Infoveranstaltung der Verwaltung am 13.03.2007 Optimierung von Standardgeschäftsprozessen am IWM

Ziele der Veranstaltung Information über wichtige interne Verfahrensabläufe Schaffung von Verfahrenstransparenz Optimierung und Rationalisierung von Geschäftsprozessen Aufwandsminimierung und Steigerung der Effizienz Erhöhung der Kundenzufriedenheit © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Themenfelder Forschung Direktorat Verwaltung Medientechnik © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Finanzen Finanzierungsquellen Art 2006 (Ist) Institutionelle Förderung 3.692.300.- € davon Wettbewerbsfonds 210.100.- € Drittmittel 1.434.200.- € Eigenmittel 286.200.- € Gesamteinnahmen 5.622.800.- € © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Finanzen Kostendenken und Kostenbewusstsein Fehleinschätzungen Ausgaben- und Kostenbegriff Einbeziehung von Gemeinkosten Vollkostenrechnung verpflichtend für WGL-Institute Einholung von Vergleichsangeboten © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Finanzen Bewirtschaftung Nur unter Beteiligung der Verwaltung 2-Schlüssel-Prinzip frühzeitige Beteiligung bei Planung und Kalkulation Einhaltung vergaberechtlicher Vorgaben Beratung vor Eingehen rechtlicher Bindungen AG-Budgets Personalgrundausstattung: Leitung, wiss. MA (2,0), Sekretariat (0,5), stud. Hilfskraft (40h/Mon.) Reisekosten zurzeit 5.000.- €/p.a. © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Finanzen Buchhaltung und Belegwesen Einrichtung Kostenträger umgehende Abrechnung Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung keine Buchung ohne Beleg Angaben auf Belegen Projektzweck sachlich richtig rechnerisch richtig Offenlegung nachträglicher Änderungen Teilnehmerlisten © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Größenordnung 1.434.200.- € (in 2006) Quellen DFG, EU, Bund, Land, Stiftungen, Industrie, Sonderrolle Wettbewerbfonds, Sonstige © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Zusammensetzung Drittmittelprojekte 2006 (Einnahmen) © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Qualität von Drittmitteln wissenschaftliche Exzellenz Wettbewerbsorientierung Kostendeckung Verwendungsauflagen Beachtung der Gemeinnützigkeit des IWM Drittmittelpolitik des IWM Größenordnung 15-25% Portfolio Orientierung am Kerngeschäft © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Antragstellung Kostenorientierung/-kalkulation Intern: immer Vollkostenkalkulation Extern: unterschiedliche Kalkulationsmodelle je nach Drittmittelgeber Kalkulationshilfen der Verwaltung frühzeitige Mitteilung über Planungen / Vorabsprachen Einrichtung Projektkonten und Kostenträger © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Bewirtschaftung Verantwortlichkeit des/der wiss. Beschäftigten 2-Schlüssel-Prinzip (Beteiligung der Verwaltung) zeitnahe Bewirtschaftungsdaten mind. vierteljährliche Absprachen über geplante Ausgaben rollierende Planung und zeitnahe Abrechnung Rückgabe von Drittmitteln Vermeidung zuwendungspolitischer Konsequenzen Vermeidung der Rückgabe größerer Beträge frühzeitige Rückgabe nicht benötigter Mittel © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Beachtung von Drittmittel- bzw. Zuwendungsauflagen, insbesondere der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P; siehe VisualGroup) Finanzierungsarten Fehlbedarfs-, Anteils-, Festbetragsfinanzierung (siehe Beispiel nächste Folie) kein vorzeitiger Maßnahmebeginn Überziehung der Einzelansätze um bis zu 20%, wenn an anderer Stelle entsprechende Einsparung erfolgt, sonst Umbewilligung bei Drittmittelgeber erforderlich Vergaberecht beachten Reisekostenrecht (Land) beachten © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Finanzierungsarten (Beispiel) Geplante Ausgaben Ist-Ausgaben Fehlbedarfs- finanz. Anteils- finanz. Festbetrags-finanz. Ausgaben 100.000.- € 80.000.- € Zuwendung 60.000.- € 64.000.- € Eigenmittel 20.000.- € 16.000.- € 0.- € © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Rechenschaftspflicht und Verwendungsnachweis Bestandteile Verwendungsnachweis Sachbericht rechnerischer Nachweis zeitgleiche Abgabe der beiden Bestandteile Einreichung Sachbericht bei der Verwaltung Beachtung von Fristen Zuständigkeiten Drittmittel (ohne EU): Frau Schanz EU-Drittmittel: Frau Aichert © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Beschaffungen Arten, Zuständigkeiten, Verfahren Forschungseinrichtungen (AG-Ltg., LK, Direktor, Verw.