Vorlesung Informatik & Gesellschaft Dr. Andrea Kienle 13.06.2005

Informatik & Gesellschaft – Kapitel der Vorlesung 4. Lernen, Qualifizierung und Wissensmanagement 4.1 Grundlagen Lernen und Qualifizierung (06.06.) 4.2 Technische Systeme CSCL und Wissensmanagement (13.06.) 5. Softwareergonomie Softwareergonomische Grundlagen, DIN-Normen, etc. (20.06.) Gestaltung am Beispiel Webdesign (27.06.) 6. Rechtliche Grundlagen Datenschutz/Datensicherheit und Privatheit (04.07.) Urheberrecht (11.07.) 7. Klausur (18.07.) Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Gliederung für die heutige Sitzung Wissensmanagementsysteme Unterscheidung Collaboration-Ansatz und Publishing-Ansatz Fallstudie A: TechKnowledgy: Wissensmanagement zur Schulung von Standardsoftware Fallstudie B: Wissensmanagement im Beratungsgeschäft Kommunikation beim Wissensmanagement Wissensmanagement und Lernen Technische und organisatorische Gestaltungsoptionen – Ergebnisse aus dem Forschungsprojekt WInn Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

WM – Komplementäre Ansätze Collaboration-Ansatz Wissensbasis z.B. Intranet Wissensbasis z.B. Internet Publishing-Ansatz „Arbeitsplattform“ Freie, individuelle Informationsverteilung Dezentrale Steuerung Schnelligkeit, Aktualität, Zielgenauigkeit Wechsel zwischen Autor- und Leserrolle „Präsentationsplattform“ unidirektionale Informationsverteilung Zentrale Steuerung Hohe Ansprüche an Qualität und Layout Eindeutige Rollenverteilung (Autor, Content-Manager, Leser) Nur relevantes Wissens zählt: Dazu müssen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort der richtigen Person In der richtigen Form zur Verfügung stehen im effektiv zu handeln Zunächst klassischer gesteuerter Verteilprozess Freier ungesteuerter Verteilprozess Content-Manager Wissensarbeiter Autor Leser Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Technologie-Einsatz im WM (2) aus (Diefenbruch et al. 2000) Kriterium Collaboration-Ansatz Publishing-Ansatz Flexibilität der Wissens-prozesse Spontane Prozesse Ausführung von vordefinierten Prozessen Flexibilität der Inhalte Unstrukturierte oder individuell strukturierte Inhalte Vordefinierte Strukturen der Inhalte Arbeitsteilung, Rollen und Rechte Symmetrisch – Keine speziellen Rollen erforderlich Asymmetrisch – Spezielle Rollen erforderlich Verbindlichkeit und Kontrolle der Aufgaben Freiwillige Aufgaben Obligatorische Aufgaben GW DMS WfMS CMS GW DMS CMS WfMS GW DMS CMS WfMS GW DMS CMS WfMS Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie A: Techknowledgy – Wissensmanagement zur Schulung von Software Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie A: Techknowledgy – Wissensmanagement zur Schulung von Software Publishing-Ansatz Anwendungsfall: Großunternehmen (ca. 6000 Arbeitsplätzen) Unternehmensbereich Kosmetik und Klebstoffe Kaum Austausch zwischen den Abteilungen und Standorten Ziele der Einführung: Bereitstellung von Informationen zu Office-Anwendungen Unterstützung der Vor- und Nachbereitung von Schulungen Ausweitung auf andere Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt geplant Gelegenheiten zum unternehmensweiten Wissensaustausch Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie A: Techknowledgy – Nutzungsprozesse Experte 18.00- 8.00 Nutzer[1] nein Eine Frage veröffentlichen Kommuni-kations-system Antwort erteilen Nutzer[2] Antwort dokumentieren Red. Kompetenz Zusatzinfo Fachbücher Aufzeichnungen ... Aufgabe bearbeiten Lösung für ein Problem suchen Antwort auswerten mittels Fach-DB beantwortbar? DB-basierte Antwort multi-medial präsentieren ja Fach-DB techn. System Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie A: Techknowledgy – Die Anwendung Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie A: Techknowledgy – Die Anwendung Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie A: Techknowledgy – Die Anwendung Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie B: ExperKnowledge – Wissensmanagement im Beratungsgeschäft Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie B: ExperKnowledge – Wissensmanagement im Beratungsgeschäft Projektarchiv für den Wissenstransfer bei der Projektarbeit für alle Mitarbeiter der Unternehmens Gruppe zugänglichen Einheitliche Strukturierung der Projektdokumentationen „Schmutziges Vertriebsinformationssystem“ Drehscheibe für Kundeninformationen Zugang zu Personalprofilen Portal für Akquisematerialien Intranet Aufnahme der Unternehmens-Intranets Aufbau von Knowledge Communitites Arena oder Plattform für lose organisierte Gruppen, die zu beliebigen Interessengebieten Wissen sammeln, austauschen oder diskutieren Collaboration-Ansatz Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie B: ExperKnowledge – Die Anwendung Globales Menü Über das Globale Menü kann z.B. navigiert werden, Anwendereinstellungen geändert und Hilfe abgerufen werden Fallstudie B: ExperKnowledge – Die Anwendung Navigationspfad Der Navigationspfad zeigt an, wo sich der Anwender aktuell im System befindet und auf welchem Weg (Pfad) er dorthin gelangt ist. Suchmaschine Allgemeine Informationen zum gewählten Bereich ExperKnowledge- Menü Das ExperKnowledge-Menü präsentiert Bereiche, die der Anwender von der aktuellen Position aus erreichen kann. Inhalte können direkt abgerufen oder über das ‘Funktionen‘-Menü bearbeitet werden. Weitere Inhalte im gewählten Bereich Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie B: ExperKnowledge – Nutzungs- und Betriebsprozesse Berater1 Berater2 Redaktionen Sekretariate Projektassistenz n Durchführung von Kundenprojekten Erarbeitung von Projekt- ergebnissen und KnowHow Austausch von Projektergebnissen Abruf von Projektergebnissen Speicherung von Kunden & Projekte ExperKnowledge Schwerpunkt: Wissenstransfer bei der Projektarbeit Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie B: ExperKnowledge – Nutzungs- und Betriebsprozesse Berater1 Berater2 Durchführung von Kundenprojekten Knowl. Communitys Abruf von KnowHow Speich. von Erarbeitung von Projekt- ergebnissen und KnowHow Knowledge Manager Aufbau&Unterstützung von Communities Qualitätssicherung Moderation Service n ExperKnowledge Schwerpunkt: Wissensaufbau und -austausch in Communitys Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie B: ExperKnowledge – Nutzungs- und Betriebsprozesse Durchführung von Kundenprojekten ExperKnowledge Austausch von Projekt- ergebnissen Abruf von Projektergebnissen Speicherung von Kunden & Projekte Berater1 Berater2 Erarbeitung von Projekt- ergebnissen und KnowHow Abruf von Materialien Interne Einheiten Dienste für Projektgeschäft Bereitstellung von Materialien für die Projektbearbeitung Abrechung Vertragsberatung n Schwerpunkt: Einbindung interner Dienste in die Wissensprozesse Interne Services Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudie B: ExperKnowledge – Nutzungs- und Betriebsprozesse Berater1 Berater2 Redaktionen Sekretariate Projektassistenz n Durchführung von Kundenprojekten Knowledge Communitys Abruf von KnowHow Speich. von Abruf von Materialien Erarbeitung von Projekt- ergebnissen und KnowHow Austausch von Projekt- ergebnissen Abruf von Projektergebnissen Speicherung von Kunden & Projekte Knowledge Manager Aufbau&Unterstützung von Communities Qualitätssicherung Moderation Service n Interne Einheiten Dienste für Projektgeschäft Bereitstellung von Materialien für die Projektbearbeitung Abrechung Vertragsberatung n ExperKnowledge Interne Services Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Entwurf Prozessorientierter Unterstützung in ExperKnowledge Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Entwurf Prozess- orientierter Unterstützung in ExperKnowledge Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

