Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Ein Vortrag von... Benjamin Borucki Andreas Merz

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 1 Agenda Begriffsklärung Die Ausgangslage Die Voraussetzungen Das Vorgehen Vor- und Nachteile der Projektportfoliotechnik

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 2 Begriffsklärung (1) Portfoliotechnik Begriff stammt aus Geldanlagebereich (1952 Wertepapier-Portefeuille) Allgemeines Instrument der Strategischen Planung Gibt vereinfachten Überblick über Unternehmenssituation (statt Probleme einzelner Produkte zu beschreiben)

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 3 Begriffsklärung (2) Portfoliotechnik Beispiel für ein Portfolio-Diagramm:

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 4 Die Ausgangslage (1) Steigender Kostendruck für Unternehmen Verursacht durch... Preiswettbewerb Abnehmendes Wirtschaftswachstum Schwache Kapitalmärkte => Notwendigkeit der Kräftebündelung; Überprüfen der Rentabilität von Projekten

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 5 Die Ausgangslage (2) Zentrale Rolle des Projektmanagements Großteil der Innovationen über Projekte Hohe Investitionen in (IT-)Projekten gebunden Einfluss der Projektrisiken auf Wettbewerbssituation und Kostenstruktur des Unternehmens

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 6 Die Ausgangslage (3) Wichtige Fragen der Planung Welche Projekte... - sind unbedingt notwendig? - sind nicht mehr wirtschaftlich? - müsste man abbrechen? - bringen erhofften Nutzen? - kann / soll man sich leisten?

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 7 Die Voraussetzungen (1) Projekt-Portfolioplanung nicht isoliert durchführbar sondern ausgehend von der strategischen Unternehmensplanung Kernaussagen der Unternehmensstrategie ausreichend für Projektbewertung

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 8 Die Voraussetzungen (2) Checkliste für Projektbewertung Welcher Einfluss auf Produktqualität? Unterstützung welcher Vertriebskanäle? Veränderung welcher Geschäftsprozesse? Richtiger Ausbau der Anwendungsarchitektur? Vertragen mit (geplanter)IT-Infrastruktur? Veränderungen für Mitarbeiter? Akzeptanz am Markt?

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 9 Das Vorgehen (1) Vorbereitung Aufstellung eines Bewertungssystems –Parameter der Unternehmensstrategie müssen bekannt sein –Bewertungssysteme zur Portfolioplanung immer unternehmensspezifisch –Praktikabilität wichtiger als Scheingenauigkeiten Management definiert Kosten / Wirtschaftlichkeitsziele

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 10 Das Vorgehen (2) Vorbereitung Überprüfung aller möglichen Projekte –Sammeln von Projektideen –Miteinbezug/Aufbereitung bereits laufender Projekte Nur grob geplante Projekte in Bewertung

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 11 Das Vorgehen (2) Bewertung Erfolgt durch Mitarbeiter (dezentral) Zentrale Qualitätssicherung (Controlling) Thema Abbruch von Projekten: –Notwendigkeit für Abbruch –Abbruchfähigkeit (point of no return)

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 12 Das Vorgehen (3) Priorisierung Bewertete Projekte in Rangfolge bringen –Gemeinsame Betrachtung von Strategischer Bedeutung, Wirtschaftlichkeit, Projektvolumen –Differenzierte Darstellungen notwendig Abhängigkeiten der Projekte untereinander beachten Muss-Projekte –unverzichtbar –Kriterien oft externer Natur (z.B. gesetzliche Vorschriften)

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 13 Das Vorgehen (4) Planung Zeitliche Einordnung der Projekte Kapazitätsabgleich (Projektportfolio umsetzbar?) Priorisierung und Planung iterativ durchlaufen => abgestimmtes Portfolio

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 14 Fehlerquellen in der Portfolioplanung (1) Bewertung oft subjektiv Unterschätzen von Folgekosten Nutzenabschätzung nicht fundiert belegt Zu viele Muss-Projekte Laufende Projekte nicht kritisch genug betrachtet

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 15 Fehlerquellen in der Portfolioplanung (2) Nichtdurchführung des Ressourcen- abgleichs Akzeptanzprobleme bei Beteiligten Nichtdurchführung der Qualitätssicherung Zu seltene Durchführung der Priorisierung

Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen Seite 16 Ergebnis einer sauber durchgeführten Portfolioplanung Anzahl der Projekte und Projektumfang auf das Nötigste beschränkt Thematische Überschneidungen minimiert Kräftebündelung => höhere Performance