-Ltg.) EDV (Langenbacher, Hofmann) Werk- und Honorarverträge (Hofmann) Büromaterial (Sekretariate bzw. Aichert) Toner und Druckerzubehör (Aichert) Möbel und Raumausstattung (Aichert) Bücher, Zeitschriften (Garsoffky, Schmidt) Druckerzeugnisse (Aichert) Sonstiges (Aichert) © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Beschaffungen Grundsätzliches Verfahren bei allen Beschaffungen Klärung der Finanzierung mit AG-Leitung Drittmittelverwaltung EU-Drittmittel: Frau Aichert Drittmittel außer EU: Frau Schanz Verwaltungsleitung bei Mitteln der institutionellen Förderung, falls für die Beschaffung kein AG-Budget zugeteilt wurde bzw. dieses durch die Beschaffung überschritten wird © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Beschaffungen Beachtung Vergaberecht Schwellenwerte bis 10.000.- € (netto): Freihändige Vergabe mit mindestens drei vergleichbaren (Basis: einheitliche Leistungs-beschreibung) schriftlichen Angeboten bis 40.000.- € (netto): Beschränkte Ausschreibung ab 40.000.- € (netto): Öffentliche Ausschreibung Frühzeitige Information der Verwaltung mit konkreten Angaben zum Produkt (Leistungsbeschreibung) möglichen Anbietern/Bezugsquellen (Marktübersicht) © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Beschaffungen Forschungseinrichtungen (Verfahren und Beschaffungsantrag siehe VisualGroup) Ablauf- und Zeitschema 1a) Leistungsbeschreibung 1b) Notwendigkeit, Planung des Forschungseinsatzes 1c) Produkt-/Marktsichtung 1d) Gespr. mit Anbietern bzgl. Leistungsmerkmale u. Kosten Klärung des vergaberechtlichen Verfahrens Beratung im Leitungskollegium 2) Überarbeitung / Nachjustierung der Punkte 1a) bis 1d) 3) Erstellung der endgültigen Leistungsbeschreibung 4) Erstellung der Verdingungsunterlagen Einholung von Angeboten bzw. Einleitung des Verfahrens zur Beschränkten / Öffentlichen Ausschreibung © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Beschaffungen Ablauf und Zeitschema eines Vergabeverfahrens Erstellung Leistungsbeschreibung (4-6 Wo) Erstellung der Verdingungsunterlagen (2 Wo) Bekanntmachg./Bereitstellung Verdingungsunterl. (1-2 Wo) Ausschreibungsfrist (3-6 Wo) Eingang Angebote (ungeöffnet) Zuschlags- und Bindefrist (2-3 Wo) Öffnung, Prüfung und Wertung der Angebote Keine Nachverhandlungen! Zuschlagserteilung, Vergabevermerk Lieferzeit (3-6 Wo) Qualitätskontrolle nach Lieferung Gesamtdauer ca. 15 – 25 Wochen!!! © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Werk- und Honorarverträge Begriff und Abgrenzung Beispiele Formulare und Ablaufschema Ablaufschema (siehe VisualGroup) Prüfungs-/Erhebungsbogen (siehe VisualGroup) eindeutige Leistungsbeschreibung klare Zeitbestimmung / Teilleistungen? Frühzeitige Vorabsprachen © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Beschaffungsverfahren Vorabklärungen (1-2 Wochen) Bedarf (was, ab wann, wie lange, welcher Umfang) Finanzierung räuml. Unterbringung Zuordnung Erstellung Aufgabenbeschreibung / Anforderungsprofil Rahmenbedingungen Vergütung, Dauer, Umfang,... © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Stellenausschreibung Textabstimmung Festlegung der Medien / Suchstrategien wofür wird gesucht (wiss. Bereich, nichtwiss. Bereich, stud. Hilfskräfte, ...) Online-Medien Print-Medien Erscheinungstermin Annahmeschluss bei Agentur Ausschreibungsfrist 2 – 4 Wochen © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Auswahlverfahren (wiss. u. nichtwiss. Bereich) Eingang der Bewerbungen bei Verwaltung schriftlich; Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf mit Lichtbild, Zeugnisse (Arbeits-, Promotions-, Studienabschluss-, Abiturzeugnis) Erfassung und Zwischenbescheide Sammlung und Prüfung nach formalen Gesichtspunkten Weiterleitung an Fachbereich nach Bewerbungsfristende und Info an Gleichstellungsbeauftragte und Betriebsrat Fachliche Auswahl durch Fachbereich (1-2 Wochen) Einladung Vorstellungsgespräche (Verw.) (1-2 Wochen) Vorstellungsgespräche / Personalauswahl / Verfügbarkeit / weiterer Ablauf © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Durchführung des betriebsverfassungsrechtlichen Verfahrens (1 Woche) Vorbereitung des Arbeitsvertrags Einstellung Dauer eines Beschaffungsprozesses: mind. 8-12 Wochen + frühestmögliche