SeeMe Prozessnavigator Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fallstudien: Vergleich   TechKnowledgy Livelink Einstellen von Informationen Inhaltsbereich: von Experten Diskussionsbereich: von erfahrenen Usern Über den Web-Browser durch jeden Mitarbeiter, der Rechte dazu hat Darstellung und Strukturierung von Informationen Multimedial aufbereitete Inhalte für alle offene Bereiche Schulungsbereiche für Teilnehmergruppe Web-Inhalte und Inhalte im Quellformat (z.B. MS Office) Unternehmensweite Bereiche Bereiche für Projektarbeit Persönliche Workspaces Verteilen von Informationen und Kommunikation Nach dem Pullprinzip Diskussionsforen Push-Dienste (News-Ticker, E- Mail-Benachrichtigungen) Auffinden von Informationen Suche (Stichworte oder Navigation in Struktur) Suche (Volltext, Metadaten oder Navigation in der Struktur) Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Funktionen in WM-Systemen ExperKnowledge Funktionen in WM-Systemen Funktionen - Autorenwerkzeuge - gemeinsame Arbeitsbereiche - automatisches Vergleichen und Verschlagworten - Bewertungsfunktionen - Data-Mining-Systeme Wissen gewinnen und explizieren Techknowledgy Wissen suchen und finden Funktionen - Volltextretrieval - Semantische Suche - Datenbanktechnologien - Agenten Wissen strukturieren Funktionen - Ordnerstrukturen - Metadaten - Hyperlinks - Ontologien und Thesauri Betriebliche Geschäftsprozesse Wissen darstellen Funktionen - Personalisierung - Portale Konvertierung in einheitliches Format (z.B. HTML oder XML) - Multimedia / WebDesign Wissen verteilen und kommunizieren Funktionen - Shared Workspaces - Diskussionsforen & Chat-Rooms - Awareness- und Benachrichtungsdienste - Prozesssteuerung Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Kommunikation beim Wissensmanagement Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Relevante Rollen bei Kommunikation im WM Planungsteam Einführungsteam Unternehmensleitung Nutzer Informieren Inhalte festlegen Alle Phase begleiten Schulungen konzipieren Benutzergruppen definieren Vorbildliche Nutzung Schulungen veranstalten Technik auswählen Nutzung motivieren WM-System Diskussionsforen Inhaltsbereiche diskutieren moderieren Inhalte einstellen Inhalte aktualisieren Nutzer Moderatoren Themenexperten Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Kommunikationsprozesse- Aufbauphase bei WM-Projekten Kommunikation eher in „realen“ Gesprächen (z.B. Workshops, Interviews) Kommunikationsthemen: Ziele der Einführung eines WM-Systems Einsatzbereiche Inhalte im WM-System Beteiligte Rollen: Planungsteam, Nutzer, Unternehmensleitung Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Kommunikationsprozesse- Schulungsphase bei WM-Projekten Kommunikation in realen Schulungssituationen Kommunikationszweck: Nutzung des Systems erlernen Nutzung motivieren (Kaltstartphase verhindern) Kommunikationsthemen: Nutzung des Systems und Nutzungsstrategien Idealerweise auch Idee des Wissensmanagement, Nutzen für den einzelnen und das Unternehmen Beteiligte Rollen: Schulungsteam, Nutzer Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Kommunikationsprozesse- Nutzungsphase bei WM-Projekten Besondere Probleme bei Online-Kommunikation beachten!!! Kommunikationsprozesse- Nutzungsphase bei WM-Projekten Kommunikation mit Hilfe des WM-System Kommunikationszweck: Unterstützung der täglichen Arbeit und der Weiterbildung Motivation anderer Mitarbeiter und Kollegen Kommunikationsthemen: Für die Unterstützung der Arbeit relevante Inhalte Beteiligte Rollen: Nutzer, Unternehmensleitung Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Technisch unterstützte Kommunikationsprozesse beim WM WM-System Diskussionsforum mitteilendes Handeln aufnehmendes Handeln Inhaltsbereiche mitteilen aufnehmen Innerer Kontext Innerer Kontext Online vermitteln Ausdruck Diskussionsbeitrag (Text) Projektdokumentation Extra- Komm. Verhalten Extra- Komm. Verhalten Zuordnung Projekte - Person Skills angeben äußerer Kontext Direkt von A wahr- nehmbar Direkt von B wahr- nehmbar Direkt gemeinsam wahrnehmbar: Dokumente im System (abhängig von den Rechten!) Umwelt Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Probleme technisch unterstützter Kommunikationsprozesse, Beispiele aus WInn Dekontextualisierung Zu einem Projekt sind Dokumente wie Protokolle u.ä. im WM-System zu finden, es fehlt eine Projektdokumentation (interne Ansprechpartner, Kunde, Ziel des Projektes, ...) Ansprechpartner können nicht gefunden werden, weil im System (aktuelle) Informationen über deren Kenntnisse fehlen Informationsüberflutung Bei der Suche nach einem Projekt wird eine Liste von 30 Projekten geliefert Es gelingt nicht, eine Antwort zu einer Frage zu finden, weil zu viele Informationen im Diskussionsforum stehen Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Probleme technisch unterstützter K-Prozesse -Kompensationsmöglichkeiten Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 1 Ohne Verschlagwortung: Informationsüberflutung einstellen Angebot vorbereiten Verschlagworten Nach ähnlichen Angeboten suchen Einem Projekt zuordnen Aktivitäten zur Kontextualisierung von Inhalten Zusatzinformationen holen Ansprechpartner finden WM-System Dokument: Angebot Verschlagwortung Projektdokumentation Informationen über Mitarbeiter Ohne Projektdokumentation: Dekontextualisierung des Angebotes Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Wissensmanagement und Lernen Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Wissensmanagement und Unterstützung des Lernens  Modell des organisationales Lernens (Spieß & Winterstein, 99) Organisation Lernförderliches Umfeld unterstützt Struktur und Regeln Organisationskultur Führungsverhalten Wissensmanagement Individuum organisationale Einbettung Organisationales Lernen Individuelles Lernen Kommunikation speichern und vernetzen gemeinsame Wissensbasis Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Wissensmanagement und Unterstützung des Lernens Zugriff auf ein Projektdokument, Beschreiben der Projektschritte und Einstellen im WM-System Wissensmanagement Lernarten Zugriff auf Lerninhalte; Externalisierung des Wissens durch Bereitstellung der Inhalte individuelles Lernen Gemeinsame Vorbereitung einer Präsentation der Projektergebnisse Kooperativer Aufbau des gemeinsamen Wissens: Gemeinsame Verständnis der Lerninhalte kollaboratives Lernen Speicherung und Vernetzung des Einzelwissens (Kombination) organisationales Lernen Verlinkung von Präsentationen unterschiedlicher Projekte Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Technische und organisatorische Gestaltungsoptionen – Ergebnisse aus dem Forschungsprojekt WInn Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Fragestellungen und Methode 1. Erfolgsfaktoren für die Einführung eines technischen Systems und Gestaltung von Qualifizierungsmaßnahmen 2. Förderliche und hinderliche Faktoren der Nutzung des Systems Förderung des Wissensaustausches durch technische Gestaltung Förderung des unternehmensweiten Wissensaustausches durch organisatorische Maßnahmen Methode: halbstrukturierte Interviews (ermöglichen eine detaillierte Beschreibung des Untersuchungsgegenstandes) Ableitung der Gestaltungsempfehlungen 10 Fallstudien in 9 Unternehmen, 78 Interviews Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Evaluierte Unternehmen in WInn IT-Unternehmen Andere Branche Evaluierte Unternehmen in WInn KMU Großunternehmen IT-Beratung u Forschung 30 MA in DO u B WIS Einführung: 5/01 Erhebung: 10/01 (n = 5) IT-Beratung 70 MA in Brühl Livelink Einführung: 9/01 Erhebung: 2/02 (n = 6) IT-Beratung 200 MA in DO u K Livelink Einführung: 4/01 Erhebung: 4/01 (n = 14) Waschmittel & Kosmetik 6.000 MA in DUS Techknowledgy Einführung: 2/00 Erhebung: 2 + 9/00 (22) IT-Beratung 41.000 MA in D Interne Server Einführung: --- Erhebung: 9/01 (n = 5) Mobilfunk 2.000 MA in DUS Livelink Einführung: 1/01 Erhebung: 9/01 (n = 6) PR-Agentur 80 MA in B und F Lotus Notes Einführung: 1/01 Erhebung: 8/01 (n = 4) Weiterbildung 40 MA in Sulzbach Lotus Notes Einführung: 4/02 Erhebung: 5/02 (n = 4) Versicherung 11.000 MA in DUS Livelink Einführung: 10/00 Erhebung: 12/01 (n = 18) Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Nutzung von Wissensmanagementsystemen - Überblick über Unternehmen - Nutzungssituationen Aufgaben der alltäglichen Arbeit erledigen (61%) Informationen zu ausgewählten Themen suchen (47 %) Informationen einstellen (29 %) Informationen aus anderen Abteilungen suchen (18%) sich nach Neuigkeiten erkundigen (21%) Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Nutzung von Wissensmanagementsystemen - Überblick über Unternehmen - 100 20 40 60 80 100 ja nein 80 60 gemittelte Prozente gemittelte Prozente 40 20 täglich 1-2 Mal pro Monat 1-2 Mal pro Woche Nutzungshäufigkeit Zufriedenheit Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

