5SekBuchhaltung Buchhaltungssoftware AAGen-ITC Software 5SekBuchhaltung Buchhaltungssoftware Das Handbuch Bitte besuchen Sie gelegentlich unsere Web-Site, da es Änderungen in den Hilfedateien oder sonstige Tipps geben kann (Aktualisierungsdatum beachten). Internetadresse: http://www.aagen.de Letzte Aktualisierung: Februar 2006 AAGen-ITC Software Inh.: Leyla Erarslan www.aagen.de Grüberstr. 6 / 58511 - Lüdenscheid Tel: 02351 944721 / Mobil: 0171 17 25 287 Fax: 02351 944722 / E-Mail: Kontakte@aagen.de

AAGen-ITC Software Willkommen bei dem 5SekBuchhaltung Mit dem 5SekBuchhaltung können Sie sehr schnell und einfach Ihre Finanzen eingeben. Sie können mit dieser Software bis zu 4 Geschäftskonten (Bargeldkasse und 3 Bankkonten) mühelos verwalten. Viele Eingaben laufen nebenher automatisch ab, z. B. brauchen Sie sich um die MwSt-Angaben nicht zu kümmern, da die MwSt-Prozentsätze bereits in den Kontentabellen (Kostenstellen) vorgegeben sind. Die meisten Eingaben werden mit einem Mausklick erledigt, Sie geben nur noch den Betrag ein: Mit einem Mausklick den Buchungstag wählen, mit einem weiteren den Buchungsvorgang. Dann geben Sie den Betrag ein und bestätigen- fertig ! Alles andere läuft im Hintergrund. Sie bekommen: -Umsatzsteuerlisten-Monats-/Jahressummen, nach Steuersätzen gruppiert. -Statistiken über Einnahmen und Ausgaben nach Monat und Jahren, Gesamt- und Einzelauswertungen. -der Gesamtsaldo aller Geldkonten zeigt Ihnen ständig, wie liquide Ihr Unternehmen augenblicklich ist. -Die meiste Arbeit für die Steuererklärungen werden dadurch miterledigt . Die Software 5SekBuchhaltung liefert Ihnen Gewinn/Verlust und die zu entrichtende Umsatzsteuer über jeden beliebigen Zeitraum.

AAGen-ITC Software Erst ausprobieren, dann registrieren! Sie können die Software aus dem Internet downloaden und die vollfunktionsfähige Software ausgiebig ausprobieren. Wenn Sie sich entschließen das Produkt zu kaufen, bekommen Sie von uns ihr Registriercode und dann können Sie die Software lizenzieren. Solange die Software nicht registriert ist, erscheint die Schaltfläche ,,Registrierung / Lizenzierung“. Nach der Registrierung erscheint diese nicht mehr.

AAGen-ITC Software Bitte beachten: Ohne die Bestätigung ‚,Lizenzvertrag gelesen“ können Sie die Registrierdaten nicht eingeben. Der Firmenname in der Registrierungsbox erscheint dann auf dem Randbereich des Programmfensters. Daher ist es zu empfehlen, bei der Eingabe von Firmennamen dies zu berücksichtigen. Demodaten löschen: Wenn Sie die Software downloaden, sind bereits einige Daten vorhanden, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Solange Sie die Software nicht registriert haben, können Sie immer wieder Demo-Daten löschen und neu anfangen. Nach der Registrierung der Software können Sie die Daten auf diesem Wege nicht mehr löschen. Beim Löschen von den ‚,Demo-Daten“ werden nicht alle Daten, sondern die eingegebenen Daten gelöscht. Im Klartext heißt das, dass nur die von den Anwendern angegebenen Einnahmen und Ausgaben und die Geldbewegungen gelöscht werden. Die Einstellungen und die Kontolisten, Umsatzsteuersätze, etc., bleiben bestehen. Diese können Sie selbst löschen, ändern und einfügen.

AAGen-ITC Software Starten, Menü, Einstellungen und Listen Wenn Sie die Software starten, kommt die Arbeitsoberfläche zum Vorschein. Also können Sie sofort anfangen. Aber Sie müssen ganz am Anfang die Einstellungen und Listen, die Sie mit Daten mitgeliefert bekommen, für Ihre Bedürfnisse anpassen. Ohne diese Listen können Sie nicht mit der Software arbeiten. Das Menü Das Menü besteht aus 2 Teilen: Haupt- und Untermenü. Wenn man auf dem Hauptmenü oben ein Element anklickt, wird das dazugehörige Untermenü aktiviert. Unten sind die Menübilder anzusehen. Einstellungen (MenüExtrasEinstellungen) Sie bekommen die Software voreingestellt und Sie können die Einstellungen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Textlogo: Der Inhalt des Textslogos wird bei den Ausdrucken oben rechts angezeigt.