Verfügbarkeit Bewerber/in © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Auswahlverfahren (stud. Hilfskräfte) Eingang der Bewerbungen bei Verwaltung schriftlich; Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf mit Lichtbild, Zeugnisse (Abitur- ggf. Zwischenprüfungs-zeugnis), Immatrikulationsbescheinigung Erfassung, Prüfung nach formalen Gesichtspunkten und Weiterleitung an Fachbereich Fachliche Auswahl/Vorstellungsgespräche durch Fachbereich Durchführung des betriebsverfassungsrechtlichen Verfahrens, Vorbereitung des Arbeitsvertrags und Einstellung (Verw.) © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Vertragsverlängerungen, -änderungen, etc. Bedarfsklärung (was, ab wann, wie lange, welcher Umfang) Finanzierung ggf. aktualisierte Aufgabenbeschreibung Durchführung des betriebsverfassungsrechtlichen Verfahrens (1 Woche) Vertragsvorbereitung und -unterzeichnung Durchführung der Maßnahme © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Einstellungsunterlagen für Personalbuchhaltung (Frau Hellstern) Lohnsteuerkarte Sozialversicherungsausweis Personalbogen / Zusatzblatt Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse Hinweis: Mitteilungen, auch Änderungsmitteilungen, die bis zum 15. eines Monats zugehen, können in der Regel noch im selben Monat berücksichtigt werden. © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Workshops / Konferenzen des IWM Frühzeitige Planung Einrichtung Kostenträger Kostenkalkulation in Absprache mit Verwaltung Checkliste Kostenkalkulation (siehe VisualGroup) Preislisten / Angebote verschiedenen Caterer, Bäcker und Metzger im Raum Tübingen sowie beispielhafte Zusammenstellungen von Buffets Raumreservierung (Verfahren; siehe VisualGroup) Nach Vorabsprache mit Herrn Alonso: 1. im Kalender bei Herrn Alonso 2. im Online-Institutskalender (FirstClass) © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Workshops / Konferenzen des IWM Restaurantbesuche Teilnehmer-/Namensliste mit Nennung Anlass bei jedem Restaurantbesuch Obergrenze Verpflegungskosten pro Person: ganztags: bis zu 24.- € Catering und Küchennutzung In Absprache mit zuständigem Sekretariat, Frau Aichert, Herrn Alonso und Frau Schaf Hotelunterbringung in Tübingen Standard: Hospiz (62.- €/Nacht bei Barzahlung; 65.- €/Nacht bei Kartenzahlung) © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Dienstreisen Steigende Zahl von Dienstreisen: 309 (2006) Begriff und Abgrenzung Formulare für Antrag und Abrechnung (siehe VisualGroup) Für Interne: Antrag Dienstreise und Reisekostenerstattung Für Externe: Antrag Reisekostenerstattung (Dt. u. Engl.) Dienstreiseantrag Frühzeitige Antragstellung Nutzung der entsprechenden Formulare Einbeziehung Laufzeit über Vorgesetzte/n und Verwaltung Angaben zur Finanzierung und Kostenträger Unterschied: Drittmittel / Wettbewerbsfonds / Inst. Fördg. Verbindung mit Urlaub / privater Reise? © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Dienstreisen Reisekostenabrechnung Begriff Reisekosten umfasst: Fahrtkosten, Tagegelder, Verpflegung, Übernachtung Flugzeugnutzung: Inland: generell Ausnahme schriftliche Begründung im Blick auf Kostenersparnis (Vergleichsberechnung unter Einbeziehung ggf. zusätzlicher Übernachtungskosten und Tagegelder) und / oder für rechtzeitige An-/Abreise notwendig 3 Vergleichsangebote einholen, dokumentieren u. beifügen Nutzung Bahncard (25%, 50%) und Erstattungsmöglichk. Nutzung Reisebüro-Rabattvereinbarungen (Bühler) © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Dienstreisen Taxi-Nutzung Ausnahme schriftliche Begründung der Notwendigkeit und Erforderlichkeit Angaben zu unentgeltlich erhaltener Verpflegung insbes. auch soweit in Flugpreis bzw. in Tagungsgebühren enthalten Originalbelege aufkleben und erläutern © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Standardgeschäftsprozesse Arbeitszeit Arbeitszeitnachweise (siehe VisualGroup) umgehend nach Monatsende an Frau Eberhardt AZ-Überwachung Hiwis durch AG-Sekretariate, umgehende Weiterleitung der AZ-Listen an Verwaltung AZ-Ausgleich unter Nutzung der Kernzeit nur mit Antrag (Urlaubs-/Arbeitsbefreiungsantrag) Vermeidung von Urlaubs- und Arbeitszeitüberhängen bei Hiwis und Mitarbeitern auf befristeten Drittmittelstellen bei Ausscheiden aus der Stelle © IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse