigen Informationen anhand von Modellen Darstellung der Konzepte in einem Demonstrator Diskussion der Funktionalitäten und organisatorischen Veränderungen mit den Anwendern Bewertung von Realisierungsalternativen und technischen Rahmenbedingungen durch Experten / Berater Darstellung der Auswirkungen des Einsatzes des Groupware-Systems Detail-Analyse eines Tätigkeitsfeldes Konzeption des Groupware-Systems

Vorgehensweise bei der Akademie Fresenius (III) Realisierung des Groupware-Systems mit starker Rückkopplung mit den Anwendern Schulung der Anwender im Umgang mit dem Groupware-System Organisatorische Einbettung des Groupware- Systems Inbetriebnahme des Groupware-Systems Realisierung des Groupware-Systems Schulung und Einführung

Erfahrungen bei der Akademie Fresenius Bisherige Erfahrungen Qualifizierung als Voraussetzung für die Beteiligung der Mitarbeiter am Gestaltungs- prozeß Visualisierung von Vorschlägen und Ergebnis- sen ist sehr wichtig (Modelle, Demonstrator) hohe Motivation zur Mitarbeit durch die verwendete Vorgehensweise Gestaltung organisatorischer Veränderungen erfordert einen umfangreichen internen Abstimmungsprozeß

Diskussion Thesen These 1: Die Vorgehensweise zur Einführung von Groupware-Systemen unterscheidet sich von der anderer Softwaresysteme. These 2: Die Einführung und Nutzung von Groupware läßt sich nicht “von oben verordnen”. These 3: Die Gestaltung der organisatorischen Veränderungen ist ein kritischer Erfolgsfaktor für die Einführung von Groupware.