AAGen-ITC Software Texte in Kopf- und Fußbereichen: Um die Kopf- und Fußbereiche der Berichte mit gewünschten Texten zu versehen, müssen Sie diese in den Einstellungen bei den dazugehörigen Textfeldern (links im Bild) angeben. Wenn Sie es nicht wünschen, löschen Sie den Inhalt dieser Felder. Datenexport/-import Sie können die Daten als Access-Datei oder Excel-Datei exportieren. Exportieren in das Excel-Format dient hauptsächlich dazu, die Daten außerhalb der Software weiter auszuwerten. Die in das Excel-Format exportierten Daten, kann man in die Software nicht wieder importieren, Das Exportieren in das Access-Format dagegen, dient der Datensicherung. Die exportierten Daten kann man aber auch wieder importieren. Sie können hier bestimmen, unter welchem Namen und in welchen Ordner diese Daten exportiert werden sollen. Autom. Belegnummer: Wenn dieses Feld aktiv ist, vergibt die Software automatisch eine Belegnummer. Sie können dann diese Nummer ändern bzw. löschen. Wenn Sie keine Belegnummer vergeben wollen , können Sie diese Funktion deaktivieren. MwSt: Hier können MwSt.-Sätze bearbeitet werden.Das Klicken auf das ,,MwSt in %“ startet die MwSt-Sätze-Liste. Sie können hier MwSt-Sätze bearbeiten. Der ausgewählte MwSt.-Satz wird in dem Feld ,‚MwSt in%“ übernommen. Wenn bei Dateneingaben der MwSt-Satz abweicht, kann man diesen jedoch aus der Liste wählen.

AAGen-ITC Software Mengeneinheiten: Mit einem Klick auf die Schaltfläche ,,Mengeneinheiten“, können Sie die Mengeneinheiten-Liste starten und diese bearbeiten. Bei der Dateneingabe werden dann die Mengeneinheiten aus dieser Liste übernommen. Datensicherung (MenüExtrasDatensicherung/-export): Das Klicken auf die Schaltfläche Exportieren in Excel bewirkt, dass die Daten in das Excel-Format exportiert werden. Diese Daten können dann im MS-Excel weiter ausgewertet werden. Die Daten im Excel-Format können nicht wieder importiert werden. Der Exportname und der Dateiordner sind bereits in ‚,Einstellungen“ vorgegeben. Daten sichern exportiert die Daten in das Access-Format. Bevor Sie das Exportieren bestätigen, haben Sie die Möglichkeit den Namen und den Ordner zu ändern. Gesicherte Daten übernehmen Mit ,‚Daten sichern“ kann man die exportierten (gesicherten) Daten mit dieser Schaltfläche wieder importieren. Vorsicht: Alle vorhandenen Daten werden gelöscht und werden durch die gesicherten Daten ersetzt. Komprimieren: Diese Funktion komprimiert die Software.

AAGen-ITC Software Listen (MenüListenAlle Listen): Buchungskonten (Kostenstellen) Buchungskonten sind die Konten, die zeigen, wo die Kosten, Einnahmen, Ausgaben entstehen. Sie können diese Liste je nach Bedarf Ihres Unternehmens ändern und vervollständigen. Die verschiedenen Felder steuern die Eingaben wie folgt zusätzlich: Ausgabe: Wenn ja sind die Geldbeträge meistens in der Ausgabeseite. D. h. bei der Buchhaltungseingabe springt der Kursor auf das Ausgabefeld. F. Dienstleistung:Wenn ja ist dann dieses Konto für die Dienstleistungen oder für den angenommenen Betrag für das Verkaufen an Kunden vorgesehen. Der Kursor springt also auf die Einnahmen-Seite. MwSt%: Die Angabe von dem MwSt-Satz in diesem Feld bewirkt, dass die MwSt-Beträge bei der Eingabe von Einnahmen bzw. Ausgaben automatisch errechnet werden. Geldbewegungen zwischen den Konten: Wenn ja werden die Beträge von diesem Buchungskonto bei den Statistiken nicht berücksichtigt. Dies ist der Fall, wenn ein Betrag von einem Bankkonto auf ein anderes Bankkonto überwiesen bzw. für die Bargeldkasse Geld abgehoben wird. Also wird die Geldbewegungen zwischen den Konten bei der Auswertung nicht berücksichtigt.

AAGen-ITC Software Kassen / Bankkonten Sie können bis zu 4 Geldkonten verwalten. In dieser Liste geben Sie die Geldkonten, wie unten angegeben, ein. Die als aktiv bestätigten Konten werden im System berücksichtigt. Anfangsbeträge sind die Beträge, die sich am Anfang der Buchhaltung auf dem jeweiligem Konto befand (Saldo). Buchungsvorgänge Die Buchungsvorgänge werden für die jeweiligen Geldkonten (Kasse, Bankkonten) aus den Buchungskonten erstellt. D. h. die vielen Vorgänge bei den Geldausgaben/-einnahmen bei der Kasse sind anders als Bankkonten. Bei der Bargeldkasse ist die Einnahme Barverkauf, bei der Bankkonten heißt es Rechnungseingang. Wiederum kann ein Bankkonto auch für Löhne und Gehälter benutzt werden und das andere für Rechnungseingänge und Lieferantenzahlungen. Also macht es Sinn, für jedes Geldkonto eigene Buchungslisten zu erstellen, um die Eingaben zu erleichtern und die Fehler zu vermeiden. Allen dieser Buchungsvorgänge wird ein Buchungskonto zugeordnet. Buchungsvorgänge für das Commerzbankkonto Buchungsvorgänge für die Kasse Vorgehensweise: Um für die Kasse einen Buchungsvorgang für den Barverkauf einzufügen, müssen Sie das Buchungskonto 1000-Dienstleistung-Erlöse aus der Liste (Feld Bu-Kt-Nr.) wählen. Sie bekommen dann hier im Feld Bu-Kto-Nr. 1000 und im Feld Buchungsvorgang den Text ‚,Dienstleistung-Erlöse“. Diesen Text ändern Sie als ‚,Barverkauf“.

AAGen-ITC Software Übersicht (Navigation) (Menü-Übersicht): Mit der Menüübersicht kann man zu den gewünschten Bereichen gelangen. Buchhaltung (Menü-Buchhaltung-Eingabe) Wenn alle Listen bereit sind, können Sie mit der Eingabe der Buchhaltungsdaten anfangen. Unten im Bild sehen Sie den oberen Bereich des Datenfensters. Monatsauswahl Schaltflächen zum Starten von den Eingabeformularen Kasse/Bankkontenliste

AAGen-ITC Software Es gibt verschiedene Wege um Einnahme- und Ausgabeangaben zu tätigen. Sie können all diese nutzen und bequem Eingaben tätigen. 1. Direkte Eingabe Sie können die Daten direkt im Datenfenster eingeben. Die erste Orientierungshilfe liefert die gelbe Markierung des leeren Datensatzes. Wenn Sie auf die Spalten „Tag“ oder „Umsatztext“ auf der gelb markierten Zeile doppelklicken, wird der Monatskalender gestartet. Sie können dann mit einem Doppelklick oder OK den gewünschten Tag übernehmen. Nach der Eingabe des Datums vergibt die Software automatisch eine Belegnummer, sofern diese Funktion aktiviert ist (MenüEinstellungen). Sie können die vorgeschlagene Nummer ändern, löschen oder beibehalten. Nach der Datumseingabe doppelklicken Sie auf der Spalte „Umsatztext“, um die Liste „Buchungsvorgänge“ zu aktivieren. Durch einen Doppelklick auf der Vorgangszeile übernehmen Sie diese Daten.

AAGen-ITC Software Nach der Eingabe werden die Felder weiss. Nach „Umsatztext“ können Sie den Bruttobetrag eingeben (Eingangs- oder Ausgangsbetrag). Und das war‘s. Die ganze Eingabe dauert nicht mehr als ein paar Sekunden. Sie haben im Grunde nur den Betrag eingegeben. Alles andere wird aus der Liste ausgewählt und einige Daten, wie MwSt und Nettobeträge, hat die Software selbst errechnet. In der Auswahlliste für die Umsatztexte sind auch die Daten, wie Mwst-Satz, UmsKto-Nr, bereits vorhanden und mitübernommen. Deshalb reicht es, wenn Sie nur den Bruttobetrag eingeben, da die MwSt-., Vorsteuer- und Nettobeträge automatisch errechnet werden. Selbstverständlich können Sie diese Daten ändern bzw. löschen. Nach der Eingabe sortiert sich die Liste neu, die Salden werden aktualisiert. Bemerkung: Sobald der Datensatz gespeichert ist, sortiert sich die Liste neu. Daher könnte die gerade von Ihnen bearbeitete Zeile nach oben rutschen. Dies kann passieren, wenn Sie die Belege durcheinander bearbeiten. Datensatz speichern: Sie brauchen den Datensatz nicht zu speichern. Es läuft automatisch. Wenn Sie während der Eingabe auf eine andere Zeile klicken, interpretiert die Software es als „Eingabe fertig“ und speichert die bearbeitete Zeile. Wenn Sie auf eine andere Zeile wechseln, bevor Sie mit der aktuellen Eingabe fertig sind, speichert die Software diese Zeile und sortiert die Zeile neu. Es ist aber nicht schlimm. Sie können zu dieser Zeile zurückgehen und die Eingabe vervollständigen. Nicht fertige Stellen leuchten gelb.