F1: Schulung/Qualifizierung Szenario 1 Einführungsveranstaltung einmalige Demonstration der Nutzungsschritte und Anwendungsmöglichkeiten (U1: für 20-70 Personen) Erklärung des Nutzens Szenario 2 Schulungen für alle Szenario 3 Schulungen der Koordinatoren Schulungen der Verantwortlichen Verantwortliche erklären die Nutzung in Teams nach Bedarf Schulungskonzept und Schulungsteam Erklärung und Einüben der Nutzungsschritte und Anwendungsmöglichkeiten Unsicherheit im Umgang mit System, geringe Nutzung des Systems mit der Zeit Zufriedenheit mit den Schulungen Überwinden der Nutzungsschwierigkeiten Probleme, wenn es keinen Ansprechpartner in der Abteilung gibt Wünsche nach umfassender Nutzung Eingeschränkte Nutzung von nicht geschulten Personen Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

F2: Technik: Strukturierung der Inhalte Unternehmen 3 Unternehmen 6 Unternehmen 9 Struktur nach Geschäftsprozessen und Organigramm ausschließlich Projektbereiche Struktur nach Abteilungen häufige Nutzung zur Unterstützung der Arbeit (64 %) Verfügbarkeit und schnelles Auffinden von Informationen (36%) Zunehmende Unübersichtlichkeit der Inhalte (50%) Zunehmende Unübersichtlichkeit der Inhalte (50%) „Ich nutze das häufig, weil ich ständig Informationen brauche“ „man vermutet Informationen oft nicht dort, wo sie sind.“ „Das Suchen macht keinen Spaß.“ Schlussfolgerung Eine Strukturierung der Inhalte nach Geschäftsprozessen unterstützt Mitarbeiter darin, die Inhalte in ihren Arbeitskontext einzubinden und deren Relevanz einzuschätzen Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

F2: Technik: Offene und geschlossene (Arbeits)bereiche Unternehmen 3 Unternehmen 4 Unternehmen 6 geschlossene und offene Bereiche nur geschlossene Bereiche (Unterstützung von Schulungsgruppen) nur geschlossene Bereiche (Unterstützung der Projektarbeit) Bewertung ausschließlich offene Bereiche (37 %) nur geschlossene Bereiche (20 %) Kombination notwendig (43 %) Bewertung mehr offene Bereiche gefordert (60 %) Bewertung offene Bereiche gewünscht (66%) weiterhin auch geschlossene Bereiche (66%) Schlussfolgerung: Eine Kombination offener und geschlossener Bereiche ist notwendig, um Projektarbeit und den unternehmensweiten Wissensaustausch zu unterstützen Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

F3:Technik: Unterstützung des Wissensaustausches - Einflussfaktoren- Kommentare an Inhalten als Möglichkeit des Wissensaustausches Dokumente im System als Gegenstand des Wissensaustausches erhöht die Qualität eingestellter Inhalte und ermöglichen Meinungsaustausch Kommunikation mit ausgewähltem Personenkreis Möglichkeit zu zeitnaher Kommunikation Wissen über andere Kommunikationspartner gewünscht: Informationen zu Arbeitskontext und Know-How hilft bei der Einschätzung der Beiträge Auswahl der Themen und der Beteiligten „Kommentare würden anzeigen, dass jemand den Inhalt interessant fand oder Verbesserungsvorschläge hat. Dadurch wird die ’Fehlerquote’ verbessert, Falsch­aussagen werden reduziert“ Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