AAGen-ITC Software 2. Eingabemasken Die andere Methode für die Datenangabe ist die Eingabe durch die zwei Eingabeformulare. Die eine ist für den ‚Eingang‘, die andere für den ‚Ausgang‘. Die Felder „Umsatztext“ und „UmsKto.Nr.“ haben jeweils Listen, aus denen man die gewünschten Umsatztexte und UmsatzKto-Nr auswählen kann. Das graue Feld mit den drei Monaten (der Vormonat, der aktuelle Monat und der nächste Monat) erleichtert die Eingaben zusätzlich. Z. B. wenn Sie als Umsatztext „Monatsgehälter“ eingegeben haben, können Sie mit einem Doppelklick, auf dem grauen Monatstext, den gewünschten Monat zu dem Umsatztext anfügen. Der Umsatztext wird dann zu „Monatsgehälter Februar 2006“ (s. unten).

AAGen-ITC Software 3. Interne Geldbewegungen Man muss gelegentlich von einem Bankkonto auf ein anderes überweisen, für die Kasse von dem Geschäftskonto Geld abheben und umgekehrt. Also wird ein Betrag auf einem Konto als Ausgang (Soll), bei einem anderen der gleiche Betrag als Eingang (Haben) gebucht. Solche interne Geldbewegungen werden nicht in Umsatzstatistiken aufgenommen. Das Bestätigungsfeld „K. Umsatz“ (kein Umsatz) bewirkt, dass diese Beträge bei den Umsatzberechnungen nicht berücksichtigt werden. Jedoch werden diese bei den Einzelauflistungen angezeigt. Sparkasse (Ausgang) Bargeldkasse (Eingang)

AAGen-ITC Software Umsatzsteuer (MenüBuchhaltungUmsatzsteuer) Die Umsatzsteuern werden hier zusammengefasst angezeigt. Hier brauchen Sie gar nichts zu machen. Die Software hat es für Sie monatlich als Summe, nach verschiedenen Steuersätzen, zusammengefasst. Sie brauchen sie nur zu betrachten und (z. B. als Unterlagen für das Finanzamt) auszudrucken. 1 3 4 5 2 1. Umsatzsteuer Jahressummen nach Steuersätzen gruppiert. 2. Umsatzsteuer Monatssummen nach Steuersätzen gruppiert. 3. Umsatzsteuer Jahressummen 4. Umsatzsteuer Monatssummen. 5. Umsatzsteuer monatlich. Einzelbeträge.

AAGen-ITC Software Gesamtbeträge (MenüBuchhaltungGesamtbeträge) Kontenumsätze Hier sind die Umsätze nach Umsatzkonten ausgewertet. Sie können direkt sehen, wo die Kosten entstehen, die Jahres- und Monatssummen von jedem Konto ansehen und die Kostenentwicklungen nachvollziehen. Gesamtumsätze Ansicht1: Oben ist die Jahressumme und unten die Monatssummen von dem aktuellen Jahr. D. h.: Wenn Sie auf das Jahr 2005 klicken, erhalten Sie unten die Liste der Monatssummen. Ansicht 2: Hier sind die Jahressummen der einzelnen Umsatzkonten. D. h.: Wenn Sie oben auf das Jahr 2006 klicken, bekommen Sie die Jahressummen der einzelnen Konten. Ansicht 1 Ansicht 2

AAGen-ITC Software Einzelumsätze (MenüBuchhaltungEinzelumsätze) Hier haben Sie die Möglichkeit die Einzelkontoumsätze nach Datum, Monat und Jahr anzuzeigen und ausdrucken zu lassen.