F3: Moderation als organisatorische Gestaltungsoption „Ein Moderator ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass Diskussionsforen wirklich leben. “ Einschätzungen zur Moderation kontrovers: 57 % positiv (4 Unternehmen) 22 % negativ (4 Unternehmen) Aufgaben eines Moderators: Wissensaustausch initiieren Diskussionen lenken Beiträge zusammenfassen Inhalte eines Diskussionsbereichs pflegen Befürchtungen bzgl. der Moderation: Kontrollinstanz Rollen in Unternehmen 4: Experten, die innerhalb eines Tages auf Fragen antworteten Befunde: die meisten Antworten wurden von Nutzern gegeben!! Redaktion zur Aufbereitung von Inhalten Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

„Ich selbst habe schon einige Inhalte reingestellt“ F4: Selbstwirksamkeitsbezogenes Meta-Wissen als eine Voraussetzung für die aktive Nutzung Selbstwirksamkeit (self efficacy) – Kompetenzerwartungen einer Person an sich selbst (Bandura, 1994) Voraussetzung für unternehmensweiten Wissensaustausch (5 Unternehmen): Beteiligung aller, Bereitschaft zur Nutzung des Systems Förderung durch Vorgesetzte Eigene Rolle (Unternehmen 3): passiv (50 %), aktiv (29 %) Bewusstsein: eigenes Wissen ist wichtig für andere (29 %) „Sekretariate denken nicht weiter, wie wichtig ihre Informationen für die anderen Bereiche sind (was alles dran hängt, was ich weiß).“ „Ich selbst habe schon einige Inhalte reingestellt“ Schlussfolgerung: Grund für eine zögerliche Haltung ist, dass die MitarbeiterInnen ihr Wissen häufig als unbedeutend einschätzen keine Hinweise auf „Angst vor Wissensenteignung“ Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

F4: Bewusstsein über die Notwendigkeit der Kooperationsregeln Unternehmen 3 Unternehmen 6 Grund für geringe Systemnutzung: fehlende Vereinbarungen (14 %) keine/teilweise Vorgaben zur Gestaltung von Inhalten keine Vereinbarungen zu Nutzung des Systems Nutzung des Systems zur Unterstützung der Projektarbeit keine Vorgaben organisatorische Regeln zur Nutzung: z.B. wie pflegt man die Bereiche Wissen über effektive Nutzung erforderlich: 43 % Wissen über effektive Nutzung erforderlich: 67 % Schlussfolgerung: Kooperationsregeln sind notwendig Bewusstsein über die Notwendigkeit soll geschafft werden insbesondere dann, wenn Vorgaben fehlen Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

F4: Akzeptanzstiftende Maßnahmen Unternehmen 9 Unternehmen 3 Täglich E-Mails mit Neuigkeiten zum System Wissen über Aktivitäten bezüglich des WM-Systems: fehlend (11%) vorhanden (78%) große Unterstützung durchs Management vorhanden (78%) Einzelne E-Mails über Schulungen Wissen über Aktivitäten bezüglich des WM-Systems: fehlend 71%; vorhanden 14% Unterstützung durchs Management notwendig (78%) „volle Unterstützung, es wird gefördert und aufgefordert, das System zu nutzen“ „Momentan ist das System leer“ positiv 61 %; negativ 21% positiv 14%; negativ 86 % Akzeptanz des Systems fehlt: wenn über die Aktivitäten und das Voranschreiten der Einführung nicht kontinuierlich informiert wird wenn das Bewusstsein fehlt, dass das Management hinter dem System steht Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

FAZIT: technische Gestaltungsansätze Technische Gestaltungsmöglichkeiten Unterschiedliche Arbeitsbereiche geeignete Struktur der Inhaltsbereiche Geschäftsprozess- orientiert nach bekannter Strukturierungen in der Organistion Unternehmensweiter Bereich Unternehmensweiter Wissensaustausch Unternehmensweite Informationen Geschlossene Projektbereiche Projektarbeit Informationen über andere Nutzer Kommentare Möglichkeit zu zeitnaher Kommunikation

FAZIT: organisatorische Gestaltungsansätze Organisatorische Gestaltungsmöglichkeiten Schulung/Qualifikation Kontinuierliche Pflege Meta-Wissen bewusst fördern Positive Haltung des Managements Kontinuierliche Informations- maßnahmen Effektive Nutzungsstrategien Projektkoordination mittels des Systems Nutzungs- möglichkeiten des technischen Systems Moderieren Begleiten und Anstoßen der Kommunikations- prozesse Pflege der Inhalte des Diskussionsbereiches Neue Inhalte Effektive Nutzungs- strategien Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Zusammenfassung Wissensmanagementsysteme Unterscheidung Collaboration-Ansatz und Publishing-Ansatz TechKnowledgy als ein Beispiel für den Publishing-Ansatz ExperKnowledge als ein Beispiel für den Collaboration-Ansatz Kommunikation beim Wissensmanagement Kommunikation in den verschiedenen Phasen eines Wissensmanagementprozejekte Probleme und Kompensierungsmöglichkeiten Verschiedene Ebenen des Lernens und ihre Unterstützung durch Wissensmanagementsysteme Technische und organisatorische Gestaltungsoptionen – Ergebnisse aus dem Forschungsprojekt WInn Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005

Literatur Diefenbruch, M.; Hoffmann, M.; Misch, A.; Schneider, H. (2000): Situated Knowledge Management - on the borderline between chaos and rigidity. In: Proceedings of the third international Conference on Practical Aspects of Knowledge Management (PAKM 2000), October 2000, Basel CH. pp. 8-1 - 8-7. Editor: Ulrich Reimer. S. 8-1 - 8-7 Herrmann, Thomas; Hoffmann, Marcel, Loser, Kai-Uwe; Misch, Andrea; Moysich, Klaus (2001): Wissensmanagement mitgestalten - Konzepte, Methoden und Anknüpfungspunkte. Oberhausen: Technologieberatungsstelle beim DGB - TBS. (Reihe Arbeit, Gesundheit, Umwelt, Technik, Heft 50). Herrmann, Thomas; Misch, Andrea (1999): Anforderungen an lehrunterstützende Systeme aus kommunikationstheoretischer Sicht. In: A. Schwill (Hrsg.): Informatik und Schule - Fachspezifische und fachübergreifende didaktische Konzepte, Tagungsband zur 8. GI-Fachtagung Springer-Verlag, S. 58-71. Kienle, Andrea; Herrmann, Thomas (2002): Integration von Kommunikation und Kooperation an Hand von Lernmaterial - ein Leitbild für die Funktionalität kollaborativer Lernumgebungen. In: Herczeg, M; Prinz, W.; Oberquelle, H. (Hrsg.): Mensch & Computer 2002. Vom interaktiven Werkzeug zu kooperativen Arbeits- und Lernwelten. Stuttgart u.a.: Teubner. S. 45-54. Herrmann, Th.; Mambrey, P.; Shire, K. (2003): Wissensgenese, Wissensverteilung und Wissensorganisation in der Arbeitspraxis. Opladen: Westdeutscher Verlag. Kienle, Andrea (2003): Integration von Wissensmanagement und kollaborativem Lernen durch technisch unterstützte Kommunikationsprozesse. Lohmar: Eul Verlag. Kienle, Andrea; Mambrey, Peter; Reiband, Natalja; Tan, Dian (2002): Erfolgsfaktoren und Hindernisse bei Wissensmanagmentlösungen. In: Schubert, Sigrid; Reusch, Bernd; Jesse, Norbert (Hrsg.) (2002): Informatik bewegt. 32. Jahrestagung der Gesellschaft für Informatik. Bonn: Lecture Notes in Informatics. S. 709-712. Kienle, Andrea; Menold, Natalja, Herrmann, Thomas (2003): Technische und organisatorische Gestaltungsoptionen für unternehmensinterne Wissensmanagementprojekte. In: Herrmann, Th.; Mambrey, P.; Shire, K. (2003): Wissensgenese, Wissensverteilung und Wissensorganisation in der Arbeitspraxis. Opladen: Westdeutscher Verlag, S. 109-154. Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 13.06.2005